高校辦公室職能實現的策略創新研究

文/姜素蘭 王艷平

高校辦公室作為學校的綜合管理機構，是承上啟下、聯系左右、溝通內外的橋梁和紐帶，在學校的工作中發揮著重要的作用。它的基本任務是參與學校政務、管理學校事務、搞好相關服務。隨著社會主義市場經濟的發展和教育改革的不斷深入，面對各種新情況、新問題的出現，高校辦公室一方面要充分發揮現存的基本職能，另一方面要有創新精神，在實踐中積極探索辦公室工作的新途徑、新方法、新策略。

一、高校辦公室的基本職能

正確認識高校辦公室在高校管理中的職能，是加強高校辦公室建設與管理的重要前提。

（一）綜合職能。綜合職能是高校辦公室的首要職能。學校的各種決策、文件、會議通知等都需通過高校辦公室向各職能部門（部、處、室、中心）、各院系、教研室和實驗室傳遞；同時，高校辦公室又需將來自基層的各種信息和文件資料經過分析、歸納和匯總，為學校領導研討工作和管理決策提供參考和科學依據。因此，在整個高校管理系統中，辦公室是聯系各種因素相互作用的節點，也是高校管理運行機制的重要組成部分。由此可見，辦公室的工作是宏觀的，也同時具有超出具體工作的性質，各個方面的多項職能決定了其綜合的職能。

（二）協調職能。作為管理系統的中樞與橋梁，辦公室必須經常地、直接地協調各方面關系。辦公室日常大量的工作和時間都花在協調上，如文件的協調、會議的協調、領導事務的協調、各種擬辦意見的協調、高校決定事項落實的協調等。在實現學校某一工作目標時，常需幾個職能部門共同合作才能完成，在工作進行過程中又常碰到多重的關系、多方的困難，需要努力加以協調。因此，辦公室工作人員要重視收集各方面的信息，建立完善的信息網絡，密切關注校內外的工作動態，收集各院系工作的成功經驗與失敗教訓等，及時反饋與匯報，為領導和全校各部門提供真實有效的信息。加強各部門的溝通，并通過良好的溝通、聯系、調解、協商等方式，使辦公室的協調工作程序化、規范化。

（三）參謀職能。辦公室是高校領導的智囊團，為學校領導管理學校和制定決策提供服務。辦公室要根據校領導確定的發展目標，深入開展調查研究，廣泛收集有關信息，遵循制定方案的科學原則和方法，分析各種可能出現的后果，科學、合理地擬制出各種備選方案，供領導決策時參考和選擇。因此，辦公室的工作人員應具備超前思考、全面思考的基本素質。應本著積極與主動的工作態度，提前收集信息與資料，學習上級領導文件的精神，針對本校的實際情況提出相應的對策、預案，輔助領導決策，真正履行好輔助決策的職能。

（四）服務職能。服務職能是辦公室工作的主要職能。包括：為高校黨政領導服務，為教學科研服務，為廣大師生員工服務。具體服務工作有：文件收發管理、會議組織安排、信息發布處理反饋、印章使用管理、對外工作聯系、內部組織協調、公關接待、來信來訪、車輛管理等。這些服務工作的特點是任務雜、頭緒多。因此，要分清主次，抓重點緊急的事，也應當以教學工作為中心，從院系發展大局出發，對領導負責，認真貫徹落實領導意圖，急工作所急，想工作所想，力爭提供全方位、多層次、立體化的服務。

（五）監督職能。監督，就是對學校各單位各部門落實學校相關政策的情況進行檢查和督促。監督職能對于學校的重大決策和各項工作的落實有著極其重要的推動力，有助于保證政令暢通。監督的內容主要有：上級重要文件、指示的落實情況；領導的重點工作布置以及院長辦公會議、黨委會會議、重要行政會議作出的決議落實情況。在各部門執行決策的過程中，辦公室要及時掌握工作進度，要對各部門的落實情況進行監督，總結經驗成績，發現問題及時匯報和處理，并且注意收集各方的反應，及時向領導反映問題，以便領導能適時調整決策，避免工作的失誤。總之，在學校整體工作中，監督職能是不可缺失的。

二、實現高校辦公室職能的策略創新

隨著高等教育改革和高校管理體制改革的不斷深化，新的管理體制和運行機制對高校辦公室提出了新的要求。為了盡快使高校辦公室工作適應形勢的需要，必須走創新之路。具體可從以下幾方面入手：

