采購質量控制要點與方法

周南

采購質量控制要點與方法

周南

產品的研制生產離不開采購，采購的質量與研制生產出的產品質量密切相關，本文重點就采購定義、采購與外包的區別、采購風險，采購質量控制要點等幾方面進行了探討。

產品；采購；質量控制；要點；方法

采購質量控制是指為達到質量要求所采取的作業技術和活動，是采購管理最重要的內容之一。企業在產品研制生產過程中，物資采購質量的管理貫穿于物資采購的全過程。加強采購過程的管理和控制，是提高物資質量的關鍵。在物資采購過程中，重點是對采購人員的素質控制、采購信息的控制、供應商的控制和進貨檢驗控制。

一、采購的內涵

（一）采購的定義

至今為止，沒有一個定義能把對采購團隊的一整套技能的要求完全包含進去，采購隨情景而言是多樣性的。狹義的采購是買東西，就是企業根據需求提出采購計劃、審核計劃、選好供應商、經過商務談判確定價格和交貨條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的過程[1]。簡而言之，采購，是企業在一定條件下，從供應市場獲取產品或服務作為企業資源，以保證企業生產及經營活動正常開展的一項企業經營活動。

（二）采購與外包的區別

采購和外包，都是從外部獲取資源，為自身服務；為了確保自身利益，都要對采購和外包進行控制，這是兩者的共同點。但兩者控制的區別在于：（1）采購的對象是經權威機構審定、有產品標準號的批量生產的成熟產品（也稱貨架產品）；外包的對象是新開發的尚未成熟的產品或產品形成的全過程或某一中間過程。（2）采購質量控制是指為達到質量要求所采取的作業技術和活動。（3）采購控制的重點是控制供應商和進貨檢驗。

二、采購的風險識別

風險管理是通過風險的識別、預測和衡量，選擇有效手段，盡可能降低成本，有計劃的處理風險，以獲得企業安全生產的經濟保障。

隨著現代化專業生產的發展，一般企業常用集成的方法組合成自身出品的新產品，因此，產品組成中多達的60%～70%的組件（包括零、部、整件、標準件、原材料等）是通過采購獲取的。所以，產品的質量更多地體現在控制供應商提供的組件質量中。其次，產品質量直接影響銷售業績和企業效益。同時，與企業的信譽也密切相關。這三者均是采購帶來的風險，為了企業的生存和良性發展，規避這些風險不得不引起企業家的高度重視。

（一）采購組件質量風險

在采購組件過程中，由于采購的物資質量不符合要求，而導致加工產品的性能達不到顧客需要的質量標準，從而給采購方的生產帶來嚴重損失，并給用戶造成經濟、技術乃至人身安全等方面損害的可能性，這就是采購質量風險。

采購質量風險主要來源于供應商。目前，社會上存在不少假冒偽劣產品，一些不法商販者以次充好，提供不合質量標準的組件。如果企業內部管理不嚴，不能及時識破，或放松警惕，或違反檢驗程序驗收，就很可能被蒙混過關，造成質量風險。

（二）企業效益風險

企業以效益而生存，以效益而發展。這是人們都能理解的，也是企業家們通曉的道理。但企業在運行過程中，因采購失誤給企業造成巨大經濟損失的教訓并非鮮見，因此規避效益風險，必須引起企業家的重視。

隨著我國加入世界貿易組織，市場競爭從國內延伸到國際，更加如火如荼。這就要求企業在規定的時間之內（或最短時間），以最佳的質量來完成項目，節省運營成本。同時，要求企業從源頭上控制采購成本，不斷創新，增添企業活力，增加企業效益。采購成本的管理已提高到至關重要的位置。因此，利用現代管理方式來進行采購成本的控制與規劃，不僅可以提升管理效率，最大化地保留經濟實力，還可以降低采購成本為企業留存更多的資金。只有這樣，才能克服效益風險，使企業在市場經濟的大潮中，乘風破浪，永往直前。

