網絡時代下檔案管理工作人員的素質要求分析

摘 要：在二十一世紀信息決定生存的環境下，檔案管理模式需要有新的轉變。檔案管理工作者需要接受新思維、新體制，勇于改革創新，提高自身素質，并大力推進檔案信息的共享及數據庫的更新換代建設，以適應新時代發展模式。

關鍵詞：信息化；檔案管理；創新；素質要求

檔案是一種保存文字、聲音、視頻、圖表等各種信息的文字材料，我國機關單位、企業、組織及個人在社會活動中通常以此來作為活動的記錄，因此這是重要的社會信息來源。對于各個單位和，檔案管理是一項重要任務。檔案管理在我國有深厚的傳統，現今信息化逐步覆蓋社會各個層面，檔案管理工作實現信息化成為一項必要的任務，這是使其不斷發展，開拓進取，緊跟時代潮流的必經之途。

一、簡述檔案管理工作的信息化

隨著科技技術的高速發展，信息化管理存在人們的生活與工作中的每個角落。信息科技給人們的生活與工作帶來許多便利，提高人們生活質量與工作效率。現代社會業逐步形成一個信息化社會。同理，科技技術的擴大化決定了檔案管理工作的信息化發展。下面筆者就檔案管理工作的信息化進行簡單論述。

（一）管理信息化

檔案管理實現信息化區別于以往的檔案管理工作，當前的檔案管理要求在管理工作中使用信息技術，各單位要組織專業人才隊伍，做出認真細致的規劃，其中的對信息資源的處理工作有：采集、整理、存檔和接受檔案信息咨詢。當前檔案管理已不再局限于各種實體形式，數字化先進檔案管理形式已成為發展的趨勢。

（二）信息化檔案管理的特點

第一，這是重中之重，我國是一個法治國家，任何組織或個人的活動均要遵守法律。檔案管理工作及工作者們需要遵守相關法律法規，和由相關檔案管理部門統一制定的專門政策。

第二，當前檔案管理由傳統實物轉變為以電子檔案和電子形式文件為主，這既是檔案管理工作的進步，也是國家、政府、企業向現代化信息化邁進的體現。

第三，將檔案管理信息化使現代化先進管理方式從此進入檔案管理領域，通過網絡共享和數字數據儲存，加快了信息傳播速度，提升了安全性，使檔案管理更便捷、更高效。

二、檔案管理工作信息化的新思路

用信息進行檔案管理的主要目的是提高企業工作效率，讓企業的其他工作能夠高效、有序開展。要想做好企業的信息化檔案管理工作，不僅要提高企業檔案管理隊伍的職業素質與信息化技能。讓企業檔案管理隊伍創新工作思維，提高工作人員素質。還應當構建相應的信息化管理機制，提高管理質量。

（一）檔案管理工作人員素質的提高

檔案管理工作是一項嚴謹的工作，其工作人員要具有高度的責任心，對管理事業的奉獻精神，有高尚的職業操守，忠于本職工作。職業道德素質的提高有助于檔案管理人員主動研究工作中遇到的難題并積極解決，同時提出建設性意見和建議[1]。此外，對工作的精益求精，積極開拓進取是檔案管理人員不可或缺的精神。本工作要求工作人員有熟練的操作能力和扎實的技術根基，要求檔案工作人員對工作兢兢業業、努力奮進，顧大局、求發展，有為國家、為集體做貢獻的先進意識，并在此基礎上腳踏實地干好本職工作[2]。其次，檔案管理涉及到社會生產生活的方方面面，這需要檔案管理人員具備多方面的知識，并對當下社會經濟的發展方向有深刻的領會，同時對遇到的問題做出創新思考，不能受到局限[3]。所謂的創新，是一種在工作上不斷進步，不斷創造新成果的動力與精神，并在工作中兼顧對各個方面知識的學習，根據公眾對檔案信息的需求確定工作方向，具有對檔案管理進行有效加工和綜合分析的能力，并能提取出對社會生產生活有效的信息。在此過程中，檔案管理人員必須具有獨立思考的能力，要勇于突破傳統思維的局限，突破傳統的因循守舊、一成不變的工作方式，才能發現現實工作中出現的問題，同時仔細研究，認真分析，是做好此項工作的關鍵，能使檔案管理人員對工作具有主動性、積極性，有效發揮主觀能動性，有利于提出創新性的意見和建議[4]。

