基于項目管理的高校圖書館服務創新

曹國鳳（順德職業技術學院 廣東 佛山 528333）

1 項目管理理念的提出

作為一門新興的科學，項目管理是指在特定的時間內，為了完成一個既定的、特殊的任務目標，通過縱橫相結合的運行機制，達到對企業有限資源進行有效的計劃、組織、控制的一種系統管理方法[1]。項目管理模式是現代企業管理理論研究的重要成果，是知識經濟時代管理新理念中的核心理念之一。而圖書館作為一個不斷生長的有機體，其活動越來越受市場管理體制和信息技術環境的影響。

圖書館的核心價值在于通過對各種文獻資源的保存和利用達到交流知識、傳播文化的目的，圖書館的各項管理也必然服從于它的目的，維持著圖書館功能的正常發揮。圖書館傳統的管理模式主要是圍繞其業務流程而設計，涉及資源采訪、編目、典藏、流通、參考咨詢、技術支持服務等整個業務過程的各個環節。隨著信息技術和圖書館事業的發展，現代圖書館在尋求服務創新過程中經常會面臨一些突發性、臨時性或實驗性的較大型任務，僅依靠原有的管理模式是難以解決的，此時必須建立一種自學習、自適應性的管理機制，調整自身，彌補缺陷。而項目管理作為一種效益高、靈活、快速、高彈性的組織管理模式正好順應了這種需要，贏得了圖書館界的青睞，并已迅速從企業界滲透到了圖書館領域。項目管理的對象是項目，它通過一個臨時性的組織對項目進行科學的管理和實施，從而使人力、財力、物力等各種資源優化配置和有效利用，最終使項目的各種預期目標得以順利實現[2]。其實，圖書館的每一項目標工作或任務都可歸于項目，小到舉辦一個讀者座談會，大到文獻資源建設、讀者服務創新，甚至圖書館的長遠規劃建設等，都可利用項目管理的方法來執行。在實際工作中，項目管理相繼解決了諸如數字圖書館建設、圖書館搬遷、回溯建庫、專題數據庫建設等“項目”問題。

項目管理作為一種企業管理模式，它強調的是效益、創新、溝通與合作。實踐證明，這種管理模式在幫助圖書館應對復雜環境、推動創新發展方面發揮了顯著效能，項目管理理念逐步深入人心。近幾年來，順德職業技術學院圖書館（以下簡稱順職館）一直堅持將項目管理理念引入到服務創新實踐中，并取得了明顯成效。

2 項目管理組織的形成與構建

現代網絡環境和數字信息資源的迅速發展和普及，使得圖書館及其用戶所處的信息環境發生了深刻的變化[3]。用戶對圖書館的要求也隨著這些變化而變得越來越高。高校圖書館作為學校的文獻信息服務中心、教學科研的服務基地，正面臨著前所未有的機遇和挑戰，這就要求圖書館更新管理理念，不斷創新其服務，以滿足不斷變化的用戶需求。順職館引入項目管理就是創新驅動下的高校圖書館管理模式改革，為實現“創新服務，打造品牌”的服務目標起到了關鍵性作用。

2.1 項目管理組織的形成

為了組織各方力量來完成特定的圖書館項目計劃與目標，高校圖書館項目一旦獲得批準，就必須成立相應的項目工作小組，即項目管理組織。項目管理組織是支撐項目建設與正常運轉的工作機構。圖書館項目管理組織主要是依照工作目標和服務的活動范圍，根據圖書館項目的不同業務特點、技術要求、內外環境條件來設置，建立能夠整體協作、共同完成核心任務的、職能交叉的各種任務團體。項目管理組織因項目設立而成立，體系必須精干，成員少而精，講求實效，項目一旦完成，組織使命便結束。項目管理組織成員通過圖書館內考核進行選拔，通常由來自不同部門、不同學科、具有不同服務特長的若干館員共同組成。項目管理組織的形式有兩種，一種是為解決某一特定問題所組成的臨時性工作小組，另一種是為了達到某種工作目標而組建的永久性工作小組。

