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文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案及其編制工具研究*

2014-12-31 09:43:16靖,張
圖書館論壇 2014年4期
關(guān)鍵詞:管理

張 靖,張 怡

1 文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難管理的意義

在大部分人的印象中,圖書館、檔案館和博物館這些主要的文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)應(yīng)該是安靜而安全的,不會(huì)讓人聯(lián)想到災(zāi)難。然而事實(shí)上,不管是對(duì)于用戶、工作人員,還是對(duì)于其中所保存的文獻(xiàn)而言,圖書館、檔案館和博物館并不總是安全的地方。保存在其中的那些珍藏著人類記憶的文獻(xiàn)遺產(chǎn)正面臨著自然災(zāi)難和人為災(zāi)難的威脅。這些災(zāi)難可能影響用戶對(duì)于普通文獻(xiàn)的使用,也可能對(duì)珍貴文獻(xiàn)造成損壞,乃至永遠(yuǎn)地抹去人類歷史記憶中的某些片段。

災(zāi)難無法避免。然而這些災(zāi)難帶來的威脅和損壞卻能夠通過有效的災(zāi)難管理得以避免或減輕。2009 年8 月,美國馬薩諸塞州塞勒姆市(Salem)皮博迪埃塞克斯博物館(Peabody Essex Museum)及周邊的柔普斯大廈(Ropes Mansion)發(fā)生了大型火災(zāi),動(dòng)用了兩家消防局的消防員參與救災(zāi)。然而,博物館所藏的幾乎所有的珍貴文物、家庭文件和家具都幸免于難,大火只對(duì)建筑物頂樓造成了很小的破壞。工作人員認(rèn)為他們之所以如此幸運(yùn),原因在于該博物館具有周詳?shù)臑?zāi)難預(yù)案。火警發(fā)生后,博物館訓(xùn)練有素的文獻(xiàn)保護(hù)與修復(fù)應(yīng)急隊(duì)伍迅速響應(yīng),按照災(zāi)難預(yù)案有效行動(dòng),與當(dāng)?shù)叵啦块T通力合作,用最少的水撲滅了大火[1]。而反觀伊拉克,對(duì)于2003 年伊拉克戰(zhàn)爭所遭受的損失,伊拉克國家檔案館和圖書館館長艾斯坎德(Saad Bashir Eskander)認(rèn)為,國家檔案館和圖書館應(yīng)對(duì)任何災(zāi)難的能力在很大程度上依靠于兩個(gè)方面:第一,接受過培訓(xùn)的人員;第二,制訂了有效的災(zāi)難預(yù)案。正是由于這兩個(gè)方面的不足,國家檔案館和圖書館在毫無防備的情況下使所有的檔案、書籍和照片置于損失殆盡的危險(xiǎn)境地[2]。

2 文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難管理

圖書館、檔案館和博物館等文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)應(yīng)有相應(yīng)舉措以避免災(zāi)難的發(fā)生,然而并非所有的災(zāi)難都可以避免,因此,文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)還應(yīng)有相應(yīng)舉措為災(zāi)難的發(fā)生做好準(zhǔn)備,以最有效的方式應(yīng)對(duì)災(zāi)難并使災(zāi)難的危害程度最小化。由于災(zāi)難類型多樣、級(jí)別迥異、場景變幻,所以這些舉措沒有固定的模式,應(yīng)該視實(shí)際情況靈活變通。所有用于實(shí)現(xiàn)上述文獻(xiàn)保護(hù)目的的舉措,包括機(jī)制、計(jì)劃、人員、行動(dòng)、物資、網(wǎng)絡(luò)等方面的措施,便構(gòu)成了文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難管理。需要指出的是,“災(zāi)難管理(Disaster Management)”這一術(shù)語更多地在圖書館和檔案館領(lǐng)域使用,在博物館領(lǐng)域,更常使用“應(yīng)急計(jì)劃(Emergency Planning)”一詞[3]。

