淺談辦公室如何打造工作“升級版”

文/江濤 田金利 陳梅芳

新形勢下，辦公室如何更好地發揮職能作用？如何服務好領導、服務好機關、服務好基層？需要辦公室在實現“服務、管理、素質”全面升級上下功夫，創新方法，提升政務，做精事務，做優服務，努力把辦公室建設成為一個服務優質、運轉高效、作風過硬的機關“窗口部門”。

一、發揮“三個作用”，實現服務升級

抓好“三服務”（為領導、為機關、為基層）是衡量辦公室工作水平和能力的標尺。要實現服務升級，辦公室必須充分發揮好“三個作用”。

充分發揮參謀助手作用，更好地為領導決策服務。參政設謀是辦公室最重要的職能，也是最能體現水平、體現成效的工作。充分發揮參謀助手作用，必須突出重點，講究方法。一是輔助決策要力求設謀全局。要善于從領導的角度和全局的高度去思考、策劃和處理問題，努力與企業中心工作合拍共振。要注重調查研究，摸清實情，找準與本單位、本部門工作實際的“結合點”，提高參謀輔政質量。二是文稿起草要力求精益求精。文稿起草貴在勤學、善思、求新、精審。要樹立精品意識，盡可能地用最明確的形式反映最真實的情況，用最簡短的篇幅容納最豐富的內容，用最樸實的語言表達最深刻的道理。要善于從全局和領導的角度思考問題，增強文稿的指導性、針對性和操作性。文稿起草要突出時代特征，避免老生常談、舊話連篇，充分體現新思想、新語言、新風格。三是信息服務要力求提高質量。信息工作的著力點是讓領導掌握真實情況，為決策打基礎，是領導的“千里眼”。必須把著力點放在信息報送的“快速、準確、有用”上，切實提升信息質量。要注重時效性，快速收集和傳遞信息，做到不拖延、不遲報、不漏報，重要事故事件更不能瞞報。要在“快”字上下功夫，做到發現問題快、采編撰寫快、送閱審批快、反饋落實快。信息的價值最終體現在指導和推動工作、解決實際問題上，要緊緊抓住實際工作中的亮點、熱點、難點和盲點，挖掘信息的價值，使信息充分發揮服務決策的作用。

充分發揮督查督辦作用，更好地促進重大決策部署快速落實。督促檢查是推動決策落實的重要手段。督查督辦工作必須與企業決策和領導的工作思路合拍，在狠抓落實上取得實效。一要圍繞中心、緊跟重點。緊密圍繞中心和不同時期的重大決策、重要部署、重大問題以及職工群眾最關心、最直接、最現實的利益問題，采取“圍繞領導決策重點查，把握關注點主動查，抓住熱難點集中查，落實領導批辦件專項查”等方法，加大督查力度，精細督辦管控，確保決策落實和政令暢通。二要落實責任、細化考核。圍繞企業重點工作和重點項目，認真做好任務分解，逐一明確責任領導和責任單位，定期考核通報。對特殊、緊急項目，要倒排督查進度，實行時時督查，全程督辦，促使各項工作快速落實和完成。三要完善機制、創新方法。健全督查工作網絡，形成上下聯動、齊抓共管的大督查格局；完善一周一督查、一季一通報、半年一評比的跟蹤督查機制；建立督查項目臺賬，針對進度較慢的項目，及時進行跟蹤督辦；不斷創新督查形式，把督促檢查與調查研究結合起來，在方法上求“活”，在工作上求“真”，在作風上求“實”，在成效上求“深”，全面提升推動工作的執行力。

充分發揮綜合協調作用，更好地實現日常工作高效運轉。綜合協調是辦公室的一項基本功。搞好綜合協調要注重加大內外溝通力度，在“早”字上爭主動，在“細”字上下功夫，在“儉”字上動真格，妥善處理和解決好各種復雜事項，保證各項工作有序推進和高效落實。一是做好領導和部門之間的工作協調。準確把握領導意圖，對重要會議、重大活動，增強主動性、前瞻性，提前介入，做好預案，周密安排，精心組織，明確責任，狠抓落實。對涉及部門較多、容易出現推諉扯皮的問題，主動協調，注重細節，做到急事求“快”、快而不亂，緩事求“穩”、穩而不拖。二是搞好對上、對下的聯系。對上，要認真領會上級部門的重大戰略決策、重要工作部署，為領導決策提供前瞻性的服務；對下，要注意了解掌握基層工作動態，為領導提供決策依據，推動領導決策落實。三是充分發揮牽頭作用。辦公室既要當好“總調度員”，又要當好“總服務員”。對一些急事、難事、瑣事，其他部門不便協調的事，既要敢于牽頭，當好主角，又要善于協作，當好配角，注意兼顧好方方面面的關系，善于調動各方面的積極性。

