圖書館書目數據庫建設的前期準備工作

王玉剛/新疆社會科學院

圖書館書目數據庫建設的前期準備工作

王玉剛/新疆社會科學院

本文結合書目數據庫的建設工作，就傳統圖書館實現館藏資源書目數字化，從管理軟件的選擇、建庫工作流程及管理細則的制定、工作人員的培訓和書目數據制作前應注意的問題等方面入手，簡述了書目數據庫建設的前期準備工作。

圖書館；書目數據庫建設；前期工作

上世紀90年代開始，信息技術革命突飛猛進，促使圖書館新的轉型。制作標準、規范、高質量的館藏書目數據，實現圖書館數字化與資源共享，已成為圖書館的發展方向。我們社會科學院圖書館數字化建設起步晚、底子薄，如何做好書目數據庫建設工作，是擺在我們面前的一個十分重要且急需解決的重要問題。現就針對新疆社會科學院圖書館書目數據庫建設的前期工作，談點粗淺的認識。

1.書目數據庫建設的前期工作

書目數據庫建設前期工作的核心任務是制定一個既切合本館實際又具有前瞻性的建設方案以及實施細則，其目的就是對書目數據庫的建設進行規劃和設計，切實保證書目數據庫的建設健康、可持續的不斷向前發展。

1.1 圖書館自動化管理系統應用軟件的選擇

這是一個關鍵的問題，因為管理軟件的選擇直接關系到建庫工作的成敗。選擇圖書館集成系統時，要全面考慮，不但要評價系統對圖書館“傳統”業務管理的能力，還要綜合評價系統的綜合性能，如性價比、穩定性、技術運用的成熟程度，以及對未來圖書館發展目標和需求的滿足程度。

我館選擇管理軟件時，經過相關的調研，最后確定購置“金盤”圖書館集成系統。該系統在高校擁有廣泛的用戶，在全國數十種圖書館管理軟件中占有重要地位。金盤系統有六個應用模塊，包括采購子系統、編目子系統、流通管理子系統、讀者管理子系統、出版發行物等，涵蓋了圖書館工作的全部內容，具有符合國際或國家的圖書文獻標準、快速建立即建即用、操作簡單培訓容易、投資少應用擴展空間大、系統管理方便等特點，根據新疆少數民族地區的特點，還增設少數民族文字的處理模塊。此系統的價格合理，售后服務完備。

1.2 制定建庫工作具體流程以及質量管理細則

建庫是一項人機結合的復雜過程，首先必須制定相應的各種規則，以便工作人員有章可循。如錄入字段的確定、剔舊原則、復本標準、分編、標引規則和錄入、加工、維護等各類人員的職責及日工作量。

我們充分借鑒兄弟圖書館的經驗，結合本館的實際，制定書目數據制作的具體標準和規范。首先應制定《館藏文獻著錄標準和規范》、《操作工作流程》、《崗位職責》等一系列管理規范。其次，組織管理是數據庫建設各要素中的“樞紐”，它將所以因素合理地組合起來，對數據庫建設建設諸要素進行總控。由部門領導和技術人員帶領幾位業務骨干組成質量管理小組，統一根據《館藏文獻著錄標準和規范》進行管理。質量檢查人員應當全面檢查各科室人員錄入的數據，如實記錄每天的“質量檢查工作日志”，以便審核工作量，及時糾正錄入人員的錯誤，確保后期工作的正常運行。第三，指定專人管理書目數據庫，負責書目數據庫的數據維護、傳遞等工作。建立責任追究制，以保證數據庫的安全正常運行。

1.3 人員的培訓

回溯建庫是早建早受益，為縮短建庫時間，需組織一批專門人員參與此項工作。工作人員的業務素質是保證回溯建庫質量的關鍵。提高館員的計算機網絡技術水平及其應用能力，途徑有兩條，即引進計算機人才和加強在職人員的培訓。我館采取兩條腿走路的方法，引進與自配相結合。一方面，向上級主管部門申請，努力引進計算機人才；另一方面，對現有的工作人員進行自主培養。通過在崗培訓、轉崗培訓等方法，提高業務素質。另外，在人員緊張的情況下，可采取臨時外聘錄入人員、本館專業人員把關的辦法。

1.4 同步進行的其他工作

1.4.1 分析館藏

建庫前首要的是對藏書數量和質量、文獻分布和結構、人員和財力等各方面的情況進行深入細致的分析，以便確定建庫范圍、建庫順序、建庫時序和建庫依據，確立總目標，避免建庫的隨意性和盲目性。結合圖書館館藏實際，筆者認為要提高對建庫工作重要性的認識，力求書目數據反映館藏的完整性、通用性和規范性，做到起點高、標準高、質量高。

1.4.2 確定回溯建庫順序

根據讀者利用文獻的情況，筆者認為采用按讀者利用率高低來確定建庫先后順序的辦法比較合適，利用率高的先建，如歷史類、民族宗教類、政治類、法律類等讀者利用率比較高，則可先采集這部分的數據，集中精力建好外借數據庫，使其盡快投入流通。然后再采集其他類目的數據，逐個建庫。此種操作流程，既能借鑒先采集數據時的經驗，少走彎路，又能提高整個建庫的速度，縮短窗口閉館的時間。