根據(jù)災(zāi)難狀態(tài)可以將文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難管理劃分為三個(gè)階段、四個(gè)環(huán)節(jié):第一階段是災(zāi)難發(fā)生之前,包括災(zāi)難預(yù)防和災(zāi)難準(zhǔn)備兩個(gè)環(huán)節(jié);第二階段是災(zāi)難發(fā)生之時(shí),對(duì)應(yīng)災(zāi)難應(yīng)對(duì)環(huán)節(jié);第三階段是災(zāi)難發(fā)生之后,對(duì)應(yīng)災(zāi)后恢復(fù)環(huán)節(jié)。不同階段不同環(huán)節(jié)的管理工作重點(diǎn)不同,災(zāi)難預(yù)防著眼于定期檢查和維護(hù)等常規(guī)工作;災(zāi)難準(zhǔn)備強(qiáng)調(diào)保險(xiǎn)購買、救災(zāi)程序制定、救災(zāi)物資儲(chǔ)備、人員培訓(xùn)、救援網(wǎng)絡(luò)搭建;災(zāi)難應(yīng)對(duì)力求人員傷亡、館藏文獻(xiàn)損毀最小化;災(zāi)難恢復(fù)側(cè)重于受災(zāi)文獻(xiàn)、館舍的搶救和修復(fù),以及機(jī)構(gòu)服務(wù)和日常工作的重新開展。

3 文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案

不管是哪一階段哪一環(huán)節(jié),文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難管理的基礎(chǔ)是“一份被收集、識(shí)別、審核、安放、公布、傳播、持續(xù)更新、使用以及評(píng)估的文字內(nèi)容”[4]。這份文字內(nèi)容通常被稱為“災(zāi)難控制計(jì)劃(disaster control plan)”或“災(zāi)難預(yù)案(disaster plan)”,用于指導(dǎo)整個(gè)文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)完成文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難管理的工作。

在文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難管理從提出到現(xiàn)在的40年里,災(zāi)難預(yù)案一直是災(zāi)難管理發(fā)展的基礎(chǔ)[5]。當(dāng)然,災(zāi)難管理并不僅僅是災(zāi)難預(yù)案的編制,它還包括經(jīng)費(fèi)管理、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和人員培訓(xùn)等更廣泛的內(nèi)容。但作為一個(gè)文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)進(jìn)行災(zāi)難管理工作的核心,災(zāi)難預(yù)案的編制過程體現(xiàn)了災(zāi)難管理的過程,災(zāi)難預(yù)案的內(nèi)容體現(xiàn)了災(zāi)難管理的內(nèi)容。

根據(jù)國際文獻(xiàn)保護(hù)界的教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn),一份全面、系統(tǒng)、靈活的文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案是任何文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)迅速應(yīng)對(duì)災(zāi)難、有效控制損失的最佳途徑;災(zāi)難預(yù)案的制訂和采用情況是衡量一個(gè)地區(qū)文獻(xiàn)保護(hù)事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的重要指標(biāo)。

4 文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案編制工具

鑒于災(zāi)難預(yù)案對(duì)于文獻(xiàn)保護(hù)的重要性,國際文獻(xiàn)保護(hù)界在長期的實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn),設(shè)計(jì)了各種有針對(duì)性的文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案編制工具,供圖書館、檔案館和博物館等不同類型、不同規(guī)模、不同特色的文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)使用,以編制適合于各自機(jī)構(gòu)的文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案。這些工具中,既有商業(yè)性工具①美國CoOL 網(wǎng)站網(wǎng)址:http://cool.conservation-us.org/,也有可通過網(wǎng)絡(luò)或其他途徑免費(fèi)獲取的公益性工具。出于實(shí)用性和可行性的考慮,筆者僅對(duì)公益性工具進(jìn)行整理。

4.1 文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案編制公益性工具基本情況

美國CoOL(Conservation OnLine)網(wǎng)站②英國學(xué)者Graham Matthews 等的調(diào)查顯示:39%的英國檔案館、圖書館、博物館采用HDRS 的服務(wù)。始建于1987 年,發(fā)展至今,已匯集了內(nèi)容齊全、數(shù)量豐富的文獻(xiàn)保護(hù)與修復(fù)相關(guān)資料。筆者將之作為主要的資料來源,整理得到文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案編制工具27 種,如表1 所示。

表1 文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案編制公益性工具列表

(續(xù)表1)

