醫療衛生機構人事檔案管理的信息化建設路徑

閆春揚

摘 要：目前，任何一個機構都會有信息化人事檔案管理，而這也成為現代社會的發展趨勢。針對醫院的人事檔案管理，更需要信息化處理。我國的醫療衛生機構發展迅速，人事管理更趨向于復雜化、細致化，所以，信息化管理更加符合現代醫療衛生機構的發展體制。本文通過分析醫療衛生機構認識檔案管理，探索信息化建設路徑，為相關部門提出建議和參考。

關鍵詞：醫療衛生 檔案管理 信息化

信息化生產生活方式促進者各行各業進行信息化建設改革，相對于傳統的醫療機構人事管理，信息化處理后的人員檔案管理更高效、更穩定。可以在很大程度上幫助醫院解決傳統人事檔案模式繁雜的人事數據，這對醫療體制改革有突破性的發展。根據以往人事檔案出現的問題，我們可以利用信息化管理模式和技術進行探索，研究其信息化建設路徑。

1 醫療衛生機構人事檔案管理特點和重要性

一是檔案材料的多樣性。醫院自主招聘碩士研究生、博士研究生等高學歷人才，因此在醫院人事檔案材料中除了員工的個人基本情況信息，還有學歷證書、學位證書、進修培訓、專業技術、教學職稱等材料。二是檔案管理的復雜性。醫院每年招收大量的應屆畢業生，在人員招錄的過程中需要接受、調取、查閱大量的檔案材料，并且在調檔過程中涉及學生的畢業院校、人才市場等多部門，需要多部門的協調配合，才能保證畢業生檔案快速、便捷地傳遞到位。三是檔案管理的時效性。根據人事、衛生行政部門的相關要求，醫務員工每年要參加大量的培訓、繼續教育，參加醫德醫風考評、年度考核等，這些檔案材料都要及時整理及收集，歸入檔案庫。

醫院人事檔案記錄著醫院員工的入職、履歷、工作成績和失誤、業務能力、醫德醫風，是醫院全面考察、提拔員工干部的重要依據，也是做好醫院人力資源工作的重要內容，可以說直接影響著醫院的整體醫療水平。信息化社會，海量信息不斷涌現，人事檔案管理的信息化建設就是依托計算機網路技術，改變傳統紙質人事檔案管理的工作模式，將海量數據存儲到計算中，可以有效避免數據信息丟失，確保人事檔案資料的安全。通過網絡，醫院人事檔案資料可以實現及時更新、資源共享、高效查詢，實現了醫院人事檔案工作的動態化管理，提高了工作效率和水平。

2 目前醫療人事檔案的出現問題

2.1 人才流動導致信息紊亂

人事檔案管理工作涉及多個部門，人事檔案在收集、傳遞和錄入的過程中接受黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務中心、教育部門以及其他部門的共同參與管理，這就導致人事檔案在實際流動過程中難免出現一定的分歧和沖突，這不但限制了人事檔案管理工作的實際效率，還給人事檔案的真實性構成一定影響。

2.2 人事檔案管理制度不嚴謹

醫院人事檔案管理制度還不夠完善，檔案管理手段落后，并沒有配備相應的專職人員，而是采用兼職人員進行管理。兼職人員業務不熟練，并且流動性大，不能系統的對檔案進行整理和存放，由于工作變動頻繁，工作人員對檔案的重要性認識不足，從而影響管理水平。多次手工查閱檔案也會造成紙張泛黃、變脆，容易破損。根據上述問題建立行之有效的管理制度，提高工作人員對檔案的重視程度，達到不影響醫院對員工的任用目標。

2.3 基礎設施及硬件設備不完善

當前大部分檔案室存在辦公設備更新不及時，數量不足等問題，不僅降低職工辦事效率，還會帶來信息更新，查閱不及時等問題。隨著信息化時代的到來，計算機成為必不可少的辦公設備之一，但是大多數檔案室的計算機使用時間較長，系統版本不高，對信息的更新查找造成一定麻煩。另外，檔案屬于紙質材料，反復查閱會造成字跡模糊，紙張破損等問題，尤其是在不通風，潮濕的環境下，這種情況更加普遍，容易發生。依據檔案工作的有關規定，一方面，檔案管理需要專用庫房，要求堅固并且防火防潮，配置鐵質檔案柜、面積足夠大；另一方面，庫房需要儲備去濕、滅火等設備。

3 人事檔案的信息化建設改革

3.1 進行網絡信息化管理

醫療衛生機構的人事檔案管理應該逐步向網絡化管理體系延伸，增強人事檔案的應用價值，同時滿足各部門日常工作需要。醫療衛生機構人事檔案的網絡化管理有賴于建立員工人事檔案局域網，實現員工檔案信息的共享，使各部門能夠在局域網內查詢和檢索員工的檔案信息，提升信息獲取的速度和效率。其次，必須解決局域網使用權和管理權的問題，在做好局域網推廣和使用的同時保障局域網的使用權，避免信息丟失等問題的發生。此外，醫療衛生機構人事檔案的網絡化管理體系一定要強調系統的全面性，不能僅局限于部門內部的信息交流。一定要打破部門之間隔閡與屏障，真正發揮網絡化管理系統價值

3.2 加強制度建設

只有全面的規章制度做支持才能夠確保各項管理工作的有序進行，有效提升人事檔案管理水平，為醫療衛生機構人力資源管理及各項內部管理工作提供可靠參考。醫療衛生機構人事檔案管理規章制度的建設，應該結合《全國檔案系統信息化建設實施綱要》、《檔案法》等有關文件，按照制度中的具體要求具體規定工作流程和工作環節的工作細則，嚴格劃分檔案人員的崗位職責和工作任務，確保各工作之間的有效銜接，確保人事檔案管理工作能夠有條不紊地開展，以提升人事檔案信息的真實性和可靠性。

3.3 基礎設施和硬件配備

在信息化飛速發展的今天，各行各業都在加快信息化建設的步伐，以便更好地適應網絡時代發展的新要求。醫院人事檔案管理的信息化建設可以提高人力資源管理質量和水平，有助于醫院建立起智能化的人力資源信息庫首先醫院要加大對基礎設施的資金投入，計算機、多媒體設備、數據存儲設備、掃描儀、傳真機、打印機、投影儀等硬件設施要配備齊全，這是醫院人事檔案信息化建設的物質保證。其次軟件建設也要同步到位。在醫院使用的OA系統和HISE系統基礎上，搭建人力資源管理平臺，為人事檔案信息化建設提供軟件支撐。

4 結束語

根據上文的分析和研究，我們可以了解到現代化醫療機構人事檔案管理已經成為發展趨勢，針對這項工作的分析和管理，還是需要相關人員針對各自醫療機構的實際情況進行改革和設置，以滿足各自企業的發展需求。同時，還應該加大資金投入，引進先進設備，培訓相關的技術管理人員進行系統化管理，市醫療機構的工作有條不紊，實現醫療機構人事管理的大跨步。

參考文獻

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