PDCA循環在民辦高職教務管理中的應用

黃艷丹　趙瓊

摘 要 本文結合民辦高職院校教務管理的實際情況，利用PDCA循環找出問題產生的深層次原因，并提供具體實施方法和策略。

關鍵詞 PDCA循環 高職教務管理 管理措施

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A

Application of PDCA Cycle in Private Vocational

Educational Administration

HUANG Yandan， ZHAO Qiong

（Guangzhou College of Technology and Business， Guangzhou， Guangdong 510850）

Abstract In this paper， combined with the actual situation of the educational administration management of the private vocational colleges， the deep-seated reason generated by the PDCA cycle to find out problems， and provides the concrete implementation method and strategy.

Key words PDCA； educational administration management； management measures

1 PDCA循環的內涵和特點

1.1 PDCA的含義

PDCA循環（PDCA cycle），是管理學中的一個通用模型（如圖1所示），最早是由休哈特（Walter A. Shewhart）于1930年構想，后來被美國質量管理專家戴明（Edwards Deming）博士在1950年再度挖掘出來，并加以廣泛宣傳和運用于持續改善產品質量的過程中。

PDCA的含義如下：P（Plan）—計劃；D（Do）—執行；C（Check）—檢查；A（Action）—行動，對總結檢查的結果進行處理，成功的經驗加以肯定并適當推廣、標準化；失敗的教訓加以總結，未解決的問題放到下一個PDCA循環里。

圖1 PDCA循環的意義

1.2 PDCA循環的特點

（1）大環套小環，一環套一環，小循環推動大循環。PDCA循環不僅適用于整個組織，也適應于組織內各個部門甚至個人。各級部門根據組織的方針目標，都可設置自己的PDCA循環，層層循環，形成大環套小環，小環里面又套更小的環。大環是小環的母體和依據，小環是大環的分解和保證。各級部門的小環都圍繞著組織的總目標朝著同一方向轉動。通過循環把組織上下的各項工作有機地聯系起來，彼此協同，互相促進。（2）不斷前進、不斷提高。PDCA循環就像爬樓梯一樣，一個循環運轉結束，管理的效能就會提高一步，然后再制定下一個循環，再運轉、再提高，不斷前進，不斷提高。（3）門路式上升。PDCA循環不是在同一水平上循環，每循環一次，就解決一部分問題，取得一部分成果，工作就前進一步，水平就進步一步。每通過一次PDCA循環，都要進行總結，提出新目標，再進行第二次PDCA循環，使管理的車輪滾滾向前。

2 PDCA循環的管理步驟和方法

管理的活動一般分為兩類：一類是維持，維持是遵照標準來從事工作，并針對結果的異常狀態采取措施使其恢復正常狀態；另一類是改善，改善是打破現狀、創造變化、提高實力、將目標放在水準高的地方，擬定達成計劃并確實執行，并隨時掌握實施結果，若未能達成預計目標則須再深入檢討，采取處置措施。

不管是維持活動還是改善活動，都可以使用PDCA循環，使整個組織或部門在穩定中求得發展，不斷得到提升、進步。

3 PDCA循環在高職教務管理中的具體實施

高職院校中的教務管理是指教學管理人員遵循高校教學管理規律，通過一定的管理手段，使教學活動按照一定的程序運行，并最終順利達成既定目標的過程，教務管理主要包括對教學計劃、教學運行和教學質量監控與評價以及教學改革和建設等諸多環節的管理。

教務管理是一項實踐性很強的管理工作，尤其是系部的教務管理更是體現了繁雜性、連續性、嚴密性、規律性、服務性的特征，教務管理進行的好壞直接影響到學校的正常運轉和決策的科學性。

3.1 教務管理中存在的問題及影響因素分析

（1）一級教務管理機制落后，缺乏創新性。目前民辦高職院校的教務管理基本延續我國在計劃經濟時代大學教育的管理方式，以班級和專業為單位，以教師、學生和課程為關注點進行校內的封閉式自我管理。教務管理權力集中在教務處，教務處直接受主管教學的副院長領導，各系部教務管理人員只有執行的義務沒有下命令的權力，相對被動，工作過分強調規范性和服務性，管理水平停滯不前。（2）二級教務管理人員工作壓力大，缺乏工作熱情。系部教務管理人員日常性事務多、任務重、待遇低，又要準備教學材料，又要迎接檢查，使得基層教務管理員工作壓力非常大，而且經常需要向教師催交材料，容易引起教師不滿。因此，有相當比例的教務管理員厭倦了日常的工作瑣事，民辦院校教務人員外出進修、培訓的機會少，職稱晉升更是遙不可及，不免對自己的工作和未來的前途表示擔憂，工作滿意度非常低，缺乏對工作的真誠和熱情，人員的流動率較高。

