企業情報工作建設實務

史新輝 張彥忠 劉須奎 馬圣森

（河北省科學技術情報研究院，河北 石家莊 050021）

企業情報工作建設實務

史新輝 張彥忠 劉須奎 馬圣森

（河北省科學技術情報研究院，河北 石家莊 050021）

企業要生存發展，須開拓創新，創新離不開情報的支持。企業應建立自己的情報中心，開展企業情報信息研究工作。本文提出企業情報工作建設，包括制度建設、網絡平臺、工作流程、隊伍建設和情報中心建設等幾方面。

企業；情報；信息；建設；方案

我國企業在世界經濟的賽場上參與市場競爭，其殘酷性顯而易見。一個有發展眼光的企業，如何能保持穩定向上的發展態勢，科技創新無疑是重中之重、核心之核，也就是說企業科技創新是企業生存與發展的有力保障。著名科學家錢學森曾說過，科技創新包括知識創新、技術創新和管理創新三個層面[1]，我國也明確提出“企業是技術創新的主體”。所以，我國企業應該通過管理創新，利用新知識新技術，為企業的技術創新服務，并持續提高企業的自主創新能力，推動企業快步地向前發展。

目前，我國大多數企業在生產決策中仍然以經驗判斷為主，缺乏情報意識，對情報不重視，沒有健全的情報體系。有的情報人員奇缺，情報分析能力低下；有的沒有專項經費，獲取情報的渠道和手段單一[2]。我國許多企業沒有建立自己的情報中心，也沒有開展企業情報研究工作，他們無曾體會情報在推動企業創新的過程中所能發揮的巨大作用。而國際上著名的企業集團，如蘋果公司、三星集團和微軟集團等都建有自己的情報中心，因為他們知道情報信息對企業生存的重要性，他們有這樣的認知：創新是企業生存的保障，情報是創新的助推劑。我國企業也應該有這樣的認知：企業要持續創新，必須重視情報信息的作用。本文主要探討企業如何開展情報研究工作。

1 企業情報工作的概念

現代社會是建立在信息發展和信息占有的基礎之上的。物質、能量、信息構成了客觀世界的三大要素，可以說沒有信息就沒有世界。人們逐漸意識到，信息甚至比物質和能源更為重要，它可以被人們獲取、識別、處理、轉換、傳遞、儲存、搜索和利用，并可以轉化為某種能量，發揮更大效能，創造更大的利用價值。企業是社會很重要的組成部分，一個英明的企業管理者應重視和利用信息的這種有序化所產生的巨大作用，為企業的發展助力。簡單地講，這種有序化的信息產品、知識產品就是情報。

從專業角度說，情報是利用與某一主題看似不相關的一系列信息為分析源，經搜集、整理、分析、總結后產生的信息分析產品。信息是無序化的，情報是對信息的有序化處理而得到的更有價值的信息。

企業情報工作的主要任務是：為企業的發展，進行經濟情報、政策信息、科技情報、競爭情報等的搜集、分析，產出情報產品，為企業的創新、研發、市場開拓、知識產權管理、發展戰略制定提供情報支持。企業情報工作應以情報中心人員為主、全員參與。企業情報工作應包括以下幾方面：

1.1 經濟情報

企業以提高經濟效益為目的，為滿足企業生存和發展的需要，利用一切手段，采用一切可以利用的技術和工具而搜集、整理的與本企業有關的市場信息、價格信息、發展趨勢等情況和材料。服務于企業的經濟發展目標的實現和發展方向的正確不偏航。

1.2 政策信息

利用文件和公開網絡，搜集與本企業發展有關的國家、省和地方經濟政策、創新政策、財稅政策等，為企業制度建設和發展戰略方向保駕護航。

1.3 科技情報

通過公開信息渠道獲取的有關科技發展、技術創新等的有用知識信息，包括科技論文、科技成果、專利信息、標準信息、科技報告等，并對這些知識信息進行分析加工成為更有價值的知識，為企業的技術研發和技術創新服務。

1.4 競爭情報

企業為了達到自己獲取利益和實現決策的科學性，取得市場競爭優勢，針對競爭對手，有目的地進行信息搜集、情報獲取、情報分析與研究，從而掌握市場動態，了解競爭環境，評估競爭對手、供應商和發展環境，開拓企業的發展思路，做到知己知彼，使企業在競爭中贏取優勢、掌握主動。

