當(dāng)前形勢(shì)下文書檔案管理工作探究

◎武潤(rùn)芳

當(dāng)前形勢(shì)下文書檔案管理工作探究

◎武潤(rùn)芳

文書檔案管理工作在當(dāng)前迅速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)背景下受到了更多的關(guān)注，人們非常注重該項(xiàng)工作的重要性，因此，文書檔案工作已經(jīng)面臨著比較嚴(yán)峻的考驗(yàn)。根據(jù)筆者掌握的關(guān)于文書檔案管理的特點(diǎn)，充分對(duì)該項(xiàng)工作中存在的問題進(jìn)行深刻分析。

新形勢(shì) 管理 文書檔案 對(duì)策

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對(duì)文書檔案的管理工作提出了更高的要求，文書檔案是指社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他有組織的群體、政府機(jī)關(guān)在領(lǐng)導(dǎo)和行政活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件的總稱。

一、新形勢(shì)下文書檔案管理存在的問題

1.完善文書檔案管理的制度

當(dāng)前的文書檔案管理制度存在著一些比較明顯的問題，需要在今后進(jìn)一步完善與創(chuàng)新。我國(guó)事業(yè)單位與國(guó)有企業(yè)中比較重視經(jīng)營(yíng)管理方面的創(chuàng)新，但是對(duì)于文書檔案管理并沒有給予充分的重視，因此文書檔案管理工作與創(chuàng)新的管理機(jī)制并不合拍，一直運(yùn)用著傳統(tǒng)的，具有機(jī)關(guān)檔案管理特色的管理方法與制度，嚴(yán)重落后于改革后的管理機(jī)制，這對(duì)文書檔案管理方法的創(chuàng)新與改進(jìn)產(chǎn)生了嚴(yán)重的阻礙。

2.需要提高檔案管理水平

檔案管理中運(yùn)用的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)沒有通用性，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無法實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。例如，一些檔案管理軟件，忽略了檔案理性與文件的銜接，僅突出了檔案的專業(yè)流程，尤其實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)后，無法將檔案管理融入到系統(tǒng)中來，使許多文件在OA系統(tǒng)中無法及時(shí)、準(zhǔn)確地納入到管理中來。

3.需要提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

盡管現(xiàn)在具有文字檔案管理的單位已經(jīng)有了固定的人員參與文書檔案管理，但是參與文書檔案管理的人員整體素質(zhì)并不高，其文化程度也與文書檔案管理工作的要求不相符，不能適應(yīng)面對(duì)極大挑戰(zhàn)的文書檔案管理工作，尤其是進(jìn)入新世紀(jì)以來，具有專業(yè)的文書檔案管理人員技術(shù)素質(zhì)的人才極少，對(duì)文書檔案管理工作能夠進(jìn)行深入研究并進(jìn)行專業(yè)開發(fā)的人員更缺乏。

4.缺乏開發(fā)檔案資源的力度

檔案管理人員不少缺乏專業(yè)性而且在從事檔案管理的工作上也缺乏開發(fā)資源的積極性，他們將工作的重點(diǎn)放在收集檔案、保管檔案上，其服務(wù)方式是被動(dòng)的，無法把當(dāng)前實(shí)行的主動(dòng)熱情服務(wù)意識(shí)落實(shí)到工作中去，對(duì)文書檔案管理的開發(fā)與利用工作形成了阻礙。

二、新形勢(shì)下做好文書檔案管理的對(duì)策

1.加強(qiáng)制度建設(shè)，提升管理能力

對(duì)目前實(shí)行的文書檔案管理工作要進(jìn)行制度上的全面改革，對(duì)現(xiàn)行的傳統(tǒng)制度進(jìn)行重新梳理，去粗取精，再根據(jù)部門公文管理工作的要求，合理合法地對(duì)公文檔案進(jìn)行有效的處理，將文書檔案進(jìn)行整理歸納，分門別類，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，集文件處理程序、檔案保密、借閱與歸檔、檔案鑒定和銷毀于一體，將這一系列問題進(jìn)行規(guī)范化管理使檔案管理實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化，標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)不完善的制度進(jìn)行糾正與完善，廢除無效的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)新形勢(shì)下文書檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理規(guī)章制度。

2.運(yùn)用先進(jìn)手段，加強(qiáng)文書檔案現(xiàn)代化管理

第一，根據(jù)本單位文書檔案管理的需要，選擇合適的軟件，在計(jì)算機(jī)這一平臺(tái)上，可以進(jìn)行對(duì)檔案的整理、分類、編號(hào)、檢索、存儲(chǔ)和查閱，將檔案管理軟件和系統(tǒng)軟件的接品做好，使兩者能夠?qū)崿F(xiàn)順利對(duì)接，讓電子數(shù)據(jù)文件能夠與檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)直接歸納，從電子文件中查詢到紙質(zhì)文件的內(nèi)容，保證原有文件的真實(shí)性。第二，要提高文書檔案的檢索速度。設(shè)計(jì)多樣化的檢索工具，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案分層分級(jí)別的檢索，通過提高檢索工具的覆蓋率，讓每一種檢索工具都能夠?qū)⑺械拇嫒氲臋n案進(jìn)行全面覆蓋，并通過檢索快速、準(zhǔn)確地找出需要的文件，實(shí)現(xiàn)文書檔案檢索的高效性。

3.優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提高管理人員素質(zhì)

在文書檔案管理工作中，要堅(jiān)持以人為本的原則，要提高管理工作的質(zhì)量，就要以人為本，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，各個(gè)單位要根據(jù)自身在文書檔案管理的需求，在人才選擇與聘用時(shí)，選擇一些具有相當(dāng)文化水平與業(yè)務(wù)能力的人員參與到文書檔案管理中來。檔案管理者要樹立現(xiàn)代化管理檔案的理念，掌握檔案計(jì)算機(jī)管理運(yùn)用技術(shù)，根據(jù)需要進(jìn)行多層次、多渠道、多形式、多手段的繼續(xù)教育，不斷強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)與教育。要結(jié)合本崗位工作，不斷更新文書檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)，努力從過去傳統(tǒng)的手工型向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)變。

4 .增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，大力開發(fā)檔案信息資源

檔案管理人員應(yīng)該深入到單位、科室，了解他們對(duì)檔案信息的需求，根據(jù)各類人員不同需求的特點(diǎn)，有針對(duì)性地提供編研信息，使各部門在實(shí)踐中充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)其工作所起到的作用。同時(shí)，要重視檔案信息資源的開發(fā)和利用，要多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源。如：利用檔案信息資料組織編印《檔案利用匯編》《統(tǒng)計(jì)資料匯編》《財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)分析匯編》等一系列資料匯編，充分利用檔案信息資源，為單位管理決策和制訂規(guī)劃、計(jì)劃、工作總結(jié)、實(shí)施措施等提供真實(shí)可靠的檔案信息。[1]要編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實(shí)效的信息，不斷提高文書檔案利用效率。

[1]陳龍民，論新形勢(shì)下如何做好文書檔案管理工作[J].黑龍江史志,2013.20總第309 期

（作者單位：張家口市建設(shè)檔案館）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）