高校圖書館辦公室協調工作探討

關鍵詞：圖書館辦公室；協調；問題；措施

摘 要：文章通過對現階段圖書館辦公室在工作上存在的一些主要問題進行挖掘和分析，全面了解了圖書館管理工作的具體狀況，并有針對性地提出了一些措施和建議，旨在加強高校圖書館的協調工作，提高整個辦公室的工作效率和工作質量，為廣大高校的圖書館管理工作提供有價值的參考。

中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2014）10-0095-02

收稿日期：2014-09-08

作者簡介：賈秀梅（1967-），內蒙古醫科大學圖書館副研究館員。 1 前言

圖書館辦公室作為保障圖書館正常運行的關鍵部門，對整個圖書館的業務處理和管理工作起著一個承上啟下的作用，為了充分發揮其協調作用和相關管理職能，我們必須高度重視圖書館辦公室管理工作，主動挖掘和研究圖書館辦公室工作存在的不足和缺陷，并采取措施進行解決和完善，從而促進圖書館的穩定有序運行，為高校教學和科研活動提供保障。

2 現階段高校圖書館辦公室管理存在的問題分析

2.1 對圖書館辦公室工作的重視程度不足

首先，相當一部分的圖書館工作人員對辦公室管理工作的認識有偏差，認為圖書館辦公室工作只是單純的信息傳遞、上傳下達，負責一些簡單的文件收發工作，工作內容瑣碎而枯燥，沒有任何技術含量。其次，高校領導對圖書館辦公室的重視度不足，有部分院校甚至認為圖書館辦公室是個可有可無的部門，沒有安排專門人員負責圖書館辦公室的各項工作，相當一部分的院校干脆安排一些教職工的親友或其他人員直接負責圖書館辦公室的管理工作，具有明顯的隨意性。辦公室人員的專業水平和綜合素質得不到保證，管理方法陳舊落后，非常不利于辦公室協調管理工作的有效開展。此外，由于對圖書館辦公室的忽略，也導致了圖書館管理條件的低下，沒有現代化的先進管理系統，圖書自動化管理水平低，對先進管理理念和管理技術的引進不足，阻礙了整個圖書館管理工作的有續發展。

2.2 缺乏完善的管理體制

首先，部分高校圖書館未能建立完善的圖書館管理體制，沒有形成完整有效的管理體制，在辦公室任務分配過程中，沒有將具體事項貫徹落實到每一個部門和崗位，導致工作過程中頻繁出現責任不明、事后互相推卸責任、工作完成不到位的現象[1]。其次，圖書館相關部門之間的聯系不夠密切，人員交流較少，大家沒能樹立起相互配合、通力合作的意識，不利于團隊協作。相當一部分的業務管理部門只顧完成自己的“分內”工作，對其他部門和崗位的工作不聞不問，在涉及“中間地帶”的一些工作時，更是彼此推脫，不愿意承擔工作任務，將所有事務都推給圖書館辦公室負責處理，這在無形中就加大了圖書館辦公室的工作量，造成有關業務和工作的大量堆積，給辦公室實現明晰、規范工作帶來了很多困難。此外，由于明確制度的缺乏，在辦公室貫徹落實各項工作的過程中，得不到有關部門和人員的有效配合和支持，導致辦公室人員的工作主動性和積極性大大降低，不利于辦公室良好形象的樹立，也影響了整個辦公室的工作效率。

2.3 服務意識滯后，工作質量有待提高

圖書館辦公室的主要工作任務是為館領導的管理工作和相關決策提供全面的服務和支持，實現全館人力、物力資源的優化配置，促進整個圖書館各項業務工作的有效完成。要想達到以上要求，館辦公室人員必須樹立“服務至上”的觀念，培養良好的服務意識。我國高校的圖書館管理制度和規范中，還不能很好地體現出其服務理念，更多的是在強調一些禁止事項，并沒有做到盡可能地滿足讀者的合理需求這一項。此外，工作人員在平時的工作中存在大量的“勢利眼”現象，把讀者分成三六九等，沒有做到一視同仁。部分圖書館工作人員在上班時間懶散、拖沓、推諉責任，大部分人都選擇被動地接受領導的任務安排，工作熱情和積極性有待提高。圖書館是廣大高校師生的第二課堂，是高校知識傳播的重要場所，圖書館辦公室的工作質量直接影響著廣大師生的切身利益，如果辦公室人員沒有足夠的責任意識和工作積極性，很容易會引發讀者的不滿，造成整個學校學習氛圍的不和諧。

3 增強高校圖書館辦公室協調管理工作的措施建議

3.1 重視圖書館辦公室的對外交流

首先，各大高校圖書館之間可以實行館際圖書互借，將相關文獻進行傳遞共享，不同圖書館之間建立計算機聯網協作，提高圖書館之間的資源共享率，進一步豐富圖書館的圖書和電子文獻資源。其次，每隔一段時間就組織圖書館學術交流會、座談會和研討會等，通過組織參觀、組織問題競賽等方式增進彼此間的了解，溝通彼此間的感情，同時學習其他圖書館的先進管理思想和服務方法，摒棄自己管理上的缺陷和不足，推動各大圖書館的相輔相成和共同進步。圖書館辦公室應該協助館領導做好各方面的協調工作，在對外交流的過程中提出具體的協作內容、協作方法，并將計劃貫徹落實，從館際交流中取長補短，強化交流，主動解決交流中出現的矛盾和問題，促進館際交流協作的深入發展。

