淺析高校檔案全文數字化工作的問題與對策

周美蘭

檔案數字化建設是檔案信息化建設的重要內容和實現條件，因此，檔案數字化工作成為檔案管理部門實施檔案信息化建設的重要目標。筆者就高校檔案全文數字化工作實踐過程中存在的一些問題進行分析研究與思考，并提出應對的具體策略，旨在順利推進高校檔案全文數字化工作。

一、高校檔案全文數字化工作存在的問題

1.檔案全文數字化價值界定缺失

檔案全文數字化價值的界定是檔案全文數字化經濟效益和社會效益的保證。不少高校在檔案數字化的過程中，存在盲目跟風，界定不到位的現象。在數字化過程中，易簡單地把各類檔案通過掃描等信息處理技術錄入數據庫，而沒有考慮到檔案利用的種類和頻率，以及檔案利用者的需求。

2.檔案全文數字化設備投入嚴重不足

在高校檔案館中，普遍存在檔案部門經費投入不足，軟、硬件設備簡單等問題較突出。因資金所限，設備投入不足，大多數較重要的檔案無法進行全文數字化，譬如，基建檔案圖紙、書畫作品檔案等。同時，由于數字化的信息具有海量存儲、異地查詢、方便利用等優點，對存儲和運行的基礎設施的要求較高，需配置高性能的軟、硬件基礎設施，以保障其在存儲與運行中的穩定、安全。

3.檔案全文數字化技術力量相對薄弱

在許多高校檔案館中，檔案工作人員配置編制不足，且大多數的檔案人員都是工作中轉崗的，檔案專業和信息管理專業畢業的較少，檔案、信息技術復合型人才就更為缺乏。大多數檔案人員都只受過檔案專業在職培訓，只通過了專業技術人員的計算機應用能力考試，普遍存在現代技術水平和能力都偏低，信息素質不高，信息處理能力不強，信息技術水平低，信息獲取能力差等不足。

4.檔案目錄數據庫與全文數據不能有效掛接

很多的檔案館都存在數字化的目錄數據庫和全文數據不能有效掛接的問題，出現了找不著或不好找、不好用的問題，也存在著數字化的檔案量較多，但是能上網利用或能上互聯網利用的相當有限，檔案數字化的利用效益沒能體現，而且會出現數字化返工的情況，如此就造成了財力、物力、人力的損失。如何實現目錄數據庫和全文數據一一對應地有效掛接，形成完備的檔案信息數據庫，從而實現全文查詢，是檔案全文數字化要解決的一個技術問題。

二、高校檔案全文數字化工作實施策略

從數字化程度看，高校檔案全文數字化包括三個層面：一是檔案目錄的數字化。二是檔案的全文數字化。檔案全文數字化又包括館藏傳統介質檔案的數字化和將正在形成的電子文件及時歸檔保存兩個方面內容。三是檔案目錄數據庫與全文數據的掛接。因此，高校檔案全文數字化的有效實施，需要做好以下幾項工作：

1.先行建設文件級目錄數據庫

運用計算機技術，利用檔案管理系統，加強檔案目錄數據庫建設，建好檔案文件級目錄數據庫，實現文件級目錄機檢，能夠有效提高檔案檢索速度、檔案查準率、查全率，提高檔案查詢和利用的效率與檔案檢索利用服務質量，推進檔案信息資源共享。因此，按統一數據和格式標準，將檔案文件目錄錄入計算機檔案管理系統，建立檔案文件級目錄數據庫是檔案數字化工作的首要任務。

2.堅持“優先搶救，急用先上，逐步深入”原則

檔案信息化不等同于檔案數字化，更非全部館藏檔案全文數字化，因此，我們應當本著科學的態度，堅持“優先搶救，急用先上，逐步深入”的原則，通過嚴肅的鑒定，認真鑒別全部館藏檔案全文數字化的必要性和可行性，有重點、分步驟的實施檔案全文數字化工作。即優先對因特殊原因破損、褪色、霉變的檔案進行搶救性數字化，加工成電子檔案保管。并根據檔案利用的實際情況，以檔案利用者的需求為導向，優先把利用率高的檔案全文數字化。

3.踐行“存量數字化，增量電子化”目標

檔案全文數字化，一是對原有的館藏傳統物理介質檔案進行數字化，即通過掃描等技術將原有的物理介質載體檔案進行處理，實現數字化轉換。這是清還舊帳。根據優先搶救利用、逐步深入擴展的原則，確定分期分批數字化檔案的全文掃描與數據庫存儲，逐步實現“存量數字化”。二是對正在形成的電子文件按統一標準和數據格式，進行歸檔保存，做到完整、準確、真實、有效。因此，要做好電子文件的歸檔管理工作，對目前各部門形成的應歸檔電子文件進行全面、系統的收集整理，保證歸檔文件的準確、真實、完整和有效，從而達到“增量電子化”。

4.正確決策數字化“外包”與“內包”

目前，檔案數字化加工有“外包”和“內包”兩種實施方式。“外包”即將檔案全文數字化加工外包給專業公司，依靠外包公司的技術力量和工作人員來對檔案進行全文數字化加工。“內包”即靠檔案館自身的力量來對檔案進行全文數字化加工。至于是選擇外包還是內包，各高校檔案館應根據各自的實際情況，從資金、質量、安全和保密、人員素質、館藏實際等方面，本著降低成本、提高效率、保證質量、安全保密等原則，作出最符合館情的選擇。

5.實現檔案目錄數據庫與全文數據的有效掛接

檔案數字化工程成敗的關鍵是檔案目錄數據庫與全文數據的有效掛接。那么，如何才能有效實現檔案目錄數據庫與全文數據批量、快速的掛接？首先，建設好標準化、規范化檔案目錄數據庫。目錄數據庫主要由檔案代碼、類別、題名等組成，能夠鏈接或指向所要查找的檔案內容。檔案目錄數據庫是館藏數字化檔案全文能否有效利用的基礎和前提，所以要建好檔案目錄數據庫。其次，建設好標準化、規范化的檔案全文數據庫。一要選用成熟的檔案管理軟件系統;二要選擇合適的、科學的存貯方式;三要選定通用、統一的數據格式。

6.加強檔案宣傳，爭取資金投入，增強人才隊伍

檔案全文數字化工作的高效進行，檔案館一方面要努力建立檔案信息化工作體系，加強檔案信息化工作宣傳力度，爭取學校領導重視、支持檔案信息化工作，從而加大投入檔案建設資金，保證檔案信息化建設專項資金;另一方面要加強檔案管理工作人才隊伍的建設，招聘檔案、信息技術專業人才，加強在崗檔案人員信息技術的學習，通過“走出去，請進來”以及實踐中自學的方式，讓他們熟悉并掌握信息技術在檔案工作中的運用，加強信息技術與檔案業務的綜合運用能力，使他們在實踐中成長為檔案信息化建設的優秀人才。

本文系廣東省檔案局檔案科技項目[YDK-61-2013]、湛江市科技局科技攻關項目[2010C3110011]、湛江師范學院人文社科項目[QW1219]

（作者單位：嶺南師范學院）endprint