（一）建設一支高素質辦公室隊伍。辦公室人員素質的高低，直接影響辦公室的工作效率和質量，是能否做好服務工作的前提和基礎。辦公室工作人員應特別具備以下幾種素質：一是思想政治素質。辦公室工作是一項政治性和政策性很強的工作。辦公室工作人員應注重加強自身的思想政治修養，提高政治覺悟，在思想上、行動上堅持黨的方針政策，自覺維護學校的形象與權威。只有這樣，才能站得高、看得遠，才能不斷地提高辦公室的管理水平。二是科學文化素質。高校的決策，大多是關于教學和科研方面的內容，層次較高，辦公室人員若不具備較高的科學文化水平，很難起到參謀助手的作用。辦公室人員只有全方位地提高科學文化素質，才能全面提高文字處理能力、組織協調能力、綜合分析能力、處理突發事件的應變能力、操作現代化辦公設備的能力，從而提高辦公室的服務質量和績效。三是業務素質。業務素質是順利完成崗位工作任務的基礎和保證。高校辦公室的工作綜合性強，涉及面廣，這就要求辦公室工作人員除了熟練掌握本職工作所需的知識外，還要了解政治、歷史、文學、心理學、管理學等方面的知識，努力培養“一專多能”的技能素質。此外，還要養成勤于思考的習慣，不斷積累工作中的經驗，才能提高業務水平，從而適應不斷復雜的高校管理工作。四是道德素質。辦公室工作的各項職能都要求辦公室人員具備相當的道德修養，具有愛崗敬業的精神。辦公室的工作瑣碎繁雜，隨機性大，常常需要加班加點，而且多為輔助性，沒有個人的科研成果，往往缺乏成就感，待遇還相對較低。這些更加要求辦公室人員具有奉獻精神，不為名利，做到重事業、輕得失，增強工作的使命感和責任感。

（二）建立管理工作制度，實現管理工作的科學化。辦公室管理工作的制度化，是指辦公室的管理有一套健全而又切實可行的規章制度，將辦公室的辦事規程、工作程序以及行為準則等以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納入管理規范之中，使辦公室的工作有章可循，有法可依。適應辦公室管理工作科學化的要求，應建立健全的規章制度，主要有：第一，崗位責任制。在制定崗位責任制時，必須堅持以事定崗，依崗定人和精干效能的原則，每個崗位都有相應的權力和責任，能量化的盡可能量化，以便考核。第二，公文處理制度。建立健全公文制度，提高公文質量，加速公文運轉。要對辦公室人員在規范文書種類、統一公文格式和固定行文關系、準確及時安全保密地完成各道公文處理程序等方面加強培訓。第三，接待制度。辦公室是學校的“窗口”，在對外工作中代表著學校的形象。因此，在迎來送往的接待工作中，既要做到熱情周到、禮貌待人，又要嚴格執行有關接待規格和接待費用的標準。同時實行首問負責制度，進一步提高行政效能，增強辦公室人員的服務意識和責任意識。第四，安全保密制度。保密是辦公室人員的職業紀律。辦公室人員在工作中接觸大量秘密事項，知密時間較早，知密范圍較廣，知密等級較高，保密的責任特別重大。因此，必須加強高校辦公室人員安全保密的紀律性，要求其遵守黨紀國法，嚴格按規章制度辦事，養成高度自覺的保密觀念和保密習慣。

（三）建設辦公室信息網絡管理系統，實現辦公自動化。辦公自動化是現代科技在辦公室領域興起的一項新的改革，辦公室逐步實現自動化也是一種必然的趨勢。一方面，要及時購置和更新辦公設備，大力推進無紙化辦公，充分利用現代設備來提高工作質量和效率，減少時間、精力和紙張的浪費。另一方面，要充分利用校園網絡等有利條件，建立、健全辦公室信息網絡管理系統。要結合辦公室的行政、文件、監督等方面工作的需要，開發和提升軟件系統，建立適應學校發展所需的數據庫、信息系統和有關的工作主頁，真正實現辦公的自動化和信息化。

（四）營造良好的工作環境，維護辦公室的團結，激發辦公室的戰斗力。對于辦公室的管理來說，在工作任務上，制定了相關規章制度，嚴格要求辦公室人員遵守，但在工作環境上，應營造出寬松、和諧的氛圍，要張弛有度、人性化管理。例如：在辦公室內部事務上更多地采取民主決策的方式；辦公室內部信息公開透明；多組織些文體活動；鼓勵不定期舉行一些聚會，等等。只有營造出寬松、和諧的工作環境和氛圍，才能使辦公室人員具備良好的身心狀態，才能切實維護辦公室的團結，激發辦公室的戰斗力。