1.5 檔案管理

按照經濟情報、政策信息、科技情報、競爭情報四大類，按照保密分級建立資料檔案，有條件的可以建立自己的檔案數據庫，以備企業研發、創新人員方便地隨時查詢利用。

1.6 網站管理

為便于企業文化的建設，產品的銷售，用戶的反饋，以及與投資者的溝通，企業應建立自己的企業網站，該網站信息的上傳和網站的更新維護，也可以交由情報中心管理。

從企業發展戰略管理和科技創新需求的總目標全面考量，企業都應該建立自己的情報中心，開展情報研究工作。情報工作是企業生產經營全過程非常重要的一環，是企業創新最強有力的支撐平臺，是企業戰略決策、科技創新和市場營銷的智庫參謀。企業情報中心作為企業的神經中樞，應該成為企業的核心部門。企業情報工作應作為企業的重要業務，收集處理信息、分析綜合信息及傳遞反饋信息是其工作特點，以確保企業規避研發風險，正確戰略決策，實現發展目標。

2 企業情報工作的建設

企業情報工作主要以文獻收集、信息獲取、資料編輯、科技翻譯、文件檔案管理為主，信息采集主要通過文獻檢索、互聯網信息定制、信息采集、網絡搜索、會議收集、專家訪談、市場調查、企業微博等公開的渠道獲取。情報產品的產出一般采用總結概括、研究分析、推測預見、專利分析、文獻計量、風險分析等方法獲得。企業要開展情報研究工作，主要應從制度建設、管理網絡、工作流程、人才隊伍建設、情報中心建設等幾方面著手。

2.1 建立企業情報工作管理制度

企業應按照自身的生產特點和發展方向，制定企業情報工作管理制度。制度應明確該項工作的指導方針及目標，工作內容及范圍，工作要求及職責，情報人員培訓及管理，情報經費投入及支出管理，情報例會管理，技術檔案管理，技術和報告密級管理，政策識別及企業管理制度修訂，情報支持科技創新的獎懲管理等內容，用以指導和管理企業的情報工作。

2.2 健全企業情報工作信息管理網絡

企業應建立健全情報工作的支持網絡系統，全員參與情報工作。主管生產、研發和創新的負責人應主抓企業的情報工作，形成情報副總和CIO（首席情報官）[3]領導下，以情報中心為工作核心，全體技術人員和各崗位員工積極參與的情報工作體系。利用網絡及各種媒體，尤其是新媒體（如鮮果閱讀器）進行信息的獲取，并經通報初報、加工整理、研究分析等形成報告，提交企業管理層進行決策參考，或提交企業研發中心為技術創新服務。

2.3 完善企業情報工作規范流程

企業應建立并完善情報工作規范化流程，包括管理層的發展戰略及發展方向的技術預見和預測，情報人員的信息分析及情報報送，全員參與的企業科技創新因素識別及技術改造難題提案上報等。情報人員根據這三方面需求，進行專業性的文獻檢索和信息采集，并采用情報學方法對信息進行加工整理、概括分析、形成報告，經規范的報告上報手續和程序提交管理層和情報例會，并有例會記錄、反饋記錄和領導實施批示記錄，還應有實施效果和評價記錄。

2.4 壯大企業情報工作人才隊伍

目前國內許多高校都設置有情報專業，為社會提供了大量的情報人力資源，雖然社會上有些科技情報機構可以為企業提供情報服務，但為了企業的發展，和降低企業技術秘密外泄的風險，企業還是應該建立自己的情報人員隊伍。

2.4.1 企業應設立CIO職務崗位，帶領企業的情報人員開展情報研究工作。企業管理層應向企業全體員工闡明情報工作對企業創新的重要性，積極支持企業的情報信息研究工作，營造一個全員重視企業情報工作的良好氛圍。

2.4.2 企業情報中心的員工應具備良好的情報職業素養，勤奮好學，樂于接受新知識，緊緊圍繞企業的發展目標，緊跟管理層的所思所想，緊密聯系企業的科技創新，密切關注并服務于企業的發展目標而開展工作。中心員工應具備“T”字形知識結構[4]，不但要在本企業所涵蓋的專業技術領域有很好的文化功底，還應有很寬的知識面及專業技術外語文獻的閱讀和翻譯能力，以及能將知識融會貫通的能力。良好的溝通和學習能力是做好情報工作的最基本素質，中心員工應隨時溝通并了解全員的情報需求，包括管理層的戰略思想，研發人員的創新思維，崗位員工的技術需求。中心員工的語言組織能力、信息分析能力、報告撰寫能力和文本處理能力也是必不可少的。

2.4.3 企業全員應了解企業的技術發展狀況，在全員崗位技術培訓和操作規程培訓的基礎上，為企業的發展和技術改造提出問題提請情報中心和技術研發部門予以重視和解決，還應積極參與企業的崗位練兵和合理化建議活動，為企業的科技創新和發展目標的實現貢獻自己的力量。

