高校圖書館數字資源全程評價研究——以成都理工大學圖書館為例

2014-12-25 02:15:52黃筱瑾

圖書館學刊 2014年3期

王倩梁琦黃筱瑾

（成都理工大學圖書館，四川成都 610059）

1 引言

數字資源具有形式多樣、內容豐富、更新速度快、查找使用便捷等特點，已成為高校圖書館館藏文獻信息資源的重要組成部分。各個圖書館每年都不斷購進大量數字資源，以成都理工大學圖書館為例，在近幾年文獻資源總經費基本維持不變的情況下，數字資源購置經費所占的比重卻有大幅提升。以2009～2012年為例，數字資源經費所占比重由34.86%上升到了56.96%，短短4年時間，數字資源經費比重便增加了2/3，年均漲幅超過7.3%，呈穩步上升態勢。

圖1 成都理工大學圖書館2009~2012年數字資源經費比重

然而圖書館的經費始終是有限的，且每年仍需要花費大量經費支付續訂數字資源價格上漲的部分，因此面對文獻資源經費有限性與用戶需求無限性的矛盾，對數字資源進行科學有效的評價顯得越來越重要和迫切，很多圖書館和學者都陸續開展了相關研究，在保證文獻經費最大效用化和合理分配的同時，促進數字資源的整體優化建設，滿足用戶需求，為學校教學科研提供資源保障。

2 數字資源全程評價研究

2.1 數字資源的生命周期

從圖書館的角度來看，數字資源的典型生命周期包含以下6個階段[1]：發現、試用、選擇、采購、使用與服務、續訂或停訂，如圖2所示。

圖2 數字資源生命周期

在整個生命周期中，對數字資源的評價主要包括試用評價（含試用前的資格審查和試用后評價）和續訂評價，即采購前的預評估和使用中的后評估[2]。

2.2 數字資源全程評價流程

2.2.1 數字資源試用資格的審查評價

通過資源發現階段，圖書館已了解和收集了一些數字資源各方面的相關信息，包括覆蓋的學科范圍或專業方向、收錄資源的數量和年限、試用期限的長短等，根據這些信息，再結合館藏發展戰略和用戶需求，對各類數字資源的試用資格進行審查評價，最終確定哪些資源有必要試用。

2.2.2 數字資源試用后的評價

通過一定時期的試用，圖書館和學校師生對所試用的數字資源都有了進一步的認識。試用期結束后，圖書館需要對它們進行綜合評價。通過試用統計數據，圖書館可以了解本校用戶對某一數字資源的需求和試用情況，再結合收集到的用戶意見、試用資源的基本信息，進行綜合分析和評價。值得注意的是，試用后的評價不僅包括數字資源內容、檢索系統及功能、試用服務、本校試用情況、價格方案等評價內容，還應包括與已購數字資源收錄文獻的重復情況比較以及與圖書館資源結構調整規劃的契合度評價[3]。評價最終產生數字資源的試用評價分析報告，存檔備用，以供將來需要購買或購買其他同類資源時參考。

2.2.3 數字資源的續訂評價

續訂評價的目的是為了了解圖書館在數字資源方面的花費及效果，對數字資源發展政策進行持續改進。

與試用后評價的側重點稍有不同，除了數字資源本身的內容、功能、用戶意見和數字資源提供商的服務外，續訂評價重點依據的是數字資源在本校的登錄、檢索、瀏覽、全文下載等方面的使用統計數據和對應的使用成本，即利用效果來評價數字資源。可以說續訂評價最核心的內容就是數字資源的使用量以及在計算使用成本的基礎上產生的效用評價。

