集團化企業ERP應用水平的提升途徑探究

徐冬梅

（中糧集團）

一、R業務單元特點及ERP系統應用現狀

R業務單元的主營業務為R商品的原料采購業務（進口及國內采購）、生產加工（含倉儲及物流）、銷售業務（出口、國內B2B及B2C），在全國各地擁有近20家工廠及10多家銷售分公司，其業務的突出特點為產業鏈長、業務類型復雜多樣、關聯交易多（銷售公司采購自己工廠的產品在市場銷售）、產品品類多（近千個存貨名稱）、業務數據量大；財務方面的突出特點是核算工作量大、合并抵消工作量大、數據分析維度多環節多數據量大。基于管理需要及不斷配合業務發展的需要，該單元自2008年起引進了某國產ERP系統，陸續應用了其財務領域的財務核算模塊、成本管理模塊，業務領域的合同管理模塊、銷售管理模塊、信用/價格管理模塊、庫存管理模塊、采購管理模塊等。經過多年的實踐，已經初步建立了一個良性的ERP應用體系，從全員的觀念培育到供應鏈及財務環節的實際操作能力都有了一定的基礎。但同時隨著ERP在單元運營中的廣度和深度的不斷擴大，一些在應用初期沒有給予足夠關注的問題逐漸成為了制約ERP進一步發揮效率的瓶頸。

二、改進ERP系統應用的措施

為突破瓶頸，使ERP系統進一步發揮效率，項目上線4年后，該單元采取了一系列措施加以改進和提升。

（一）統一會計語言

1.應用初期存在的風險點

自2008年ERP上線后的幾年來，R單元的ERP系統因設立時間有先后、設立形式有新建有合并、工廠及分公司業務側重有差異等原因，下屬各企業會計科目不統一，且各利潤點會計信息添加相對隨意，導致各利潤點會計信息的可比度較差，且總部整體財務信息數據查詢時無法統一、批量查詢，需要大量數據再加工工作，影響效率及準確性，導出速度與質量方面均存在瓶頸。

例如，存貨類、貨幣資金類的會計科目余額方向要根據科目類型進行嚴格的管控，杜絕出現按存貨檔案展開存貨類余額有貸方的現象；涉及收入、成本、存貨、水電費的會計科目數量要進行核算，避免出現會計憑證上無數量有金額的現象；對會計科目進行受控系統的管控，解決部分會計科目必須通過前端供應鏈或其他業務系統等傳導至總賬的問題；輔助核算項先后的排列排序標志著單元查詢整體數據的統一性。

2.提升舉措

完善并統一各企業的會計科目，確保財務體系一體化。R單元在充分考慮歷史數據查詢不受影響的前提下，將變更節點選擇在了2013年1月初年度結賬后的10多天的時間內，在外部ERP專家及各企業骨干財務人員的共同努力下，統一成了一套相對完善的會計科目。

（二）統一會計入賬規則

1.應用初期的風險點

不同類型的業務對應著何種入賬規則，總部未出臺標準，因而導致各工廠及分公司月末結賬期間憑證生成經常報錯。

2.提升措施

2013年1月，R單元財務部在統一會計語言的同時，通過系統配置，對可固化的會計分錄進行了固化，固化比例達總量的70%以上，最大程度統一了會計核算的入賬規則。此舉可最大程度克服以往月末結賬速度慢、部分會計核算的基本分錄不太準確等問題，并提升利潤點數據間的可比性。隨后及時下發了最新版本的會計科目釋義，用以指導工廠和分公司的會計核算。

（三）上收ERP系統部分權限

自2013年1月起，R單元財務部取消了各利潤點原先NC中對系統節點自主分配的權限，并先后對參數設置、部門檔案、結算方式、收付款協議、賬齡區間分別進行了統一規范，并逐一落實至每家利潤點的系統當中。同時，逐步取消各利潤點所有人員對上述系統節點的修改權限，一律上收至總部，徹底形成既集中又協同的管理模式，保證了各工廠和分公司后期在查詢數據過程中的口徑與唯度的一致性。

（四）月末結賬逐一檢查

從2013年1月起，R單元財務部以“垂直管理，逐一核查”為中心點進行各工廠和分公司的月末結賬檢查工作。

1.應用初期的風險點

R單元各工廠和分公司月末結賬過程中部分細節存在問題，如應收賬款、存貨、固定資產的模塊數據與總賬數據不一致，存在數量與金額的差異；往來賬款每月月末尚未及時進行核銷處理（如應收單與收款單進行勾對），直接導致賬齡分析數據區間值不準確；月末結賬后，損益類科目仍然有余額，收入成本數量不相等，有實時憑證尚未生成記賬憑證等……這些問題會影響到財務核算數據的準確性。