2.4.4 企業要開展情報研究工作，企業應在管理機制上進行創新-建立自己的情報中心。

3 企業情報中心建設

企業情報中心的建設，是企業開展情報研究工作的前提。除了人員配備上應滿足上述要求外，最主要的是為滿足開展情報服務工作的需要，中心的硬件設施和情報工具等的配置。

3.1 網絡環境搭建

企業情報中心應該搭建自己的工作平臺，也就是企業情報信息網，該網應與企業網站和售后服務平臺進行物理隔離，以防內部信息和技術秘密的外泄。該平臺可以與企業內部的管理系統相銜接，便于文件和報告的傳輸，同時內部的其他人員也可經授權許可利用該平臺查找有關技術資料和信息。

企業情報中心工作平臺，即企業的情報信息平臺-企業情報信息網的建設，應采用局域網的形式將中心情報人員及管理層、技術層人員的工作電腦終端相連接，也可以增加一個無線路由器，通過WIFI信號與其他授權移動設備相連，使得信息傳輸更方便快捷。在工作平臺上還可安裝“騰訊通”社交軟件，便于企業相關人員的信息溝通和文件傳輸。

3.2 信息采集工作

企業的情報人員可利用工作平臺，開展情報信息的采集工作。企業情報來源于各類信息的概括、綜合、提煉和升華。而信息分為公共信息和技術信息兩大類，主要來源于公開的信息源，如各類網站、公開報道、各類媒體等。公共信息一般利用信息抓取工具批量采集，技術類信息一般由情報人員通過檢索的方式獲取。

公共信息的采集：公共信息一般包括市場信息、經濟信息、財稅信息、政策信息、管理信息等。采集的對象和目的網站可以是相關行業協會、國家發改委、科技部、財政部、新華社、人民網、行業市場網站、地方政府有關部門網站、目的企業網站等。企業情報人員可以利用這些網站，使用特定的信息采集（抓取）工具，進行公共信息的自動批量采集，采集的信息經后臺審核即可發布到本企業情報信息網，供情報人員使用，也可有選擇地發布到公司網站，供社會公眾使用。

技術信息的采集：企業情報人員可以利用領域或行業技術性網站進行檢索，查找獲取某一主題或與本企業生產、研發和發展戰略相關的科技文獻（主要是期刊、論文、專利）等技術信息資料，在發布到情報工作平臺的同時，還可經加工分析制作成研究報告成為情報產品，供企業采納實施。

3.3 技術信息收集[5]

企業情報人員主要的工作對象還是技術信息。技術信息的收集，一般是利用某些技術信息網站，通過檢索查詢，收集與本企業相關的技術文獻和信息，用于本企業的情報研究。企業應根據本企業的實際整合網站資源到工作平臺，便于檢索使用。本文簡單列出國內外主要的技術信息網站，供選擇使用。

3.3.1 國內技術信息

企業情報中心要順利開展工作，最基本的國內技術信息源必須具備。如：國家知識產權局（http：//www.sipo.gov.cn）、中國專利信息網（http：//www.patent.com.cn）、中國知網（http：//www.cnki. net）、維普資訊網（http：//www.cqvip.com）、萬方數據知識服務平臺（http：//www.wanfangdata.com.cn）、國家標準化管理委員會（http：//www.sac.gov.cn）和標準分享網（http：//www.bzfxw.com）。從這些網站可獲取國內專利、期刊論文、學位論文、會議論文、科技成果、標準文獻、技術圖書和工具書等技術信息，尤其是“標準分享網”可提供各種專業的電子版技術書籍、各種標準、各種圖紙和圖集、軟件教程等，可以說是技術人員的網上免費書店、免費圖書館。

3.3.2 國外技術信息

企業情報人員在工作中往往要進行國外技術信息的檢索收集，本文認為這些技術信息源應該具備，包括：Web of Science（科學知網，http：//Wokinfo.com）、美國專利商標局（http：//www. uspto.gov）、歐洲專利局（http：//www.epo.org）、世界知識產權組織（http：//www.wipo.int/portal/zh）、Delphion知識產權信息網（http：// www.delphion.com）、日本專利局（http：//www.jpo.go.jp）、加拿大知識產權局（http：//www.opic.ic.gc.ca）等。這些資源包括科研成果、科研資源、外文論文、世界各國專利等技術信息。

