淺談新形勢下的檔案創新服務

摘要：隨著電子時代的來臨和社會的發展，人們對檔案利用服務的要求也越來越高。本文主要從四個方面論述了如何通過檔案創新服務來滿足利用者的要求，以更好地為經濟建設服務。

在電子計算機和電子網絡迅猛發展的今天，怎樣搞好檔案服務是值得檔案人員深思和探討的問題。“開發信息資源，服務四化建設、做好檔案工作，為建設有中國特色社會主義事業服務”，鄧小平同志和江澤民同志的話肯定了檔案工作在經濟建設中的作用。這說明了在發展社會主義市場經濟中，不僅有經濟部門的責任，也有檔案部門的責任。特別是在知識化、信息化的今天，檔案服務在經濟建設中的作用更為突出。因此，在新形勢下只有不斷創新檔案服務工作，才能更好地為經濟建設工作提供更全面、更便捷的服務。

一、創新檔案信息服務

人類社會經歷了漫長的發展歷程，現在已經進入了以信息技術為中心的高科技蓬勃發展時期。信息技術的突飛猛進掀起了以數字革命為特征的信息化浪潮，改變了人們的時空觀念和思維方式。正如世界著名未來學家阿爾溫·托夫勒所預言：“誰掌握了信息，控制了網絡，誰就掌握了整個世界。”因此，信息作為一種資源，在國家和社會發展中起著舉足輕重的作用。而作為檔案部門就應該責無旁貸地為經濟建設提供更多的信息服務。首先，檔案部門要及時、準確地收集國內外重大經濟政策信息。掌握不準國家有關經濟政策，就有可能導致投資的失誤，關于這一點無論在我國沿海地區還是內陸地區，都有過深刻的教訓。同時要注重收集國外的經濟政策信息，特別是我國加入WTO后，中外貿易往來日益頻繁，如果我們對國外的經濟政策不了解，就可能在國際經貿活動中蒙受重大損失。因此，檔案部門要通過有關會議資料、傳媒信息等，深入了解和領會我國政府和各國有關的經濟政策，并廣泛收藏、整理、研究，及時準確地為經濟建設提供決策服務信息。其次，檔案部門還要加強信息的整理、鑒定和保管工作。李鵬同志曾評價檔案工作“珍藏檔案，存真求實，探索規律，鑒往知未”，這也是檔案工作的一個重要特點。在很多情況下，檔案部門收集的信息資料可能在短時間內并沒有多大作用，但在若干年后將會發揮無比重要的作用。因此，加強信息的整理、鑒定和保管是搞好檔案創新服務很重要的一環。

二、創新檔案服務指導

《檔案法》規定：“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導”；“機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監督和指導?！边@就賦予了各級檔案部門和檔案工作人員對所屬單位的檔案工作負責監督和指導的職責。因此，各級檔案部門和檔案人員必須變被動服務為主動服務，加強檔案業務指導，幫助基層做好檔案工作。注重加強各單位檔案的收藏、整理和保管工作，重視各種現代化技術手段在檔案管理中的應用，不斷提高檔案人員的業務素質和管理水平，為實現檔案創新服務夯實基礎。

三、創新檔案服務手段

檔案管理的最終目的就是提供利用服務。在今天這個知識化、全球化的嶄新時代，僅靠過去那種“看攤守業”、“你查我看”的服務方式是難以滿足利用者的需要的，也發揮不出現代檔案的最大效用。檔案人員應該根據形勢的發展和利用者的需要，不斷創新檔案服務手段。

（一）主動、靈活提供服務。要做好主動服務，只有“知己知彼”，才能“百戰不殆”。首先要熟悉檔案館藏種類及內容成分，對各種經濟活動提供的依據做到心中有數，以便全面挖掘檔案信息的價值。同時要了解各種檔案用戶利用需求的規律和特點，把一成不變的檔案變得鮮活起來，根據不同用戶的不同需要準確提供檔案信息。