2.應對措施

2013年，R單元財務部對供應鏈存貨核算總賬存量差異、固定資產、應收賬款、應付賬款、月末損益是否有余額、財務子模塊是否關賬、其他應收款核銷、其他應付款核銷、應付賬款核銷、未生成憑證檢查、內部銷售、內部采購等16個子模塊每月進行正式結賬前的檢查。月末各工廠和分公司預結賬后須通知單元財務部，單元財務部將各工廠和分公司系統中的數據導出，通過復制粘貼至相應的檢查EXCEL表格模板中，以同一標準對各家的財務數據進行稽核，若發現錯誤，第一時間反饋至相關財務人員，要求必須予以更正，再予以重新結賬處理。至2013年末，各工廠和分公司1~12月財務模塊之間的數據與總賬實現零差異，每一筆往來賬款都做到了及時處理，收入與成本數量每月月末必須相等，損益類科目沒有任何余額，不存在有任何實時憑證尚未生成會計憑證。這些進步對于財務數據的準確度、財務分析的準確及快捷性均具有重要意義。

（五）切實加強往來管理

1.強化信用管控，ERP信用管控設置專崗專人

前期R單元整體信用管控有需提升的空間，表現在工廠及分公司層面可將客商設置為免于賬期賬額，且多人擁有對客商信用數據設置和修改的權限，一旦有問題無法追溯還原責任人，從而導致雖信用審批流程是完善的，但部分工廠及分公司信用賬期賬額的實際管理在執行層面存在漏洞。為進一步有效加強信用管控，單元財務部對每一家利潤點的客商管理檔案落實至專人進行負責，同時，由財務部指定專員對接信用管控，并且對之前可以將任意客商免于賬期賬額的勾選項永久性置灰，以保證所有客商一旦發生先貨后款的業務，就必須要進行新的賬期賬額申請，否則銷售人員訂單層面將無法進行審核。

2.月度公示及反饋跟蹤

2013年，R單元財務部將收付款業務核銷納入月末結賬檢查范圍，即必須核銷完成后，才允許進行結賬處理，從而保證工廠及分公司往來賬款客商的賬齡數據的準確性，同時改變原來工廠及分公司提報、R單元根據提報信息質詢分析的方式，采取“R單元統一從系統取數生成各利潤點往來賬款數據，OA公示，工廠及分公司結合數據向單元反饋說明原因”的管理方式開展，力求規避利潤點提報過程中的填報疏漏或人為調整。R單元財務部結合各工廠及分公司反饋的說明原因定期進行跟蹤，特別是應收賬款要求業務必須落實至具體的預計回款時間與詳細原因說明，以便進一步進行追溯。季度時，單元財務部會形成相應的往來賬款專項報告。

（六）加強存貨管理

1.對未結算數據每月定期跟蹤并落實

出庫未及時開票及采購未及時結算是長期困擾R單元存貨及往來管理的問題。因直營賣場的特殊性，R單元難以做到出庫即開票；而人員、管理區域的更換、管控手段的缺失、對直接業務責任人考核機制的不完善等原因，導致前期積累了部分應結算未結算的數據，直接帶來存貨管理的風險、外部欠款的風險、內部往來不清晰的風險、稅收風險等。2013年，R單元財務部在原有制度流程的基礎上，下發了新的出庫結算管理規范，明確了直營、經銷、大客戶等不同系統的出庫開票時間要求。同時，由R單元財務部每月定期對各利潤點采購入庫未結算與銷售出庫未開票數據在OA上公布明細數據給總部及下述工廠及分公司的管理層、營銷、運營、采購、儲運、財務部門，要求及時反饋原因、計劃開票時間、責任人等；同時，次月會針對各利潤點上月反饋的計劃開票時間予以跟蹤并提示相關業務部門關注，以更好地發揮財務部的提示、監督職能，使結算數據更具及時性，財務報表數據更加真實。