4 文獻檢索技巧和信息分析技術

文獻檢索：上述所列的各類技術信息網站，均提供文獻信息的檢索功能。不同的網站檢索入口和方法不盡相同，情報人員可以利用“百度”搜索相應網站的文獻檢索方法，或者參加由國家知識產權局和國家情報機構舉辦的知識檢索專業培訓班，提高檢索技能。一般來說，檢索方法分為模糊檢索、高級檢索和傳統檢索三種方式，情報專業人員，應采用由關鍵詞（檢索詞）進行邏輯組配而成的表達式“傳統檢索”方式進行文獻檢索和情報收集。

信息分析：通過利用這些信息資源，檢索獲取有關主題的文獻集，并對這些文獻進行著錄字段頻次的統計計量分析，經總結概括后可撰寫知識挖掘、技術預見、專利分析、技術戰略等信息分析報告。企業情報工作人員信息分析能力的提高也需經專業情報機構培訓[6]，且在情報工作實踐中逐步摸索即可熟練掌握。一般來說，文獻的計量分析是通過專用的軟件由計算機自動完成的，它可進行圖表的可視化輸出，使得情報人員能很直觀地對其進行解讀，從而方便地完成信息分析報告。當然，企業情報中心也可根據自研數據庫的字段結構開發自己的信息分析工具，個性化地開展信息分析工作。

5 企業數據庫建設

企業應根據自身生產特點和發展方向，建設企業自己的特色數據庫，以便企業進行知識積累、檢索查詢、追溯利用、信息分析等。

5.1 產品信息數據庫

涵蓋產品名稱、別名、英文名稱、型號、年產量、銷售量、每件利潤，如果是化學物質產品，還應該包括CAS號、分子式、化學結構式、純度、物理性質、化學性質（尤其是安全性）、銷往目的地、標準號等信息。如果是生產所用原料，還應包括供貨商、批號、日期、價格及其他質量指標等，使得企業在進行技術情報研究的同時，還可進行經濟情報信息的研究。

5.2 技術信息數據庫

利用采集的信息和檢索到的文獻建設技術信息數據庫，數據庫結構字段包括題目、作者、文摘、出處（時間、年卷期）等，還應該按照企業的需要做進一步的數據標引，如作者單位、國家、省、郵政編碼等信息，建設企業個性化的數據庫。

5.3 企業情報數據庫

將企業情報中心完成的情報產品和利用其他方式獲得的各類技術報告，經標引加工建設情報數據庫。

5.4 科技報告數據庫

將企業所承擔或參與承擔的科技項目、產品研發過程所產生的技術文件等，按照國家的要求，制作成科技報告，存檔建庫，備查。

應注意，在建設以上數據庫的時候要考慮這些數據庫的字段的統一性和兼容性，以便于情報人員的跨庫檢索和信息分析使用。

6 企業利用情報促創新發展壯大

企業情報中心是企業的神經中樞，企業情報網是情報工作平臺，情報人員是信息檢索和情報生產者，信息分析軟件是生產情報產品的工具。這樣，企業的情報研究工作就能順利開展起來了。企業應重視情報研究工作，利用情報促創新發展壯大。使企業在發展中不斷創新，在創新中求發展，在發展中求生存。創新離不開情報的支持。科技管理部門應出臺政策，支持引導企業開展情報研究工作。企業在產品開發、技術引進、技術改造、市場預測、市場營銷和企業管理中都應該把情報放到第一重要位置。企業在研發生產和技術創新中不僅要獲取政策信息、行業信息、市場信息和科技信息，甚至在原料采購、投資參股、投標競標等決策過程中，都面臨著產品價格、技術含量、供應商、銷售商，尤其是企業形象等方面的激烈競爭。所以，企業在各個環節都應重視情報信息的作用，善于利用情報促創新，使創新在企業生存競爭中實現價值，使企業在市場競爭中搶占先機，發展壯大。

[1]宋剛，錢學森.開放復雜巨系統理論視角下的科技創新體系——以城市管理科技創新體系構建為例[J].科學管理研究，2009（6）：1-6.

[2]呂著紅.民營中小企業競爭情報需求的特點[J].現代情報，2004（11）：192-193.

[3]汪建沃.企業穩健發展需要情報創新支撐[J].農藥市場信息，2013（9）：1.

[4]史新輝.查新工作管理中應重視的幾個問題[J].現代情報，2009（9）：185-190，194.

[5]史新輝，等.如何建立企業情報信息中心[J].企業管理，2014（7）103-104.

[6]史新輝，等.科技情報部門如何為企業的情報研究服務[J].科技與效益，1998（8）：39-41.

G351

A

1671-0037（2014）09-10-3

史新輝（1963.1-），男，本科，正高級工程師，研究方向：科技情報、科技創新、企業管理。