信息技術在高校內部審計項目管理中的應用

吳華萍，施蔚蘭

（無錫職業技術學院 審計處，江蘇 無錫 214121）

信息技術的發展，是現代科技革命的重要標志。信息技術的應用滲透到國民經濟和社會發展的各個領域和層次，也為高等教育提供了前所未有的發展機遇與挑戰。隨著國家對高等職業教育的投入不斷擴大和信息技術在日常管理工作中的廣泛應用，學校管理者越來越依賴于信息系統進行管理和控制活動，學校在管理體制、運行機制、組織形式、控制要點及手段等方面都發生了重大變化，學校的內部審計在學校管理中發揮著重要作用的同時也面臨新的挑戰與風險。基于信息化時代的內部審計項目管理已成為做好審計工作的關鍵，更是學校實現科學化、信息化管理的必然要求。

1 信息化環境對無錫職院內部審計的需求

1.1 實現部門間審計信息的動態共享需求

高校審計項目類型和數量不斷增多，審計處和各項目管理工作人員之間缺少快捷高效的溝通，使得現有的審計管理方式難以及時有效地掌握最新的審計情況，部門內和部門間需要一個信息交流和溝通平臺來進行信息溝通與共享，實現審計項目動態管理。

1.2 提升高校內部審計服務職能的需求

高校內部審計正在全面轉型，由傳統的查錯防弊轉變為向高校各層次管理人員提供管理咨詢服務，學校管理層做出決策需要及時獲得來自各種渠道的信息和數據，包括學校外部的以及學校內部的各種信息。如何做到將這些信息資源有效利用并能很快發布給相關人員作為開展業務和做出決策的參考，是學校非常重要和急需的需求。

1.3 實現規避內部審計風險需求

內部審計風險在各項審計工作中不可忽視，在項目處理過程中涉及各種類型審計項目的審計文書的規范、審計項目資料的審核、項目處理時間的控制，這在客觀上要求審計人員必須運用計算機技術和專業的審計項目管理信息系統，實現項目審計申請、審計報告、審計工作底稿的規范化和審計手段的現代化，核實經濟活動記錄的真實性，審計資料的系統性，從而幫助降低并規避內部審計風險。

2.4 提高審計項目管理效率的需求

高校內部審計工作很大程度上主要依賴于人工管理，通過Excel、word等辦公軟件處理大量數據，檔案查詢、文件管理、數據管理的低效需要建立管理信息系統來提高學校內部審計的效率及科學性，實行辦公自動化；對已審計過和未審計過的事項未建立詳實的數據庫，不利于對審計項目進行動態對比分析，建立管理信息系統有利于為審計計劃的制定提供科學依據，最終實行網上實時審計，保持對整個審計過程動態預警連續的監管。

2 內部審計項目管理信息系統的建設

2.1 系統功能與作用分析

內部審計項目管理信息系統的建設是一項投資大，技術開發復雜，知識涉及面廣、時間長的復雜工程，因此，首先在對整個系統的建設進行可行性論證的基礎上，根據審計項目管理環境以及學校內部審計工作需求，梳理學校各類型審計項目的流程，確定審計項目管理系統的需要實現的主要功能及具體目標。高校審計項目管理軟件系統實現功能定位如下：

2.1.1 實行全方位的審計管理 面對從事審計工作的立項人員，完全兼容各系部和職能部門的立項工作，針對不同的申請，配備配套的模板；系統將服務所有立項人員和審核人員，為審計工作提供一個管理的網絡空間，實現個人審計工作立項、分配、審核；查詢網絡化；歸檔自動化。

2.1.2 全面、實時、準確提供學校審計信息 通過立項人員個人填報、審核人員審核后，全校的審計項目、申請資料、審計動態、工作量統計和審計報告結果等數據信息即可顯現于平臺，經授權教職工都可登錄查詢，及時掌握、了解各自申請項目的審計情況。通過不同的權限設置，對其中的數據進行修訂和審核，保證數據的準確性與真實性，從而使管理人員能夠通過平臺隨時隨地掌握學校最新的審計情況。

