淺談無紙化辦公在政府機關(guān)的應(yīng)用

張 康/武漢大學(xué)信息管理學(xué)院

淺談無紙化辦公在政府機關(guān)的應(yīng)用

張 康/武漢大學(xué)信息管理學(xué)院

隨著社會信息化水平的提高，辦公方式也逐漸從傳遞文件向無紙化辦公轉(zhuǎn)換，不但節(jié)省了成本，還提高了效率，也有利于一些政策的傳達(dá)和公開。目前，政府機關(guān)辦公提倡采用無紙化的辦公方式，如何做好無紙化辦公的應(yīng)用需要不斷的實踐與探討。

無紙化辦公；政府機關(guān)；應(yīng)用

新的時代要求人們提高對資源環(huán)境保護(hù)的重視程度，在我國政府機構(gòu)中，傳統(tǒng)文件傳達(dá)的方式以紙質(zhì)文件傳輸為主，送上到下，各個層級每天都要消耗大量的紙張。文件的增多，首先在紙張的使用上，是一個十分巨大的消費，對于文件的歸檔留存來說，在占用空間和文件檢索方面也是一個比較沉重的負(fù)擔(dān)。隨著信息技術(shù)的提升和普及，政府辦公在簡化冗余步驟，利用信息手段，使部分工作實現(xiàn)了無紙化

一、無紙化辦公的內(nèi)容

1.無紙化辦公的組成要素

無紙化辦公隨信息化的發(fā)展而產(chǎn)生，無紙化辦公的整體環(huán)境構(gòu)建要求有以下幾個關(guān)鍵要素：一是整體辦公環(huán)境設(shè)施。無紙化辦公需要通過一個高速、及時、整體的環(huán)境來控制，因此無論是企業(yè)還是政府機構(gòu)、控制信息走向的部門一定是文件發(fā)起的源頭，需要由專門的科室負(fù)責(zé)技術(shù)上的支持和管理，有的是“辦公室”，有的是“綜合管理部”。二是完整的通信設(shè)備。在信息化的不同發(fā)展階段，信息化辦公的側(cè)重方式有不同，例如開會的方式，電話會議，到電視電話會議，到遠(yuǎn)程視頻會議，現(xiàn)在也可以用手機視頻開會。因此，需要針對時代特征，不斷的更新通信設(shè)備以跟得上時代要求，提高辦公效率。三是先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、數(shù)據(jù)信息、系統(tǒng)應(yīng)用軟件等辦公系統(tǒng)。不同時期、不同領(lǐng)域，其辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)也是不同的，因此“辦公自動化”、“OA（Office Automation） 協(xié)同辦公”、“協(xié)同管理”、“多維智能管理” 等從軟件到觀念上不斷的演進(jìn)，形成了現(xiàn)在各個行業(yè)不同方式的無紙化辦公方式。

2.我國政府機關(guān)無紙化辦公的發(fā)展歷程

無紙化辦公的思想要從“辦公自動化”說起，在八十年代的中期，全國召開的第一次辦公自動化規(guī)劃會議，首先對我國政府機構(gòu)和直屬國企的辦公自動化進(jìn)行了設(shè)計，隨后逐步由個別企事業(yè)單位發(fā)展到了社會各行各業(yè)。政府辦公自動化的代表要從1986年的國務(wù)院電子振興領(lǐng)導(dǎo)小組辦公自動化會議開始，對辦公自動化系統(tǒng)功能及模式等諸多細(xì)節(jié)做出了規(guī)定和指示。隨后國務(wù)院率先開發(fā)了“中南海辦公自動化系統(tǒng)”，是政府機關(guān)無紙化辦公邁出的第一步。經(jīng)過三十年的發(fā)展，我國目前政府機關(guān)辦公自動化的發(fā)展歷程，可以歸納為三個階段：第一個階段是電子文件型OA（Office Automation）階段，是以國家政府機關(guān)開始的，以電腦、WPS、MISOFFICE 等辦公軟件為主要辦公方式，逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)獨立的打字機實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作的電子化，即將辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式轉(zhuǎn)向電子文檔方式，將電子郵件的形式逐漸開始取代電報形式，這是一個從形式上的質(zhì)的飛躍，最顯著的效果是為當(dāng)時的文件傳輸節(jié)省了大量的中間時間和電報成本。第二個階段是協(xié)同型 OA 系統(tǒng)階段，是從 90年代中后期，借助互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在一些文件傳輸和聊天軟件的支持下，開展協(xié)同工作，在公文流轉(zhuǎn)、流程審批、文檔管理、制度管理、會議管理、車輛管理等功能上，在網(wǎng)站或是專門軟件上面就能實現(xiàn)工作流程的簡化。例如，文件檔案的歸檔，雖然還保留簽字制度，但是在文件臺賬的整理上和某些文件的傳輸上，已經(jīng)形成了電子化的形式。第三個階段是公開的信息平臺。21世紀(jì)至今，隨著網(wǎng)絡(luò)端、手機端的結(jié)合，以及大眾對信息的敏感程度提高，政府機關(guān)以“門戶”為技術(shù)手段，整合信息資源，將信息第一時間的通過專門內(nèi)外平臺，實現(xiàn)對內(nèi)管理與對外公示，加強了政府與社會各界的交流，加強了政府與人民的聯(lián)系。