（三）企業信譽風險

企業信譽是企業取得社會認可，從而取得資源、機會和支持，去完成價值創造的能力的總和。1996年斯特恩商學院的名譽教授查爾斯·韋布蘭（Charles Fombrun）給出的企業信譽定義是：“企業信譽是一個企業過去一切行為及結果的合成表現，這些行為及結果描述了企業向各類利益相關者提供有價值的產出的能力。”企業信譽包含了企業的產品質量、服務、競爭、財務、商業、銀行等信譽。其中，產品質量信譽無疑是各種信譽中最重要的一項，而采購質量又直接與產品質量有關。因此，要克服企業信譽風險，必須重視采購質量。

三、采購質量控制要點

（一）提高采購人員的素質

以人為本的科學發展觀告訴我們，任何時候，做任何事，都要依靠人。因此，人的素質高低與他從事的工作質量的好壞密不可分。采購工作的質量高低也一定符合這條規律。

責任心和事業心是采購人員首先要具備的基本素質。責任心源自于對事業的熱愛和忠誠。但凡成功人士，必定是高度負責的人；負責是一種職業精神，缺乏這種精神的人，即便是從事自己最擅長的工作，也會做得一塌糊涂。選拔的采購員必須有強的責任心和事業心，絕不能讓損害集體的利益的“蛀蟲”進入采購員的隊伍。

其次，要對采購人員加強培養。要創造條件和機會讓他們學法、知法、懂法。重點是學好產品質量法、合同法等相關法律，充分發揮法律法規的約束作用。按照《產品質量法》《合同法》誠實信用的基本原則，要求供應商必須按照合同規定，提供合格的產品，若違背合同規定，就必須承擔違約責任。采購人員要懂得合理合法、有利有節地維護企業的合法權益。

第三，采購人員要掌握與本企業相關的基礎技術，這對采購工作順利開展會大有幫助。如：電子整機行業的采購人員，除了知道本行業整機的基本性能外，還應熟悉本企業常用電子元器件的品種、等級；熟悉本企業常用金屬材料、絕緣材料的性能、規格；熟悉本企業常用電線、電纜的性能、規格等。

第四，采購人員要掌握與本企業相關的關鍵和重要件的采購聚道。首選信譽好的大品牌的廠家，與他們建立良好的供求關系，以便采購的產品質量、供貨進度有相對可靠的保證。采購人員還要學會談判技巧，如進貨量大，應降低價格；進貨量少，應提前供貨等。

（二）控制采購信息

采購質量源自于準確的采購信息。采購任何一件物品，都必須明確它的唯一性采購信息，否則都有可能出現誤購。唯一性信息，一般不可能簡明表示，而往往由各種復雜因素組成。以螺絲釘為例：有螺紋形式（三角形螺紋、梯形螺紋），螺距大小（單頭還是多頭，普通、粗牙、細牙），螺頭形式（圓柱頭、半圓頭、沉頭），材料（不銹鋼、普通鋼、銅），表面鍍復（鍍鉻、鍍鎳、鍍鋅）…如再細分，不銹鋼、普通鋼、銅材因成分不同又有好多種。如果表述不準，很容易購錯，造成不能使用或庫存積壓。

某企業曾出現購錯氧氣瓶的典型事例：采購表中的采購信息只寫了“40L氧氣瓶”幾個字，沒注明標準號，結果采購回來的氧氣瓶裝車時才發現放不下，經檢查，外型尺寸不對。再查閱氧氣瓶標準，即GB5099-94《鋼質無縫氣瓶》。而該標準規定：40立升的氣瓶，外徑有三種尺寸：219mm、229mm、 232mm；而瓶底型式有5種（a、b、c、d、e）型式，瓶體材料又有三種（碳錳鋼、鉻鉬鋼或其他合金鋼）。這樣三個要素組合，40立升氣瓶共有45種，所以只寫“40L氧氣瓶”（40L是指容量為40立升），只有1/45購對的可能，而44/45會購錯。

控制采購信息，一是要求設計師在原始設計文件中就要寫全；二是采購員對采購信息不全或有疑問，一定要反饋到設計部門追根查底；三是從設計文件轉化至采購文件時，一定要仔細核對，避免轉化錯誤。