4.2 文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案編制公益性工具適用情境分析

文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案應(yīng)全面覆蓋災(zāi)難管理的各個(gè)階段和環(huán)節(jié),應(yīng)由各個(gè)相對(duì)獨(dú)立而又相互關(guān)聯(lián)的子計(jì)劃組成。這些子計(jì)劃主要包括:災(zāi)難預(yù)防計(jì)劃(給出能夠避免大部分災(zāi)難發(fā)生的建議行動(dòng),例如修理發(fā)生滲漏的屋頂,維持機(jī)構(gòu)良好狀態(tài),升級(jí)安保系統(tǒng)等);災(zāi)難準(zhǔn)備計(jì)劃(確保特定災(zāi)難的管理,例如確定重要館藏、購買塑料護(hù)板、購置冷凍設(shè)施以及對(duì)員工加以培訓(xùn)使他們能夠應(yīng)對(duì)不同的災(zāi)難);災(zāi)難應(yīng)對(duì)計(jì)劃(災(zāi)難應(yīng)對(duì)的有效性取決于前面災(zāi)難準(zhǔn)備是否充分)和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃(由于每一次災(zāi)難都有其獨(dú)特性,災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃不可能詳盡一切情況)。所有子計(jì)劃都應(yīng)全面地考慮可能受到災(zāi)難影響的各個(gè)部分,包括:人員(員工、用戶和到訪者);館藏和記錄(所有紙質(zhì)館藏和非紙質(zhì)館藏、館藏目錄,機(jī)構(gòu)法律文件、重要文件和財(cái)政記錄);館舍和設(shè)施(建設(shè)物、管道、服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、家具、車輛、空調(diào))。

因此,文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案編制工具也可能針對(duì)災(zāi)難管理的某個(gè)階段或某個(gè)環(huán)節(jié)、強(qiáng)調(diào)受災(zāi)影響的某個(gè)部分;亦或是涵蓋若干階段、環(huán)節(jié)和部分。而不同的工具可能適用于不同類別的文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)、不同類型及規(guī)模的災(zāi)難等。關(guān)于工具適用情境的綜合分析如表2 所示。

表2 文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案編制公益性工具適用情境分析

4.3 各類型文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案編制公益性工具示例

根據(jù)上述工具作用于災(zāi)難預(yù)案的不同方式,可將之劃分為風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、項(xiàng)目清單、資源指引、編制模板和全面指導(dǎo)五種類型。

4.3.1 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工具

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是識(shí)別對(duì)于文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)及其館藏文獻(xiàn)具有最大威脅的災(zāi)難風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)分析過后,便可以采取適宜的措施,以排除風(fēng)險(xiǎn)或者降低風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是編制文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案的重要步驟,其結(jié)果直接影響著后續(xù)的災(zāi)難預(yù)防和災(zāi)難準(zhǔn)備。

表1 中序號(hào)1 至5 均屬于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工具。如工具1“風(fēng)險(xiǎn)分析模型”[6]便是一個(gè)簡單而有效的工具(圖1)。在識(shí)別了文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)所面臨的災(zāi)難風(fēng)險(xiǎn)后,使用工具1 對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類:發(fā)生機(jī)率高、影響程度高的為1 類風(fēng)險(xiǎn);發(fā)生機(jī)率高、影響程度低的為2 類風(fēng)險(xiǎn);發(fā)生機(jī)率低、影響程度高的為3 類風(fēng)險(xiǎn);發(fā)生機(jī)率低、影響程度低的為4 類風(fēng)險(xiǎn)。不同文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)可能會(huì)對(duì)同樣的災(zāi)難得出不同的風(fēng)險(xiǎn)分析結(jié)果。各機(jī)構(gòu)迥異的自身情況,諸如地理位置、建筑物結(jié)構(gòu)、政治環(huán)境、人員數(shù)量、館藏?cái)?shù)量和用戶類型等,均會(huì)影響其風(fēng)險(xiǎn)分析的結(jié)果。此外,風(fēng)險(xiǎn)不是固定不變的,其發(fā)生機(jī)率和影響程度會(huì)隨著情況的變化而改變。文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難管理中預(yù)防和準(zhǔn)備階段的核心目標(biāo)就是降低風(fēng)險(xiǎn)并盡可能使災(zāi)難轉(zhuǎn)化為4 類風(fēng)險(xiǎn)。

