歸檔文件目錄著錄問(wèn)題分析和業(yè)務(wù)水平提高的探討

劉艷

摘? 要：歸檔文件的目錄著錄簡(jiǎn)要地表達(dá)了檔案的內(nèi)容和要素，高質(zhì)量的目錄著錄能提高歸檔文件的整理質(zhì)量，因此，通過(guò)問(wèn)題分析來(lái)全面提高歸檔文件的業(yè)務(wù)水平具有重要的意義。分析了歸檔文件目錄的質(zhì)量問(wèn)題，闡述了歸檔文件目錄常見(jiàn)的著錄錯(cuò)誤，并給出了全面提高檔案整理業(yè)務(wù)水平的方法。

關(guān)鍵詞：歸檔文件;目錄著錄;著錄錯(cuò)誤;業(yè)務(wù)水平

中圖分類(lèi)號(hào)：G272.6 ????????????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A?? ????????????文章編號(hào)：2095-6835（2014）23-0113-02

1? 歸檔文件目錄質(zhì)量問(wèn)題分析

歸檔文件目錄不單是一種基本的檢索工具，更是檔案整理工作成果的一部分。歸檔文件目錄著錄的標(biāo)準(zhǔn)和要求有其特殊性，與我國(guó)在1983年頒發(fā)、1996年修訂的《檔案著錄規(guī)則》所規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求有很大不同，《檔案著錄規(guī)則》所規(guī)劃的是檔案電子檢查工具。但兩者也有很多相同點(diǎn)，歸檔文件目錄著錄要素有文號(hào)、備注、題名、責(zé)任者、件號(hào)、頁(yè)數(shù)和日期7個(gè)項(xiàng)目。在歸檔文件目錄的著錄過(guò)程中，基層檔案人員在題名、責(zé)任者、文號(hào)、時(shí)間等方面經(jīng)常出現(xiàn)失誤和錯(cuò)漏，影響了文件歸檔工作的整體質(zhì)量。

筆者選取了10個(gè)不同機(jī)關(guān)2007—2011年5個(gè)年度的歸檔文件目錄，并對(duì)其進(jìn)行了質(zhì)量統(tǒng)計(jì)分析。這些目錄共計(jì)27 558條，排除保管期限鑒定錯(cuò)誤，就著錄錯(cuò)誤進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，共有2 133條著錄錯(cuò)誤，占總條目的7.75%. 其中，責(zé)任者錯(cuò)誤占20.13%，文號(hào)錯(cuò)誤占15.20%，題名錯(cuò)誤占59.93%，日期錯(cuò)誤占2.41%.題名、責(zé)任者、文號(hào)、日期等這幾個(gè)項(xiàng)目在歸檔文件目錄著錄過(guò)程中會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤，而核心要素題名錯(cuò)誤最多。如果我們認(rèn)清發(fā)生錯(cuò)誤的類(lèi)型和原因，重點(diǎn)糾正檔案整理人員的著錄錯(cuò)誤，就能有效提高歸檔文件目錄著錄質(zhì)量和檔案整理質(zhì)量。

2? 歸檔文件目錄常見(jiàn)著錄錯(cuò)誤與規(guī)范

2.1? 題名的著錄錯(cuò)誤與規(guī)范

題名又稱(chēng)標(biāo)題、題目，是歸檔文件要素的核心，反映了歸檔文件材料的主要內(nèi)容;是表達(dá)檔案中心內(nèi)容、形式特征，并區(qū)別于另一檔案的名稱(chēng)，也是檔案二次信息最重要的信息元素;為歸檔文件目錄的必要著錄項(xiàng)目，是檔案檢索的重要途徑，是快速、高效檢索檔案的關(guān)鍵。在實(shí)際整理操作中，題名著錄常見(jiàn)的錯(cuò)誤有以下幾種：①題名中出現(xiàn)的“我省”“我市”“我鎮(zhèn)”“我單位”“本單位”等含混不清的字眼沒(méi)有改為具體的省、市、鎮(zhèn);②文件題名有“通知”“函”“會(huì)議通知”“警告”“合同”“協(xié)議”等文種信息的，沒(méi)有根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后;③文件題名包含會(huì)議記錄、年度計(jì)劃總結(jié)、目標(biāo)管理責(zé)任書(shū)、工作臺(tái)賬、各類(lèi)報(bào)表、大事記等信息的，沒(méi)有標(biāo)注所屬年份;④本單位或本單位人員未列在題名中的機(jī)構(gòu)設(shè)置、任免文件、表彰文件、勞模名錄、介紹信等，也未在題名后將本單位和本單位人員列出。