實現服務升級要做到“四個更加”。一是服務精力更加集中。匯聚各方智慧，調配全員力量，專心致志辦大事、辦要事、辦成事。二是運行機制更加規范。進一步修訂完善各項制度、規程和標準，確保各項工作統一協調、運轉高效。三是過程管理更加精細。無論是政務還是事務，都要從細節入手，想細、做細、督細，以細節成就事業。四是服務方式更加務實。服務工作要做到雷厲風行，干練利落，說干就干，干就干好，確保領導交辦的工作不延誤、辦理的文件不積壓、處理的事情不出錯、前來辦事的人員不受冷落。

二、推行“三化管理”，實現管理升級

沒有創新，辦公室工作就缺少活力。辦公室要大力推進模板化、程序化、標準化管理，做到工作有模板、業務有程序、執行有標準。

大力推行辦文“三化”。進一步規范公文管理，無論是發文過程的擬稿、會商、核稿、簽發、用印、分發、存檔7個環節的處理，還是來文過程中的簽收、登記、批辦、傳閱、承辦、研辦、催辦、處置辦畢公文8項程序的落實，都要進一步細化，制定標準和精細的工作模板示例，確保各項規定、流程的科學化、具體化，實現文件辦理規范、順暢、安全。建立公文質量控制體系，進一步完善公文質量測評辦法，嚴把政策關、文字關和程序關，建立公文從“入口”到“出口”的全程質量控制精細標準。

大力推行辦會“三化”。進一步完善《會務工作細則》，根據會議類型、規模和規格，分門別類制定工作流程，細化會務涉及事項和要素，依時間順序或工作關系排列成詳細程序，對應每道程序設置工作內容、工作標準、完成時限和責任人，形成不同類型會議的《工作方案模板》和《操作流程圖》，真正做到會務工作周密、周到、周全。尤其注重在會務細節上強調規范和標準，會議材料的版式設計、印刷用紙、印刷質量，會標的字體選擇、長寬高度、使用材料，會議座牌的圖案色彩、擺放位置等都要實現標準化。精細會務服務，推行標準計時服務，實現會前30分鐘做好準備、會中定時服務、會后及時清理。同時，建立會議滿意度測評機制，通過強化外部約束，提高辦會質量和水平。

大力推行辦事“三化”。不斷強化辦公室“統籌協調、督促各方”的職能，對各種政務接待、參觀考察等重要活動及領導交辦事務的辦理等，進一步規范和優化，制定成流程圖，實行模板化、標準化操作，簡化程序，提高效率，確保工作不斷檔、不脫節，無死角、無紕漏。同時，要推行個性化、特色化服務，具體問題具體分析，不斷改進服務方式，在固化服務中突出創新，在創新服務中完善標準，持續提升辦事效率和服務水平。

實現管理升級要做到“四個強化”。一是強化協調聯動。樹立“一盤棋”思想，對全局性工作、中心工作，實行辦公室聯動、協同作戰，密切配合，相互補臺，確保重點工作、重要任務圓滿完成，不出差錯。推行片區聯動機制，制定基層各片區辦公室定期會晤制度，提高工作協作性和聯動性。二是強化考核評估。對各項業務工作分門別類地對照“三化”管理要求，進行定期和不定期檢查，對辦文、辦會、辦事質量進行評審和通報。建立完善以崗位職責、服務承諾為基礎，以目標考核為抓手的考核評估體系，改進目標分值劃分、考核內容、考核方式等，不斷完善季度考核、年度考核機制，切實發揮目標考核的導向和督促作用。三是強化信息化建設。圍繞打造“信息化辦公室”，大力推廣應用移動通信技術和無線網絡技術，形成應用統一方便的電子政務系統。四是強化創新提質。打破思維定式，更加大膽地推動管理創新，在主動服務、創新服務、特色服務、品位服務上多謀、善思，精心打造讓人耳目一新、使人眼前一亮、獨具企業特色的服務內容和服務項目，實現辦公室工作全面提質。