二、政府無紙化辦公技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀

無紙化辦公在企業(yè)，尤其是私企和外企的發(fā)展更為迅速，與市場接軌的更加密切。無紙化辦公的技術(shù)內(nèi)容已經(jīng)包括了計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、管理學(xué)、行為科學(xué)、人機工程學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)等領(lǐng)域，對于一個現(xiàn)代化企業(yè)來說實現(xiàn)無紙化辦公的程度高低已經(jīng)成為衡量實現(xiàn)現(xiàn)代化管理好壞的標(biāo)準(zhǔn)。

而對于政府機關(guān)來說，由于其辦公特點的性質(zhì)所限，無紙化辦公的內(nèi)容和應(yīng)用程度與企業(yè)比還有很大的區(qū)別。首先，就是不能實現(xiàn)全面無紙化。從檔案管理的角度來說，政府的一些決策性文件或是涉密文件，必須要求紙質(zhì)形式，甚至在發(fā)行份數(shù)上有嚴(yán)格限制。從歸檔的形式上看，一些不能有電子文檔的形式，必須要有法律效用的簽字才能歸檔。因此，不能實現(xiàn)全面無紙化，不是技術(shù)達(dá)不到，而是管理制度要求。其次，政府機關(guān)辦公對象的區(qū)別。無紙化辦公不僅僅指的是對內(nèi)辦公，還有一些窗口單位的對外辦公，例如一些面向人民的窗口，這就涉及到了窗口開放程度，政府機關(guān)不但要做到信息的公開，還要做到不誤導(dǎo)人民。再次，政府機關(guān)由于層級龐大，軟硬件更新有時滯。從國家到地方，不同的政府部門層級較多，設(shè)備的差異也較大，因此，無紙化辦公的水平也有差異，不能將辦公要求一律等同，有時候會造成辦公的時間上的對接不上，這就要求政府在信息化的發(fā)展上，加快腳步。

三、政府機關(guān)無紙化辦公方式

（一）對文件是否可以實現(xiàn)無紙化辦公進(jìn)行分類

政府無紙化辦公是以先進(jìn)的計算機信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)為基礎(chǔ)，以實現(xiàn)各層級機關(guān)部門日常辦公導(dǎo)向、以非涉密公文的傳達(dá)、流轉(zhuǎn)、處理為核心，遵循快捷、節(jié)儉協(xié)同辦公理念，按照統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一平臺系統(tǒng)、確保安全的原則，采取集中管理的方式，建立的辦公交互體系。因此，根據(jù)安全、保密、快捷、協(xié)同的原則，首先要對能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化辦公的文件進(jìn)行分類，并需要部門對文件的傳達(dá)與接收進(jìn)行簽名。需要各層級對文件是否能通過電子文件形式做出監(jiān)管。

（二）建設(shè)統(tǒng)一的信息系統(tǒng)

建設(shè)與上下級政府機關(guān)無縫對接的協(xié)同辦公系統(tǒng)軟硬件平臺及輔助系統(tǒng)，并在整體的平臺上為接入相關(guān)部門形式上相對獨立、步調(diào)上統(tǒng)一的辦公系統(tǒng)。政府機關(guān)內(nèi)部要形成公文處理、日常行政管理及跨部門開展文件、信息交流服務(wù)三方面完整的平臺。建成一個在基本職能想各級貫通的信息系統(tǒng)。

（三）完善無紙化辦公制度

根據(jù)中央的辦公信息化的一系列規(guī)定和政策，政府機關(guān)在內(nèi)部管理與窗口服務(wù)方面，要不斷完善自身的無紙化辦公管理制度，不但要控制文件傳輸上的風(fēng)險，還要做到責(zé)任具體化，不斷的完善無紙化辦公體系，形成對信息的有效監(jiān)管。既要保證政府辦公的信息化安全，又要使信息暢通，確保無紙化辦公落到實效。

四、強化政府無紙化辦公的建議

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)

推行綜合的無紙化辦公系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用是政府機關(guān)政策性和技術(shù)性很強的工程。整 個工作需要由各級黨政一把手統(tǒng)一部署，要由辦公室統(tǒng)一管理及協(xié)調(diào)文件的傳輸和管理，需要建立獨立的信息化工作辦公室負(fù)責(zé)設(shè)備和系統(tǒng)的管理。實施各級信息工作辦公室的對接。

各級領(lǐng)導(dǎo)干部要提高認(rèn)識，帶頭學(xué)習(xí)、帶頭使用，促進(jìn)無紙化辦公工作的順利開展。

（二）加大建設(shè)投入

無紙化辦公需要以先進(jìn)的技術(shù)作為支撐，因此，不但要做到軟件上的更新，還要在各級機關(guān)做好硬件上的更新，因此，要加大信息、通信、計算機上的投入，以確保信息系統(tǒng)的順利運行和無紙化辦公通道的順暢。

（三）健全制度，確保安全

根據(jù)《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》、《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、《中華人民共和 國電子簽名法》、《中華人民共和國檔案法》等政府文件的規(guī)定，對照本級政府機關(guān)在無紙化辦公制度、方式、管理、實施上面的辦法，查找漏洞，完善管理制度，明晰權(quán)責(zé)，做好體系的完善。

強化安全管理，規(guī)范身份認(rèn)證、權(quán)限管理、系統(tǒng)準(zhǔn)入等制度，規(guī)范上報和下行文檔電子印章的使用，確保用戶身份的唯一性和辦公的痕跡唯一性，確保文件使用和傳遞的合法性。同時，重點對涉密文件進(jìn)行管理，不適合無紙化辦公的要嚴(yán)格按照涉密文件辦理手續(xù)進(jìn)行。

徐慧瓊. OA系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J]. 機械工程與自動化. 2011(03).