2.2? 責(zé)任者的著錄錯(cuò)誤與規(guī)范

責(zé)任者是指對(duì)檔案內(nèi)容負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫(xiě)責(zé)任者使用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)，責(zé)任者多的，可適當(dāng)省略，原文上沒(méi)有的，要經(jīng)考證后補(bǔ)上。常見(jiàn)錯(cuò)誤有：①兩個(gè)責(zé)任者以上連用的時(shí)候，第二個(gè)或第三個(gè)前面沒(méi)有哪一級(jí)政府的名稱(chēng)，比如“市財(cái)政局、科技局”這種情況。②同一單位名稱(chēng)前后不統(tǒng)一，上一條是“某市財(cái)政局”，下一條是“市財(cái)政局”，另有一條可能就是“財(cái)政局”。著錄時(shí)，應(yīng)該用固定的名稱(chēng)。由于責(zé)任者欄目較小，所以提倡用通用簡(jiǎn)稱(chēng)。③聯(lián)合發(fā)文、責(zé)任書(shū)、合同、協(xié)議等文件材料有兩個(gè)或以上責(zé)任者的，只列出一個(gè)。

2.3? 文號(hào)的著錄錯(cuò)誤與規(guī)范

文件編號(hào)是文件制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)。文件編號(hào)包括發(fā)文字號(hào)、科研試驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類(lèi)文件的統(tǒng)編號(hào)、圖號(hào)等。文件編號(hào)常見(jiàn)錯(cuò)誤有文件順序號(hào)不是阿拉伯?dāng)?shù)字小寫(xiě)，文件編號(hào)中間的小括號(hào)、中括號(hào)混用，文件編號(hào)中間未寫(xiě)年份，將不是文號(hào)的內(nèi)容也著錄在文號(hào)欄目中等。文件編號(hào)一般只有一個(gè)，照原文著錄即可。對(duì)于沒(méi)有意義的代字所形成的文件編號(hào)，包括兩種情形：代字是總號(hào)的一律不予著錄;只有文件順序號(hào)第X號(hào)的，著錄時(shí)要?jiǎng)h除。

2.4? 時(shí)間的著錄錯(cuò)誤與規(guī)范

文件材料的時(shí)間著錄相對(duì)容易，不易產(chǎn)生錯(cuò)誤，文件形成時(shí)間以制發(fā)文件所形成的時(shí)間為準(zhǔn)，由8位數(shù)字組成，年份4位，月份2位，日期2位，例如“20130303”。一般來(lái)說(shuō)，哪一年的文件，它的文件編號(hào)、文件形成時(shí)間、歸檔年份應(yīng)該屬于同一年份。但在實(shí)際中，一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征，包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、收文日期等。有的表式、臺(tái)賬等沒(méi)有時(shí)間，容易造成檔案著錄人員出錯(cuò)。著錄時(shí)間項(xiàng)時(shí)，應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)，據(jù)以判斷文件所屬年份。對(duì)于計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年份的文件，統(tǒng)一規(guī)定為按文件簽發(fā)日期判定文件所屬年份，跨年份辦結(jié)的文件以辦結(jié)年份的日期著錄。例如，2013年形成的2012年工作總結(jié)，應(yīng)著錄2013年;2012年制定、2013年生效的法律法規(guī)，應(yīng)著錄2012年;2013-01收到的2012-12上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，應(yīng)著錄2012年;2013年制定的文件，針對(duì)2012年表彰的先進(jìn)集體和個(gè)人，應(yīng)著錄2013年。

3? 全面提高檔案整理業(yè)務(wù)水平

歸檔文件目錄是檔案整理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其質(zhì)量是檔案整理整體質(zhì)量的綜合反映。檔案整理還有文件保管期限鑒定、文件清理裝訂、蓋章、填寫(xiě)檔號(hào)、裝盒等工作內(nèi)容，提高歸檔文件目錄的著錄質(zhì)量?jī)H是提高檔案整理質(zhì)量的一項(xiàng)內(nèi)容，提高歸檔文件目錄質(zhì)量有賴(lài)于檔案整理工作其他業(yè)務(wù)質(zhì)量的提升。

