淺析高校檔案全文數(shù)字化工作的問題與對(duì)策

周美蘭

檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和實(shí)現(xiàn)條件，因此，檔案數(shù)字化工作成為檔案管理部門實(shí)施檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)。筆者就高校檔案全文數(shù)字化工作實(shí)踐過程中存在的一些問題進(jìn)行分析研究與思考，并提出應(yīng)對(duì)的具體策略，旨在順利推進(jìn)高校檔案全文數(shù)字化工作。

一、高校檔案全文數(shù)字化工作存在的問題

1.檔案全文數(shù)字化價(jià)值界定缺失

檔案全文數(shù)字化價(jià)值的界定是檔案全文數(shù)字化經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的保證。不少高校在檔案數(shù)字化的過程中，存在盲目跟風(fēng)，界定不到位的現(xiàn)象。在數(shù)字化過程中，易簡單地把各類檔案通過掃描等信息處理技術(shù)錄入數(shù)據(jù)庫，而沒有考慮到檔案利用的種類和頻率，以及檔案利用者的需求。

2.檔案全文數(shù)字化設(shè)備投入嚴(yán)重不足

在高校檔案館中，普遍存在檔案部門經(jīng)費(fèi)投入不足，軟、硬件設(shè)備簡單等問題較突出。因資金所限，設(shè)備投入不足，大多數(shù)較重要的檔案無法進(jìn)行全文數(shù)字化，譬如，基建檔案圖紙、書畫作品檔案等。同時(shí)，由于數(shù)字化的信息具有海量存儲(chǔ)、異地查詢、方便利用等優(yōu)點(diǎn)，對(duì)存儲(chǔ)和運(yùn)行的基礎(chǔ)設(shè)施的要求較高，需配置高性能的軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施，以保障其在存儲(chǔ)與運(yùn)行中的穩(wěn)定、安全。

3.檔案全文數(shù)字化技術(shù)力量相對(duì)薄弱

在許多高校檔案館中，檔案工作人員配置編制不足，且大多數(shù)的檔案人員都是工作中轉(zhuǎn)崗的，檔案專業(yè)和信息管理專業(yè)畢業(yè)的較少，檔案、信息技術(shù)復(fù)合型人才就更為缺乏。大多數(shù)檔案人員都只受過檔案專業(yè)在職培訓(xùn)，只通過了專業(yè)技術(shù)人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力考試，普遍存在現(xiàn)代技術(shù)水平和能力都偏低，信息素質(zhì)不高，信息處理能力不強(qiáng)，信息技術(shù)水平低，信息獲取能力差等不足。

4.檔案目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)不能有效掛接

很多的檔案館都存在數(shù)字化的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)不能有效掛接的問題，出現(xiàn)了找不著或不好找、不好用的問題，也存在著數(shù)字化的檔案量較多，但是能上網(wǎng)利用或能上互聯(lián)網(wǎng)利用的相當(dāng)有限，檔案數(shù)字化的利用效益沒能體現(xiàn)，而且會(huì)出現(xiàn)數(shù)字化返工的情況，如此就造成了財(cái)力、物力、人力的損失。如何實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)地有效掛接，形成完備的檔案信息數(shù)據(jù)庫，從而實(shí)現(xiàn)全文查詢，是檔案全文數(shù)字化要解決的一個(gè)技術(shù)問題。

二、高校檔案全文數(shù)字化工作實(shí)施策略

從數(shù)字化程度看，高校檔案全文數(shù)字化包括三個(gè)層面：一是檔案目錄的數(shù)字化。二是檔案的全文數(shù)字化。檔案全文數(shù)字化又包括館藏傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化和將正在形成的電子文件及時(shí)歸檔保存兩個(gè)方面內(nèi)容。三是檔案目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)的掛接。因此，高校檔案全文數(shù)字化的有效實(shí)施，需要做好以下幾項(xiàng)工作：

1.先行建設(shè)文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫

運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，利用檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建好檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)文件級(jí)目錄機(jī)檢，能夠有效提高檔案檢索速度、檔案查準(zhǔn)率、查全率，提高檔案查詢和利用的效率與檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量，推進(jìn)檔案信息資源共享。因此，按統(tǒng)一數(shù)據(jù)和格式標(biāo)準(zhǔn)，將檔案文件目錄錄入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，建立檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫是檔案數(shù)字化工作的首要任務(wù)。