較長時間處于使用率低而成本高狀況的數字資源原則上可以考慮停訂，但也不可一概而論，這還需要結合目標用戶群的數量、數字資源涉及的學科主題與學校學科的契合度等綜合考慮。這種狀況在一些外文小型專業數據庫中比較常見。比如ASCE（美國土木工程師學會數據庫）在本校，相對于其他數據庫而言，使用率一直偏低，成本偏高，但是不能僅僅因為利用效果不太盡如人意就決定停訂。考慮到目標用戶群的數量有限，且土木工程、環境工程等學科為本校重點特色學科，為了加強對這些學科的保障力度，ASCE數據庫仍需保留。續訂評價最終產生的評價分析報告，同樣需要做好檔案管理。

3 成都理工大學數字資源全程評價

3.1 數字資源評價原則

3.1.1 用戶至上原則

一個數據庫質量的好壞，內容是否符合用戶的要求，用戶自己最有發言權[4]。因此，數字資源評價這項工作非常需要用戶的積極參與，通過用戶反饋的意見和建議，圖書館能充分了解用戶的信息需求，知曉用戶的滿意程度。

目前，在本校，如果某種數字資源試用后經討論決定購買，那么必須征求相關學院和用戶的意見，或者也可先由相關學院正式向圖書館提出購買需求，圖書館再根據用戶意見組織試用、采購等。即某種資源好不好、購買哪些資源首先以用戶為本，用戶需要，那么這些數字資源才有被購買的可能。

3.1.2 學科協調發展原則

由于本校的前身為成都地質學院，因此地學、能源、環境等學科為本校的傳統重點特色學科。在進行評價時需要遵循館藏資源的發展戰略，比如優先建設本校的重點特色學科，加強對這些學科的資源保障力度。此外，已訂購的其他同一學科的相似數據庫，比如國研網和中經專網，在本校的目標用戶數量非常有限，利用情況一直不佳，成本較高，且它們覆蓋的學科主題相同，資源內容、類型等也都相差不大，在這種情況下，圖書館就可以考慮停訂其中的一個。

3.1.3 持續改進原則

數字資源的建設、服務和評價都是動態的過程，持續改進也正是評價的目的之一。通過評價，本館為各個數字資源提供商都找出了目前存在的一些問題和不足，并向他們提出改進要求，希望各個商家能夠予以改進，提高服務質量。對圖書館而言，也需要不斷更新和改進各項評價指標和方法，持續改進數字資源發展政策，不斷提高資源利用率和用戶滿意度。

3.2 數字資源評價指標

在調研和總結國內外專家研究成果的基礎上，再結合本館實際，初步選擇出本館數字資源的評價指標。這些指標主要針對續訂評價。其中一級指標共6個，分別為數字資源的內容、檢索系統、利用情況、成本評價和數字資源提供商的服務，此外，數字資源存在的不足和改進要求也作為一個附加指標一并納入評價報告中。

所有評價指標定性和定量相結合，人均使用統計、用戶滿意度、數據統計功能完善性、存在的不足和改進要求等正是結合了本館實際確定的指標。比如本館非常看重數字資源的統計功能，增加數據統計功能完善性這項指標一方面是為了要求各個數據庫都要盡量提供使用統計網址（包括賬號、密碼），以便本館自行登錄查閱和下載使用統計情況，在一定程度上保證統計數據的真實性；另一方面則是考察提供的使用統計數據中登錄、檢索、瀏覽等各項統計是否完備。

對于試用評價，本館主要看重的是數字資源覆蓋的學科主題、資源質量、與現有資源的重復率、試用統計數據、用戶意見和價格方案等一些內容和指標。

3.3 數字資源評價流程和機制

3.3.1 數字資源評價流程

本館目前的數字資源評價流程可用圖3詳細表示。

3.3.2 數字資源評價機制

①評價周期與頻率

試用后評價是數字資源試用到期后形成試用評價報告，而續訂評價考慮到要盡可能多月份地獲取使用統計數據以便分析，因此目前每學期系統開展一次，并在每學期末討論試用及續訂評價的結果。

