淺談工程項目物資采購成本的控制

翟安君

（重慶電力建設總公司，重慶 400060）

目前，為了滿足不斷增長的電力需求，國家加大了電力項目的投入。工程項目中涉及的設備、材料較多，在工程成本中物資成本占到70—80%。對于一個工程項目來說，有效的控制采購成本是工程項目的價值鏈中重要一環，是工程項目運營成本的重要組成部分，對于工程項目的競爭價值具有重要意義?？刂莆镔Y采購成本，能夠幫助工程項目有條不紊的進行，保障工程項目順利實施，降低工程成本，提高企業經濟效益，提升企業管理水平，有效提高企業競爭實力。

一、工程項目物資采購成本的控制的意義

目前我國建設工程正在處于高速發展的時期，競爭較為激烈，有效控制工程項目物資采購成本，保障工程項目順利開展，確保工程項目質量和工程工期，以及企業獲得相應的盈利、做大做強和增強競爭實力等都具有實質性意義。

二、工程項目物資采購成本控制措施

1 建立、完善采購制度，明確采購及審批權限

工程項目中物資采購成本的控制必須應該要有相關的規章和制度作為保障，而建立健全完善的工程項目中物資采購成本控制的相關規章和制度同樣是相關部門和工作人員所認真對待的。依據企業的性質，規范建立完善的采購框架及采購流程控制，采購流程分權運作、互相制約，合理分工、不相容職務分離、職責明確，嚴禁一人完成采購的全過程。

2 加強物資需求計劃管理，嚴格控制采購數量

（1）按照圖紙、根據工程網絡工期計劃安排認真提出物資需用計劃，合理儲備

物資成本計劃的制定，必要前提是熟悉整個工程的合同材料費用構成，并事先做好物資策劃。按照圖紙、根據工程網絡工期計劃安排認真提出物資需用計劃，同時還應對投標的成本總量參照施工進度進行分解，分解完畢后的數據，還要通過收集各方資料進行最終的調整，力求使成本分解的更加準確，這也為下一步制定成本考核目標、進行過程控制提供了依據。先進合理的物資儲備及儲存方式對于人力、物力和運力等資源的有效利用具有重要意義。計劃量過大，不但增大資金占用成本，而且存在因存放保管、產品淘汰貶值等加大成本，對工程的協調平衡、物資有效期等也不利，因此需用計劃必須科學、合理、具有預見性。

（2）優化設計，優化施工

在已經構建工程設計上，進行優化設計和優化施工，降低物資的使用數量及安裝施工費用，從而降低采購成本。

（3）使用新材料、新工藝，進行性價比分析，做好材料替代

使用新材料、新工藝，不但能減少材料耗量，降低材料采購成本，而且能夠方便施工，解決施工困難。如使用砼外加劑、粉煤灰、鋼纖維、礦渣等，可以減少水泥用量，增加砼強度和活力性，延長或縮短砼凝固時間，降低施工難度。

（4）與庫房、施工連隊保持溝通和資源信息共享，充分利用庫存

完善倉庫、施工連隊和采購人員的信息溝通接口，保證信息的暢通，及時了解倉庫到貨情況、庫存情況和現場使用情況，便于采購人員做出正確的采購決策，也避免造成庫存積壓。

（5）采購人員匯總編制采購計劃

在采購計劃控制上，物資計劃人員應該處于主動地位，對每一份物資需求計劃單都必須嚴加審核，杜絕見計劃單就買、有領導簽名就算的習慣。在審核過程中需要考慮的因素包括：需求計劃的依據；材料的庫存及利用；采購周期與需求日期；材料的替代；市場行情；物資經營（合理儲備）；材料批量采購優勢；物資的配套采購；材料能否從其它工程調撥等。

（6）實行預算和定額管理，降低消耗量

企業根據經驗、行規及標準，制定項目工程的定額，用于各個工程項目的控制管理，按照施工圖預算，計算出單位工程或單項工程的材料消耗量，在此量范圍內控制使用，避免盲目和浪費。

3 探索、創新物資采購方式，控制采購價格

（1）合理選擇采購方式，嚴格招議標程序

通過有限競爭性招標采購、公開競爭性招標采購、定向談判、詢價采購等不同的采購方式，以及多種招標方式的合理組合使用，將有助于提高采購效率和質量，從而有利于降低采購成本。對一些規定采購方式之外的物資，可以積極創新采購方式，例如，國家電網公司物資采購中采用的“協議庫存采購”、“超市化采購”等創新采購方式，通過談判先確定協議供貨商、明確物資品種、規格型號、價格、質量標準、配送及服務要求，形成企業內部的采購平臺，使采購過程具有規范快捷、高效優質、操作性強等特點，極大地促進物資集約化發展，大大地提高了工作效率和降低了物資采購成本。對規定招議標采購物資，必須嚴格按照招議標采購程序執行，在事先提出的采購條件下，進行招標、開標、評標、定標，擇優選擇交易對象并簽訂協議。整個過程要求公開、公平、公正和擇優。