（二）檔案管理工作人員面臨的新挑戰

在新形勢中檔案管理工作融入了更現代化的技術、更全面的內容、更明確的分工。現代化的技術主要表現為在檔案管理工作中使用數字化和網絡技術覆蓋，以此提升工作的質量；更全面的內容表現為在信息化的社會環境下各類資訊飛速衍生，其中大量對生產生活有用的重要信息的收集成為了檔案管理工作的一部分；更明確的分工表現為檔案管理工作需要朝更專業化的方向發展，而許多單位也已對此高度重視[5]。此外，也必須看到在檔案管理工作從傳統方式向現代化信息管理方式轉型的過程中必然會暴露出自身一直存在的缺陷和不足，如難保存、難保真、難保密、難保讀取等問題。在實踐中，蘇聯第一次載人發射和亞特蘭大奧運會的部分電子信息如今已無法提取。國務院對中央及地方個政府機要部門的檔案管理工作審查中發現大量單位對檔案管理的制度不完善，部分單位已經出現了機密外泄的情況，這表明檔案管理工作人員需要適應新形勢下的新挑戰。

（三）檔案管理的創新體制

傳統上檔案信息管理的方式以集中統一管理為主，現今現代化信息技術進入檔案管理領域，使檔案管理與數字化管理有機結合在一起。在信息化普及到各領域的今天，我國檔案信息管理體制仍需要加大管理力度和提高檔案信息提取的便捷度。我國檔案信息管理的信息化處于起步階段，仍存在不少實際問題如信息系統的管理不夠集中、軟硬件調取不當，究其原因在于管理制度。因此使用檔案信息自動化管理系統對各工作部門實行統一管理，同時規范技術人員的操作和軟硬件，是解決此問題的重要方法

（四）檔案信息的資源共享

如今我國檔案工作的突出問題是缺乏統一標準，規范化不足，對軟硬件的使用不當，造成無法讓管理系統充分發揮應有效果。在各部門的信息管理不統一，信息分散的情況下，無法適應數字化管理工作的需要。所以當下要務是實現檔案信息資源的全方位共享，啟動系統建設工程，規范檔案管理的各項工作、各個環節，對工作中出現的問題進行高效處理。

（五）創新檔案信息數據庫建設

在檔案管理工作的信息化程度上我國與世界發達國家尚存在一定的差距，需要時間進行全方位適應，在社會全面提升信息化進程的情況下，管理工作需要抓住重點進行建設才能實現快速突破。檔案信息數據庫是信息管理工作的重中之重，因此，對數據庫進行創新建設成為了整個檔案管理工作的關鍵要素。

數據庫的建設是一項復雜繁重的工程，需要先將基礎建設完成，再逐步處理高難度復項目。數據庫的完善有利于提高信息化管理工作的效率，因此使用現代化信息技術對信息資源進行整合、使用是數據庫建設的根本目的。

三、結語：檔案中的信息資源隨著社會逐步向信息化邁進而變得更加重要，因此社會各個生產領域都需要進一步加快信息化建設。這要求有先進的現代化信息技術和高素質的、積極進取的檔案管理工作人才，二者結合，以有效滿足社會的信息資源需求，在此基礎上，要做到適應形勢變化，實踐創新，緊跟時代發展步伐。

參考文獻：

[1]萬紅英，萬紅梅. 淺析基層檔案管理工作的現狀[J].科技創新導報，2011（15）：217.

[2]戰崴. 加快檔案管理工作現代化進程措施[J].中國新技術新產品，2011（14）：243.

[3]孫明，姜華. 基層農發行檔案管理工作中存在的問題及對策[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2010（08）：96.

作者簡介：莫栩敏，女，廣東東莞人，漢族，本科，主研方向：文書及檔案管理。