淺談怎樣當好辦公室主任

文/程序

（作者系重慶旅投集團辦公室主任）

辦公室主任，主要起著承上啟下的二傳手的作用。怎樣扮演好二傳手角色，是一名合格的辦公室主任思考的重點和不懈的追求。

一、參謀助手要確保謀之有效

參謀助手是辦公室主任的一項重要職責，關鍵在于找準位置，不以位低而隨聲附和，不以好惡而固執己見，不以無關而沉默寡言，做到到位而不越位，盡職而不失職。

一要領會領導意圖。參謀助手是領導的左右手，其重點是為領導提供有價值的信息參考，服務領導決策。首先，要能夠正確領會領導意圖，留心領導平時在不同場合的講話和對一些具體問題的看法，把它們總結歸納起來，從中把握領導的思想脈搏。這樣才能貼緊領導的思路，想領導之所想，謀領導之所慮。其次，圍繞日常規律性工作和會務安排，把握規律超前謀劃。

二要出于公心建議。首先不人云亦云，克服、避免慣性思維，當大家都認為怎樣的時候，要冷靜思考，提出自己的獨到見解。其次要集思廣益，了解各方看法和情況，綜合分析，思考多種可能，準備幾種方案，供領導選擇。第三要公道正派，出于公心，不摻雜個人情感，不違背客觀事實。

怎樣才能見解獨到？我認為辦公室主任應該善于思考、富有思想、形成思路。一是要做有心人。頭腦里時刻裝著問題、想著問題，并且立足于解決問題來進行思考。比如上級出臺重大決策后，要有政治敏銳性，思考這些政策決策出臺后，對集團工作將產生哪些影響，可以有哪些應對的措施。這樣才能從容應對，為領導決策提建議、做參考。二是要做細心人。經常思考“是什么，為什么，怎么樣”“必須做什么和不能做什么，應該做什么和可以做什么”，使觀察和處理問題有獨特性。三是要做恒心人。把學習當成一種責任、一種追求，把思考當成一種習慣、一種境界，使參謀有深度、上層次。

三要把握分寸。有了好點子、好建議，還要講究分寸，注重時機，這叫謀之有方。工作建議時要“因人而異”，對于熟悉情況、作風果斷的領導，主要采取“提綱式”匯報，宜粗不宜細。對于新任職或者思維比較縝密的領導，采取“方案式”匯報，把情況盡量匯報細一些。總之，針對不同情況和不同領導的風格，要有不同方式提出觀點、主張或提供背景材料供領導參考。此外，還應注重時機、態度誠懇、語言委婉。

二、服務工作要做到用心到位

辦公室主任做好服務工作的總體要求是：用心盡心，細致周到；側重不失重，主動不被動。為領導服務要忠心耿耿，讓他們更加信任；為部門子公司服務要誠心誠意，讓他們更加滿意；為同事服務要真心實意，與他們更加親近。

第一，以忠誠之心服務領導。辦公室主任服務領導就是服務企業發展，如何為領導提供優質服務、免除領導后顧之憂，是我的追求和努力方向。我認為，重點在“忠誠”。一是工作中既為主要領導服好務，也為副職領導服好務，不能厚此薄彼，沒有親疏之分。特別是在平時主要領導工作較多時，絕不疏忽副職領導安排布置的工作，而應更積極主動落實好，及時反饋推進情況。二是以誠相待而不夾雜任何私意，切實做到不利于班子團結的話不散，利于公司和諧的話多傳。我堅信，只要辦公室主任真誠地為集團領導服務，是能夠贏得領導理解的。

第二，以敬業之心服務工作。作為辦公室主任，一方面要落實好領導的要求，同時也要協助部門處理有關工作，更要服務子公司高速發展。為此，增強服務工作的超前性、主動性是做好服務工作的關鍵。一要超前謀劃。對一些常規和必須要做的工作，如大型活動或者會議接待，辦公室主任都要事先“動起來”。不能等領導催了，或者出了問題才被動地去做。二要迅速及時。一旦領導交辦了事項，部門、子公司有了工作要求，都要立馬行動，抓緊落實，敢于督辦，確保按時完成，力爭提前完成。