（2）集中采購、統一配送

將各個工程的主要物資納入公司集中采購，通過公司電子商務平臺，及時反映物資采購計劃申報、招標信息發布、各工程物資驗收情況、使用和庫存情況等信息，使采購物資產生規模效益。相關的采購人員應該掌握市場行情和區域價格優勢；利用好政策，如國家層面的免稅區、政策優惠，企業廠家的現款和數量折扣、區域優惠等等；選擇最佳采購時點和采購批量，以及采購地點，確保物資能夠以最低的成本、最好的服務、最低的物流費用和滿足要求的物流時間，準確無誤的到達。應該盡量向生產廠家直接采購，避免中間商環節，節省流通成本。

（3）擇優選擇供貨商

通過調查評定建立合格供方候錄庫。建立合格供方考核制度，定期或不定期對供方進行評價對比，及時更新。與實力強、質優價廉、服務信譽好的供方建立長期合作的戰略伙伴關系，同時應該加強對供方應急庫存的考查，以應付突發情況。合理選擇物資的供方，企業相關人員應該廉潔自好，不能出現賄賂等不良作風，應該秉持公平公正公開的原則。

（4）合同談判藝術及技巧

談判是達成彼此認同的協議過程，并不只限于價格方面，也適用于某些特定需求時。矛盾無所不在，任何事情都是由矛盾組成的，談判也是這樣，供需雙方之間存在較大的矛盾，供貨方希望爭取較大的利潤空間，需方希望能夠付出最少的金錢得到最大的回報，談判的過程即是平衡雙方矛盾的過程，當供需雙方達到各自的平衡，那合同談判就將完成。

談判過程也是供需雙方互相摸底的過程，當某一方首先抓到對方的底牌時，那它在合同談判中將占據主導地位。合同談判中的底牌并不是只有一張，價格、工期、最終訂貨時間、付款條件、設備組成明細價格表等這些都是非常重要的條件，這些條件并不是獨立的，他們在一定的條件下能夠相互轉換的，在關鍵時刻都能直接影響合同談判的最終結果。

合同談判是雙方斗智斗勇的過程，供需雙方都通過各種手段達到自己的目的。談判過程中供貨方最想知道的是我們能夠接受的底價、合同的工期、付款的條件及我們簽訂合同的最后時間，在這些條件中往往感覺合同工期與簽訂合同的最后時間并不重要，不能影響合同的談判，其實這種想法是非常錯誤的，往往因為我們的圖紙到位比較滯后，留給我們的談判時間并不非常充足，如果他們知道了我們準備的合同工期，在談判出現僵持的時候，他們心中將非常有底氣，知道我們沒有充足的時間僵持，這時候往往最終讓步的就是我們。

在談判的初期供貨方一般是通過與我們的接觸熟悉對方的性格，談判過程中經常詢問我們的合同供貨周期、最終簽訂合同的時間及我們要求的付款條件，在這個過程中千萬不能急躁，不能隨口回答，談判過程中往往因為一句話就能改變整個談判的走向。隨著合同的進展，供應商在逐步的接觸中將列舉一系列的以前簽訂的對他們有利的合同，出示給我們這些合同的價格、付款條件及合同周期，讓我們感覺他們提供的價格是合理價格，不存在暴利現象，然后觀察我們的反應，判斷有關信息。在這個過程中我們始終要保持冷靜，不能因任何消息而影響自己的判斷甚至表情的變化，這些看似簡單的肢體語言往往成為泄露最重要消息的罪魁禍首。另外一個供貨方經常使用的手段是送禮，打著提供回扣的名義給談判人員下禮，如果有談判人員接受，那供貨方將能夠在合同談判中掌握非常有利的時機。

在商務談判開始前我們要做詳細的準備工作，要多方了解同類型、同型號或類似型號的設備等物資的銷售價位，要了解各投標廠商的銷售業績及其在該行業中所處的地位，要提前把各投標文件進行比較，分析出各廠商在局部報價上的差異，作為我們談判的重點，把沒有技術含量的、能夠計算出材料用量的部分認真計算出材料用量，根據市場上的材料價格及加工價格分析出他的真實成本價格，與他們的投標文件相比較，找出差異較大的部分作為價格談判時的突破口。

合同談判前還要組織談判的人員一起進行討論，分析談判可能出現的各種情況，統一談判思路，制定談判路線，讓投標廠商跟著我們的思路走，跟著我們的思路回答問題。在談判過程中不能因為供貨方的誤導而改變既定的談判方向，在一般的情況下供貨方會給出我們設備的生產周期，但是設備的組成明細價格表他在談判過程中不會提供，因為害怕我們針對他的明細價格表進行詳細的分解談判，但是關于這部分談判我們必須與他們講出來，作為我們壓價的最有利的理由。

