基于信息化的工程建筑檔案管理方法探析

陳耀芬

建筑工程檔案是建筑工程中的重要組成部分，并貫穿于建筑工程項目的整個過程，對工程建設中的施工及管理資料進行保存，真實反映工程建設的具體情況，利用價值極高。但是目前我國的工程建筑檔案管理工作依舊沿用傳統的手工管理模式，一旦出現檔案資料保存不當、遺失、缺損等問題，將給工程施工單位及檔案管理單位造成極大損失，阻礙工程建筑項目的發展。現階段，隨著建筑行業發展速度的加快，行業內競爭的激烈，對建筑工程單位的自身管理要求也越來越高，促使建筑工程檔案管理工作向系統化、標準化和規范化等方面發展。

一、工程建筑檔案的特點及管理現狀

1、工程建筑檔案的特點

工程建筑檔案能綜合反映出工程項目的所有內容資料，它不但包括工程項目的方案設計，各項合同和協議書，上級部門的審批文件，征地、拆遷及安置的文件，施工現場的水文地質和氣象文件資料等，而且還儲存建筑項目建設中主要資料，如施工中使用材料的質量證明文件、試驗報告資料、開竣工的報告、圖紙會審、設計變更和技術交底等;同時還有監理方與其他第三方的資料、竣工圖和施工總結等重要文件。建筑工程資料的特點包括：⑴一次性：因建筑工程項目自開始到結束屬于一次性操作，故與之匹配的建筑工程檔案，也是自工程開始到竣工結束都只有一套;⑵確定性：建筑工程檔案將貫穿于建筑工程的整個過程，是建筑項目建設變化的見證，故建筑工程檔案具備真實性、完整性，明確地記錄著工程的情況;⑶實用性：建筑工程檔案能反映出工程建設的真實情況，具備保存及使用的價值。不但是項目后期的管理、維修和擴建的主要依據，而且也可作為同類型的項目建設參考的依據，故其實用性較強。

2、工程建筑檔案管理的現狀

（1）信息化建設緩慢

盡管我國已經逐漸加快建筑工程建設檔案信息化的建設步伐，但是對其的關注及投資力度還較小，不能滿足社會經濟的發展需求。在工程建筑檔案的信息化建設中，因大部分工程建筑檔案均源于不同的地方，所以信息比較分散，無法對其實行統一、規范的管理。另外，盡管工程建筑檔案管理信息化建設已經受到越來越多的人的關注，但是多數工程建筑檔案管理單位在實際工作中，依然存在側重于實體工程建筑的檔案管理，而忽視檔案信息化建設的問題，對工程建筑檔案的信息化，并未采取積極的措施進行完善，導致信息化建設緩慢的現狀。

（2）信息化建設動力不足

現階段，工程建筑檔案信息化建設一直處在起步階段，因此，在實際的信息化操作過程中，還會出現諸多的不足，這是由于工程建筑檔案在實際的信息化建設中，并未出現針對性較強的群體，從而導致工程建筑檔案管理信息化建設比較緩慢。另外，缺乏信息化建設人才也是導致工程建設檔案管理信息化建設動力不足的主要原因。加上檔案管理者不重視工程建筑檔案管理的信息化建設，因此，在具體操作中出現不盡心或者不關心的現象，導致工程建筑檔案管理信息化建設在實際工作中無法發揮出真正的功用，缺乏真實性及可靠性。

二、基于信息化的工程建筑檔案管理方法

隨著我國工程建筑行業的不斷發展，越來越多的建筑單位認識到工程檔案管理信息化建設的重要性，如規范檔案資料的儲存方式、方便檔案資料的查詢等，因此，加大工程建筑檔案管理信息化建設的關注力度，并完善工程建筑檔案管理的信息化基礎配置，能提高我國工程建筑檔案的管理能力。