三、內部管理要強化細節規范

辦公室內部管理的總體要求是“不拘小節、注重細節”。“不拘小節”指對每一項工作，要立足當前、著眼全局。不拘于形式，不限于固有模式，要敢于創新，不為瑣碎小事所牽絆。“注重細節”是指辦公室工作不能粗枝大葉。

第一，工作過程要細心。辦公室工作應該心細如發，一絲不茍，堅持原則，嚴格程序；細微之處見精神、定成敗。對領導交辦的工作，周密考慮，認真負責，把每一個細節都做細做精做到位。在條件允許的情況下，要把每個細節都認真檢查一遍。比如文字工作，只有不厭其煩地推敲、修改和充實，才能拿出好作品。辦會辦事也同樣如此，特別是對重要會議和重大活動，只有周密安排，細之又細，才能確保成功。另一方面要力戒浮躁，辦公室工作頭緒多、規矩多，常常會遇到一些涉及面廣、處理起來比較麻煩的問題，只有力避浮躁、腳踏實地、認真細致，才能避免出紕漏。

第二，調動大家“一起干”。團結就是力量，團結出成果。辦公室工作紛繁復雜，光靠一個人是做不好的，必須依靠辦公室全體同事一起干。那么，靠什么來調動大家的積極性和增強責任心？一要靠精神激勵人，深入貫徹以“用心塑造、用心服務”為核心的企業文化，倡導奉獻精神。二要靠制度約束人，辦公室工作必須制度嚴密，嚴格考核，賞罰分明，不能做多做少、做好做壞一個樣。三要靠感情吸引人，對下屬多一些關心、幫助和提攜，讓他們感到關懷和溫暖，寓管理、激勵于寬松和諧的氛圍中，進而增強凝聚力和戰斗力。辦公室每周召開例會，重在檢查進度。與此同時，副主任能夠獨當一面，是很好的助手。辦公室主任要與副主任多通氣、多交流，充分尊重并大力支持副主任開展工作。如某項工作需要副主任牽頭，事前要充分征求副主任意見，在形成落實領導要求的一致方案后，再在工作例會上予以安排部署。

第三，指導集團辦公室系統工作開展。隨著子公司不斷發展，辦公室系統也不斷壯大，作為辦公室主任不僅要帶頭做好集團辦公室工作，還要加強對子公司辦公室的幫助指導，服務全局發展。首先，強調規范性。督促子公司辦公室建立完善的辦公室工作制度，以制度規范工作。其次，強化溝通交流。每年組織一次辦公室業務交流會，一方面對辦公室工作進行培訓提高。另一方面，增進了解，交流經驗，共同進步。第三，建立信息、督辦、公文考核機制，形成月有評比、季有通報、年有表彰。

四、工作協調要注重感情融合

協調是統一認識、政令暢通的需要，也是溝通感情、增強合力的需要。怎樣做好協調工作？一要講原則。確立大局為先、利于工作、推動發展的原則。二要講方法。多聯系、多溝通、多匯報，“請”字在先、“謝”字在后。遇到問題，協調過程中要注意講清具體安排，介紹相關單位的情況，介紹活動背景，使被協調的單位和同志能夠自覺從大局出發，接受協調。三要講規矩。對上協調時，要處理好“主與次”“遠與近”的關系。由于業務分工等原因，辦公室主任往往對一些領導服務多一點，對另一些領導接觸相對少一點。對接觸多的不搞人身依附，對接觸少的更要多匯報、多溝通。總之，對上協調就要多當“減震器”，不當“變壓器”。橫向協調時，要樹立商量意識。通過部門聯席會方式，在重要會議安排、重大活動的組織上，向部門先預告、早通氣，集中力量辦大事。對下協調時，要樹立服務意識。謙虛謹慎，擺正位置，熱情積極，搞好服務。解決問題多傾聽各方面的意見和建議，求大同存小異，把協調工作做細、做深、做實。