辦公室精細化管理淺析

文/張海磊

辦公室是公司主要負責人直接領導下的綜合管理機構，是承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系四面八方的樞紐，是推動各項工作朝著既定目標前進的中心。在辦公室的工作中存在著大量的溝通協調事宜，要想做好辦公室工作，我認為就是要提升個人以及部門的精細化管理水平。本文通過辦公室精細化管理的幾個方面特征談談筆者個人看法。

一、精細化管理概念

精細化管理是一種理念，一種文化。它是源于發達國家的一種企業管理理念，是社會分工的精細化以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。

二、精細化管理的特征

（一）精。精就是把自己所要做的事情和任務用百分之百的努力去追求最佳、最優。如何才能把事情做精從而追求效益的最大化，要做到事先有計劃。凡事預則立，不預則廢。這種提法由來已久，但是真能做到的又有多少？凡事要想做精必然事先有計劃，要把做事所面對的種種困難做到預判，提前想到解決方法。把整個事情的條理梳理清楚必然對辦理事情有所幫助。

（二）準。準就是事事做到辦理準時、處理準確。辦理準時是執行力的一種體現，領導交辦的事項一定要準時辦好，不能讓領導的話打折扣。這正是精細化管理最好的體現。凡事要做到處理準確有些難度，但又要本著對自己對公司負責的態度做好每一件事，事情處理不好、拿不準主意可以虛心向別人請教，充分利用集體的智慧處理好每一件事。

（三）細。細就是對自己的工作做到細致，具體是把工作做細，管理做細，流程做細。工作、管理做細最好的體現就是工作、管理的流程化。凡事都可以把它流程化，流程是辦事的標準、制度，事事把流程做好做細，就能夠真正把細致體現在工作、管理的各個方面。

（四）嚴。嚴就是對交辦事項嚴格執行，對督辦事項嚴格考核。主要體現在對管理制度和流程的執行與控制，這也是領導執行力的一種體現。也是整個精細化管理的精髓。要想進行精細化管理就要加強執行力，加強執行力的本質就是狠抓落實。只有落實到位，精細化管理才能通過對流程的控制得到最好的體現。

三、做好精細化管理著重做好的工作

（一）把復雜的事情簡單化。其實每一件復雜的事情都是由無數簡單的事情組成的，只要對復雜的事情進行分析、分解，都可以把復雜的事情變簡單。再復雜的事情都有其本質的內涵，只有使用抽絲剝繭的方法，透過事情看本質。這正是科學發展的重要內涵。只有把透過表象看本質、抓住事情的重點這項工作做好，再復雜的事情也可以把它分解成無數簡單事情進行處理。

（二）把簡單的事情流程化。經過對復雜事情進行抽絲剝繭變簡單后，就要參照處理簡單的事情流程進行辦理。其實我們日常工作只要仔細總結都一定有它的流程，流程可以說是我們日常工作中經驗的一種積累，也是經過日常工作驗證了的一種程序化的工作方法，所以日常工作的任何事情都必須有它一定的流程，這樣才能處理好日常工作，才能夠把簡單的事情辦好。

（三）把流程的事情定量化。量化管理是指在布置工作時，將工作以量化的形式提出要求，并使之涵蓋工作全過程的一種管理方法。量化主要包括三個方面的要素，即時間、數量和質量。“時量”主要是指完成工作的時間量；“數量”是指完成工作的數量；“質量”是指完成工作的標準。如果僅僅把事情流程化后不加以量的控制的話，執行效果可想而知。要想加強落實、加強執行力的話，就需要把每件事情給予其量化，這樣才能使工作不發生偏差，不走樣。

在日常工作中，只要以做好落實、保證日常工作中體系文件貫徹執行為前提，以精細化管理為抓手，就能相應提高管理水平和效率。好的管理手段需要好的落實方式，領導的管理藝術再好，沒有好的落實也是枉然。抓好精細化管理，最大的難點就是怎么保證日常工作中的體系文件貫徹執行。這個問題可以從兩個層面來看。從領導層面上看，是不是在布置每一件事情的時候都給它量化，只有量化才能保證流程執行。一件事定不定量往往執行的結果就相差很大。所以領導在布置事情的時候一定要量化，量化中的數量、時間、質量這三個元素就好像一個三維空間，如果你不給他這個范圍，對于高素質的員工來說他可以盡善盡美地完成領導布置的工作。但對于素質一般的員工，就會產生偏差。所以從領導層面上講，量化是保證落實、保證流程貫徹執行的一種手段；從員工層面上講，是不是每一件事都有跟蹤和反饋，都進行了督辦。對于機關員工來說，相對于一項工作的方案擬訂者，每辦一件事情不能說我把某某事已經交給誰誰辦了、告訴他怎么怎么辦了，但是辦的好與壞、對與錯都不過問。這就是缺乏對工作的跟蹤、督辦。對待每一件事情都要讓它有了一個確切的結果才能說辦完了，不能敷衍了事。這兩個層面手段是相輔相成的，定量管理是督辦的前提，督辦是定量管理的保證。只有切實抓好這兩方面才能使工作落實到位，流程得到貫徹執行。