②評價參與人員

圖書館對數字資源的評價采取分工負責制，試用資源由采訪館員負責評價，而各個已購數字資源的續訂評價則由學科館員負責，按照類型劃分的原則，同一類型的數據庫由同一位學科館員負責評價。學科館員參與評價工作，能夠更好地搜集用戶意見，了解用戶需求和滿意度，今后能為對口學院提供更好的服務。當然，在整個評價過程中，少不了資源建設部、信息咨詢部、技術部等多個部門的相互協作與配合。

圖3 成都理工大學圖書館數字資源評價流程

③評價形式

從2011年開始，續訂評價便采取了數字資源提供商自我評價與圖書館內部評價相結合的形式。圖書館設計了《XX公司履行成都理工大學圖書館XX數據庫訂購協議自評報告》，并在每次評價時，要求各個商家認真填寫，這包括對數字資源基本情況、使用統計報告、講座培訓情況、售后服務及響應情況、上次評估提出問題的改進情況、自認為目前還存在的問題及整改措施、對今后服務的承諾和自評結論等方面內容的填寫和自我評價。

除了數字資源提供商的自我評價外，圖書館內部的評價也非常重要。各學科館員需要對自己所負責的數字資源進行續訂評價，形成評價報告。為了使評價內容更加直觀，便于討論，在評價報告的基礎上，每位學科館員還需要制作一個包括數字資源的使用情況、成本及評價（存在的不足和提出的要求）的匯總表，并給出評價等級和是否續訂的建議。

④評價結果的反饋和落實

這里反饋的評價結果主要指將圖書館內部評價時為每一個數字資源找出的問題和提出的改進要求以書面的形式反饋給各商家。各商家需要對能否完成各項改進要求予以明確書面回復，如果某項要求暫時無法完成，則還需要寫出不能完成的原因和預計完成期限。

圖書館在下一次評價時，會對改進情況進行統一檢查。因此，在平時的工作中，圖書館需要對數字資源的改進情況進行持續跟進，建立與數字資源提供商的互利聯系，了解其改進進度，對其承諾改進但又遲遲未見行動的問題，需要及時聯系商家，督促其改進。

改進情況也是續訂的重要依據之一。除統一檢查外，在辦理續訂手續時，也會單獨對即將續訂的數字資源的改進情況進行檢查。如果圖書館認為商家改進的態度不夠積極，很多承諾改進的問題久未改進且督促無果，那么圖書館很可能暫緩辦理該資源的續訂手續。

4 數字資源全程評價的思考和借鑒

4.1 隨時提出數字資源的問題和改進要求

雖然目前每學期一次系統地進行數字資源續訂評價，但是各個庫存在的不足和改進要求卻不一定每次都要等到學期末集中評價的時候才提出。各學科館員在平時工作中發現了問題或是在走訪學院、聽取了用戶意見以后都可以提出，即隨時發現問題、隨時提出改進要求、隨時反饋意見、隨時督促改進，從而促進數字資源質量和服務的持續不斷優化。

4.2 增加對評價等級的排序

除已有內容外，各學科館員在匯總表中還可以對自己所負責評價的數字資源按照評價等級進行綜合排序。這樣，排在后面的數字資源一目了然。如果圖書館決定停訂其中的一種，那么“末位淘汰”就很明顯了。

4.3 增加與DRAA集團用量和去年同期的比較

很多外文數據庫目前都是由DRAA（高校圖書館數字資源采購聯盟）組團采購的，因此在DRAA網站上我們能查詢到某個數字資源整個全國集團的使用情況。比如本校已購買的 ElsevierScienceDirect、Springer 電子期刊、WileyOnlineLibrary、EiVillage、PQDT、ASCE、AGU 等都是 DRAA 全國集團采購，因此在對這些數字資源進行續訂評價時，可將本校的使用統計數據與整個集團的使用統計數據進行對比，主要可增加各個庫平均全文下載成本與集團平均值的差距、今年全文下載成本排名以及上一年度的排名等內容。此外，在評價報告和匯總表中還可以增加每個數據庫與去年同期使用成本的比較數據，即縱向的歷史比較。

