HIS環境下醫院會計信息系統存在的風險及防范

○葛長君

（浙江省臺州市椒江區衛生局 浙江 臺州 318000）

一、HIS系統和醫院會計信息系統的特點

HIS系統是利用計算機軟硬件技術，網絡通訊技術等現代化手段，對醫院及其所屬各部的人流、物流、財流進行綜合管理的一款軟件。對在醫療活動各階段中產生的數據進行采集、存貯、處理、提取、傳輸、匯總、加工生產各種信息，從而為醫院的整體運行提供全面的、自動化的管理及各類服務的信息系統。一般包括掛號收費、醫生護士工作站、住院結算、電子病歷、藥房藥庫管理、財務統計等模塊。

會計信息從某種意義上來說是醫院最重要的信息，它連續、系統、全面、綜合地反映和監督醫院現在的經營情況，并且為醫院決策者提供了非常重要的科學依據。計算機會計信息系統把計算機作為主要的工具，對各種會計數據進行收集、記錄、存儲、處理與輸出，并完成對會計信息的分析，向使用者提供所需會計信息，輔助他們管理、預測和決策，提高醫院管理水平與工作效率。

二、HIS系統與會計信息系統的主要區別

HIS系統所運用的集成管理技術，超出了會計信息系統的范疇，它是作用于整個價值鏈的管理。HIS系統是以醫療活動作為核心的，財務和成本是這個大系統里面的一個子系統。雖然財務子系統占整個系統的比例并不是特別的大，但它與其他子系統卻是高度緊密聯合的。HIS系統里面的數據都從掛號收費等業務開始，財務與收費、藥品采購、銷售、庫存等各個環節是緊緊相連的，真正實現了無縫對接。就拿HIS系統財務的那一部分來說，藥品采購這一環節是從下采購訂單的時候開始的，走庫單和送藥品進倉庫時，系統都會自動的處理財務部分，直接生成了記賬憑證傳送到財務部門，由此財務人員可以直接審核、記賬，也可以通過人工進行干預和調整。這些訂單的種類、數量就不得不與倉庫和采購部門一致，這就間接的與賬務處理保持了一致，財務數據隨醫療活動實時錄入系統進行統計分析，通過一種動態的形式形象地反映了醫院的經濟活動，非常全面地反映、控制和優化醫院的資源。

三、HIS環境下會計信息系統的變化

面臨著管理要求的提高和科技發展賦予的新的意義，傳統會計信息系統具有十分明顯的局限性，這就促使我們從傳統會計業務過程的特點出發，結合HIS環境的新特性，開發出全新的會計信息系統，相對于傳統會計信息系統有著一些明顯的不同。

1、數據采集不同

從數據信息采集方式上來看，以前的會計業務流程是根據需求從各個部門一一采集來完成的，很容易出現數據的冗余和重復，數據產生的不相同等情況，不利于進行準確的分析。但是HIS的環境狀況下會計業務過程中的數據采集則是按產生的地方一次完成采集完成的，采集完成后將其存儲在數據服務器上，各個醫療業務部門都能共同分享。這樣一來可以消除數據的重復和冗余這些毛病。從數據采集范圍上看，以往的傳統會計業務流程是根據是否會對財務報表產生影響和會計實物的定義來整合會計信息的。而HIS最大的特性是業務信息和財務信息的生成。所以，HIS環境下的會計業務過程處理和采集的數據范疇，可以說是包括了一個醫院絕大部分業務活動的所有數據的集合，這就比以往的會計業務過程更加的全面。從數據的時間效果來看，以往會計業務過程的時間效果差，沒有辦法完成信息的時間的支持。HIS環境下會計業務過程能很好地實現數據的實時采集，及時處理、存儲和傳輸，大大的提高了工作的效率和流暢性。

2、會計憑證的生成方法不同

由會計憑證的生成方法上看，傳統會計信息系統的會計憑證全部是由會計人員填制的，但是HIS環境下會計信息系統的會計憑證并不完全是由會計人員填制的。HIS環境下，業務部所產生的經濟業務方面的會計憑證由HIS系統自動生成，并且自動快速地傳送到總賬這一部分上，各個款項的收付等其他業務的會計憑證則還是會由會計工作人員填寫制作。此項做法，保證了會計數據的一致性和財務處理的及時性，避免了數據過多時容易產生混亂或者不一致。

3、藥品成本核算的體系不一致

從藥品成本核算體制上看，以往的會計信息系統所采用的是實際的成本核算的體系。藥品按計劃的成本計價，最后仍然需要將計劃成本調整為實際成本，從而計算出做好藥品的實際成本，這就不得不讓成本計算人員需要去花大量的時間來計算。但是HIS系統是根據標準的成本去組織核算成本的。最后才由財務人員將實際成本與標準成本之間存在的不同之處在銷貨之間與存貨進行調配。這種根據標準成本完成產品成本核算的方法，對醫院生產經營的實際情況進行實時監控是非常具有有利性的，從而整個核算也會比較流暢。

