從秘書崗位職責談企業秘書隊伍建設

文/余雪如

一、“秘書”的定義及基本要求

近年來，“秘書”一詞在國內被附上不少神秘色彩，關于秘書的培養和角色定位也成為熱門話題。而社會輿論對“秘書”往往存在理解上的偏差，并常從個別的秘書成長軌跡誤讀了實際的秘書培養工作。如何正確理解秘書工作？如何培養秘書人員？首先要對“秘書”有正確認識，本文將從詞源上追溯秘書的應有之義，以求準確對秘書崗位職責進行定位。

（一）秘書的定義及崗位職責。在中國，“秘書”一詞最早出現于漢代。最初的含義主要是指物，即宮禁內收藏的各種經典文獻，由于一般不予公開，故稱為“秘書”。東漢后期，“秘書”不僅指物，也指機構和人員。當時的秘書工作者，被稱為“史官”“御史大夫”“尚書”“長史”“主簿”等。辛亥革命后，“秘書”一詞從原先指物轉變為特指從事秘書工作的人或職位。同時，對各級政府中從事秘書工作的人員或相關職位均以“秘書”相稱。在國外，秘書（Secretary）有兩種含義。第一個字母S大寫時，指部長或大臣，是政府部門高級官員。第一個字母s小寫時，泛指受雇傭在辦公室中從事處理信函、保管檔案、安排業務等普通意義上的秘書工作人員。

目前“秘書”通常是指我國黨政機關、企事業單位、社會團體、軍隊、院校中的一種輔助管理的崗位職務，是領導身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員。秘書基本職責是負責公文處理、綜合材料、政務信息、督促檢查、值班管理、會議組織、綜合協調領導公務安排等工作。

（二）秘書的基本素質。對待工作要有高度的責任心。秘書工作具有貼近領導的特點，往往涉及企業發展的重要決策，可謂是“牽一發而動全身”。因此，秘書首先要具備高度的工作責任心，要保持對工作一以貫之的良好態度，務實勤奮，認真負責地對待每一項工作，一絲不茍地完成每一次任務，用心、細心、全心地做領導的好參謀、好助手。

對待工作要有強烈的認同感。秘書工作繁雜、突發事情多，常常是“白加黑”“五加二”，嘔心瀝血，工作強度大，任務要求高。這便要求秘書人員要認識到自身崗位的重要性，進而以飽滿的熱情、充分的激情投入工作。優秀的秘書往往是經常在休息時間加班加點的“工作狂”，同時也是樂于奉獻、善于苦中作樂的“樂天派”。他們能夠認同秘書角色并發揮參謀輔助作用，眼里時時有活，心里時時琢磨，在工作中不斷“充電”，實現了快速成長。

二、企業秘書培養的主要思路

上面論述的秘書基本素質及工作要求，對企業秘書同樣適用，同時也決定了企業秘書培養工作的基本目標。作為某大型國有企業辦公室分管秘書工作負責人，筆者根據多年工作經驗，總結出以下幾個方面開展企業秘書培養工作。

（一）“勤”字當頭。促使秘書在勤學巧干上下功夫，打造高效率、高素質秘書隊伍：要促使秘書“勤學習”。從政治理論、綜合業務和能力素質三個方面入手學習鍛煉，不斷提高講政治、懂政策、有頭腦、會工作4大基本功，讓秘書成為政治上堅定、思維上清晰、材料上會寫、口頭上能說的多面手。要促使秘書“勤服務”。讓秘書堅持“八不”服務理念，即不讓領導布置的工作在手中延誤、不讓傳遞的信息中斷、不讓正在辦理的文件積壓、不讓各種差錯和失泄密現象在自己身上發生、不讓各種不正之風在自己身上出現、不讓來辦事的同志在自己這里受到冷落、不讓領導的聲譽在自己這里受到影響、不讓企業的形象在自己這里受到損害，不計名利、忠于職守、扎實工作。

（二）“嚴”字成規。立足于秘書隊伍“制度健全、管理嚴格、紀律嚴肅、號令暢通”的形象定位，讓“嚴”字時時處處都成為秘書工作的標準規范：嚴守規范。依據“細要求、便操作、嚴管理”的原則，對企業秘書業務規范進行明確并嚴格執行，尤其是辦文、辦會、辦事程序，做到方方面面有制度，每崗每環有定則，有條不紊、運轉規范。嚴明責任。結合各位秘書人員的專長，明確工作職責。在此基礎上，按照“量力而行、適度提高”的原則，做到事事有人干、人人有專責、辦事有準則。嚴把公文關。嚴把行文價值關、法律政策關、文字格式關和會簽手續關，提高文件質量，力求每份公文都是“精品”，同時及時準確辦理好每一份文件，杜絕錯送、亂送和積壓文件的現象。

（三）“細”字在心。注意培養秘書從細處服務領導，從小處謀劃全局，更好地發揮“參謀助手”作用：溝通協調要仔細。重點培養秘書仔細把握領導工作習慣，更好領會領導意圖，做到第一時間吃透上情，同時要求秘書主動加強與各業務部門負責人主動聯系、互相通氣，共同圍繞中心工作開展服務，確保各項工作高效運轉。信息服務要精細。著眼于當高參、議大事、出精品，對大量、零散、粗淺的信息進行篩選、歸納、分析、綜合，選擇領導及上級機關最需要了解掌握的內容及時報送。領導日程安排要明細。規范協調工作，堅持原則性與靈活性相結合，對領導的公務活動進行統籌安排，能減則減，能免則免，提高行政效率。

