關(guān)于高職院校學(xué)生檔案管理工作的思考

摘 要：學(xué)生檔案是對學(xué)生在校期間的情況進(jìn)行反映的真實記錄， 它是人事檔案的一個組成部分，為了能夠充分的對高職院校的學(xué)生檔案在教育以及就業(yè)等方面的作用得以發(fā)揮，就要對其管理工作得到有效的改善。本文就當(dāng)下的高職院校的學(xué)生檔案在管理中的問題進(jìn)行分析，并結(jié)合實際就如何做好高職院校的學(xué)生檔案工作給出相應(yīng)的應(yīng)對策略，希望能夠?qū)Υ祟I(lǐng)域的發(fā)展有所裨益。

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)生檔案；管理；

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-07-00-01

引言

隨著我國的教育改革不斷的深入，在高職院校的發(fā)展當(dāng)中對于學(xué)生的檔案管理工作顯得尤為的重要，學(xué)生檔案是管理學(xué)生的一個基礎(chǔ)，想要在學(xué)生的管理以及實現(xiàn)其科學(xué)化和規(guī)范化就要從學(xué)生檔案管理開始進(jìn)行，與此同時對于學(xué)生的檔案管理也是對高職學(xué)校對其管理水平的一個重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。

一、高職院校學(xué)生檔案管理的基本概述

（一）學(xué)生檔案的基本涵義及其特征

隨著教育的不斷發(fā)展，對于高職院校的學(xué)生檔案的管理也愈來愈重要，從以往的紙質(zhì)的學(xué)生檔案到現(xiàn)代的電子檔案，在管理上能夠很好的適應(yīng)當(dāng)前的社會發(fā)展，所謂的學(xué)生檔案是指在學(xué)校生活的過程中，對學(xué)生的一些在校的經(jīng)歷和學(xué)習(xí)以及德才能力方面的真實記錄反映，通過文字或者是圖像聲音等形式進(jìn)行存儲起來以備查考的歷史記錄[1]。對于高職院校的學(xué)生檔案的特征有著多方面，主要表現(xiàn)在檔案的多樣性和應(yīng)用性、周期性和廣泛性、共存性和綜合性、分散性和動態(tài)性，這些特征在高職院校的學(xué)生管理過程中有著顯著的體現(xiàn)。

（二）學(xué)生檔案的的價值意義分析

高職院校在學(xué)生檔案管理上進(jìn)行有效科學(xué)的管理有著其重要的價值意義，首先在教學(xué)中的價值意義是能夠為教師提供完善且科學(xué)的學(xué)生的測試資料，能夠使得老師更加準(zhǔn)確的對學(xué)生有一個了解從而有針對性的實施教育，這樣能夠做到真正的因材施教，從而把教學(xué)質(zhì)量得到有效的提高。同時在學(xué)校的科研方面也有著其價值意義，它能夠?qū)τ诮虒W(xué)的改革起到推動性的作用，能夠為科研工作提供真實的資料，方便于指導(dǎo)實踐教學(xué)工作。而在學(xué)生自身方面也有著重要的價值意義，根據(jù)檔案的測試信息能夠使得學(xué)生更加準(zhǔn)確的了解自身的一些不足，從而有針對性的加以提高，在自我意識上也能夠得以有效的提高。

二、當(dāng)下高職院校學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀分析

經(jīng)過對當(dāng)下高職院校的學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行了解分析，筆者其中出現(xiàn)的一些問題進(jìn)行了歸納總結(jié)。首先就是對于高職院校的學(xué)生檔案在管理沒有達(dá)到規(guī)范化，隨著教育制度的改革不斷的深入，而高職院校的學(xué)生檔案管理工作卻缺乏完善的管理制度，有的院校雖然在管理制度上有著規(guī)定，但是嚴(yán)格執(zhí)行的力度還比較弱，在對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理的時間主要是在入學(xué)和畢業(yè)這一階段，沒有把學(xué)生檔案的真正價值得到充分的發(fā)揮[2]。另外就是對于學(xué)生的檔案內(nèi)容缺乏個性化，從實際意義來說學(xué)生的檔案是對學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)狀況以及思想政治等方面進(jìn)行真實記錄的一個比較充分的信息依據(jù)，還有就是能夠推薦學(xué)生就業(yè)的一個重要的憑證，但是在現(xiàn)實中對于學(xué)生的檔案內(nèi)容基本是學(xué)生招生錄取的材料以及入學(xué)的登記表，而真正能夠反映學(xué)生的情況的內(nèi)容卻沒有得到記錄。