為了盡快摸清對方的底價，我們也需要一些欺騙的手段，比如通知他們談判結束，由于價格原因他們被排除在外，這時候供貨方往往會出現大幅度降價，我們根據得到的價格與其他廠家進行再次談判，完成這一步后，我們再根據所得到的信息及市場的信息分析出一個比較合理的價格與供應商進行最終的談判，這樣得出的價格將不會偏離實際情況。付款條件應該在在確定下價格之后談判，這樣有利于取得談判優勢，供貨商往往不因為這些小的條件而導致合同談判失敗。

合同條款中必須明確物資名稱、規格型號、數量、價格、質量要求、付款方式、交貨時間、違約責任及解決方式等，避免因條款不清給企業造成損失。

4 物資運輸物流成本控制

在物資采購物流方式的制定中，有關工作人員應該以低物流費用、高效益的運輸效率為參考基礎。在運輸過程中，一定要嚴格督促合理裝配，避免物資損壞而造成不必要的損失。談判可運用價格/成本分析，價值分析與價值工程（VA/VE）等手法。

5 做好倉儲管理，節約費用

（1）加強物資驗收入庫管理，把好質量、數量關

物資到貨驗收入庫，是物資采購實施的最后一個環節，是從文件資料到實物結果的過渡，對整個工作成績的影響較大。以合同或訂購采購單為依據，堅持2人以上人員參與驗收，與施工連隊一起驗收，重要設備或材料還必須邀請工程技術人員共同參與，杜絕發生數量虛假和不合格品驗收入庫，給企業造成損失。

（2）嚴格發放制度，限制超額領用

出庫要實行限額發料，實行包干使用，材料消耗和個人利益掛鉤。過程控制就是隨時掌握材料的節超，對計劃外領料，要有依據和說明，要嚴格審批，管理過程中不但關注異常超耗，也要關注異常節余。從物資需用計劃的提出、采購入庫、保管到施工連隊的領用等環節，都進行詳細核對，相關信息及時層層上報，防止紕漏。

（3）科學規劃，按物資性能合理存放保管

根據物資使用周期、性能，盡量一步到位，實行定置管理，合理布置，正確的儲存能確保物資不受損壞和減少二次轉運。

三、物資采購全流程成本理念

物資采購，從廣義上講，它包括采購需求的提出、到物資的使用全過程的活動，關系到了整個項目成本管理的成敗。在工程項目物資管理時，必須樹立物資采購全流程成本的理念。應該關注的是整個項目物資管理流程中的成本降低，是對總成本的控制，包括價格、質量、配套程度、服務、及時快速供貨、可靠的貨源保證、流轉、保管、安裝使用等等，而不是單一地針對采購貨物的價格。如配套高的設備不但節約安裝人工費用，而且減少消耗材料等材料的采購，從而比配套程度差的設備所需總成本還要低。所以，不應該僅僅只看到最直接的成本降低，還應該從項目的全過程來衡量成本上的效益，從項目的全過程來分析降低總成本。

四、重視從業人員的培訓，不斷提高從業人員的業務素質

想要做到有效控制工程項目目的，那么一個自身素質較高，業務能力較強專業團隊則是必要的條件之一。企業必須從業人員的培訓，通過對業務專業、優秀項目物資管理經驗和實際而具體的操作流程及方法進行系統性的學習，明確指出工作中的不足，幫助從業人員較快的熟悉業務，滿足在物資采購工作中的工作要求。采購人員具體應該做到以下幾點：掌握工程項目的材控體系和采購方案，能夠嚴格的控制采購物資的質量，了解國家相關政策法規、相應的供應商和所需物資市場，能夠有效的運用自己所學專業和自身具有扎實的專業技術基礎，有著相應的語言表達能力和與供應商的談判能力，具有敏銳的洞察能力，廉潔勤勉，確保工程項目中物資采購成本的控制。

結語

在對于工程項目中物資采購成本控制的問題進行研究分析，總結歸納的過程中，可以明確對物資采購成本進行合理的控制，能確保工程項目的建設進度和質量，避免企業的資金出現周轉不靈等問題，提高工程項目盈利。以上探討的物資采購降低成本的一些措施和方案，應該是建立在物資采購管理的全過程中，在工程的建設中，獲得低價的物資成本固然是非常重要，但是在這個過程中，能夠得到優質的服務，質量有保證以及及時快捷的供貨對工程項目中成本控制同樣具有重要意義。

[1]馬占軍.淺談工程項目物資采購管理[J].貴州工業大學學報，2001.