圍繞著順職館提出的“創新服務，打造品牌”的服務目標，全體館員齊心協力，相繼做出了一些成績，但同時也遇到了一些實際困難。一方面，隨著順德職業技術學院近幾年的生源擴招，順職館的館藏紙質文獻數量得到了迅猛增加，各類型數據庫也被不斷地引入、開發和利用；而另一方面，由于學院定編定崗制度的執行卻減少了館員的數量。面對讀者服務壓力之大，工作人員之少的現狀，順職館要想實現目標，必須更新管理理念，使圖書館現有的人力資源得到最優化利用，服務效率得到最大化提高。于是，順職館于2009年引入項目管理理念到實際工作中，并先后成立了特藏建設小組、專業館員服務小組、社會服務小組、讀書節活動小組、期刊數據整理小組、讀者培訓小組及閱讀推廣小組等（見表1）。

2.2 項目管理組織架構的確定

圖書館傳統管理模式呈金字塔形，是一種縱向組織結構，權力集中于最高管理層，下級缺乏必要的自主權；同時，各職能部門有著明確的職能分工，部門之間的橫向聯系較弱[4]。高校圖書館項目管理組織模式縮短了從館長到普通館員之間的管理路徑，充分授權給各項目工作小組，減少了許多不必要的中間環節。為實現跨職能部門、多項目標任務同時實施和運作提供了最佳解決方案。項目管理組織成員與館員之間是通過各個具體的子項目聯系在一起，一名館員可以參與一個子項目，也可以同時在多個子項目中兼職，或主要負責，或輔助參與，項目之間相互交錯、相互借鑒、相互補充，形成了蛛網狀的工作關系，即為蛛網型的項目管理模式（item manager）[5]。

表1 順職館項目工作小組情況一覽表

順職館成立的若干項目工作小組，其組織架構設計可分為三層：第一層是圖書館領導和項目管理辦公室層，負責圖書館宏觀目標任務的制訂、項目工作小組年度考核和任期內項目主管的任免工作。由于有多個項目工作小組同時存在，項目管理辦公室還須負責項目之間或與職能部門之間的資源配置和協調。第二層是項目主管層，即項目工作小組層，是圖書館宏觀項目的再定義者、計劃者、控制者，對他所負責的項目有充分的責任、權力、利益。其任務是負責選拔項目工作小組成員，制訂項目的目標任務和計劃，并負責實施。在分派任務時須先把宏觀項目分解成各子項目或子任務，能量化的盡可能定出參數指標，不能量化的要給出定性標準。第三層是項目工作小組成員層，是項目目標任務的具體執行者。其職能是根據項目主管提出的任務目標和要求，有計劃、有步驟地去實施。具體的圖書館項目管理組織架構如圖1所示。

圖1 圖書館項目管理組織架構

3 項目管理的運作模式

3.1 項目管理運作模式的構建

項目管理主要包括項目的要素管理（靜態）和進程管理（動態）。前者主要涵蓋了時間管理、成本管理、質量管理、人力資源管理、風險管理等各方面的靜態對象管理，它貫穿在項目管理的全過程中。項目的動態管理總體包括項目的定義、計劃、執行和控制、結束四個過程。其中，（1）項目定義包括提交可行性報告、項目審批、項目立項等；（2）項目計劃包括項目小組的成立、項目任務的分解、詳細的項目實施計劃的制訂；（3）項目執行和控制包括項目計劃執行的具體過程及與項目有關的進度、質量、變更、風險等方面的實施過程控制；（4）項目結束過程包括項目完成后的績效評估、項目總結、項目提交等。

項目管理的運作模式是將一定時期內的圖書館整體目標劃分為若干階段性目標，由館員根據階段性目標設計、創新項目，提交可行性報告，待項目通過審批、成功立項后組建項目團隊，并運用項目管理方式完成項目任務[6]。同時，為配合項目管理制度的建立和完善，順職館制定了一系列配套制度，如項目申報辦法、項目立項規定、項目進程管理細則等，具體的項目管理運作模式如圖2所示。