2.堅(jiān)持“優(yōu)先搶救，急用先上，逐步深入”原則

檔案信息化不等同于檔案數(shù)字化，更非全部館藏檔案全文數(shù)字化，因此，我們應(yīng)當(dāng)本著科學(xué)的態(tài)度，堅(jiān)持“優(yōu)先搶救，急用先上，逐步深入”的原則，通過嚴(yán)肅的鑒定，認(rèn)真鑒別全部館藏檔案全文數(shù)字化的必要性和可行性，有重點(diǎn)、分步驟的實(shí)施檔案全文數(shù)字化工作。即優(yōu)先對(duì)因特殊原因破損、褪色、霉變的檔案進(jìn)行搶救性數(shù)字化，加工成電子檔案保管。并根據(jù)檔案利用的實(shí)際情況，以檔案利用者的需求為導(dǎo)向，優(yōu)先把利用率高的檔案全文數(shù)字化。

3.踐行“存量數(shù)字化，增量電子化”目標(biāo)

檔案全文數(shù)字化，一是對(duì)原有的館藏傳統(tǒng)物理介質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，即通過掃描等技術(shù)將原有的物理介質(zhì)載體檔案進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換。這是清還舊帳。根據(jù)優(yōu)先搶救利用、逐步深入擴(kuò)展的原則，確定分期分批數(shù)字化檔案的全文掃描與數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)，逐步實(shí)現(xiàn)“存量數(shù)字化”。二是對(duì)正在形成的電子文件按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式，進(jìn)行歸檔保存，做到完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、有效。因此，要做好電子文件的歸檔管理工作，對(duì)目前各部門形成的應(yīng)歸檔電子文件進(jìn)行全面、系統(tǒng)的收集整理，保證歸檔文件的準(zhǔn)確、真實(shí)、完整和有效，從而達(dá)到“增量電子化”。

4.正確決策數(shù)字化“外包”與“內(nèi)包”

目前，檔案數(shù)字化加工有“外包”和“內(nèi)包”兩種實(shí)施方式。“外包”即將檔案全文數(shù)字化加工外包給專業(yè)公司，依靠外包公司的技術(shù)力量和工作人員來對(duì)檔案進(jìn)行全文數(shù)字化加工。“內(nèi)包”即靠檔案館自身的力量來對(duì)檔案進(jìn)行全文數(shù)字化加工。至于是選擇外包還是內(nèi)包，各高校檔案館應(yīng)根據(jù)各自的實(shí)際情況，從資金、質(zhì)量、安全和保密、人員素質(zhì)、館藏實(shí)際等方面，本著降低成本、提高效率、保證質(zhì)量、安全保密等原則，作出最符合館情的選擇。

5.實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)的有效掛接

檔案數(shù)字化工程成敗的關(guān)鍵是檔案目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)的有效掛接。那么，如何才能有效實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)批量、快速的掛接？首先，建設(shè)好標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案目錄數(shù)據(jù)庫。目錄數(shù)據(jù)庫主要由檔案代碼、類別、題名等組成，能夠鏈接或指向所要查找的檔案內(nèi)容。檔案目錄數(shù)據(jù)庫是館藏?cái)?shù)字化檔案全文能否有效利用的基礎(chǔ)和前提，所以要建好檔案目錄數(shù)據(jù)庫。其次，建設(shè)好標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案全文數(shù)據(jù)庫。一要選用成熟的檔案管理軟件系統(tǒng);二要選擇合適的、科學(xué)的存貯方式;三要選定通用、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式。

6.加強(qiáng)檔案宣傳，爭取資金投入，增強(qiáng)人才隊(duì)伍

檔案全文數(shù)字化工作的高效進(jìn)行，檔案館一方面要努力建立檔案信息化工作體系，加強(qiáng)檔案信息化工作宣傳力度，爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視、支持檔案信息化工作，從而加大投入檔案建設(shè)資金，保證檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)資金;另一方面要加強(qiáng)檔案管理工作人才隊(duì)伍的建設(shè)，招聘檔案、信息技術(shù)專業(yè)人才，加強(qiáng)在崗檔案人員信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，通過“走出去，請進(jìn)來”以及實(shí)踐中自學(xué)的方式，讓他們熟悉并掌握信息技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用，加強(qiáng)信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)的綜合運(yùn)用能力，使他們在實(shí)踐中成長為檔案信息化建設(shè)的優(yōu)秀人才。

本文系廣東省檔案局檔案科技項(xiàng)目[YDK-61-2013]、湛江市科技局科技攻關(guān)項(xiàng)目[2010C3110011]、湛江師范學(xué)院人文社科項(xiàng)目[QW1219]

（作者單位：嶺南師范學(xué)院）endprint