淺談Word文檔排版的一些技巧

王卓

(遼寧省勞動經(jīng)濟學校,遼寧沈陽 110045)

淺談Word文檔排版的一些技巧

王卓

(遼寧省勞動經(jīng)濟學校,遼寧沈陽 110045)

本文將介紹制作文檔目錄、文章的不同部分的分節(jié)等幾種Word文檔編輯排版方面的幾個技巧。

Word 編輯 排版 技巧

1 引言

我們經(jīng)常看到的書刊、雜志和報紙上的版面比較規(guī)范、美觀、能吸引人注意力的一些文章,其都是被文字處理排版軟件進行編輯過的。計算機里面的一些文字處理排版軟件已經(jīng)逐漸被人們在學習和工作中處理文字時所利用,而傳統(tǒng)的紙張和筆就已經(jīng)被這些排版軟件所代替了。Word是微軟公司推出的辦公軟件包office中的文字處理軟件,它能夠?qū)Ω鞣N各樣的文檔進行編輯排版,并且操作起來比較簡單,功能還比較強大。并且在我們國內(nèi)已經(jīng)被廣泛的流行使用十多年了,受到很大程度上的認可。但是根據(jù)調(diào)查,Word作為最基本被廣泛使用的文字處理軟件,只有20%的功能被用戶使用,而還有很大一部分的功能沒有被用戶所熟知和使用。因此,在這里本文以Word 2003為例介紹一下有關word 在文檔編輯和排版方面的一些比較實用的技巧。

2 對文章的不同部分分節(jié)

平時文章中都會有很多個章節(jié),那么對這些不同部分的章節(jié),在編輯時經(jīng)常的做法就是,經(jīng)過插入很多個空行的方法來另起一頁開始,其實這種做法是不對的,因為會導致在對文章進行修改時而重復排版,從而浪費時間。還有一種做法就是在一個章節(jié)部分結尾處插入一個分頁符進行分頁,而這種做法的弊端就是如果要設置不一樣的頁眉和頁腳的話,就不能實現(xiàn)了。

其正確的做法就是應該在相應的位置插入一個分節(jié)符,將不同的章節(jié)部分分成不同的節(jié),這樣就可以針對不同的節(jié)來分別進行設置。具體做法是把光標定位到下一個章節(jié)部分的標題文字之前,從“插入”菜單選擇“分隔符”命令,然后在該對話框中選擇“分節(jié)符”類型中的“下一頁”,這樣做之后就在這個光標處插入了一個隱藏了的分節(jié)符,該分節(jié)符實現(xiàn)既分節(jié),又分頁的功能,因為它將光標后面的部分又分成了新的一頁。

我們也可以采用上面的方法針對文章中的封面和目錄進行分節(jié)。給封面分節(jié)是先在文章的最開始部分先輸入文章的標題,接著在標題后面插入一個分節(jié)符；然后接著輸入文章的目錄,再在目錄后面插入一個分節(jié)符,這樣就分別給文章的封面和目錄做了分節(jié)設置。默認狀態(tài)下分節(jié)符是不顯示的,我們可以選擇工具欄上的“顯示/隱藏編輯標記”按鈕來設置顯示分節(jié)符符號。要想刪除已經(jīng)插入好的分節(jié)符,可以先選定該分節(jié)符,然后單擊刪除鍵即可,刪除了分節(jié)符之后,兩個分節(jié)就變成一個節(jié)了。

3 給文章不同的分節(jié)設置不一樣的頁眉

我們在給文章設置頁眉、頁腳的時候,應該選擇從文章開始往后進行設置的順序進行設置,一般是封面和目錄不設置頁眉,這樣就先把光標定位在文檔開始處,選擇“視圖”菜單中的“頁眉和頁腳”命令,首先顯示的是在第一分節(jié)中進行設置頁眉,由于第一分節(jié)和第二分節(jié)是封面和目錄不需要設置頁眉,就可以選擇“顯示下一項”按鈕,在這里設置第三分節(jié)頁眉的時候,先選擇“與上一節(jié)相同”按鈕來取消這個“同前”功能,為了避免和第二分節(jié)的頁眉一樣,然后再輸入第三分節(jié)頁眉的文字內(nèi)容即可。同樣方法在后面的分節(jié)中分別設置不同的頁眉即可。最后單擊“關閉”按鈕。頁眉的文字下面默認會有一條橫線,去掉的方法是進入頁眉編輯狀態(tài)選擇文字,然后進入“邊框和底紋”對話框去掉橫線即可。

4 插入目錄

可以為文檔添加目錄,我們可以選用像“標題1”至“標題9”這樣帶有級別的樣式去插入目錄,這種插入設置方法比較方便。首先將光標定位在需要添加目錄的位置,然后選擇“插入”菜單中的“引用”選項中的“索引和目錄”選項,在“顯示級別”中設置目錄的顯示級別,在這個設置中可以體現(xiàn)目錄的細化程度。分別對應級別1~9。還可以選擇“格式”選項中的類型來設置目錄的外觀形式。通常用默認的“來自模板”即可。以這種方法插入的目錄其實是以“域”的方式插入的,目錄會有灰色的底紋背景。如果文檔的標題和頁碼有改變的話,對應的目錄就應該加以改變,我們就可以在目錄中的任意一個地方單擊鼠標右鍵,選擇“更新域”這個選項來進行重新設置。這里有“只更新頁碼”和“更新整個目錄”選項,可以根據(jù)具體的變化情況來進行選擇。

5 如何把EXCEL電子表格插入到Word文檔中

平時在編輯Word文檔的時候,經(jīng)常會遇到要插入其他軟件中的東西的情況,這里以插入Excel電子表格為例介紹具體的插入方法。方法一:選擇“插入”菜單中的“對象”命令中的“Microsoft Excel工作表”選項,直接把Excel工作表插入到Word中,如果要編輯修改表格中的內(nèi)容,可以直接雙擊該Excel表格進入到Excel表格環(huán)境中進行編輯修改。如果原來的Excel表格中的內(nèi)容改變了,那么Word中的被嵌入進的這個表格也會隨之發(fā)生改變。方法二:在Excel工作表中直接復制表格,然后返回到Word文檔中,選擇“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令,在該對話框中選擇“Microsoft Excel工作表對象”選項即可。

6 如何設置文本樣式

一個長篇的文章例如學位論文,在進行排版的時候還應該設置一個統(tǒng)一的樣式。各種格式綜合在一起就是樣式。設置方法是,可以選擇“格式”菜單中的“樣式和格式”命令,這樣在排版區(qū)域的右邊就顯示出了“樣式和格式”的對話框,在該對話框中包含了所設置的各個格式。設置好樣式后,如果修改了樣式中的某一個格式,那么整篇文檔中用到了該樣式的地方就自動隨之更改了相應的格式。如果不設置樣式的話,只是采用格式的設置,那么每次修改格式,都需要用格式刷去復制格式,這樣就要進行多次重復操作,浪費時間。而設置了樣式后,就可以包含在里面的各種格式一次性地設置修改完。

7 結語

綜上所述,在整個Word文檔的編輯排版過程中,樣式和分節(jié)等這些設置技巧是非常重要和實用的,為人們對文檔的排版提供了很大的幫助,也方便了用戶的使用,提高了工作效率。

[1]《中文Word2003簡明教程》[M]北京:清華大學出版社,2004.

[2]王誠君,楊全月.《中文Word2003應用教程》[M]北京:清華大學出版社,2004.

[3]李杰臣.《Word在文書處理與排版中的應用》[M]北京:中國青年出版社,2004.