檔案館成為政府信息公開中心的SWOT分析

黃珊 李瑩

（鄭州大學信息管理學院，河南 鄭州 450001）

檔案館成為政府信息公開中心的SWOT分析

黃珊 李瑩

（鄭州大學信息管理學院，河南 鄭州 450001）

本文運用SWOT分析法分析檔案館成為信息公開中心存在的優勢、劣勢、機會、威脅，從而依靠優勢，客服劣勢，利用機會，規避風險，提出針對性策略，為我國檔案館成為信息公開中心提供借鑒與幫助。

檔案館；政府信息公開中心；SWOT分析

檔案館既是政府信息的重要保管場所，也是政府服務人民群眾的一個窗口。本文所提的檔案館是指國家檔案館，也就是公共檔案館。運用SWOT分析法分析檔案館成為信息公開中心的優勢、劣勢、機會和威脅，提出針對性策略，可為我國檔案館真正成為政府信息公開中心提供借鑒與幫助。

SWOT分析法是由美國舊金山大學的管理學教授韋里克（We ihrich）于1982年突出來的，SWOT是英文strength（優勢）、weakness（劣勢）、opportunity（機會）、threat（威脅）的縮寫，SWOT運用系統學原理，對組織的優勢、劣勢、機會、威脅進行分析，制定或修改組織的經營戰略，使組織目標、管理意識、經營方法等適應組織及其變化。

1 檔案館參與政府信息公開中心的內部條件分析

1.1 優勢（Strengthen）

1.1.1 檔案館的館藏優勢。檔案館館藏主體是政府檔案信息資源，檔案館接收來自各個行政機關的現行文件，并且擁有大量的過往政府信息，權威性強。據統計，我國政府掌握80%的信息，而其中有60%的政府信息保存在檔案館，因此檔案館在政府信息公開服務中占重要地位，得到社會公眾的較大認可[1]。

1.1.2 檔案館的實踐——現行文件服務中心。20世紀90年代末期，我國檔案館探索建立了一種新型檔案信息服務機構——現行文件服務中心，作為參與政府信息公開服務的一種過渡形式[2]。主要收集政策性、法規性、公益性、服務性現行文件，通過檔案館閱覽室、檔案信息網站向社會公眾提供利用。

1.2 劣勢（Weakness）

1.2.1 一些行政機關想檔案館移送主動公開的政府信息不及時、不完整、影響了政府公開信息查閱服務。部分行政機關對政府信息移送工作不重視，自覺性、主動性不夠，檔案館沒有提出統一的移送要求，也沒有對行政機關政府信息移送數量進行統計核實，再加上檔案館與政府信息主管部門協調配合不夠等因素導致檔案館雖然規定了政府公開信息的報送制度，但在實踐中常出現報送不及時、不完整的情況，且報送的多是法規性文件，量少質差[3]。

1.2.2 在使用手續和使用方式上，雖然限制性不多，但已公開政府信息利用率較低。根據相關法律規定，公民可以不受阻攔地利用已經公開的政府現行文件。但是，公民在有特定需求時，首先想到的是到有關政府機關的網站上查詢相關文件和信息，沒有多少人會想到檔案局館網站上集中有所有政府機關的已公開現行文件和信息，因此，到檔案館設立的政府公開現行文件利用中心或登錄檔案網站查閱政府公開信息的用戶自然不多。

2 檔案館成為政府信息公開中心的外部環境分析

2.1 機會（Opportunity）

2.1.1《政府信息公開條例》明確規定，檔案館是政府信息公開中心的查閱場所。《條例》第三章第十六條規定：“各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，并配備相應的設施、設備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利”；“行政機關應當及時向國家檔案館、公共圖書館提供主動公開的政府信息”。至此，各級國家檔案館履行為政府信息公開服務的職責得以確立[4]。

2.1.2 檔案館參與政府信息檢索工具的編制工作，不僅減少社會成本，還可以提高政府信息公開的時效。《條例》第19條規定行政機關應當編制政府信息公開指南和政府信息公開目錄。按照規定，這項工作不應該由行政機關來做，并不是檔案館，但是政府信息公開的時間成本和經濟成本上考慮，檔案館應該有能力參與政府信息檢索工具的編制工作。

2.1.3 明確檔案館為政府信息公開中心，在法律上具有執行的可行性。美國在政府信息公開方面形成了一套行之有效、頗具特色的運作模式：實行“兩個統一”，一是統一的信息公開窗口——“聯邦記錄”，二是統一設立政府信息公開窗口的管理機構——聯邦記錄辦公室。這套模式是通過《聯邦記錄法》固定下來的，在全國范圍內遵照執行。對照“聯邦記錄辦公室”與“檔案與文件署”的相互關系，在我國就是國家綜合檔案館（局）與其下屬的現行文件閱覽中心[5]。