圖1 工具1:風(fēng)險(xiǎn)分析模型

4.3.2 項(xiàng)目清單工具

項(xiàng)目清單工具以單獨(dú)表單或文獻(xiàn)保護(hù)系統(tǒng)手冊(cè)或框架中的組成結(jié)構(gòu)兩種不同形式呈現(xiàn),針對(duì)文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)防、災(zāi)難準(zhǔn)備、災(zāi)后恢復(fù)等不同階段為文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)提供自查式的災(zāi)難管理輔助。

表1 中序號(hào)6 至9 均屬于項(xiàng)目清單工具。如工具9 美國喬治亞州檔案館保存服務(wù)部“災(zāi)難預(yù)防與安全清單”[7]便是一個(gè)適用于檔案館文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)防的簡易工具(見圖2)。該工具以71 個(gè)問題對(duì)檔案館的電氣(11 問)、儲(chǔ)藏區(qū)域(9問)、火災(zāi)及其他安全問題(13 問)、建筑結(jié)構(gòu)(11問)、建筑外部(4 問)、辦公區(qū)域及設(shè)備(6 問)、家政后勤(5 問)、員工(7 問) 等與文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)防有關(guān)的情況進(jìn)行自查,從中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題,預(yù)防災(zāi)難的發(fā)生。

4.3.3 資源指引工具

災(zāi)難類型多樣、災(zāi)難規(guī)模難料、災(zāi)難場景變幻、災(zāi)難發(fā)生突然,種種因素導(dǎo)致了進(jìn)行文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難管理的復(fù)雜性與困難;單一文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)在應(yīng)對(duì)很多災(zāi)難時(shí),往往因資源缺乏而顯得勢單力薄。國際文獻(xiàn)保護(hù)界的經(jīng)驗(yàn)表明,業(yè)內(nèi)學(xué)會(huì)/協(xié)會(huì)的指導(dǎo)、區(qū)域文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)聯(lián)盟的協(xié)作是對(duì)抗災(zāi)難的最有效、最劃算和合乎成本效益原則的手段。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)管理中的滲透,已經(jīng)出現(xiàn)了不少以災(zāi)難管理為目標(biāo)的文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)聯(lián)盟,如美國加州“內(nèi)陸帝國圖書館災(zāi)難響應(yīng)網(wǎng)絡(luò)(IELDRN,The Inland Empire Libraries Disaster Response Network)”、美國紐約地區(qū)“大11 聯(lián)盟(Big 11)”、英國倫敦地區(qū)“學(xué)院圖書館聯(lián)盟M25”等[8]。而文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)聯(lián)盟聯(lián)合對(duì)抗災(zāi)難的重要方式之一便是資源共享。而為了共享資源,便有了資源指引工具。

圖2 工具9:災(zāi)難預(yù)防與安全清單(部分)

圖3 工具10:大西洋中部地區(qū)災(zāi)難準(zhǔn)備資源指南(部分)

表1 中序號(hào)10 至12 均屬于資源指引工具。作為文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案文本的重要組成部分,各文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)都應(yīng)該有一份實(shí)時(shí)更新的緊急聯(lián)系電話號(hào)碼簿;作為文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難管理中災(zāi)難準(zhǔn)備環(huán)節(jié)的重要保障,各文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)都應(yīng)該實(shí)地存放一批應(yīng)急物資。工具10 美國藝術(shù)與歷史文物保護(hù)中心“大西洋中部地區(qū)災(zāi)難準(zhǔn)備資源指南”[9]便是旨在協(xié)助相關(guān)機(jī)構(gòu)準(zhǔn)備各自的緊急聯(lián)系電話號(hào)碼簿以及挑選實(shí)地存放的應(yīng)急物資和設(shè)備的有效工具。美國藝術(shù)與歷史文物保護(hù)中心(The Conservation Center for Art & Historic Artifacts,CCAHA)是一個(gè)非營利性修復(fù)實(shí)驗(yàn)室,為全美國的非營利性文化、教育和研究機(jī)構(gòu)以及私人組織和個(gè)人提供紙質(zhì)藝術(shù)及歷史作品的保護(hù)、修復(fù)及咨詢服務(wù)。該工具提拱了與災(zāi)難準(zhǔn)備相關(guān)的國家及地區(qū)范圍的信息資源、應(yīng)急服務(wù)提供商、應(yīng)急物資及設(shè)備提供商的詳細(xì)名錄、簡介和聯(lián)系方式,還羅列了一份建議相關(guān)機(jī)構(gòu)儲(chǔ)備的應(yīng)急物資和設(shè)備清單(圖3)。