4、會計信息輸出形式不同

從會計信息的輸出形式上看，傳統會計信息系統的信息輸出形式相對來說固定死板，HIS環境下的會計信息系統所輸出的會計信息卻是形式變化多樣，HIS系統下大部分業務數據都以原始的、未經處理的方式存放，只需要保證數據被及時完整、準確地記錄在正確的文件中，那么就可按照用戶的信息需求來進行參數的任意組合，準確地報告數據。

四、HIS環境下會計信息系統存在的風險

1、管理部門內的控制風險

職責分離是醫院內部控制比較常見的手段，它的主要目標是預防由于內部人員的不誠實行為而使醫院蒙受損失。在HIS環境下，如果一個醫院不對各個職位的職責進行有效的分離，那么各個職位的工作人員就有可能對系統不重視，會隨便查看甚至盜用一些數據，這會對醫院造成很大的損失，這也是醫院在使用HIS時應該注意的問題。

2、控制信息傳遞的風險

信息傳遞，醫院HIS系統與財務會計系統以及藥品網上采購系統等進行協調。工作人員通過藥品網上競標得到的供應商信息記錄到HIS系統中進行藥品、衛生材料采購的管理。所有財務數據信息也通過工作人員導入到HIS系統中，系統處理后，形成可識別文件類型。整個過程都是要在確保正確輸入的條件下進行的。在這一整個過程中，風險存在于各個環節，比如在輸入的這一環節中，可能會發生輸入數據的錯誤，有的時候一個數據的錯誤就會引起蝴蝶效應，導致整個系統的數據無法對上，如果再次去錄入或者檢查又會浪費大量的時間，大大降低了工作效率。各個系統的連接方面，也有可能會出現問題，導致HIS系統的運用出現一系列差錯等等。

3、安全風險

HIS系統是一個面向醫院行政管理和醫療活動管理等信息系統集成，其系統高度集成性的一個顯著特點就是使用唯一一個的數據庫，而且都是單點輸入數據的，雖然這樣一來保證了數據的共享性和一致性，減少了不必要的重復勞動，但從另一方面來說，維護數據和數據所有權等的安全倒成為了值得重視的問題。假如有不合適的訪問權限的定義存在，缺乏有效法規控制系統使用，系統中存在的重要的數據特別是財務數據會透露出去，給醫院造成了很大的損失。所以，系統的安全問題會比傳統會計軟件系統更加的復雜，當然，財務數據由此被篡改和截取的風險也會大得多。

五、HIS環境下會計信息系統存在風險防范對策

1、對HIS系統正確的認知

HIS系統是醫院的靈魂，無論是在醫院內部還是醫院外部，從內部財務信息和醫療業務數據的整合，到未來的延伸型醫院和協同醫療業務平臺，這些是醫院長遠發展的基礎。醫院不但需要去了解HIS系統究竟是有什么作用的，還要了解HIS系統實施會給醫院帶來什么樣的改變或者風險，怎樣才會真正運用好HIS系統的作用，這樣HIS系統才會真正的成功。要做好醫院高級管理人員的觀念轉變，主要還是醫院決策者的觀念的轉變。

2、保證合適的制度

需要有使HIS系統實施成功的制度保證機制。比如設計好的績效考核機制，調適各部門利益，調動職工積極性，加強管理等等。醫院內部人員不公平的利益分配，是醫院中經常出現的問題，所以就要在利益點上找到一個平衡的位置，加強績效的考核，最好是用制度來管人而不是“人管人”，這樣才能消除職工內心的不公平的感覺，提高職工工作的積極性和忠誠度。不管是HIS系統也好，還是其它的一些系統軟件也罷，只有更高效和有力度的實施，才能得到職工的理解與支持，所以這些制度都是需要醫院決策者們去思考的。

3、培養一支高素質的會計團隊

會計人員作為會計工作的主體，培養一支政治素質好、業務素質硬、管理水平高的會計團隊就尤為重要。首先要明確規定的會計入崗的資格，其次定期對會計人員進行培訓并考試，對成績排名較后的按百分比執行待崗處理，以增強職工的緊迫感和危機感。再者全面實行會計主管輪崗制，可以使會計核查具有相對的可控制性，相對較容易發現各種不合規業務、違規違紀行為。此外，會計人員必須具有良好的職業道德，這就要求會計人員具有較高的政治思想素質。職業道德教育可以培養責任感，對自身業務產生警醒作用，對于他人違規違紀進行監督。一有異常變化，及時反映情況并報告，使管理人員采取相應的措施，防止出現內部風險。

HIS系統被一個醫院主要用于內部控制，這是由于當今網絡信息的發達，可以通過網絡功能進行內部控制。而會計信息系統已經成為成為了HIS系統中的一部分，會計信息系統是HIS管理系統的重要一環，雖然這一系統存在著一定的風險，但是只要我們嚴格執行前面所提建議，相信是可以大大降低這些風險發生的概率的。

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