ePS供應商評分系統在醫院藥品采購管理體系中的應用

沈 烽，張 健，黃 源，吳穎坤，金 樑，張 青，劉 榮（上海交通大學醫學院附屬新華醫院，上海 200092）

當前，我國醫院已邁入了信息化時代，各種醫院管理信息系統和醫療臨床信息系統正在普及。醫院信息化使醫院工作流程發生了徹底的改變，也使醫院得到了全面發展。我院已使用ePS（Electronic pharmaceutical supplies）即電子化藥品物流平臺3年左右，該平臺是由新華醫院與上海格銀信息技術有限公司共同開發研制的，目前使用的是ePS 1.0版本。我們通過幾年的應用，有效地發揮了該平臺的數據統計分析優勢，且注重過程痕跡管理。其中，該平臺數據中的供應商評分系統能客觀反映過程中各項數據，實現對不同供應商的有效、公正的管理。該系統主要通過5個部分（供應商資質審核能力20分，訂單可供貨率20分，訂單處理20分，驗收出庫效率20分，藥品質量處理能力20分）來客觀高效地管理供應商資質和藥品采購過程，并通過各分模塊的智能化的軟件設計，可任意統計某一時間段供應商的評分[1]，為新藥供應商選擇及供應商淘汰提供依據，以下進行詳細介紹。

1 評估內容

1.1 供應商資質審核（20分）

供應商資質主要審核內容包括[2]：（1）加蓋企業公章的生產或經營企業許可證，營業執照復印件；（2）加蓋企業公章和企業法定代表人印章或簽字的企業法定代表人的委托授權書原件；（3）藥品銷售人員的身份證復印件等。

該分模塊評分標準：（1）經營許可證過期扣5分；（2）營業執照過期扣5分；（3）《藥品經營質量管理規范》（GSP）過期扣5分；（4）委托書過期扣5分；（5）不主動修改信息扣5分。判斷依據：藥庫依照供應商提供的紙質文件修改平臺信息為扣分依據。以上各扣分項累計，最高扣分為20分。同時，以上證照失效前3個月系統都會變色提示，供應商客戶端處也能同時知曉證照即將過期情況，及時在其客戶端上進行維護更新，再將蓋章后的紙質資質提交醫院藥庫，藥庫負責人核對無誤后確認并留檔；確認后的變更電子信息提交上一級主管進行審批，通過后完成整個資質的變更手續。運用電子化管理供應商資質后，供應商主動性增強，且所有供應商資質是否即將失效無需憑人工記憶，以確保在庫供應商資質的有效性。任一供應商資質過期，系統都會自動鎖定該供應商的一切采購行為。

1.2 訂單可供貨率（20分）

每次訂單的可供貨率（某一供應商實際到貨品種數與采購訂單上的品種數之比的百分率）將直接影響到醫院藥品的正常供應，特別是在目前醫院藥品庫存量普遍都較低的情況下。該模塊評分標準：（1）可供貨率為100%時不扣分；（2）可供貨率為95%～99%時扣5分；（3）可供貨率為90%～94%時扣10分；（4）可供貨率為81%～89%扣15分；（5）可供貨率＜80%時扣20分。

供應商代表將更注重缺貨藥品信息，及時與醫院藥品采購員進行溝通，并告知缺貨原因，采購員可另尋采購渠道，確保臨床藥品供應，同時可減少由于缺貨而造成的扣分現象。到貨后又及時告知信息，真正加強采購員與供應商代表之間的有效溝通。

1.3 訂單處理（20分）

該模塊評分標準：（1）不按時到貨（判斷依據：在供應商資質內，預先維護好該供應商送貨周期，如1天或2天等，如果送貨周期為1天的訂單，送貨時間超過第2天下班時間時即扣分）扣5分；（2）同一品種送貨2個批次，每個批次扣0.2分，最多扣2分；（3）同一個品種送貨3個批次，每個批次扣0.3分，最多扣3分；（4）沒有在網上及時發單，扣5分；（5）有拒收情況（如外包裝破損、票貨不符、批號有誤、效期有誤等）每個品種扣5分。

1.4 驗收出庫效率（20分）

該模塊評分標準：（1）每分鐘處理1～3.99箱（某一供應商，總的送貨箱數除以驗收所花費時間，即為該供應商的驗收效率，時間由系統自動記錄）扣15分；（2）每分鐘處理4～6.99箱扣10分；（3）每分鐘處理7～10.99箱扣5分；（4）每分鐘處理＞11箱扣0分。

2009－2011年供應商驗收效率的平均值比較見表1。

表1 2009－2011年供應商驗收效率比較Tab 1 Comparison of drug acceptance efficiency from 2009 to 2011

由表1可知，由于我院從2009年5月份開始在藥品入庫驗收上運用ePS，因此，2011年比2009年驗收效率提高了201%。

1.5 藥品質量問題處理能力（20分）

1.5.1 傳統模式是通過手工輸入方式進行登記、記錄，缺陷有：1）數據手工登記或計算機輸入信息不統一（包括藥品名稱、規格、質量原因等）。2）登記數據不能共享。3）年度人工統計分析花費時間長。4）供應商獲取藥品質量問題信息不及時。