3.2 建立健全圖書館辦公室管理的各項制度，規范各項具體工作

賈秀梅：高校圖書館辦公室協調工作探討 賈秀梅：高校圖書館辦公室協調工作探討首先，要進行良好的辦公室人員崗位配置，明確各個崗位的具體職責，建立科學合理的崗位責任制，防止辦公室人員在開展工作過程中出現任務混亂、責任不明的狀況，造成工作無法有序開展。其次，逐步完善圖書館服務承諾制度和目標責任制度，提高辦公室人員的服務意識，明確其工作目標，切實將讀者和用戶的切身感受放在首位，竭誠為其提供服務，提高用戶的滿意度。最后，要建立并完善圖書館辦公室的考核評價機制，制定明確的獎懲方法，督促廣大圖書館工作人員認真完成本職工作，同時調動他們的工作主動性，激發他們的工作積極性，提高辦公室工作的業務水平和管理質量。

在辦公室具體工作的管理上，圖書館辦公室必須將各個學期的任務具體落實到某個崗位或某個工作人員身上，實行定量管理和定性管理有效結合的管理方式。量化管理主要是針對辦公室的公文管理和資料撰寫、整理，圖書館信息的接收和發送，相關會議的籌備和召開以及圖書館接待工作，而定性管理則主要服務于圖書館的各種溝通協調工作[2]。辦公室工作人員每天都要建立和整理好自己的工作日志，完善日清日畢制度、跟蹤問效制度和重要事件即報制等相關制度，同時嚴格要求辦公室人員在工作過程中注意操作規范化，端正工作態度。只有不斷建立健全這些制度和規范并切實貫徹落實，才能保證整個辦公室工作的有序順利開展。endprint

3.3 充分利用網絡化技術提高總體工作效率

首先，辦公室人員可以通過網絡調研及問卷調查等方式了解廣大讀者對目前的圖書館管理工作的滿意度、參與度、相關意見及建議，為辦公室的網絡管理工作提供參考。其次，建立一個質量有保證的高效技術平臺，為圖書館的信息服務工作提供技術支持。從網絡反饋上來看，目前好評率較高的技術平臺大多數都應用了Web2.0技術，有專家認為，要建立較高水平的技術平臺則必須要充分利用Web2.0的相關元素及創意[3]。圖書館網絡技術平臺的構建必須要保證其后臺系統的強大性，同時兼顧前臺頁面的簡單性，以便更好地為讀者提供服務和體驗，提高工作效率和讀者的滿意度。最后，加強對辦公室人員的網絡技術培訓，使大家盡可能地熟悉計算機操作流程和圖書館平臺、軟件的應用，減少大家在網絡管理工作中的誤操作現象，提高整個辦公室的業務解決能力，促進總體工作效率的大幅提升。

3.4 重視創新和團隊協作，做好館內協調工作

首先，圖書館辦公室對整個圖書館管理工作起著一個承上啟下、上傳下達的作用，做好圖書館辦公室的工作有利于促進整個圖書館管理工作乃至整個學校管理工作的順利開展。這就要求辦公室人員必須要能夠科學處理辦公室內部關系，協調好辦公室與館領導、辦公室與校內外其他部門之間的關系。在進行信息上傳下達的過程中，辦公室人員必須要盡量準確地理解和傳達上級管理人員的意思，并注意監督相關負責人認真完成館領導布置的任務，將工作過程中碰到的問題及時反饋給領導，促進信息溝通的暢通無阻。其次，充分發揮圖書館辦公室的“管家”職能，全面掌握館內各類信息，協調辦公室內部及各個部門之間的任務和關系，使大家形成一個有默契的團隊，培養團隊合作意識，進行科學合理的分工合作，共同做好圖書館管理工作，樹立良好的辦公室形象。最后，在做好本職工作的基礎上，要不斷更新工作方法和協作方式，充分利用信息化技術和網絡技術大膽進行創新，與時俱進，盡可能地滿足當下讀者的需求。

4 結語

為了有效解決以上這些問題，首先，我們必須充分發揮圖書館辦公室對外交流、對內管理的職能，不斷增加館際交流的機會，取長補短，完善自身的管理工作。其次，要建立健全各項圖書館管理制度，促進各項具體工作走向規范化，科學利用網絡技術進行圖書館技術平臺的建設，促進圖書館的自動化管理，提高工作效率。此外，還要重視圖書館內部的協調工作，使大家團結起來共同為圖書館的創新管理奉獻力量，切實提高圖書館辦公室的協調工作的有效性。

參考文獻：

[1] 馬曉軍.關于做好高校圖書館辦公室工作的思考[J].科技情報開發與經濟，2011（11）：34-35.

[2] 羅梅鳳.對做好高職院校圖書館辦公室工作的思考[J].科技資訊，2011（18）：276.

[3] 劉 靜.如何做好高校辦公室的協調工作[J].中國科教創新導刊，2011（6）：21-22.

（編校：嚴 真）endprint