辦公自動化對檔案管理的影響分析

李莉鳳

（濮陽市職業中等專業學校，河南 濮陽457000）

辦公自動化對檔案管理的影響分析

李莉鳳

（濮陽市職業中等專業學校，河南 濮陽457000）

檔案管理現代化的原動力來自辦公自動化，在辦公自動化的背景中，檔案管理會自覺的順應這種轉變，以此來適應現代化管理的需求，這一點可以從檔案管理的種種轉變中得到體現，要深層次認識該變化，才能更好地駕馭現代檔案管理工作。

辦公自動化；檔案管理；影響

1 辦公自動化使檔案載體的科技化含量增大

辦公自動化中各種非紙質媒介的出現使檔案載體不但形式多樣化，而且內涵的科技成分也增大了[1]。檔案管理工作已經從傳統單純的文本檔案管理模式，逐漸變化為多門類、高信息量的綜合存儲方式。計算機的使用把辦公業務納入了可以相互聯動的網絡之中，公文的傳輸和存儲能夠脫離開紙質載體，以軟盤和硬盤以及網絡為媒介實現快速傳輸、隨時存檔；刻錄機，掃描儀的使用把文件載體從紙質形式轉換成電子文檔形式，檔案在此影響中產生了新的門類——非紙質載體的電子檔案。電子照相機、錄音機、攝影機的出現促使了以膠磁材料為載體的聲像檔案的產生[2]。

2 辦公自動化使檔案材料更加規范和完整

辦公自動化使檔案的形成過程速度加快，效率提高，過去單純依靠手工形成的材料大大減少。在計算機、打印機、復印機、掃描儀等現代化辦公器械出現之前，文件材料從起草到修改、成文全部是手工，文件的格式、字體以及所使用的紙張，書寫工具，字跡的顏色等方面難以統一和規范，形成的檔案資料形式上比較散亂，為整理和保存帶來相當大難度，而且材料的形成和傳輸速度慢，傳輸面積受局限，復印機、打印機以及數據庫和文字錄入系統的使用，使這些困擾迎刃而解，現代公文從形式上看：紙張、字體、格式的使用都非常規范化，相應之下，產生的檔案材料也是規范化的。

3 辦公自動化使檔案檢索的功能更加強大

過去傳統的檔案檢索一般靠手工，檢索速度較慢，并且因為有人為因素的干擾，很容易出現偏差。辦公自動化使檢索能夠擺脫手工，最大程度的避開了人為因素影響。如機讀檢索目錄的出現，使檔案的檢索功能得到了巨大的提升，與手工檢索效果相比涇渭分明：一是檢索范圍廣，利用機讀檢索可以擴大檢索范圍，在更廣闊的適宜范圍內精準查找到最終目標；二是檢索速度快，計算機檢索速度是人工檢索不可比擬的，同一個檢索目標，用手工機需要十幾分鐘，而用計算機可以縮短到幾秒鐘，檢索速度發生了飛躍的提升，最大程度縮短了查找耗時，使利用者能快速找到目標；三是準確率高，機讀檢索排出了外界以及人為的干擾，以計算機為媒介，在特定的軟件環境下檢索更為準確。

由于檢索功能的增強，使檔案的查閱利用過程變得簡單、易行、快捷，這些因素極大的激發了檔案利用者的信心，破解了利用過程中的種種不便，提升了檔案利用率。

4 針對變化現代檔案工作所應有的對策

文件是檔案的前身，文件處理和信息管理方式、方法的變革必然對檔案管理產生重大影響[3]。

對于檔案工作者而言，過去，檔案的整理和利用基本上全靠手工，辦公自動化程序以及在其影響下出現的電子檔案、聲像檔案、科技檔案載體等，要求檔案工作者要有駕馭它們的知識和能力，所以現代檔案管理人員要適應上述影響帶來的變化，就應該具備這幾個方面的能力：一是諳熟計算機的操作和使用。熟悉計算機的應用技術，了解計算機程序的一般運行規律，能對計算機作一般性的維護工作?，F代檔案管理技術已與計算機技術水乳交融、密不可分，離開它的輔助，會給檔案管理帶來諸多不便。二是具有熟練操作自動化辦公系統的基本技能。如：利用光盤技術和多媒體技術解決檔案體積不斷膨脹帶來的重重困難；利用掃描儀進行文檔形式的轉換；利用現代化通訊技術實現檔案信息傳遞網絡化；熟悉各種電子表格、電子文檔的制作、輸入和編寫技能；熟悉數據庫的應用等。三是熟練掌握電子檔案的管理程序。能獨立操作電子檔案的管理，利用自動控制與檢索設備進行電子檔案的歸檔、整理、保管、鑒定，查找，并實現文檔管理一體化。在選擇檔案管理軟件時必須選擇已通過檔案管理機構許可和認證的系統軟件。四是能夠利用計算機進行目錄的編制、索引、檢索等一般的業務管理。對于檔案基建工作而言，要從財力上加強檔案信息化建設的投入，完善各種自動化辦公設施的購置，只有硬件建設完善，才能使后續工作跟得上，檔案工作者也只有接觸到這些設備才能去主動的學習其操作技能。

[1]王燕.檔案管理的辦公自動化初探[J].三門峽職業技術學院學報，2012，2.

[2]宋自珍.辦公自動化給檔案管理帶來的新挑戰[J].廣東檔案，2011，12.

[3]徐國良.辦公自動化與檔案管理[J].浙江檔案，1993，6.

G271

A

1671-0037（2014）02-47-1辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。在當代辦公自動化普及的辦公環境中，檔案管理的諸多方面都深受其影響，檔案管理者要通過分析和思考這些影響帶來的變化，尋找傳統檔案管理中需要變革的一面，從知識層面和思想層面上做出適當調整，才能順應現代檔案管理工作中的新變化，有效提升檔案工作質量。

2014年1月7日。

此文為河南省檔案局科研課題《中職學校檔案資源利用研究》（2013-R-19）內容

李莉鳳（1970-），女，檔案館員，研究方向：檔案管理與利用研究。