檔案收集整理是管理好檔案的前提保障

摘 要：檔案收集工作是檔案管理工作的源頭，它決定了檔案機構對公眾的服務能力，本文從提高檔案意識、健全檔案管理體制、完善檔案收集制度的角度，探討如何開展檔案收集及確保檔案材料完整的方法。

關鍵詞：檔案收集方法；檔案意識；管理檔案

檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案資料收集工作的基本要求就是“全和真”，即力求全面，刻求真實，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作，又能為查考歷史提供重要依據。

如何做好檔案收集工作這一歷史責任，筆者通過檔案工作的實踐體會，結合實際工作就檔案收集工作談幾點體會：

1.提高檔案意識，樹立檔案觀念

檔案意識淡薄是檔案收集工作中的大敵。有些人因為缺泛檔案意識，認為檔案工作不是主要部門，在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，致使部分在本單位生產活動過程中形成的具有查考價值的文件資料沒有歸檔，造成檔案流失，直接影響到今后的檔案利用，具體有以下幾個方面；①本單位領導和有關人員外出參加各種會議帶回的有關資料、一些人員的科研成果、合理化建議、出席各種學術研討的論文、圖片等，不愿或不及時移交檔案室；②有些上（下）級機關及外單位直接寄送給領導人“親啟”文件或直接寄給所屬業務對口部門和有關人員的文件材料，各部門往往會留在本部門或個人手中的而未向收發員和檔案室移交，既使有的移交了也是留復印件，而未留原件，失去了檔案的原始性；③城網資料設備如三證的收集不全，就往往是設備資料開箱時未及時移交和保管不善而流失，造成日后查考無利用價值。

因此，我們通過學習檔案法規，大力宣傳檔案知識和組織全員參加檔案知識競賽等形成，增強企業檔案法制觀念和意識，進一步提高全員檔案意識，增強廣大干部職工學法、知法、守法、依法辦事的自覺性，努力實現從檔案法制到檔案法治的轉變。

2.健全管理體制，發揮網絡作用

要結合單位自身的管理體制，組織機構的設置、檔案材料的形成建立一個縱橫交織的管理網絡體系，從而做到從上而下，層層有人負責、形成上下配合，左右協作的檔案傳遞網絡，這是做好檔案收集工作的基礎。專職檔案管理員應與各部門信息員經常聯系，負責做好本部門文件資料的收集、整理和移交工作，這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進了收集工作的開展。

3.建立和健全管理制度，落實責任部門

檔案收集工作既要加強宣傳工作，通過多種渠道、多種形成、各種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規，增強全員的檔案管理意識，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，又要制定出一系列的規章制度，為確保檔案資料收集的齊全性、完整性，必須建立嚴格的制度，制定檔案移交歸檔制度，明確檔案歸檔范圍、內容及時間；制定電網建設項目檔案管理、檔案崗位規范和責任落實等制度，明確各項工作的負責人，責任部門和考核標準，列入月度和年度績效考核。

4.積極主動上門收集，提高歸檔率

檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領導重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤，愛崗敬業，盡職盡責。檔案員應根據檔案資料來源廣，范圍大的特點，不厭其煩主動上門，跟蹤收集。對于個別不按規定移交的部門，檔案員只要有耐心，經常上門催交，與他們溝通，往往都能收到效果。

5.提高服務質量，改變以往被動服務的局面

檔案室是檔案的管理者，同時也是檔案利用者的服務者。檔案管理員要從思想上樹立高度的服務觀念，克服“守攤式”的被動服務觀念，充分發揮助手作用，利用現代化技術提供遠程服務，利用網上信息量大，傳遞速度快的優勢，實現檔案資源共享。加強編研工作，檔案員應熟悉室藏檔案情況，通過對檔案分析研究，對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟，編印成各種檔案參考資料，使利用者充分意識到檔案的價值和重要性。要從實際出發，有針對性的編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，使利用者感受方便，為單位的安全生產提供服務。

6.制定檔案職業道德規范，提高從業者的道德水準

當前科學理性的發展對檔案從業者的職業活動與職業行為有了新的要求，職業行為規范化和理性化，因而，建立一種規則性的職業道德體系就成為各行業的迫切需要。為使檔案職業道德在從業者活動與職業行為中得以落實，檔案部門通常要通過制定規章、制度、守則等紀律來約束從業者。這些條款告訴從業者哪些行為符合職業道德，哪些行為不符合職業道德，同時會說明違反這些規定將帶來的負面影響或將給予失職者的處罰措施。在這里除了考慮將外在的檔案職業道德規范強制性地灌輸到從業者的職業活動中外，還應當關注檔案職業人員的內心需要：他們不僅僅是單調枯燥的“辦公室+庫房”的生活，他們也需要融入社會各行各業的建設中，職業的價值要在與社會的交往過程中體現，一旦從業者的社會滿足感建立起來，他就能看到所從事的檔案職業的價值，并能自覺遵守各項規章制度，正是在這個時候，檔案職業道德規范才能更好的落實。

檔案作為企業生產和發展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應重視這項工作，使檔案收集和管理工作再上新臺階。