1、增強工程建筑檔案管理的現代化意識

工程建筑檔案是建筑工程中重要的組成部分，它能直接反映出工程建筑的施工狀況、質量安全和工程進展等。但我國的工程建筑檔案管理方法比較落后，信息化建設速度比較緩慢，因此，與實際建筑工程的發展脫軌，跟不上時代的發展，實用性和有效性得不到充分發揮，無法為工程建筑提供時效性較強的檔案資料。為了提高工程建筑檔案管理的有效性，可在工程建筑檔案管理信息化建設中添加部分現代化的元素，如借鑒網絡技術，建立電子信息庫，以方便檔案管理和傳遞。也可將工程建筑檔案管理與信息化建設實行有機結合，改變傳統工程檔案管理中手抄寫和書架儲存的模式，從而避免實物保存中破損、腐蝕后無文件參考的局面。建立一套科學合理的工程建筑檔案信息化管理模式，能加快工程建筑檔案管理的工作步伐。

2、加大對管理人員的培訓力度

檔案管理人員需全程參與到工程建筑檔案管理中，并做好建筑工程檔案的收集、分類、保存等工作，因此，檔案管理人員的業務技術、綜合素養和職業操守等，均會對工程建筑檔案管理工作的可靠性和科學性產生影響。但是，目前在工程建筑檔案管理過程中，依舊沿用傳統的管理模式，管理方式比較落后，已經不能滿足我國社會經濟的發展需求。因此，加大對工程建筑檔案管理人員的培訓力度，轉變其落后的管理方式，提升管理人員的綜合素質，成為目前提升工程建筑檔案管理效率的最佳方式，也是實現我國工程建筑檔案管理信息化的關鍵環節。工程建筑檔案管理單位需為管理人員提供學習信息化技術的機會，或者定期派遣專業的信息化管理人才對管理人員實施技術培訓，提升管理人員的信息化管理能力;管理單位還需引進先進的管理理念和方式，強化工程建筑檔案管理人員的工作意識，建設一支專業技術強、信息化操作熟練、綜合素質高的人才隊伍，為工程檔案管理的信息化建設的成功奠定基礎。

3、加強工程建筑檔案庫的信息化管理

想要對工程建筑檔案管理工作實施規范化、系統化的管理，實現信息的共享，就要加強工程建筑檔案庫的信息化管理建設。將需實施歸檔的工程建筑檔案，按照統一格式向檔案管理系統提交，并由系統實施自動歸檔。歸檔后需將檔案資料保存在數據庫的平臺內，確保工程建筑檔案信息化建設系統具備統一性，讓檔案資源能實現共享。另外，檔案管理數據庫還需實現自動化，并在數字化系統中將檔案資料標明其存放位置，從而實現快速檢索。

4、強化信息化管理的安全意識

科技信息的迅速發展，不但能給工程建筑檔案管理更多的管理途徑，而且能大幅度提高我國工程建筑檔案信息化的管理效率，實現現代化管理。但是日新月異的信息化發展，也為競爭對手及不法分子提供窺探工程建筑檔案的機會，工程建筑檔案信息化存在不安定的因素，檔案管理單位不重視檔案保密工作等，都將會導致檔案外泄，給施工企業及檔案管理單位帶來巨大的損失，不利于建筑行業的穩定、健康發展。因此，相關的檔案管理部門需在實施工程建筑檔案信息化建設中，將工程建筑檔案內的重要內容進行加密處理，運用計算機操作技術，提高機密工程建筑的檔案管理工作的可靠性和安全性，把工程建筑檔案信息化管理與實際工作有機結合在一起。另外，在工程建筑檔案管理信息化建設中，還需注重對紙質工程建筑檔案的保管力度，使工程建筑檔案管理更加科學合理。

在信息化的基礎上實施工程建筑檔案管理建設，不但能提高工程建筑檔案管理的有效性，而且能確保建筑工程項目實施過程的安全性及可靠性。但是目前我國的工程檔案管理信息化尚處在起步階段，還存在諸多的不足之處，因此，建筑工程檔案管理單位在今后的發展中，還需遵循建筑行業進行信息化發展的規章制度，并借鑒國內外先進的管理知識和經驗技術，解決檔案管理中出現的問題，推進工程建筑檔案管理信息化建設向前發展。

（作者單位：韶關市南楓建設有限公司）endprint