三、開展“素質提升”活動，實現素質升級

大力開展“素質提升”活動，在改進“三種作風”上下功夫，突出“四個結合”，處理好“四個關系”，全面提升辦公室工作人員綜合素質。

改進“三種作風”。一是改“學”風，提素養。學習創新能力是提升服務水平的前提。辦公室人員要勤于學習，創造性搞好服務工作。要樹立終身學習思想，坐得下來、靜得下心，擠出時間，鉆進去，向書本學理論，向實踐學經驗，向同事學專業，向領導學思路。堅持問題導向，帶著問題學，提高分析、解決問題的能力。二是改“坐”風，接“地”氣。辦公室是為領導、為機關、為基層服務的重要部門，堅守崗位，坐在辦公室里辦理公務、起草文稿、處理文件、整理資料是工作需要。然而，要提高服務的主動性，就必須走出辦公室，多到基層去，到群眾中去，多調查研究、常走訪一線現場、細了解基層實情，主動為領導決策提供最為準確的第一手資料，為機關提供最優質的服務，為基層解決最實際的問題。三是改“行”風，重實干。樹立真心服務的理念，傳達真實意圖，反饋真實情況，用真心促實干。樹立精細服務的理念，注重服務細節，突出服務效率，事事細致、處處細密，將難事辦妥、急事辦穩、雜事理清、繁事化簡，把各項工作做得細之又細、慎之又慎、精益求精。樹立超前服務的理念，凡事超前準備、超前安排、超前謀劃，做到情況提前掌握，工作提前部署，要事提前介入。樹立廉潔服務的理念，在工作和生活中嚴于律己，抵得住誘惑，經得起考驗，耐得住寂寞，做到“自重”“自知”“自律”。

突出“四個結合”。一是綜合培訓與單項培訓相結合。在集中組織綜合培訓的基礎上，辦公室要采取一對一、上門式的培訓方式，針對辦公室服務需求開展特色化培訓，找準短板補短板，切實提升單項具體工作能力。二是內培與外培相結合。在內培的基礎上，堅持走出去，多參加上級部門、兄弟單位、業務部門組織的外部培訓，開拓視野，擴充知識面。三是現場交流與觀摩學習相結合。組織基層各辦公室之間，跨區域辦公室之間在業務上進行交流、觀摩，相互學習，借鑒經驗，取長補短，共同提高。四是崗位實習與業務指導相結合。組織有崗位業務提升需求的辦公室工作人員到上級部門進行崗位實習交流，以輪訓的方式，使辦公室工作人員在業務上得到專項指導和快速提升。

處理好“四個關系”。一是處理好職責與職權的關系，做到到位不越位。明確工作定位，對職責范圍內的事，要積極主動、敢于決斷。特別是在重大會議組織、重大活動安排和重大事件處置上要果敢行事，積極履職。但又不能超越自己的職權，不能越位辦事。二是處理好主動服務與輔助決策的關系，做到獻策不決策。干辦公室工作必須在被動中求主動，想問題、辦事情盡可能早半拍、快半拍。既想領導之所想，又謀領導所未謀。必須準確把握領導決策意圖，依據掌握的情況，積極主動地為領導出主意、提建議，努力做到參到關鍵處、謀到點子上。但切不可替領導決策，在重大事項上貿然行事，搶先行動。三是處理好服務領導、服務部門與服務基層群眾的關系，做到總攬不包攬。辦公室要充分發揮“橋梁紐帶”作用，在服務全局、協調各方上，做到總攬不包攬、協調不取代、放手不甩手。要善于集中群策、凝結群力、發揮群智，在和諧融洽的氣氛中推動各項工作。四是處理好實干與名利的關系，做到出力不出名。辦公室人員要時刻保持任勞任怨的心態，遇工作就爭、遇困難就上、遇榮譽就讓、遇責任就抗，不爭位次、不搶鏡頭，多干實事、少做表現，甘當無名英雄、幕后英雄，不貪名、不圖利，更不戀權。要甘于承擔責任，謙讓功勞，做到謀事不謀利、奉獻不索取、建功不攬功。