試析高校基建檔案管理的問題與對策

摘 要：高校基建檔案是高校對其在發(fā)展過程當中的所有有形物質真實記錄，高校基建檔案客觀真實性、細致性、多樣性和專業(yè)性都比較強，這也給高校基建檔案管理工作帶來了一定的復雜性。當前高校基建檔案管理工作中還存在一些問題需要改善，本文就針對其中部分問題給出相關建議和對策。

關鍵詞：高校；基建；檔案管理；問題

隨著高校投資主體日趨多元化，高校基建檔案管理工作的重要性越來越顯現(xiàn)出來。高校基建檔案是衡量高校辦學條件和辦學實力的重要標準，是校方對外合作的主要材料。高校基建工作經(jīng)歷了幾個不同的時期，每個時期都有鮮明的時代特點和管理模式。長期以來，由于高校對基建檔案管理重視程度不高，導致目前的高校基建檔案還不夠規(guī)范，基建檔案形式不一、內容不全、利用率高，在使用過程當中容易遺失或者損壞，給高校基建檔案工作帶來了一定的難題。

一、當前高校基建檔案管理工作中存在的問題

1.1 形式不一、不齊全，缺失嚴重

在形式上，由于大部分高校基建都經(jīng)歷了三次不同的大發(fā)展時期，這三個時代特征鮮明的發(fā)展時期所形成的基建檔案的形式差別很大。上世紀90年代以前的高校基建檔案全部都是紙質，內容上以圖表和文字為主。進入新世紀以來，高校基建檔案除了紙質檔案以外，還有電子檔案和音像等相關材料。其次就是不齊全，缺失嚴重的問題，早期高校在基礎建設時，經(jīng)常發(fā)生不按規(guī)定、手續(xù)不全盲目開工的現(xiàn)象，工程竣工以后對于相關的手續(xù)也不及時補辦，導致高校基建檔案永久性缺失。第三，由于設計圖紙來實際工作當中利用率較高、圖紙本身幅面大、紙質偏硬，在實際工作當中，長期反復使用造成圖紙變脆、斷裂、起毛磨損等現(xiàn)象，更有甚者會在使用中遺失圖紙，影響了高校基建檔案圖紙的完整性。第四，由于高校基建檔案管理工作年長時久，在手續(xù)移交工作上不嚴密，很多重要的檔案最后無處可尋。

1.2 檔案館硬件不達標

長期以來，高校都只注重一線教學科研工作，對于基建檔案管理部門的重視程度不高。大部分高校都會將檔案觀設置在高校行政樓中，在承重要求上，檔案樓要比行政樓高的多。出于安全問題方面的考慮，大部分檔案館甚至不敢使用和采購檔案密集架。連檔案館基礎硬件設施要求都不能達標，基建檔案樓建設就更無從談起了。因此，可以說教育經(jīng)費的投入不足成為了制約高校基建檔案管理工作發(fā)展的重要瓶頸。

近年來各地掀起高校合并大潮，在合并過程當中，一些規(guī)模較小的學校可能本身就沒有專門的檔案管理部門或者未設置檔案室，為了更方便地合并只能對檔案進行突擊整理，在這個突擊整理的過程當中，很多檔案遺失或者整理不齊，在移交合并后的高校基建檔案歸檔上質量就不高。

1.3 管理人員缺乏專業(yè)基礎

盡管現(xiàn)在從事高校檔案管理工作的人員文化素質水平越來越高，但是這部分檔案管理工作者對于基建檔案管理專業(yè)知識上相對匱乏，面對工程量巨大、種類繁多的圖紙和檔案資料顯得無所適從，造成在檔案的入卷歸檔和整理工作上的困難。當別人有需求來查閱調用相關基建檔案材料的時候，管理人員經(jīng)常搞不清楚到底哪部分是對方需要查閱的資料，只能打開檔案庫讓查閱者自行查找，嚴重影響了檔案查閱和使用效率。

二、當前高校基建檔案管理工作改善策略

2.1 提高管理人員基建專業(yè)知識

高校基建檔案和其他類別的檔案資料有所不同，高校基建檔案有其特殊性和很強的專業(yè)性，這就對基建檔案管理人員素質提出了更高的要求。只有真正能看懂基建資料的管理員才能真正在檔案分類整理、入卷歸檔時做到正確無誤，這樣也利于后期的保管和利用，也能真正在后期的高校工程建設、維護和擴建當中發(fā)揮出基建檔案的真正作用。同時實施檔案館硬件設施改善工作，在當前現(xiàn)有檔案館硬件條件下，最大限度地做好檔案日常管理工作，以防為主，防治結合，嚴格落實檔案管理“八防”責任制，確保基建檔案材料的安全和完整。

2.2 構建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡信息技術的快速發(fā)展為高校基建檔案管理構建數(shù)字信息化管理平臺提供了技術基礎，同時高校基建檔案管理構建數(shù)字信息化管理平臺也能從數(shù)字化圖書館管理系統(tǒng)得到相關經(jīng)驗借鑒。通過全面細致的軟件管理系統(tǒng)將當前的高校基建檔案進行數(shù)字化和信息化，實現(xiàn)查閱方式和備份方式的數(shù)字化。這也能大幅提高基建檔案管理工作的效率，降低基建檔案管理員的勞動強度，提高基建檔案的查閱效率和使用效率，有效避免了基建檔案的污損、遺失現(xiàn)象。

2.3 加強基建檔案的修補和備份工作

高校基建檔案要做好日常管理工作，定期對基建檔案核對、檢查和維護，做到歸檔材料類目清楚、齊全，圖紙要完整、整潔，遇缺失情況要及時修補完善。部分容易腿色的基建檔案需要及時備份。嚴禁發(fā)生高校檔案管理員為了工作方便私自在圖紙上做標記情況發(fā)生。對于一些影像資料、電子光盤、U盤等都要妥善保管，防止資料丟失，保障檔案能夠保存到規(guī)定年限。高校檔案管理員也要加強保密觀念，要按劃密規(guī)定查閱保密檔案，不可以讓來借閱利用的人員去復印以防造成卷宗的丟失或破壞，做好卷宗的安全保護和利用。

三、結語

高校基建檔案管理人員要不斷學習專業(yè)知識，這樣才能有條不紊地應付日益復雜多樣化的高校基建檔案，這樣也才能做好基建檔案的科學管理和利用。同時，高校基建檔案管理人員要因地制宜，利用現(xiàn)有條件努力使檔案館硬件盡量達標，另外加強數(shù)字化基建檔案管理系統(tǒng)平臺的構建，真正實現(xiàn)基建檔案管理工作的數(shù)字化、輕松化、信息化。

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