房地產產權檔案管理中存在的問題及對策分析

楊冬寧

摘 要：隨著我國房地產業的迅猛發展，房產檔案的存儲量也在不斷增加，龐大的管理工作使檔案管理人員應接不暇。結合實際工作，分析了現代房產檔案管理中存在的各種問題，并且提出了相應的對策。

關鍵詞：房地產；檔案管理；抗風險能力；載體單一

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2095-6835（2014）20-0073-02

房地產產權檔案是房屋權屬登記管理工作的真實記錄和重要依據，好的房地產檔案管理既能為社會公眾提供產權歸屬查詢，又能為政府部門提供研究房產政策，還是解決民事糾紛、規劃發展戰略的重要依據，對解決房產糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革有著重要而不可替代的作用。但是，當前房地產產權檔案存在抗風險能力較差、質量良莠不齊、載體單一、收集面狹窄等現象，無法順應現代房地產業發展的潮流。因此，筆者結合多年的工作經驗，就房地產產權檔案管理中存在的問題及相應的對策談談自己的看法。

1 管理中存在的問題

在房產檔案管理工作中，產權檔案歷經的時間較長，產權檔案的管理要求在不同的時期有所差別，但存在一些普遍性問題。

1.1 產權檔案的抗風險能力較差

房地產檔案屬于珍貴的文件，檔案的抗風險能力受到經濟水平和管理理念的制約。檔案管理過程中雖然采用了一些基本的預防偷盜、火災、潮濕的措施，但如果遇到不可抗力因素時，產權檔案抗風險能力差的問題就顯露出來了。

1.2 產權檔案質量良莠不齊

隨著科學技術的創新和發展，人們對產權檔案的認識有了很大的轉變。不同時期的檔案經歷不同時代的管理人員之手，產權檔案具有明顯的時代特征。在影像技術和計算機信息技術普及之前，我市的產權檔案主要是紙質檔案，且檔案中對于產權的描述過于簡單，基本只有產權的平面布置圖，對產權周圍的情況描述較少。

1.3 產權檔案載體單一

產權檔案除了常見的紙質材料以外，還包括反映房屋現狀的影像資料、拆遷審批用的照片、重要照片的底片以及在使用計算機進行產權管理過程中形成的磁盤、光盤等材料。這些特殊載體的檔案在某些方面比紙質檔案更容易遭到損壞。因此，對特殊載體的檔案要采取特殊的保管方法。

1.4 產權檔案收集面狹窄

近年來，房地產作為我市的主要產業之一，越來越多地參與到各種經濟活動中，例如舊城改造、房屋拆遷、房產買賣、交換、繼承抵押等，每當有涉及到房地產產權的活動發生時，就會產生相應的產權文件資料。除了登記的檔案之外，還有他項權設立和撤銷的檔案、產權注銷登記的檔案、房地產交易檔案、房屋拆遷檔案等。因此，產權檔案的收集單靠接受登記部門移交是遠遠不夠的，檔案工作必須滲透到產權登記和相關工作的各個環節。

1.5 難以及時糾正不符合要求的資料

《城市房地產權屬檔案管理辦法》中規定，“房地產權屬檔案管理機構應當按照檔案管理的規定對歸檔的各種房地產權屬檔案材料進行驗收，對于不符合要求的，不予歸檔。”但實際上，由于資料歸檔是整個權屬管理工作流程中最后一個環節，當一宗業務進行到歸檔環節時，各種審批手續都已經履行完畢，房產證也已經發放出去了，即使檔案管理人員在驗收材料時發現缺少資料或者有不規范、不準確之處時，退還登記人員，并要求他們補齊新視角經濟理論研究或者更正就非常困難。

2 對策研究

要解決我市產權檔案管理中出現的問題，就需要采取一系列切實可行的對策。

2.1 提高產權檔案的抗風險能力

隨著計算機技術的發展和普及，檔案的電子化給檔案的備份和異地存儲提供了可能。檔案的電子化工作開展起來比較麻煩，一方面要將庫存檔案電子化；另一方面要將新入庫的檔案資料電子化，做這些工作需要耗費大量的人力和物力，沒有政府的支持是不可能完成的。

2.2 加強檔案管理人員隊伍的建設

檔案管理人員是檔案利用工作的主體，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，因此必須具備較高的素質。隨著社會發展的日益加快和科學技術的日新月異，檔案業務也在不斷地更新和拓展，這就對檔案管理工作提出了更高的要求，對檔案管理人員的素質也提出了新的要求和新的標準。檔案管理人員要將產權登記各業務流程中資料的移交手續嚴格化，保證產權資料的齊全。產權檔案的歸檔不僅僅局限于紙質檔案的歸檔，應該增加與產權檔案有關的音像資料歸檔，因此，這些檔案資料還需要實現上網，利用計算機技術進行管理。

2.3 充分運用科技化手段

充分利用現代的科學技術多方面收集產權檔案信息，提高產權檔案的服務功能。隨著社會的發展和科學技術的進步，音像技術和計算機的普及給產權檔案信息的收集提供了有效的手段，為產權檔案的質量提供了保障。檔案管理人員應該充分利用現有的音像技術，收集產權的音像資料、完善產權檔案的信息。計算機技術為整理、分析、保存、查閱和保護這些音像信息提供了方便。產權檔案中的音像信息使產權更加直觀、形象，產權檔案的使用者對產權的基本情況也更容易理解和接受。

2.4 規范和簡化產權檔案的更正辦法

對已經歸檔的產權檔案進行更正時，如果要對原件重新辦理更正手續，涉及的單位和部門較多，更正的程序煩瑣，給檔案信息的更正帶來了一定的難度，從而導致檔案管理人員不愿意更正檔案中的錯誤信息，影響到產權檔案的正確性。實際上，只需通過增加附加更正表，在檔案備考表中說明更正原因及日期，并根據更正表更正微機中的信息就可解決上述問題。檔案管理人員在提供檔案服務時，應提醒調閱人査閱檔案時參看更正信息。

2.5 制訂有效的規章制度

建立健全檔案管理網絡機構，充分發揮兼職檔案管理人員的作用。在日常的管理中應制訂合理的檔案利用規章制度，比如閱覽制度、外借制度、復制制度、保密銷毀度等。建立健全檔案管理網絡機構使產權檔案的電子化采用相同的標準，便于更好地發揮產權檔案的服務功能。發證窗口是產權人在房屋權屬登記部門進行產權登記的最后一站，一定要由業務熟練的工作人員把關，負責核實檔案資料，確保資料符合要求。

3 結束語

綜上所述，房地產產權檔案是歷史的產物，是非常寶貴的資料，在社會經濟活動中發揮著越來越重要的作用。然而，在房地產產權檔案的管理中仍然存在著許多問題，因此，為了做好房地產產權管理工作，確保產權檔案的完好無損，相關人員不僅需要解決現代房地產產權檔案管理中存在的問題，還要不斷提高自身的專業能力，全面發展，積極應對未來房地產產權檔案管理中可能會出現的問題。

參考文獻

[1]李紅偉.房產檔案管理中存在的問題及對策[J].黑龍江史志，2014（03）.

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[3]王慧珊.如何做好房產檔案管理工作[J].科技信息，2012（05）.

〔編輯：劉曉芳〕