圖2 項目管理的運作模式

在實際工作中，順職館按上述的項目管理流程對每一個具體的項目進行管理，確保了每個項目環節的順利實施，體現了項目開展的高效率和高效益。其中，項目立項是正式認可一個新項目的開始，圖書館立項過程中應當對項目的可行性進行深入的研究，并提出詳細的項目實施計劃建議書；項目計劃制訂是項目管理的核心內容，一份完善的項目計劃是項目成功的重要前提，它提供了協調所有各項工作的核心信息，詳細擬定了工作內容、進度、費用和時間安排等，以保障項目的成功進行；項目實施與控制則是項目管理時間最長也是最重要的階段，它是項目計劃的具體執行過程，負責控制項目實施的各個環節，最終確保項目的順利完成。

3.2 項目運作模式的創新實踐

順職館實行項目管理模式5年來，通過不斷探索與實踐，開展了多種形式和內容的服務創新，取得的成效有目共睹，尤其凸顯了面向館藏資源優化、面向校園文化建設、面向教學科研需求、面向地方發展需求等方面的創新服務成果。（1）特藏建設小組多年來根據順德職業技術學院的重點或特色專業的建設目標，結合順德當地主要支柱產業、文化發展方向，依次推出了家具專題特色數據庫、制冷專題特色數據庫、涂料技術專題特色數據庫等自建特色資源庫。其中，家具專題特色數據庫獲CALIS（China Academic Library & Information System，中國高等教育文獻保障系統）三期專題特色數據庫立項項目，成為了國內獲CALIS資助建設專題庫的少數高職院校圖書館之一。同時，家具專題特色數據庫也為藝術設計類教師的教學、科研和學生的專業學習、設計提供了全方位的特色資源服務。（2）為推動校園文化建設，順職館的讀書節活動小組、讀者培訓小組、閱讀推廣小組每年的創新舉措不斷涌現，組織了形式多樣、貼近學生生活的校園讀書活動，開展了全方位的閱讀推廣項目。其中，閱讀推廣小組通過挖掘社會或網絡熱點，正著力將受讀者歡迎的“閱讀分享會”打造成校園文化品牌活動。（3）順職館打破了學科界限，以專業為依據，建立了專業館員制度，成立了專業館員服務小組，為師生提供了滿足其個性化需求、針對性強的文獻、信息和知識服務，建立了以需求為中心的個性化服務模式。（4）順德職業技術學院作為順德唯一的一所高職院校，一直以立足地方、服務地方產業發展進行辦學。近年來，其社會服務小組本著回饋社會、反哺地方的責任感，深入到各相關單位，了解他們的需求，為他們提供了校外讀者辦證、集體外借、文獻傳遞等服務，得到了當地各界的廣泛認可和贊同。

4 思 考

4.1 更新理念是前提

圖書館項目化管理就是創新驅動下的圖書館管理模式改革，是對圖書館創新工作中的創新資源、創新目標、創新計劃、創新環境等進行優化管理，以發揮圖書館資源的最大功效，解決圖書館工作中的實際問題，實現創新目標的過程[7]。實踐證明，順職館在提出開展服務創新目標之初，如果不在管理模式方面進行改革，只一味地沿用傳統的管理方式，圖書館的服務拓展和創新就會遇到瓶頸，發展也會受到制約，更不可能在服務創新方面取得顯著成效。因此，與其說順職館在服務創新方面取得了很大進步，不如說其在管理理念上先邁出了一大步。這一方面彰顯了圖書館領導層率先學習新的管理模式、轉變思路、與時俱進的思想作風；另一方面為了盡快讓大家領會、熟悉項目管理理論和方法，圖書館領導層指派項目負責人參加學校組織的相關培訓，并在全館范圍內展開學習、進行宣傳，對每個人進行理念上的“洗腦”。從而為實施項目管理做了充分的準備工作，也為以后各個項目的順利開展提供了有利保障。