（四）“實”字落地。秘書工作無小事，件件都要“抓落實”。秘書所承接的任務往往都是領導布置的、涉及企業重要決策的工作，必須件件抓落實：抓好督辦工作的落地。在決策督查上下功夫，突出對各級各部門主要領導落實上級部署情況的督查；在專項查辦上下功夫。按照分級負責、分流查辦的原則，健全擬辦、交辦、催辦、反饋督查等一系列工作制度，使查辦工作做到件件有著落、事事有回音；在督查落實上下功夫，及時對落實上級決策部署的情況予以通報。抓好文稿服務工作落實。文稿寫作是秘書人員的“看家本領”。要求秘書做到三點：一是“站得高”，要善于站在領導的層次上分析思考問題。二是“想在前”，增強文稿寫作的預見性。三是“跟得緊”，緊貼本單位中心工作，實現與領導思維的“同頻共振”，寫出合要求、有干貨的綜合文稿材料。

三、企業秘書隊伍建設具體舉措探索

在大型企業中，辦公室秘書人員往往會按照工作業務線條進行細分，跟進對各分管領導的服務工作，負責聯系專業線工作，必須要起到專業“代言人”的作用。這便對秘書隊伍綜合素質提出了較高要求。近年來，筆者牽頭對所在企業秘書培養工作進行了多項創新性、提升性的實踐探索，在秘書業務水平提升、后備力量儲備、秘書人才發展等方面取得了實效。

（一）推動秘書隊伍業務水平提升。一是讓秘書上講臺。每周開展秘書內部業務培訓，推行“人人上講臺”活動，重點學習秘書崗位操作說明書、上級領導講話精神；開展經驗分享活動，對近期文稿寫作、辦文辦會等工作進行回顧總結，在交流中提高水平。二是讓秘書走出去。建立秘書下基層鍛煉學習機制。每季度到基層單位或業務部門跟班學習；有計劃安排秘書到政府部門學習鍛煉，擴展秘書視野，并要求每年撰寫深度調研報告，更深刻理解辦公部門運作。三是建立秘書工作資料體系。編制秘書業務指導書，按照每日、每周、每月分類梳理固化日常工作，形成可行的操作手冊，并作為新秘書人員上崗前的培訓手冊；建立秘書學習資料庫，整理企業歷年文秘工作資料，分門別類建立索引，作為秘書人員學習文庫和借鑒參考的資料庫。四是建立重要文稿寫作機制。對企業工作報告等重要文稿寫作，按照“先分后合，集體創作”的思路開展工作。首先由各秘書先行搜集資料并列出提綱，再組織全體秘書和業務骨干討論，磋觀點、理思路、嚼文字。在此基礎上，再以提綱分條塊由秘書分線撰寫，最后由秘書部門負責人統稿并組織討論，形成初稿后送辦公室負責人審核把關（如果較重要的文稿，還需征求業務部門意見修改完善），再以送審稿呈交領導審閱。這種模式有助于形成高質量文稿，確保文稿的整體性、全面性和嚴肅性。

（二）儲備秘書隊伍后備人才。一是建立跟班學習機制。有計劃安排各部門寫作骨干、各下屬單位秘書人員到辦公室秘書部門跟班學習，形成有序的學習鍛煉機制，為企業儲備秘書后備人才隊伍。二是推行“學習鍛煉崗”模式。加大后備隊伍的儲備和人才培養，有針對性地培養一批寫作骨干，用2～3年在企業打造一支綜合素質高的后備隊伍。三是舉辦文秘業務專業競賽。在企業內部組織開展秘書人員練兵比武，為企業辦公部門發現人才、培養人才，形成秘書人才的儲備梯隊。

（三）錘煉秘書隊伍發展潛力。一是推動秘書深度介入專業業務工作，培養系統的思維能力，著眼于當高參、議大事，撰寫高質量的綜合文稿，實現從秘書“跟線”到“專業”的轉變。二是加強秘書團隊作風建設，在信息工作、政務協調、文稿把關、督辦等方面激發秘書隊伍的積極思考、主動作為能力，形成“認真負責、主動靠前”的作風。三是強化秘書的大局觀念。企業秘書歷經2～3年的鍛煉之后，基本都提拔成為專業管理骨干或是下屬單位辦公部門負責人。在日常工作中要有意識地鍛煉秘書的大局觀和管理思維訓練，加強秘書對工作的研判性、前瞻性及全面性認識，尤其注重通過工作任務培養秘書人員具備系統思維、擔當意識、效率意識、質量意識。

秘書是企業重要輔助管理崗位，其崗位職責決定了工作素質和工作要求。要做好企業秘書隊伍建設，必須結合秘書崗位職責來確定目標方向，從勤、嚴、細、實等方面加強對秘書觀念、素質、能力等方面的培養鍛煉，同時還需著眼企業長遠發展，加強對秘書業務水平提升、人才儲備、綜合素質等方面的統籌考慮，打造“政治上強、業務上強、業績優秀、團隊優秀”的秘書隊伍。