2.存貨負庫存管控

2013年前，工廠和分公司存貨在按供應商展開數據進行查詢的過程中，數據不規范，但合并抵消的重要步驟之一是為了將內部采購形成的采方庫存中的銷方的毛利抵消掉，為此必須真實獲取采方庫存按內部供應商維度展開的毛利情況，因而導致部分負數存貨對R單元整體損益類抵消數據產生了影響。

為此，R單元財務部2013年一方面積極清理前期負庫存數據，同時要求各工廠和分公司不允許就新發生的業務出現負庫存。ERP系統層面也對存貨類的會計科目加強嚴格控制，原則上除直營退貨業務外不允許出現負庫存現象。對于由于直營系統退貨業務發生后，部分門店無法及時結算，甚至有些無法開具紅字發票導致的負庫存，單元財務部將在月末結賬檢查過程中重點檢查。截止至2013年年末2014年年初，在保證存貨總數不變的情況下，將原先的一萬多行存貨明細數據合并至5 000多行，大大提升了存貨數據按供應商展開明細賬的清晰度，為今后進一步真實準確呈現單元整體損益合并情況奠定了基礎。

（七）提升會計報表報告報送質量

1.ERP應用初期的主要問題

（1）分戶報表方面：工廠及分公司各類分戶財務報表數據量大，填報水平參差不齊，人員流動性大等導致雖經常加班但數據質量不佳、效率低；

（2）合并報表方面：ERP系統與一些后期開發的業務及財務系統存在兼容性方面的問題，比如合并報表系統不能從ERP的財務端直接取數，需要人工填報進合并報表系統再進行抵銷。

2.分戶報表質量的提升舉措

（1）所有報表的數據源必須要明確從系統當中某一個口徑獲取；

（2）所有報表的最終數據凡不能夠通過系統直接獲取的，需要進行加工整理的，必須要明確加工整理過程當中的每一細節口徑一致；

（3）所有報表的數據要實現，只要報表人員通過簡單的操作（無論是在系統里還是系統外），就能夠準確無誤地生成最終報表式樣當中的各類數據

R單元財務部2013年將ERP系統的數據與EX?CEL表格形成緊密聯系，固化數據唯度標準值，實現所有數據在導出數據后迅速生成最終報表數據的全過程，大部分工廠及分公司運用后可將原先報表的工作時間從之前的3～5天縮短至目前的1天，從而提升工作效率及準確度。

同時，為了保證報表的填寫質量與水平能夠得到一定的保障，對于每一份報表模板，R單元財務部單獨錄制了相應的視頻軟件，平衡了各利潤點報表人員之間填報能力參差不齊的差異化，從而讓各工廠和分公司培養自我學習的創新意識。另一方面，R單元也會直接通過系統獲取相應的數據整理成報表，與各利潤點填報的海波龍系統數據進行二次復核，確保數據的準確率不斷提升。

3.合并報表質量的提升舉措

R單元ERP系統無法自動將財務數據傳導入另外開發的一套合并報表系統，使得每月R單元整體損益情況表需要靠各工廠和分公司人工來進行錄入后方可獲取，而數據錄入的工作量又是錯綜復雜，以R單元內部關聯交易抵消數據量為例：30多家工廠及分公司之間共存在50多個存貨大類的交叉買賣關系，這樣的抵消數據量理論抵銷值約6萬多條數據，實際操作層面粗略統計約為11 000條以上。而如果業務與財務分析時需知道某一個具體存貨名稱而不是大類的全鏈的損益結果，則所有存貨名稱的抵消數據量將近100萬條。龐大的數據量即便各工廠和分公司在有了對應的EXCEL報表模板之后進行錄入，效率會有提升，但數據的準確性要想達到99%以上，避免人為手工錄入錯誤的問題較為困難。

為了保證各利潤點手工錄入數據的準確性，R單元財務部將ERP系統數據導出用EXCEL表格生成一套與合并報表系統計算邏輯趨同的數據，同時，每月將所有工廠和分公司的100多張涉及損益類的EXCEL表格模板實時更新，并且將其手工錄入數據與R單元EXCEL表格數據進行核對，對利潤點錄入錯誤的數據進行修正。通過數據核對，R單元財務部避免了將每月損益報表數據因人為因素而導致盈虧的不準確特別是毛利的失真。據不完全統計，2013年平均每月通過數據復核帶來的直接影響損益虧損減少近百萬元。而2013年年末數據中，最終將EXCEL表格手工計算的理論結果與合并報表系統抵消結果進行對比，毛利差異控制在10萬元左右，數據質量的準確度大大提升。

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