淺析信息系統(tǒng)項目管理中的溝通管理

劉潤龍

（大連廣播電視大學,遼寧 大連　116021）

淺析信息系統(tǒng)項目管理中的溝通管理

劉潤龍

（大連廣播電視大學,遼寧 大連116021）

摘要：隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的高速發(fā)展，伴隨著全球經(jīng)濟一體化的進程，信息系統(tǒng)的應用越來越廣泛，大型的項目的需求旺盛。大型項目的開發(fā)中涉及的資源范圍越來越廣，而其中人員的不確定性是最大的，溝通管理的重要性不言而喻。項目要想高效率的完成，在很大程度上依賴于涉及人員的良好溝通。本文在介紹信息系統(tǒng)特點的基礎上,分析了信息系統(tǒng)開發(fā)中存在的溝通問題,并提出通過建立和規(guī)范信息系統(tǒng)開發(fā)的溝通機制,促進人員的溝通,從而提高信息系統(tǒng)開發(fā)項目的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)；干系人；溝通機制；反饋機制

信息系統(tǒng)項目的溝通管理包括以下四個過程：溝通計劃編制、信息分發(fā)、績效管理、干系人管理。這四個過程是相輔相成不可分割的，不能孤立存在。溝通管理的目標就是要保證項目的有關(guān)信息得到及時、準的提取、收集、傳播、存儲以及最終進行處置，保證信息系統(tǒng)項目團隊內(nèi)外部的信息暢通。信息暢通不僅僅是自上而下的暢通，還要保證自下而上的暢通，做到信息發(fā)送有反饋，對反饋的信息的再反饋等，形成良好的信息溝通氛圍。

1　信息系統(tǒng)項目溝通管理的特征

信息系統(tǒng)項目溝通管理具有以下特征：

（1）復雜。每一個大型信息系統(tǒng)項目的建立都與大量的公司、人員等密切相關(guān)，也就注定了相關(guān)項目干系人員組成的復雜。

（2）統(tǒng)。信息系統(tǒng)項目是復雜的系統(tǒng)，所牽涉的人員、部門和單位復雜多變，所以溝通管理必須從整體利益出發(fā)，運用系統(tǒng)的思想和分析方法，全過程、全方位地進行有效的管理。

2　信息系統(tǒng)項目溝通管理的重要性

對于整個項目來說，要科學的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制信息系統(tǒng)項目的實施過程，就必須進行充分、良好的信息溝通。具體來說，主要有以下幾方面的作用：

（1）決策和計劃的基礎。

（2）組織和控制管理過程的依據(jù)和手段。

（3）建立和改善人際關(guān)系是必不可少的條件。

（4）項目經(jīng)理成功領(lǐng)導的重要手段。

3　信息系統(tǒng)項目溝通管理過程

3.1信息系統(tǒng)項目溝通計劃編制

信息系統(tǒng)項目溝通計劃編制作為信息系統(tǒng)項目溝通管理的第一個過程，其核心是為了明確信息系統(tǒng)項目干系人的溝通需求，確定滿足這些需求的技術(shù)，制定信息系統(tǒng)項目的溝通計劃，這些工作是確保信息系統(tǒng)項目溝通順暢的基礎；由于信息系統(tǒng)項目干系人眾多，如何識別出重要的信息系統(tǒng)項目干系人及其需求，是制定信息系統(tǒng)項目溝通策略的關(guān)鍵。此處我們把信息系統(tǒng)項目干系人分為內(nèi)部干系人和外部干系人。在信息系統(tǒng)項目溝通管理過程中，既要重視信息系統(tǒng)項目團隊內(nèi)部的溝通，更要重視信息系統(tǒng)項目團隊的外部溝通，并且往往與信息系統(tǒng)項目團隊之外的干系人溝通更加重要。

3.2信息的分發(fā)

信息分發(fā)就是把信息及時地分發(fā)給信息系統(tǒng)項目利益相關(guān)者，其中不但包括實施溝通管理計劃，而且還包括對預料之外的信息索取要求的回復。發(fā)出信息者負責信息的清楚、準確，以便信息到底接受者時正確無誤，而信息的接收著要保證信息被完整、正確地理解。

信息發(fā)布的成果主要有：經(jīng)驗教訓記錄、項目記錄、項目報告等、項目演示介紹、利益相關(guān)者的反饋、利益相關(guān)者通知、變更的請求等。

3.3績效管理

績效報告是將收集的信息系統(tǒng)項目績效信息提供給信息系統(tǒng)項目干系人，為信息系統(tǒng)項目干系人做出判斷和決策提供依據(jù)，績效報告包括信息系統(tǒng)項目狀態(tài)、信息系統(tǒng)項目進展情況和信息系統(tǒng)項目預測三個方面的內(nèi)容；信息系統(tǒng)項目干系人管理實際上是對信息系統(tǒng)項目干系人的期望進行識別、管理和影響，確保信息系統(tǒng)項目成功。績效管理又是指識別、衡量以及開發(fā)個人和團隊績效，并且使這些績效與組織的戰(zhàn)略目標保持一致的一個持續(xù)性過程。

3.4信息系統(tǒng)項目干系人管理

信息系統(tǒng)項目干系人管理是以滿足信息需求者的需求并解決信息系統(tǒng)項目干系人之間的問題。積極地管理信息系統(tǒng)項目干系人，提高了信息系統(tǒng)項目因為干系人指甲存在未解決的問題而偏離的可能性，提高操作人員的能力，避免他們在信息系統(tǒng)項目進行期間分崩離析。項目經(jīng)理通常負責信息系統(tǒng)項目干系人的管理。

4　反饋機制

反饋是干系人對接收到信息所作出的反應。反饋是項目溝通管理成果的重要檢查依據(jù)，是評估溝通管理成功與否的重要因素。通過反饋機制溝通發(fā)起人可以確認相關(guān)干系人是否正確理解了溝通信息，同時也有助于項目經(jīng)理對干系人的溝通需求有更加準確的了解。按照控制理論，反饋可以分為正反饋和負反饋。

4.1正反饋

正反饋是干系人對所獲得信息的作出的正向的積極的反饋。表明了干系人對所獲得信息的正確理解與認可。

4.2負反饋

負反饋是干系人對所獲得的信息作出的反向的反饋。表明了干系人對所獲得的信息不認可，這是溝通發(fā)起人應該對溝通進行再次確認。這其中有兩種可能：第一種可能是干系人對發(fā)送的信息理解有誤，此時溝通發(fā)起人應該對信息作出更加明確的說明或解釋；第二種可能是發(fā)送的信息存在錯誤，此時溝通發(fā)起人應該對項目的信息進行確認和更新，對信息的錯誤的來源進行分析和判斷，并對此形成的項目變更等作出相應的動作。

不論正反饋還是負反饋，都表明了本次溝通的完結(jié)，體現(xiàn)了本次溝通是有效的溝通。

5　結(jié)語

通過以上分析我們可以得出：溝通其實是一門學問，是人與人之間的相處。溝通是信息交流的重要手段，是信息系統(tǒng)項目管理的生命線，它是一種管理的重要工具，應用好這個工具能使本單位的管理流程更加通暢，信息交流更加充分，從而高效的實現(xiàn)信息系統(tǒng)項目管理的目標。

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