2.1.3 對各種數據進行匯總分析 可以匯總審核人員的工作，對不同類型的項目進行統計分析，進行橫向和縱向的比較，提供各類審計信息，為學校審計人員以及各級管理人員提供依據。自動按照設定格式進行同類項目統計，免除填寫各種統計報表的麻煩，節省工作時間，提高工作效率。

2.1.4 實現全面的網絡化管理與網上辦公 提供了文件傳送、Email等多種通訊手段；實現審計項目申報和審核全過程的網絡化，檔案的生成在計算機和通訊線路中進行，從而有效實現無紙化辦公目標。形成一個及時更新的審計數據中心和審計管理溝通平臺，全面、實時、準確提供學校有關審計工作方面信息，提供方便快捷的審計服務平臺。

2.2 系統構架與設計

根據高校各類型審計項目需求的分析以及功能定位，該審計項目管理信息系統可實現項目審計（除財務收支審計、經濟責任審計、專項資金審計等大類以外的審計項目）、財務審計、經濟責任審計、合同審簽、專項審計、工程項目六大主要類型審計項目的審計立項、資料審核、項目分配、審核工作、檔案查詢五個流程的動態管理。該系統功能流程圖如下：

2.2.1 審計立項環節 由立項人員填寫項目名稱、使用部門、單位部門等基本信息，上傳立項需要的文件資料，不同的項目類型（項目審計、合同審簽、工程項目審計等）填寫各自的立項信息，立項人員可以下載審計項目申請表、工程項目審計立項表等，立項完成后，將進入到審核流程，由審核人員進行資料審核，立項人員可以通過審計動態隨時關心審計工作的進展。

2.2.2 資料審核環節 審核人員查看立項人員填寫的信息是否正確，材料是否齊全，審核人員發現信息不正確，或資料不全，可以退回立項，讓立項人員進行修改，也可以自己幫助修改，資料審核完成后，將進入到項目分配環節。

圖1 審計項目管理信息系統功能流程圖

2.2.3 項目分配環節 由審計處長或授權人員查看項目情況，選擇相應的項目類別，比如物資采購類，零星維修、裝修工程類等，然后根據項目類別分配審核人員，分配完成后，生成歸檔號（項目編號，合同編號等），由被分配的人員進行審核工作。

2.2.4 審核工作環節 審核人員進行實際的審核工作，在審核工作完成后，填寫核減金額，核定金額，合同金額等報表統計關鍵數據；上傳審核過程的文件底稿，最終確認稿等；下載打印審計報告；審核完成，項目歸檔。

2.2.5 檔案查詢 信息化條件下，檔案信息具有系統性，在檔案查詢中進行查詢已歸檔項目所有資料，實現檔案信息資源共享與信息交換。

2.2.6 其他功能 軟件具備一些附加功能，如用戶管理，系統設置，項目刪除，模版設定，下載打印等。

2.3 系統建設和開發

審計項目管理信息系統能夠很好地實現業務要求和技術要求，需有完備成熟的技術解決方案。審計項目管理信息系統設定的技術目標、技術框架如下：

2.3.1 技術目標 由于學校的審計工作涉及的用戶多，審計信息量大，同時在學校數字化建設大環境下，該審計項目管理信息系統的構建須考慮到系統可持續性及運行穩定性；系統能夠支持大量并發訪問，能夠處理海量數據：系統設計完全模塊化，設計上做到模塊清晰、接口開放，有利于進行二次開發和系統動態擴展；界面友好，操作簡便人性化等技術指標。