（三）完善采購制度

選拔高素質的采購人員和完善采購制度是相輔相成的兩個方面。制度應具有規范性、可操作性和指導性。例如：“采購管理制度”，規定了采購申報審批流程，防止個人說了算。“合格供方名錄”，限定了采購廠家，防止隨意選擇供應商的行為。“進貨檢驗制度”，規定了檢驗不合格的物品不準入庫、不得報銷等。

一項好的制度，能夠對人們的行為作出具體、明確、可供操作的規定，指導人們做什么、不做什么。加強制度建設，是逐步實現采購工作科學化、規范化、制度化和法制化管理的重要方面。同時還要注意那些“增刪制度，隨心所欲；藐視制度，執行不力；執行制度，網開一面；會議決定，繞開制度；各搞一套，常換制度”的錯誤傾向，把建立起來的制度真正落到實處，確保企業在采購工作中不受損失。

（四）供應商的控制

控制供應商是采購控制的又一重點之一。采購是以購買的方式獲取產品的行為過程，這些活動包括購買、接收、進貨檢驗等。控制供應商：主要是在采購前，對供應商進行調查評價，可以從網上了解，從同行了解，從試用其供貨產品的質量、周期、經費、售后服務態度和能力等方面了解。對經過考查評價符合要求的供應商，才能初步列入合格供應商名錄。對初步列入合格供應商名錄中的供應商，還應進行周期性考評，實施動態管理（主要考評產品合格率、供貨周期、價格的合理性等），以確保具有持續質量保證能力。在采購后，應對供應商提供的產品進行質量跟蹤，隨著使用年限做跟蹤記錄，可以更深層次了解該產品的質量情況，為企業提供進一步合作的可行性。

根據外購器材質量特性的重要程度，應對供應商質量保證能力分三類進行控制：一類是提供合格證明；二類是提供具有合格的檢驗系統證明；三類是應對其進行質量體系考察、監督。如果該供應商己通過國際或國內有認證權的機構認證，則可免去對其考察。

（五）進貨質量控制

進貨檢驗是檢查供應商提供的貨物是否符合相應的標準（國標、行標、企標）等技術文件的要求。是把好采購產品入廠的重要環節，但如何把好這一關口，卻大有文章可做。除大型或特大型企業有較全的檢測手段外，一般企業，特別是中小企業，不具備進貨檢驗手段，只能信任供應商，檢查其提供合格證書或合格檢驗記錄，觀察型號、名稱、規格的正確性及外觀、外形、尺寸的符合性。

對于關鍵件、重要件，為了防止無法進行進貨檢驗而帶來隱患，可以采取到制造方或第三方進行檢驗，但應在合同條款中予以注明。對電子元器件都應進行二次篩選來進行入廠驗證。

四、結束語

控制采購風險，加強采購質量控制，不僅僅是采購人員、檢驗人員的責任，也是分管采購、質量工作領導的責任。企業一把手更要時刻關心采購工作，加強采購、檢驗隊伍的管理、培訓、提高，建設一支思想過硬、技術精湛的采購、檢驗隊伍，必然會促進企業的良好發展。

[1]李夏,唐立新.采購質量控制[J].物流工程與管理,2009，（05）：51-52.

[2]梁素娟,王艷明.德魯克管理思想大全集[M].北京:企業管理出版社,2010，7.

[3]朱景欽.控制物資采購質量的思考 [J].企業研究,2012，（02）：51.

[4]鐘黎紅,張麗麗,葉渭川.論外包和外購的差別與控制[J].市場周刊,2014，（08）：31-32，61.

[5]徐吉輝,和麥成.軍品質量檢驗理論與方法[M].長沙：國防科技大學出版社,2011，6.

周南，女，安徽蕪湖人，高級工程師,現任中國電子科技集團公司第三十二研究所計劃部主任，研究方向：技術管理與物資管理。

F253.2

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1008-4428（2015）01-11-03