4.4 數字資源評價后的救濟措施

續訂評價時初步決定停訂的數字資源在最終確定是否停訂之前還可以采取一系列的救濟措施。比如哈爾濱工程大學圖書館[5]對擬停訂資源就采取了一些救濟措施。歸納起來，這些措施包括：

①在全校范圍內公布使用效果最差的幾個數據庫，進入一段時間的公示期，廣泛收集用戶意見。

②深入擬停訂資源的目標用戶群，對目標用戶進行一段時間的重點宣傳與單獨培養。即使產品再好，如果不對其進行有效的宣傳，不去教會用戶如何使用，那么數字資源的利用率也不會高[6]。因此，圖書館需要對這些資源進行針對性的營銷，包括：以發送電子郵件、發放印有LOGO的小禮品和宣傳單、QQ群推薦等形式提高數字資源的知名度；定期走訪各個學院，特別是擬停訂資源的目標用戶學院時，需要重點推薦這些資源，并仔細聽取目標用戶的意見；安排時間有針對性地為目標用戶群組織講座和培訓，讓更多的用戶了解并使用這些資源。此外，還要加強與教師之間的合作和聯系，有效利用教師這一重要渠道來宣傳這些數字資源，從而促進學生對資源的利用。

③與數字資源提供商建立互利聯系，密切合作。圖書館可要求商家積極配合宣傳推廣。

④經過一段時間的救濟，如果以上措施作用都不大，擬停訂的數字資源在使用上還是沒有較為明顯的改變，那么可以考慮正式停訂。但圖書館要考慮到停訂這些資源后，仍然需要讓原來的部分目標用戶能繼續使用相關資源，因此，在正式停訂前，圖書館需要找好替代產品，此外，利用文獻傳遞這種方式也能在一定程度上滿足原有用戶的需求。

4.5 加大用戶參與評價的力度

由于用戶的意見和建議非常重要，它們是數字資源評價的重要依據之一，因此在整個評價過程中需要加大用戶參與力度，讓用戶積極地參與到數字資源評價中來，通過各種途徑收集用戶的反饋意見。在實際工作中，需要多種途徑結合使用。

①主動走訪，深入學院，現場調研

圖書館要有針對性地加強對重點用戶的調研，特別是相關院、系、專業的骨干教師，要主動上門進行深入細致的調研。為了能夠更好地走訪各個學院，廣泛收集用戶意見，圖書館對原有部門進行了一定調整，成立了資源建設部，專門負責定期走訪各個學院，直接與相關學院、相關教師，特別是教授專家進行深入細致的探討交流或者召開座談會，了解他們的需求，積極聽取用戶的意見和建議。在走訪的同時，圖書館可以分發之前設計好的數據庫訂購學院意見表、用戶意見調查表等相關表格，請用戶填寫。

②充分利用圖書館主頁、移動圖書館等網絡平臺

在圖書館主頁建立一個便捷易用、真實有效的用戶反饋系統非常必要。通過訪問圖書館主頁，用戶能方便地提交自己對數字資源的評價意見，并提出購買建議。

以本館主頁為例，目前在每個試用數據庫的介紹頁面上用戶都能發表自己對于這一試用資源的意見，如圖4所示。但是本館的這種用戶反饋存在一些問題，最主要的就是用戶意見的真實性不能保證。在頁面上發表評論并沒有IP地址的限制，且用戶名可以隨便填寫，不是實名制，因此這些評論的真實程度存在一定問題，我們不排除有些數字資源提供商為了能使本校最終購買他們的資源而在這個頁面上惡意刷評論的可能。所以，建議以后可以和館藏OPAC系統進行掛接，統一認證登錄后才能在圖書館主頁發表評論。同時，統一認證和實名制也能使圖書館在需要進一步調研用戶需求和意見時，方便地找到這些發表過意見的用戶；也能使我們知道發表評論的是否是相關的教授專家，意見是否權威。