3.1? 歸檔文件的收集工作質(zhì)量

歸檔文件收集齊全，歸檔文件經(jīng)系統(tǒng)整理后呈現(xiàn)出有機(jī)的邏輯關(guān)系，在歸檔文件目錄中著錄的文件也條理、清晰、有序。

3.2? 歸檔文件材料的質(zhì)量

歸檔文件的題名、時(shí)間、責(zé)任者等要素齊全、正確、規(guī)范，檔案標(biāo)引著錄才能準(zhǔn)確、規(guī)范。歸檔文件質(zhì)量差，時(shí)間、題名等缺失，需要考證的內(nèi)容多，檔案標(biāo)引著錄產(chǎn)生謬誤的可能性就會(huì)增加。

3.3? 歸檔文件的價(jià)值鑒定質(zhì)量

歸檔文件的一次鑒定是與檔案整理同時(shí)進(jìn)行的，檔案保管期限是作為檔號(hào)流水編號(hào)的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，因此，歸檔文件目錄中檔案價(jià)值鑒定是否準(zhǔn)確不僅是歸檔目錄質(zhì)量的一個(gè)衡量要素，更是檔案整理質(zhì)量的一個(gè)重要指標(biāo)。檔案人員要全面領(lǐng)悟和理解文件材料產(chǎn)生機(jī)關(guān)的職能流程，歸檔文件收集、整理辦法和檔案標(biāo)引著錄工作系統(tǒng)要求。檔案主管部門(mén)要加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)力度，及時(shí)將最新的指導(dǎo)思想、業(yè)務(wù)規(guī)范、整理技巧傳達(dá)貫徹，使本地區(qū)的檔案工作與最新、最高標(biāo)準(zhǔn)保持一致。檔案著錄的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)在于滿(mǎn)足檔案本身的保管需求、查檔者的利用需求、檔案工作者的管理需求，只有提高檔案著錄質(zhì)量，才能確保檔案信息著錄的完整性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性。歸檔文件目錄的著錄是一個(gè)活動(dòng)過(guò)程，要準(zhǔn)確捕獲、分析、組織和記錄用以確認(rèn)、管理、查詢(xún)和解釋的歸檔文件材料、產(chǎn)生背景及生成文件的系統(tǒng)信息，以形成對(duì)著錄單位及其組成部分的準(zhǔn)確表述，保證著錄信息的對(duì)應(yīng)性、一致性。這個(gè)過(guò)程包括了對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征的分析、對(duì)需儲(chǔ)存檔案線(xiàn)索的選擇和對(duì)選擇結(jié)果的記錄。這個(gè)過(guò)程并不簡(jiǎn)單，只有不斷提高檔案管理的理論水平和實(shí)際操作能力，才能在檔案整理過(guò)程中制作出優(yōu)質(zhì)的歸檔文件目錄。

4? 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，歸檔文件的目錄著錄中有題名著錄錯(cuò)誤、責(zé)任者著錄錯(cuò)誤和文號(hào)著錄錯(cuò)誤等問(wèn)題，我們要結(jié)合相應(yīng)的規(guī)范來(lái)解決這類(lèi)問(wèn)題，以提高歸檔文件整理的業(yè)務(wù)水平，提高歸檔文件整理的質(zhì)量，保證歸檔文件的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]朱銀剛.填寫(xiě)歸檔文件目錄應(yīng)做到“三要”“三不要”[J].檔案天地，2002（05）.

[2]倫鳳梅，吳衛(wèi).如何用WPS Office打印歸檔文件目錄[J].黑龍江檔案，2006（08）.

〔編輯：王霞〕

Archive Files Directory Cataloguing Problem Analysis and Operational Level to Improve

Liu Yan

Abstract： Contents bibliographic archive file briefly express the contents and elements of files， directories with high quality finishing record can improve the quality of archive files; therefore， to comprehensively improve the level of business archives through problem analysis has important significance. Analysis of the quality of the archive directory， elaborated common bibliographic archive file directory errors， and gives an overall improvement in the level of business archives finishing methods.

Key words： archive files; bibliographic catalog; bibliographic error; level of business