4.2 協調發展是關鍵

圖書館傳統的管理模式是以部門為單位，將員工分配到各個部門，完成圖書館的各項基礎性工作，強化的是部門職能；而項目管理是以項目為中心，根據需要將員工分配到各項目工作小組中，項目任務完成后其成員又各回其位，強調的是項目職能。

高校圖書館項目成員通常來自各個職能部門，他們在其職能崗位上都有自己的崗位職責和任務，在項目運作過程中會出現諸如職能崗位工作和項目任務之間的選擇沖突、孰重孰輕難以取舍問題、人員調配問題等。其實，職能工作和項目任務同等重要，雙方均不可被忽視。那么，圖書館如何協調好職能和項目兩者的關系，避免沖突發生就顯得尤為關鍵。鑒于此，筆者認為，首先，圖書館應清晰界定各職能部門和項目工作小組的職責任務、部門主任和項目組長的權責劃分，明確工作中的長期和短期目標；其次，遇到問題，由雙方的部門主任和項目主管進行溝通、協調，雙方應優先考慮完成時間緊、任務重、影響因子大的任務；再者，對于無法協調的問題，雙方可報項目管理辦公室或館長，由他們根據工作任務的重要性、緊迫性和圖書館的實際資源，對雙方進行協調，力爭實現兩者分工協作、有效融合、一體化協調發展的管理目標。

4.3 激勵創新是根本

項目成員一般都身兼數職，除了做好本職崗位工作，還要參與到項目任務中，他們的管理水平和業務能力將直接影響到圖書館的整體服務水平和效率。因此，首先，高校圖書館應營造一種學習型組織氛圍，考慮多給館員提供培訓、進修、外出參觀學習的機會，使學習和工作成為每個館員的自覺行為，從而挖掘他們對圖書館信息服務的創新潛能，提升他們在該領域內的創新思維能力，培養出一批高素質、高質量的優秀館員，使他們成為創新的驅動者、項目的管理者、成果的分享者。其次，項目任務與日常崗位工作相比，存在創新性強、能力挑戰度高的問題，各項目之間也有著復雜性、風險性不同的情況。因此，為全面調動館員的工作熱情和積極性，圖書館必須對個體館員的努力程度、工作效果進行動態跟蹤，實行職能工作和項目任務的雙重考核，公平、合理、有效地對他們的績效進行評價，建立一種有利于提高館員工作滿意度的科學的績效激勵機制。這將從根本上影響館員挑戰復雜任務的積極性和創新能力。

5 結 語

創新是圖書館發展的動力源泉與永恒主題。面對復雜多變、日新月異的信息環境，圖書館唯有創新，才能發展壯大。實踐證明，高校圖書館利用項目管理模式開展服務創新工作取得了前所未有的顯著成績。這不僅是管理模式上的一種改革嘗試，更是推動圖書館事業發展的一次突破。但作為一種創新的管理模式，能否在圖書館的各項工作中進行全面推行、有效利用，將是圖書館界同仁共同探討、共同實踐的問題。

[1]紀建悅. 跟我學做項目主管[M]. 北京: 北京工業大學出版社, 2004:7.

[2]伍向真. 數字圖書館管理模式創新研究[J]. 圖書館界, 2013(5):11-13.

[3]施 蓓. 職院校圖書館服務創新的思考[J]. 圖書館, 2009(1):82-83.

[4]劉 沫, 洪文梅, 蔡 .“ 項目立館”與圖書館管理模式創新[J]. 國家圖書館, 2012(2):17-21.

[5]徐坤忠. 高校圖書館全面推行項目管理的實踐探索[J]. 山東圖書館學刊, 2013(3):90-93.

[6]張彥靜. 圖書館“職能—項目”復合管理模式構建[J]. 圖書館建設, 2013(8):73-77.

[7]郭海明, 曲振國. 創新驅動下的圖書館項目化管理[J]. 圖書館理論與實踐, 2012(2):1-3.