淺談醫院檔案的歷史發展及構成特點

張慧利

檔案資料來源于人們生產與生活的各環節，以聲音、文字、圖像等形式為載體，記載有效信息資源，不僅記載人類的過去，對保護必要信息起著重要作用。隨著網絡、信息技術的發展，傳統檔案管理模式已無法適應新形勢下檔案管理工作的變化。本文立足醫院檔案管理層面，主要分析醫院檔案的歷史發展，闡述其構成特點。

一、醫院檔案的歷史發展

第一階段，材料立卷階段。1950～1970年間，是醫院檔案管理的第一階段，主要采取文書立卷方式，整理各種文件材料，工作人員對檔案進行簡單鑒別，對于有保存價值材料進行分類與整理，形成文書立卷保存。在這一時期，對于檔案保存與利用，尚未形成統一制度與規章，檔案管理是一種無序狀態。

第二階段，機關檔案管理階段。1970～1985年間，各大型與中型醫院均成立機關檔案室，明確規定職能部門必須集中、統一管理文書檔案，機關檔案室就是專門負責檔案管理的部門。在1970～1979年間，主要針對會計檔案、文書檔案。從1980年開始，科技檔案納入管理體系。該階段的管理特點：全宗管理、檔案編研納入管理體系，醫院重視檔案管理，各種硬件、軟件設施投入力度加大，檔案管理職責得以落實，庫房管理進一步強化。

第三階段，綜合檔案管理階段。從1986～1990年間，各個大型、中型醫院均構建了綜合檔案室，集中、統一管理各門類檔案，某些檔案由部室保存，建立家族式管理模式。在這一階段，綜合檔案室領導進一步強化檔案管理職責、辦法與制度。檔案管理基本實行了集中化管理，分類大綱編制較為統一，檔案管理逐漸科學化、規范化，醫院更加注重檔案編研、利用。

第四階段，信息化管理階段。隨著信息技術不斷發展與普及，信息技術被廣泛應用于醫院檔案管理中，檔案實行信息共享制度，提升檔案利用價值、收集率。從二十一世紀開始，在醫院醫療活動、管理活動中，信息技術的不斷應用，信息化時代的到來，醫院檔案管理工作也逐漸信息化，通過信息化技術，集成系統、數字化開發檔案信息，對于編目、鑒定、歸檔、檢索等程序，均實現了全數字化管理，進入了無紙化時代，主要包含資料、工作流程、信息檢索、信息利用、檔案管理人才培養的信息化。

二、醫院檔案的構成特點

首先，建檔歷史長。其一，鴉片戰爭之后，教會醫院涌現。新中國成立之后，教會醫院收歸國有，經過改造之后成為人民醫院。其二，在1904年，中國紅十字會的成立，催生了紅十字醫院，全國各地均設立紅十字醫院分院。其三，建國初期，省級醫院、市級醫院、縣級醫院等創辦，構建了三級醫院網絡體系。其四，在改革開放影響下，民營、國外資本逐漸進入醫療體系，成立外資醫院、合資醫院與民營醫院。根據醫院設立狀況而言，大部分醫院是在建國初期成立，某些大中型醫院是經過教會醫院改造產生。隨著這些醫院的成立，檔案管理也就產生了，長達數百年歷史。

其次，門類、載體豐富。對于國家出資創辦的公立醫院，屬于事業單位性質，同時也是為患者服務的醫療機構。所以，其檔案類別，既包含基建、科研、人事、文書等檔案，又海涵了科研、設備、病理、病歷、實物、磁盤等技術性檔案。可以說，不管是檔案載體還是門類，在醫院體系中均十分豐富。

再次，檔案數量大。經過長期實踐，醫院收集了大量資料，保存了諸多檔案。根據檔案管理要求，人事、會計、基建、文書等檔案管理、保存較為完整。按照醫療服務、醫療活動要求，膠片、病理、病歷等檔案保存較為完整。建國以來，許多醫院檔案保存一直延續至今，某些醫院病歷檔案保存了幾百萬冊。

第四，檔案關聯性較強，形成周期較長。對于醫院的膠片、病歷、科研等檔案，形成過程較長，檔案之間的關聯性較強。（下轉第47頁）（上接第48頁）例如某項科研，由立項開始，一直到研究、鑒定與結題，再到評獎程序，大約要花2～8年時間。待課題完全結束之后，科研檔案方可歸檔、立卷。可以說，檔案形成周期和課題研究呈相關性。再例如病歷檔案，當患者到醫院檢查、治療一次，即形成一份病歷檔案，對相關檔案進行檢查，方可完整反映患者的身體變化、治療情況，醫生查閱患者的相關病歷檔案，能為患者治療提供依據，對患者診斷、治療具有極強的關聯性。

第五，涉及面較廣。在醫院建設、發展、服務等實踐過程中，逐漸形成了醫院檔案，涉及了醫院各項醫療工作與活動，服務對象涉及面極廣。醫院檔案能夠為醫學科學、患者群眾、醫院發展所服務，為醫院院史記錄、年鑒編研等工作，提供詳細材料，為醫院文化建設奠定良好基礎。在某些大型醫院的病歷檔案中，記錄了醫院、中國、世界首例罕見病案。以協和醫院為例，記載了全肺、賁門癌等切除手術病案，可以說是活著的歷史。根據相關統計表明，三級醫院的病歷檔案為患者提供了上萬次復印、查閱等服務，為部門檢查與評審等提供依據。

在新形勢下，為滿足時代需求和發展醫院檔案事業，必須提高醫院檔案科學化管理水平，完善檔案管理機制，強化檔案管理現代化建設，提高信息化水平，強化檔案管理人員的工作能力，轉變檔案管理服務方式等多種路徑，有效提高醫院檔案管理科學化水平。

（作者單位：秦皇島市婦幼保健院）endprint