數字檔案的安全防護探析

董延延

（華北水利水電大學，河南 鄭州 450011）

數字檔案的安全防護探析

董延延

（華北水利水電大學，河南 鄭州 450011）

隨著信息技術廣泛地應用，數字檔案成為檔案工作的主體。數字檔案由于受到載體和外界各種因素影響，安全性和穩定性不太好，所以數字檔案要做好安全防護工作。

數字檔案；數字檔案的優點和弊端；工作中采取的措施

當今社會已經進入了信息時代，計算機、互聯網已進入社會生活的方方面面，改變著人們的生活方式、工作方式、思維方式，也在改變著檔案工作的各個方面，從收集檔案到整理檔案，特別是查閱檔案都在依賴計算機和網絡技術。國家檔案管理部門在檔案事業發展規劃中，把檔案數字化建設的重要性和具體目標都明確地提了出來。在實際工作中，計算機網絡技術已經普遍應用，文件的形成也由紙質文檔變成了電子文檔，文件的存儲由磁盤、光盤也已經變成了移動硬盤。電子文件歸檔整理后形成了數字檔案，由于存儲形式的變化，數字檔案受到技術因素和外部環境因素的影響，很容易受到損害，也容易受到電腦病毒等不確定因素的威脅，所以，數字檔案要做好安全防護工作。

1 數字檔案的含義

數字檔案內容主要是由于檔案數字系統的建立和檔案數字化加工工作而形成的數字載體檔案。檔案數字化系統是現代化的信息管理體系，依托檔案管理軟件通過網絡收集文件材料，整理后輸入管理系統，方便檢索利用。檔案數字化系統結合了檔案管理的各個業務環節，實現文書檔案、科技檔案等各類檔案的數字化管理，并且提供完整的電子文檔和網絡查詢利用，可以與辦公自動化系統及其他外部系統相連接，形成更加完善和高效的現代化信息管理平臺。

檔案的數字加工是整個系統的基礎工作，具體包括收集文件、原件整理、掃描加工、質量檢查、分盤刻錄、轉換掛接、建立目錄數據庫和檔案全文數據庫、檔案數據的存儲與備份。數字檔案的文件形式很多，有WORD文檔格式、PDF格式、還有音頻格式、視頻格式。所以，數字檔案是依托檔案管理系統，通過信息技術收集、掃描，并可以通過管理軟件進行傳輸、閱讀的文件。這個概念說明了數字檔案的基本特征，一方面是電子文件信息是以二進制代碼記錄和表示的，因為它是借助計算機生成和傳輸處理的，這是電子文件和紙質文件的根本區別。另一方面數字檔案是檔案的一種類型，他具有檔案的各種屬性，與傳統的紙質檔案處理程序相同，具有檔案的用途和效力。

2 數字檔案的特點

2.1 數字檔案優點

2.1.1 確保檔案歸檔及時完整

通過電子文件歸檔和檔案數據庫建設，歸檔部門的工作人員直接在網上通過檔案數字化系統進行電子文件的上傳收集歸檔，由于檔案部門在歸檔的源頭做好電子檔案收集工作，從而確保歸檔文件收集齊全完整，文件格式符合規范要求，減少了檔案部門重復勞動，避免了資源的浪費。不論檔案館的規模如何壯大，形式上如何多樣性發展，檔案的收集和整理功能永遠是檔案館的基本功能。檔案部門將具有保存價值的文件材料接收過來，并經過規范的整理形成檔案。

收集是檔案工作的起點，沒有收集就沒有檔案。檔案收集工作做不好，整理工作不規范就不會有完整的檔案，就不會有健全的檔案工作。及時地收集檔案并按照規定整理檔案，編制檢索工具，保管檔案，做好檔案的統計和利用是檔案部門的工作任務和崗位職責。數字檔案形成后，文件由原來的紙質載體擴展成為電子的、光盤的、聲像等數字化的載體，它一方面極大地擴展了檔案館的信息儲存功能，也把檔案收集、檢索的功能極大地提高了。