4.3.4 編制模板工具

如前所述,災(zāi)難預(yù)案的編制過程,體現(xiàn)了災(zāi)難管理的過程;災(zāi)難預(yù)案的內(nèi)容,體現(xiàn)了災(zāi)難管理的內(nèi)容。文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案通常是一份由許多子文件組成的大型文件,至少包括預(yù)防、準(zhǔn)備、應(yīng)對(duì)和恢復(fù)四份子計(jì)劃。由于文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案的全面性,計(jì)劃的編制不宜由個(gè)人完成,應(yīng)該由組成團(tuán)隊(duì)共同完成計(jì)劃的編制。然而,并非所有的文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)都擁有足夠的人力和經(jīng)費(fèi)來完成這樣一個(gè)大型的文件系統(tǒng)。文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案的編制主要包括實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)分析、檢討現(xiàn)有災(zāi)難預(yù)防和災(zāi)難準(zhǔn)備程序、就現(xiàn)有程序提出改進(jìn)建議、落實(shí)責(zé)任和制訂災(zāi)難應(yīng)對(duì)和災(zāi)難恢復(fù)子計(jì)劃。如此復(fù)雜的災(zāi)難預(yù)案編制過程,也并非所有的文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)皆有能力完成。于是文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案編撰模板便是人員、經(jīng)費(fèi)、能力有限的文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)的福音。

圖4 工具16:文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案編制模板

表1 中序號(hào)13 到27 均屬于編制模板工具。如工具16 美國東北文獻(xiàn)保護(hù)中心(Northeast Documnet Conservation Center, NEDCC)“文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案編制模板”[10]將文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案的內(nèi)容分為A.機(jī)構(gòu)信息,B.緊急情況所需服務(wù),C.室內(nèi)應(yīng)急設(shè)施,D.室內(nèi)應(yīng)急物品,E.應(yīng)急設(shè)施及物品供應(yīng)商,F(xiàn).每日維護(hù)工作清單,G.每周維護(hù)工作清單(圖4),H.其他緊急事件,I.搶救優(yōu)先次序設(shè)定和J.搶救程序十個(gè)部分,每一部分羅列了預(yù)案文本的基本內(nèi)容,并以各項(xiàng)留空待填的方式為文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)提供了簡明的預(yù)案編制指導(dǎo)。

5 結(jié)語

各種類型編制工具為各文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)編制文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案提供了有力的支持。然而,文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案不僅僅是紙上的文字,更是整個(gè)文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難管理的行動(dòng)藍(lán)圖,它應(yīng)該被納入文獻(xiàn)保存機(jī)構(gòu)的整體發(fā)展計(jì)劃和全局工作安排中。無論一份文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案一開始設(shè)計(jì)得有多完美,如果工作人員不熟悉它,或者災(zāi)難發(fā)生的時(shí)候找不到它,或者上面的一些信息已經(jīng)過期失效,那么這份預(yù)案是不能有效控制災(zāi)難的。預(yù)案的活躍性在很大程度上取決于機(jī)構(gòu)工作人員是否熟悉它,因此,人員培訓(xùn)至關(guān)重要。通過培訓(xùn),每一個(gè)人都應(yīng)該了解計(jì)劃的內(nèi)容并且知道自己作為團(tuán)隊(duì)和作為個(gè)人在這一計(jì)劃中所擔(dān)負(fù)的職責(zé);每一個(gè)人都能夠在災(zāi)難不幸發(fā)生時(shí)保持冷靜,并根據(jù)計(jì)劃采取適宜的應(yīng)對(duì)行動(dòng)。同時(shí),應(yīng)當(dāng)儲(chǔ)備應(yīng)對(duì)災(zāi)難所需的設(shè)備和材料并定期更換以保證其可用性。此外,文獻(xiàn)保護(hù)災(zāi)難預(yù)案還應(yīng)定期檢查和更新。姓名、地址、電話號(hào)碼和不斷變動(dòng)的職員名單以及新采購的館藏、建筑改建和新安裝設(shè)備都會(huì)給預(yù)案帶來變化。

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