（二）有針對性地服務。檔案利用服務表現為經常性和偶然性兩種形式。其經常性是指檔案利用服務應立足于那些經常性的利用需要，而其偶然性是指檔案利用服務還應滿足某些專門的特殊利用的需要。檔案人員一定要把為經常利用檔案的部門和人員服務作為工作的基礎，提高服務質量；把根據客觀需要的特殊服務作為拓寬工作范圍的契機，從偶然性中發現必然性，將一些偶然提供的專門服務轉化為經常性利用服務活動，從而擴大檔案利用服務范圍。

（三）多元化服務。主要表現在兩個方面：其一，提供利用服務方式的多元化，即采用出借、閱覽、復制、咨詢等多種方式開展檔案的提供利用；其二提供給用戶利用的信息內容的多元化，綜合檔案信息和其它非檔案信息以多種方式提供服務。

（四）及時服務?，F代社會處于一個信息爆炸的時代，有些有用信息的生命周期在不斷縮短。一方面檔案作為一項戰略性資源，如果長時間被束之高閣得不到及時利用，很大一部分檔案信息就會失去利用價值；另一方面，在經濟活動中，時間就是金錢，就是效益，特別是在企業的決策、生產和經營活動中，需要及時獲取各種信息，以滿足競爭和發展的需要。因此，應及時把可能有利用價值的檔案送到有關部門和人員手中。如1996年5月3日包頭地震后，五、六十年代的房屋遭到了毀滅性的破壞。震后，內蒙古電建三公司立即從檔案室調出公司全部房產檔案，對所有住房進行了震害等級鑒定，制定重建、復修方案，以圖文并茂的形式和翔實的數據，完成了公司《五·三地震建筑物損失匯總》資料，成為第一家把資料報到包頭市抗震救災指揮部、第一家報道內蒙古電管局抗震救災指揮部的企業，為上級領導的科學決策提供了依據。得益于這份翔實的資料，5月10日，內蒙古電管局在分配抗震捐款時，將1，300多萬元捐款分配給了電建三公司。這一實例既證實了檔案資料及時服務、靈活服務的重要性，也說明了加強檔案信息整理、鑒定和保管的重要性。

（五）開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件等，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，已經不能滿足當今信息化時代的必然要求。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息網絡及時、準確地獲得所需信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。檔案部門可以在網頁上提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館（室）在網上隨時隨地進行信息交流，提供服務。

（六）開展現行文件閱覽服務。隨著時代的發展，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是近些年來，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到相關政策信息。為適應新形勢發展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨、群眾關系，維護廣大人民群眾的根本利益，各級檔案館（室）應該做好現行文件資料的接收工作，積極開展現行文件閱覽服務。

四、創新檔案服務領域

（一）信息服務的社會化。隨著改革開放的不斷深入，檔案服務社會化已成為檔案管理者的共識。因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位利用檔案信息的組織和個人，又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務?？茖W技術的發展，使得人們從事的各種社會活動變得更加復雜，各類信息的需求也日益迫切，也就越離不開信息服務。對檔案信息的需求也必然是多形式、多領域的。

（二）實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人們的知識和信息在急劇增長，面對天文數字的信息情報，任何一個檔案部門都不可能將所有信息全部加以收集、整理、歸檔。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立社會信息系統，實行—體化管理，充分發揮整體優勢，實現資源互補與共享。使利用者更便捷地獲得更廣泛的信息，更好地滿足社會多方面的需要。

（三）發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

對于檔案信息的開發，檔案工作者還應當樹立產業意識，以服務經濟建設主戰場為目的，面向各行各業的服務主體，有針對性地開發科技、經濟、市場等多方面信息，為不同的需求者提供滿意服務。

隨著現代信息技術的發展，檔案利用服務也面臨著新的挑戰。這就要求檔案工作人員一定要樹立終身教育理念，堅持學習，走出封閉，與時俱進，勇于創新，把新形勢下的檔案利用服務提高到一個新的水平，為發展社會主義經濟提供有效的服務。