1.5.2 ePS客戶端輸入優勢：1）藥庫和各藥房可以共享“藥品質量問題登記信息庫”。2）提高效率。3）供應商能及時獲取質量問題登記信息。藥品質量問題登記模塊的運用，可統計與產出相應的報表：①A型、B型藥品質量問題占比[3]（A型藥品質量問題：生產過程中存在的藥品質量問題，也就是出廠前就存在的藥品質量問題，如無標簽、標簽脫落、空盒、空泡、含異物、裝量不足等；B型藥品質量問題：流通、使用過程中出現的藥品質量問題，也就是出廠后出現的質量問題，如破損、變色等）；②部門登記占比（年度各部門登記出現藥品質量問題的次數占比）；③質量問題原因分析；④質量問題處理天數統計排序；⑤供應商處理能力統計；⑥供應商藥品質量問題出現頻次統計分析；⑦生產企業藥品質量問題出現頻次排序。

對每年登記的藥品質量問題的信息進行整理排序，以供應商處理能力（年度該供應商解決藥品質量問題數/該供應商登記藥品質量問題總數的百分比；處理藥品質量問題時首先進行記錄，并提交給相應的供應商，進行退貨處理）、處理效率來進行評分，兩項內容各為10分。2009－2011年供應商藥品質量問題處理情況比較見表2。

表2 2009－2011年藥品質量問題處理情況比較Tab 2 Comparison of the unqualified products treatment capability from 2009 to 2011

由表2可見，我院運用ePS平臺后，供應商處理能力和平均處理天數都得到了明顯的促進提高。與2009年比，藥品質量問題處理能力提高了32%；平均處理藥品質量問題的天數由2009年的149天下降到2011年的55天，處理效率[（2011年處理平均天數－2009年處理平均天數）/2009年處理平均天數×100%]提高了63%。

2 評估后效果

自2009年起我院開始采用ePS客戶端進行藥品供應商多維度評分，由于采購過程采用全程掃描方式，ePS客戶端能客觀反映任何時間段供應商的評分結果，各供應商能及時了解在該時間段扣分原因，有針對性地處理解決。醫院每年根據評分情況對供應商進行分級，分級標準：A級，＞95.00分；B級，90.00～94.99分；C級，85.00～89.99分；D級，80.00～84.99分；E級，＜80分。2009－2011年供應商年度評估分級結果比較見表3。

表3 2009－2011年供應商年度評估分級結果比較Tab 3 Comparison of the annual grade report from 2009 to 2011

由表3可見，在應用ePS初期，由于傳統物流模式應用的普遍性，A級供應商只有4家，B級供應商為10家，共有17家供應商納入C級水平，故大多數供應商都分布在B級和C級，占79%；2010年，該狀況得到明顯改善，A級供應商為20家，B類供應商為12家，C類供應商為2家，A類和B類供應商占比為94%，供應商藥品物流配送水平得到了明顯的提升。隨著各家供應商物流水平大幅度提升，對評分標準可進一步細化，2011年A級供應商為27家，B級供應商為7家，已無C級供應商，ePS平臺的應用可有效改善供應商物流水平。

3 討論

2010年整個年度采用ePS供應商評分系統后，供應商的服務意識明顯加強，由過去只關心訂單的單一工作模式到目前更深層次地去關心缺貨品種情況、物流狀況、藥品售后服務等內容，真正轉變了傳統供應商服務模式。由于評分結果將直接關系到供應商銷售額以及新進藥品供應商的選擇[4]，故供應商代表會盡力去做好與評分相關的工作。

由于本評分系統的應用，藥庫花在供應商資質管理上的時間大大減少，藥師可以將更多的時間用于對臨床藥師以及一線藥房的信息服務與支持上，如“藥品供應信息”“相似藥品比較圖片提示”“呆滯藥品處理”等，藥庫由過去的藥品供應模式轉變為藥品信息數據支持的工作模式，更好地服務于臨床。

3.1 為選擇新進藥品供應商提供數據依據

每年“供應商分級評估”結果可作為醫院藥事會通過新藥供應商選擇依據之一。

3.2 為供應商淘汰提供依據

目前，一家三級甲等醫院藥品供應商至少有二三十家甚至更多，隨著醫療體制改革的深入發展，供應商數量多則勢必會影響藥品供應效率；同時，一、二級藥品供應商之間的調劑，增加了中間成本，大大降低了供應商物流效率，導致部分批發企業已經虧損或面臨虧損[5]。因此，理想的藥品供應商應為2～3家，而本評分系統的使用為供應商的淘汰提供了客觀依據。

3.3 為供應商提高藥品配送物流管理提供依據

醫院每年可根據ePS平臺上統計的“供應商年度評分”表，可提供信息使供應商針對自己物流配送中的薄弱環節進行有效改進，不斷提高物流配送水平，更好地服務于醫院。

[1]范開華.精益管理在我院藥品庫房的實施及體會[J].中國藥房，2011，22（25）：2355.

[2]上海市食品藥品監督管理局.上海市醫療機構藥劑管理規范：試行[S].2004-06-01.

[3]沈烽，張健，王蘭珍，等.藥品質量數據分析在醫院藥庫管理中的應用[J].中國藥房，2009，20（10）：760.

[4]彭海瑩，胡麗輝，吳新榮.醫院藥庫實施供貨公司評價的意義及其模式探討[J].中國藥房，2008，19（34）：2672.

[5]藤志喜，王彥.我國醫藥物流信息化建設制約因素探討[J].中國藥房，2009，20（10）：725.