之所以會產生這些問題，主要是由以下原因造成的：（1）近些年來，民辦高職院校的發展規模越來越大，甚至一些高職院校發展到了萬人規模，教務管理的工作量激增，而教務管理人員數量、管理機構和管理方式基本維持不變，導致了問題的凸顯。（2）民辦院校為了突出辦學特色，適應市場對人才需求的變化，進行校企合作，增加實踐、實訓環節，給教學安排、學籍管理等工作帶來了難度。（3）民辦高職院校的教師薪酬和職稱掛鉤，缺乏激勵機制，導致教師無教學積極性、無心科研，缺乏創造力和競爭力，對教務人員的管理應付為主，很少能認真對待。（4）人事制度不完善。學校組織結構過于官僚化，權責不明確，規章制度不完善或完善卻執行不力，制度不能激勵人，工作效率明顯降低。endprint

總的來說，問題出現的根本原因在于管理體制出現了問題，因此，要想治標又治本，必須改革民辦高職院校內部管理體制。

3.2 解決問題的措施

要改革民辦高職院校的內部管理體制，就要去行政化，從市場的角度出發，進行以下改革：（1）轉變管理理念。教務管理是為教學服務的，科學、規范的教務管理可以切實提高系部的教學質量，實現人才培養目標，實現素質教育。教務管理應該從原有的靜態、傳統管理模式轉變為動態、開放的管理模式，并不斷根據實際情況進行變革。（2）改革人事制度。民辦高職院校的人事部門應將合適的人安排到合適的崗位上，遵照“優勝劣汰”的原則，引入競爭機制，精簡機構，完善人事管理制度，建立有效的激勵機制，不僅要調動教務管理人員的積極性，為他們的發展進行合理規劃；還要調動教師的積極性，讓專任教師參與到系部的管理中來，有效減輕教務人員的工作量。（3）要學會集權和授權。在學校創立的初期，集權模式的確可以提高管理效率，但是隨著辦學規模的擴大仍然采用集權就會導致各種矛盾和沖突的爆發，要適時采用授權，將部分決策權長時期地留在下級管理人員手中。教務管理的不同層級要權責明確，可將調停課的辦理、外聘高職稱和企業兼職教師管理、教師超工作量酬金核算權、繼續教育學院課程安排等權力下放到各系，學院教務處主要負責宏觀管理與服務功能，穩定教學秩序，積極推進教學建設與改革，提高辦學質量與辦學效益。

3.3 教務管理的檢查與評估

學校和教務部門要根據出現的問題，分工協作，按照制定的解決方案去實施，避免因“教務計劃”和“教學執行”分屬不同的主體，導致上下級溝通不暢，執行力不夠，更多地要求一級教務人員不斷地監督和檢查實施的效果，必要時制定評價量表逐項進行檢查，出現問題或偏差時要及時解決，不能解決的要及時上報上一級，提出解決辦法。在監督和檢查的過程中，可利用現代信息技術，從“班級—系部—教務處—學院”逐層建立教學信息反饋系統、教學質量保證系統、教學質量監控系統和教學質量評估系統，分別由各班級學委、系主任、教務處長、教學副院長對各系統負責。

3.4 總結經驗、制定標準

根據措施對執行效果進行總結和反思，分清楚問題的類型，出現頻率較高的問題就是常態問題，應將解決方法制度化，今后出現類似情況可按照既定的方式進行標準化處理；出現頻率較低的屬于非常規問題，這類問題的解決主要靠教務人員的專業素養，其解決途徑是通過日常的崗位培訓加強兩級教務人員的職業素養，尤其是基層教務管理人員，他們的素質是確保教學秩序良性運行的關鍵，通過他們的成長可以在不斷的實踐過程中摸索總結出最符合實際情況和專業特點的教學管理方法和規范化管理流程；對于已經發現但暫時解決不了的問題可納入到下一個PDCA循環中繼續研究。

總的來看，利用PDCA循環不可能一次性解決教務管理中的所有問題，學校發展的階段和外部環境的變化都會對教務管理的內容產生影響，在現有階段上解決主要問題后，教務管理的水平就會得到提升，在新的階段又會出現新的問題，再通過PDCA循環加以解決，不斷地優化教務管理工作，不斷提高教務管理水平，與時俱進，從而保障高職院校辦學質量。

參考文獻

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[2] 韓軍榮，郎濤.改革民辦高職院校內部管理體制及優化辦學環境的研究[J].青島職業技術學院學報，2013（6）：83-86.endprint