2.1.2 確保紙質檔案安全

檔案信息化后，檔案管理的模式由原來的以紙質檔案、實體檔案保管作為重點，擴展到了不同載體的數字檔案管理模式。與傳統的文件資料形式相比較，數字檔案更便于保存、管理和查詢，并且可以利用網絡進行快速遠程搜索傳遞，從而提高檔案管理和利用效率，降低檔案管理成本。由于遠程檢索替代入庫檢索、機讀檢索代替手工檢索，減少了對紙質檔案的翻閱，避免了使用中的自然磨損，保證了紙質檔案的完整無損，提高了保存質量，延長了保管期限，從而確保了紙質檔案的安全。

2.1.3 提升檔案館的工作水平

數字檔案館不同于傳統的檔案館，是采用現代高科技支持的數字信息系統，是對信息資源組織管理的一種全新現代化模式。它改變了傳統檔案館信息資源不靈活、不便使用的狀況，成為檔案信息資源集中，宜于查詢利用的、大規模的知識信息中心。數字檔案館的服務特點將由傳統的手工檢索、實地查詢轉變為通過寬帶互聯網技術查詢，向廣大的網絡用戶提供豐富多彩的數字檔案信息內容，實現檔案信息的高效性、實用性和共享性。檔案信息化建設通過網絡平臺可以與辦公系統相銜接，實現檔案檢索的遠程化，方便查詢和利用，更好地為檔案管理工作服務。檔案信息化建設提高了檔案部門的管理水平和工作效率，提升檔案館的建設水平，對整體形象的提升和發展壯大是有力的支撐。工作人員可以更好地把有限的時間和精力投入到檔案的收集和整理工作中，為檔案工作奠定堅實的基礎，不斷豐富館藏，從而提高檔案館的核心競爭力。

2.2 數字檔案的缺點

2.2.1 數字檔案安全性不穩定

相比于紙質檔案，數字檔案的安全性、穩定性比較差。數字檔案立卷后，容易受到在高溫、灰塵、磁場、紫外線和有害氣體的影響，質量不穩定。同時數字檔案具有人工不可識別，對設備依賴性強，易更改且更改后不留痕跡，所以數字檔案的安全性防護工作更重要。

2.2.2 數字檔案易受攻擊

由于數字檔案本身性質特殊，信息和載體都具獨立性，檔案信息可能會受到網絡病毒和電腦黑客的攻擊或惡意銷毀。而數字檔案的存儲載體也容易受到外部各種因素影響而損壞，同樣會導致文件打不開，而無法使用。數字檔案雖然很先進，同樣也很脆弱，所以，必須采取各種措施，運用先進的科學技術手段保護數字檔案，確保數字檔案的安全。

2.2.3 數字檔案永久性存儲受限

目前，許多檔案部門都在選擇一定的數據格式去存儲已經形成的電子文件、電子檔案等數據資源，并希望這些信息能夠長期有效保存下去。但是，信息技術發展速度很快，硬件設備和軟件系統更新換代的速度也很快。例如：磁盤的壽命也比較長，然而最初記錄信息的計算機已經更新換代了，一些早期的磁盤信息已無法讀取。因此，檔案部門必須解決數字檔案永久性存儲的問題，一方面使得信息技術持續快速更新，一方面使得數據信息和元數據的長期保存和有效讀取。

3 數字檔案的安全防護

3.1 完善數字檔案管理制度

要確保數字檔案的安全，首先要制定一套完善的管理制度。要針對數字檔案的特性，仔細研究周密考慮，制定完善實用的操作規范和管理規定。如在歸檔工作中制定數字檔案歸檔的格式規范、鑒定標準、備份要求、安全保密規范等制度。同時細化電子文件信息采集、管理、存儲格式標準執行細則，使電子文件的管理更具有操作性。