2.2 威脅（Threaten）

2.2.1 其他的信息公開渠道的競爭。根據《條例》規定，中國當前的政府信息公開渠道主要有政府公報、政府網站、政府新聞發布會、廣播電臺、電視、報刊、國家檔案館、公共圖書館、行政服務中心、行政機關辦公場所、基層群眾組織活動場所、書報亭等公共活動場所、政府信息公開服務熱線等十幾種渠道[6]。根據傅榮校在《政府信息公開渠道的對比分析》分析可知：政府網站是公眾獲取政府信息的主要渠道，它的時效性強，且有良好的在線服務、政民互動等環節，能很大程度上滿足社會的公開服務。

2.2.2 公眾的心理定位。公眾對于檔案的印象大多停留在“神秘”“機密”，“秘而不宣”“館內秘藏”等字眼上，所以，公眾對檔案館的印象也蒙上了一層神秘的色彩，公眾選擇在“有事情”“逼不得已”的情況下才去檔案館。所以說，雖然近年來檔案館也提出了休閑利用服務，但效果并不理想。而檔案館的近親——圖書館，近年來的休閑利用服務搞得如火如荼，節假日門庭若市，這說明圖書館的親民形象已經深入人心，而檔案館做得還遠遠不夠。

2.3 對策

2.3.1 針對某些行政機構向檔案館移交的政府公開信息不及時，不完整的問題，檔案館應該加強相關法律的貫徹落實，另外還有加強與移交主管政府信息公開部門的溝通，爭取他們的支持，并作為政府信息公開工作聯席成員單位。為了確保行政機關的工作的及時性與完整性，需要對移送至檔案館的政府公開信息進行統計，并最終納入各行政機關的績效考核中。

2.3.2 檔案館的接收范圍應與政府信息公開的范圍一致，檔案網站應與政府網站實現鏈接和信息共享。為了更好地服務公眾，檔案館的接收范圍可以盡量與《條例》中的公開范圍保持一致，加大政府公開信息的收集力度，除國家有明確規定不能公開的，對其他涉及公民權益的相關文件材料，均應列入收集范圍，確保政府信息的齊全完整。在利用服務方面，除了提供無障礙的已公開政府信息目錄和全文數據庫查詢外，檔案網站的已公開政府信息查詢欄目下可以鏈接所有政府網站的公開文件查詢系統。同時，建議在各個政府網站也鏈接有關檔案網站政府已公開文件查詢系統，實現檔案網站與政府網站的關聯性鏈接和互通以及信息資源共享。

2.3.3 檔案館可以與其他信息公開渠道優勢互補。社會組織和公民利用政府網站公開信息是第一選擇，這是檔案館短期內難以改變的。但各個政府部門網站只公開自身的有關信息，不會涉及其他政府部門。而檔案館網站是各個政府公開信息的蓄水池，信息內容具有全面性和利用的關聯性，這是檔案部門的優勢所在。除了通過與政府部門的合作，在檔案網站和政府網站實現相互鏈接外，也可以與圖書館聯合，建立檔案網站與同級圖書館網站的鏈接，還應當充分利用大眾傳播媒介進行宣傳。另外，檔案館也要做好基礎設施建設，完善便民、親民的政府信息公開環境。

2.3.4 檔案館應該加強宣傳和教育，告訴公眾可以來檔案館查詢政府信息。檔案館應該首先打破公眾的神秘意識，可以通過創新檔案宣傳工作，將檔案宣傳工作推向前端，主動舉辦一些政府信息公開的展覽，還可以與大眾傳播媒體相結合，檔案機構的領導可以做客某些訪談節目，零距離的與公眾接觸，宣傳檔案館在政務信息公開中的成就。另外檔案館還可以印發一些小冊子，告知公眾可以在檔案館查詢到哪些方面的政府信息。

[1]羅賢春，黃俊鋒.面向政府信息公開的公共圖書館與檔案館合作機制研究[J].國家圖書館學刊，2013（05）：3-8.

[2]譚必勇，張瑩.歐美國家檔案館參與政府信息公開的路徑及其啟示[J].檔案學通訊，2010（06）：34-37.

[3]張敏，王霞.對國家檔案館在政府信息公開工作中所扮演的角色的思考[J].檔案學通訊，2010（04）：11-14.

[4]魏玉玲.基于?政府信息公開條例?實行下的檔案館政府信息公開服務工作研究[J].檔案學研究，2008（01）:8-10.

[5]王運彬，王小云.檔案館在政府信息公開中的地位探討[J].檔案學研究，2005（06）：42-44.

[6]傅榮校，郭嘯笑.政府信息公開渠道的對比分析[J].電子政務，2013（02）：87-93.

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1671-0037（2014）05-59-1.5