1.4.3 停借催還借書

完整的藏書是實施依文獻建庫重新給號的重要基礎，在回溯建庫前，必須進行分期分批的催還借書(先建的先催)。停借催還圖書，既是建庫完整性的保證，又可達到解決部分讀者借書長期不還的難題，提高圖書利用率。

1.4.4 剔舊、整理書庫

組織業務熟悉、能力較強的人員對書庫進行全面整理，圖書歸架，無保存價值的書和復本過多的書剔除，以優化數據庫質量，節省人、財、物力和數據庫存空間，盡量減少浪費。

2.書目數據制作前應考慮的幾個問題

書目數據庫由每一條款目數據所組成，每一條款目數據的標準化、規范化程度，將決定整個數據庫的質量。根據我館的實際情況，從實用和文獻資源共享的角度出發，在書目數據制作前應考慮以下幾個問題：

2.1 規范主題標準

把文獻的主題概念轉換為經過規范的語詞標識即主題詞，并進行整序的過程被稱為主題標引。它是書目數據一項十分重要內容，也是建庫過程中最困難的工作，最能體現書目數據的價值，只有依照文獻本身進行標引，才能科學、準確地揭示文獻內容。一些圖書館為了提高建庫速度采用以卡片目錄為依據進行主題標引，這種作法有一定的弊端，如果卡片目錄的著錄項目全面、準確，那么，對主題標引會有一定的幫助，如果著錄內容簡單，那么主題標引無從入手；而且這樣的主題標引往往不是十分簡單或有錯誤，就是不能完全揭示文獻的主題。本人認為應采用以文獻為依據進行主題標引，既能充分揭示文獻主題，又利于讀者檢索。

2.2 書目數據庫建設的質量控制

2.2.1 盡可能地使用性能優良的計算機

在編目工作中，計算機本身的性能直接影響著圖書查重、數據的錄人、修改、轉錄等工作的速度和效率。有時由于計算機的原因甚至會在數據制作過程中出現非人員的錯誤。因此我們不斷地更新設備，不斷升級，采用技術更先進、性能更優良的計算機，以確保工作的質量。

2.2.2 深入學習和理解機讀目錄格式

CNMARC機讀目錄是在傳統的手工編目基礎上發展起來的，它與傳統的文獻著錄、標引有很大不同，要求更細、更全面、更為復雜。機讀目錄質量控制貫穿于編目行為的全過程。因此，質量控制是一項系統而復雜的工程，編制機讀目錄必須依照標準的機讀目錄格式，否則是無法進行的。《中國機讀目錄格式》應該說是我們目前編制機讀目錄的依據，但由于格式本身的深奧、復雜使我們很難準確的理解和掌握，這就要求編目人員在工作中不斷的探索、學習，靈活掌握機讀格式，不斷地提高工作人員素質，確保文獻標引的深度和質量。

2.2.3 機讀目錄數據的質量控制是一項長期任務

隨著機讀目錄編制工作的發展和深人，會出現許多新問題和新要求。因此，機讀目錄數據的質量控制是計算機編目工作中的一項長期任務，并非一朝一夕所能完成的。特別是我們基層圖書館，對它的長期性、連續性、完整性不能忽視。

2.3 書目數據庫建設的標準化、規范化

編制數據庫是一項長期的工作，已認定的標準要始終如一，不要輕易刪改或省略既定的項目，否則會影響書目數據庫的標準化水平。

2.3.1 數據著錄項目及數據結構應符合CNMARC標準

目前，我國大多數圖書館自動化軟件系統都是嚴格按照CNMARC格式著錄數據研制的。它已經被我國圖書館廣泛地接受并得到肯定。在建庫過程中，我們要嚴格按照機內數據格式操作，具體來說就是圖書的著錄標引、書次號及數據格式都要標準化。

2.3.2 要以高質量數據庫記錄交換格式的統一為標準

在書目數據庫建設中，會碰到許多諸如正副題名、責任者名稱、主題標引、參考類號等方面的問題。為使標目名稱和標目形式的規范統一，保證檢索點的唯一性和檢索途徑的廣泛性，必須實現數據的一次性輸人、多次使用，一家輸人、多家利用。標準統一是規范化的基本條件，從兄弟館建立書目數據庫過程來看，編目工作標準化，是數據庫建設中的關鍵性的一環，編目工作應進一步明確分工，讓重復、瑣碎的勞動工序化、流程化、有效地提高工作的專業化程度，在分類、標引、加工及錄人過程中均嚴格一致。

2.3.3 圖書標引標準化

圖書的標引是揭示圖書內容的一個方面，它包含分類標引和主題標引，標引質量直接影響計算機檢索功能的發揮和檢索次序，因此，要對圖書標引工作進行比較細致和統一的規范，力求避免由于標引人員的理解程度及出發點的不同而出現千差萬別的標引結果。

2.3.4 加工程序的標準化

從建庫開始，還要對新進圖書的流程進行規范，從圖書的采購驗收到著錄都是對圖書預編記錄加工的開始，一系列過程都要嚴格把關，從每個環節抓起，實行全過程的標準化、規范化管理，不斷提高數據庫的質量，是保證書目數據庫標準化、規范化的根本要求。

[1] 陳玉霞.日文書目數據庫建設中外部數據源利用分析. 圖書館建設，2008（5）

[2] 鄭滿莊.科研機構圖書館的數字化轉型實踐. 圖書館雜志，2008（1）

[3] 王曙光.談新疆區圖書館特色數據庫的建設.西域圖書館論壇，2006（1）