3.2 數字檔案建設和傳統紙質建設統一起來

數字檔案立卷后，受載體性質和外界條件所限，性質不太穩定，為了檔案的安全，應當把數字檔案建設和傳統紙質檔案建設統一起來。把紙質檔案建設作為重要的基礎工作，紙質檔案是檔案的原始材料，具有檔案的基本特性和法定憑證作用，是數字檔案沒有辦法取代的。紙質檔案在管理中已經形成嚴密科學的管理制度，只要做好傳統的“八防”工作，質量和保管期都很穩定，可以彌補數字檔案的不足。數字檔案存儲量大，可以遠程檢索查閱，便于利用，可以彌補紙質檔案信息運用不靈活的狀況。同時，電子檔案在利用過程中可以檢驗紙質檔案歸檔整理的完整性和科學性，二者相互推進相互依賴共存。在歸檔工作中實施雙軌制的模式，即在歸檔時同時就有紙質檔案和數字檔案兩種載體的文件形式，使檔案工作安全有序進行。

3.3 合理規劃數據庫建設

數字檔案形成后就要存儲到數據庫中，數據庫建設是信息化的基礎工作，首先要建立目錄數據庫，方便檢索，其次要建設全文數據庫，把永久保存要求的檔案文檔掃描錄入，有利用要求時直接通過管理系統調出來打印即可。同時根據不同檔案的特點要求和工作重心建立專題數據庫和特色數據庫。通過合理規劃，統籌布局，建立格式完備，數據充實的檔案數據庫，實現單位內部共享，提高檔案的利用效率。

3.4 重視數據庫的安全性控制

為了確保數字檔案的安全，要做好數據庫的安全控制。在檔案查閱時，首先要有一定的權限設置。如在一個單位，檔案工作人員的權限設置是只要輸入自己的姓名和密碼就可以調取查閱所有的檔案，對非檔案工作人員，根據部門的不同、職位的高低分別設置一定的查閱權限，在檔案管理系統中根據IP地址或者職工工號進行權限設置，非檔案工作人員在查閱檔案時，管理系統可以自動識別，自動配置查閱范圍，既方便檔案的查閱利用，又能保證數字檔案的安全。

3.5 做好數字檔案的異地備份

異地備份是將數字化的檔案數據在另外的地方同時保存一份可用的副本，此副本的使用不需要做數據恢復，可以立即投入使用。在計算機應用的過程中，可能會受到病毒和黑客的攻擊，或者受到自然災害、設備損毀等事件，已經數字化的檔案信息需要有相應的保護措施，以保障檔案信息化系統的連續運行，保證檔案工作的正常秩序。異地備份是對災難進行預防建設，是危機管理的一部分。檔案數字化備份應該有周詳的計劃準備，尤其是重要的檔案。同時配合目前最新的信息技術，提出最佳的存儲介質和備份方案。在備份計劃建立以后，還必須反復測試，并隨時調整、加以改進，確保數字檔案隨時能投入使用。

3.6 采用新技術積極防護

針對數字檔案的不穩定性和易受到外部因素影響的特性，要采用現代信息技術手段進行積極防御。目前，網絡技術很發達，病毒很隱蔽，黑客的技術水平也很高，但是，科學技術也在發展進步，數字檔案的安全防護就需要及時采取新的科學技術手段進行防御。如采用數字簽章技術、數字水印技術、數字加密技術、PDF技術、時間印章技術等確保檔案的有效性；采用防火墻技術、入侵檢測技術、隔離網閘技術、存取權限技術等確保訪問和傳輸安全；采用安全漏洞和病毒檢測技術和及時清理措施確保數字檔案系統的環境安全。同時也要預防高溫、光、潮濕、灰塵、有害氣體、霉菌的影響和破壞，確保數字檔案的存放安全。通過一系列有效嚴密的措施保障數字檔案的安全。

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G270.7

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1671-0037（2014）11-60-2

董延延（1973-），女，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。