2.3.2 技術框架 系統應用體系結構是指應用系統的技術架構，該系統設計使用目前最先進的框架進行搭建。基于先進的J2EE技術，并融合Hibernate技術和Struts框架技術，另外加上各種常用的公用組件，從而構成整個審計管理系統建設項目的技術骨架。通過構件純Java的技術框架，設計出基于數據處理層、業務邏輯層、控制層和表示層的四層技術架構。審計項目管理信息系統建設的三層結構圖及應用體系架構圖如下所示：

圖2 審計項目管理信息系統三層結構圖

圖3 審計項目管理信息系統構架圖

3 內部審計項目管理系統應用中存在的問題

根據上述功能與定位，設定技術指標與構架開發完成內部審計項目管理系統，運行中尚存在若干問題，具體體現在以下4個方面：

3.1 學校內部各層面支持合作問題

現階段，信息化管理平臺眾多，學校內部教務管理平臺、財務管理平臺、檔案管理平臺、資產管理平臺等各種平臺涌現，項目相關人員往往習慣于駕輕就熟的傳統的審計項目管理的方式方法，而對接受新的審計項目管理模式在不同程度上存在著抵觸心理，對內部審計項目管理的信息化建設持等待觀望態度。

3.2 系統開發的技術與合作問題

國家審計署劉家義審計長曾經指出：審計信息化建設包括兩部分內容，一是審計實施信息化，二是審計管理信息化。目前很多審計軟件開發商比較重視審計實施軟件的開發，而忽視審計管理軟件的開發，無法提供有效的信息化管理手段，制約了審計項目管理信息化的發展。內部審計項目管理信息化建設既是管理問題，又是技術問題，需要管理人員和技術人員默契、長期配合才能順利展開。

3.3 信息系統自身局限性問題

由于項目管理軟件自身設計的功能定位問題，各類審計項目實施的信息化并不能實現，高校內部審計工作中涉及的各項審計數據的采集、審計工作底稿編制、審計測試程序的運用等計算機輔助審計技術不能得到運用；另外，在審計過程中，審計通知書的下達和項目審計申請書的呈送需要與上級主管部門和內部職能部門的溝通，審計委托函以及審計報告傳達和批復都是采用紙質形式，信息的錄入和處理滯后，影響了審計項目管理信息系統運用的效果。

3.4 信息系統后續維護問題

內部審計項目管理系統的關鍵在于先建立先進的管理模式，再進行系統的開發。先進的管理模式要以信息技術在內部審計項目管理中的應用研究為基礎，而審計項目不同時期的要求以及管理程序的變動，需要對軟件進行連續的升級和維護，雖然高校在信息化建設方面經費投入不斷加大，而與高校教務管理等信息化相比，在審計項目管理信息化建設的研究上人力、物力投入相對不足導致審計項目管理信息系統的實施和運行方面普及率不高。

4 內部審計項目管理系統應用對策

為提高審計項目管理信息系統的使用效果，進一步推進內部審計信息化建設，高校內審部門應強化學校內部審計信息化意識，一方面通過提高審計獨立性，重視審計工作的外部環境來實現，另一方面，同時審計機構和審計人員增加服務意識，在部門推進信息化的同時，對學校涉及審計項目的管理人員提供培訓和技術支持，以提高內部審計信息化的參與度；增加對審計人員信息化技術培養的力度培養，精通計算機編程和數據庫技術又熟悉審計業務的復合型人才，提高審計人員對信息技術的掌握能力，改進計算機系統的應用操作能力；持續對信息系統進行投入和維護，部門審計人員對信息系統使用過程中動態的問題及時記錄和分析，定期與開發人員協商解決。注重外部力量與內部力量的長期結合以及持續的投入，才能保證系統的各項功能服務于內部審計工作。

國家審計信息化建設的發展，為高校內部審計項目管理信息化建設提供了廣闊的發展平臺，審計數據庫的建立，為高校內部審計項目管理系統的建立儲備了必要的信息資源，高校審計部門應抓住機遇，對審計項目管理信息化建設進行總結，并進一步推進審計實施信息化建設，實現內部審計全面信息化。

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