三、針對高職院校學(xué)生檔案管理問題的應(yīng)對策略探究

（一）健全學(xué)生檔案管理制度

根據(jù)以上對于高職院校的學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)的問題，筆者進(jìn)行了深入的探析，對于以上的問題原因主要是由于制度的不健全或者是管理的不到位，還有就是對于學(xué)生檔案的管理人員在自身的專業(yè)素養(yǎng)方面還有待進(jìn)一步的提高。首先在要對于高職院校的學(xué)生檔案的管理制度上加以健全，要把責(zé)任明確到位，法制化是當(dāng)下的檔案管理的一種歷史性的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移，同時也是社會發(fā)展的一個趨勢，對于當(dāng)下的高職院校的學(xué)生檔案的管理制度問題要對規(guī)范化的檔案管理制度加以健全，統(tǒng)一建檔的標(biāo)準(zhǔn)，把歸檔的內(nèi)容以及范圍要得以明確，對于檔案的建設(shè)要得到足夠的重視，根據(jù)統(tǒng)一建檔的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，要能夠使得學(xué)生的檔案材料要齊全，對于其中的內(nèi)容項目要能夠有所保證，確保每個學(xué)生的檔案都不遺漏[3]。

同時還要把檔案的利用價值得到有效的提高，對于學(xué)生檔案歸檔的內(nèi)容要能夠?qū)n案的全面性以及個體性得到兼顧，既要在常規(guī)性的一些內(nèi)容上得到保障還要在學(xué)生的特長以及知識技能方面有著真實的反映，對于學(xué)生的社會實踐等方面的內(nèi)容都要納入到學(xué)生檔案的內(nèi)容中去，在就業(yè)的時候能夠給用人單位一個比較全面的真實信息。對于檔案的管理制度要能夠?qū)崿F(xiàn)多渠道多樣化的方式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)來進(jìn)行對檔案進(jìn)行管理，從而有助于提高工作的效率，也能夠和當(dāng)今的社會發(fā)展相契合。

（二）提高學(xué)生檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，一些先進(jìn)的技術(shù)已經(jīng)在高職院校的學(xué)生檔案中得到了應(yīng)用，這就需要學(xué)生檔案的管理人員要能夠加強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，適應(yīng)當(dāng)前的社會發(fā)展，更好的把學(xué)生檔案管理工作做到更好，管理人員要在思想上先要得到解放更新觀念，要把以學(xué)生為本的思想觀念得到樹立，另外就是要高職院校的學(xué)生檔案管理人員在自身得到道德水平上要得到加強(qiáng)并提高，從而更好的為學(xué)生服務(wù)[4]。在學(xué)生檔案的工作評價方面管理人員要能夠以客觀公正的心態(tài)去對待，在檔案的管理知識方面要得到有效的提高，要能夠和最新的檔案管理方式相同步發(fā)展，如此才能夠最大化的給學(xué)生的檔案管理工作帶來新的動力。

四、結(jié)語

高職院校的檔案管理工作對于其自身的管理水平的提高有著重要的作用，隨著新的技術(shù)的發(fā)展，在應(yīng)用新技術(shù)的過程中要在保密工作上得到重視，對于學(xué)生的檔案管理是一項比較繁瑣的工作，只有認(rèn)真的對待才能夠把這一工作做好，這也是高職學(xué)院發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)：

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[2]王文娟.基于高職院校學(xué)生檔案管理存在的問題以及應(yīng)對策略的分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，（09）

[3]李麗華，劉軼.以人為本 按照科學(xué)發(fā)展觀要求規(guī)范和充實高校學(xué)生的檔案管理[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2012，（02）

[4]李萍.淺議新形勢下中職校學(xué)生檔案的管理[J].黑龍江科技信息，2011，（03）