基于門戶網站的數字檔案館知識服務體系構

◎種金成

基于門戶網站的數字檔案館知識服務體系構

◎種金成

數字檔案館建設背景下，傳統意義上的檔案信息服務已無法滿足廣大用戶的需求，目前大部分檔案管理部門對外服務僅停留在使用檔案管理軟件、建立檔案目錄數據庫的初級層面上，無法提供深層次的檔案專題服務。本文以加強對門戶網站建設的意義出發，探討了提供基于門戶網站的多元化服務方式，分析了構建基于門戶網站的綜合服務平臺系統，最后提出了加強基于門戶網站的數字檔案館知識服務構建的建議。

基于知識管理的數字檔案館服務則是要將各種資源(人力資源、檔案信息資源和技術資源等等)有機結合起來,發揮數字檔案館在人力、智力與技術等資源方面的優勢，利用豐富的知識資源提供多元化的知識服務。數字檔案館的一切服務要以用戶為中心,依據用戶需求搜集選擇各種信息。而檔案館門戶網站作為宣傳窗口，能夠使得利用者最直接獲得檔案信息資源，檔案部門應該借助這種媒介為廣大利用者提供多元化的知識服務。

檔案部門加強門戶網站服務建設的意義

門戶網站是檔案館展示豐富館藏資源的窗口。通過門戶網站檔案館可以定期將館藏照片、視頻等聲像檔案資源展示給廣大用戶，這樣不僅提高了檔案館的知名度，也是對學校歷史和文化的一種宣傳。

門戶網站是提供各類編研專題信息資源的內容庫。檔案管理部門可以將各類檔案分類、整理、編研的非保密信息發布到檔案館網站，建立相關的欄目，使得廣大用戶可以根據不同類別、不同需求獲得自己需要的檔案信息。這也是對廣大檔案工作者編研成果的一種認可。

門戶網站是展現本部門檔案信息化程度的晴雨表。檔案信息化建設進程不僅僅體現在硬件設施的購置程度，更在于軟件系統的應用程度，而數字檔案館建設背景下的門戶網站集成了檔案系統的后臺發布程序、各類在線征集系統接口、成績翻譯系統接口等，這些檔案子系統的應用程度直接反映了該部門檔案信息化建設程度。

提供基于門戶網站的多元化服務方式

檔案信息資源主動推送服務模式。在數字檔案館中利用推送技術可以將實用的信息直接推送到有此信息需求的用戶面前，使用戶不用自己手動檢索查詢便可以瀏覽到所需要的檔案信息資源。此種形式的服務不僅可以主動地向整個網絡用戶服務，還可以為特定群體提供專題信息服務，將這類信息以最直觀、最醒目的方式（主要包括頻道推送、郵件推送、網頁推送、專用通道推送等形式）在網站首頁展示，提高了信息服務的效率，節省了用戶信息摸索查詢時間。

檔案信息資源虛擬咨詢服務模式。在數字檔案館建設的的信息環境中，檔案用戶大部分用戶希望能夠隨時隨地向檔案管理部門提出問題，而不收任何限制，并能及時獲得回復。通過建立Q/A數據庫（Question/ Answer數據庫）采用分布式參考咨詢系統則能夠實現這種請求，用戶可以通過檔案館網頁上的咨詢服務鏈接按鈕，按照網頁規定的格式提出問題，檔案管理人員通過請求管理器將問題的解答傳給用戶，同時咨詢的問題及答案也會自動存入Q/A數據庫（Question/Answer數據庫），下次有相同或類似的提問時，請求管理器則可以直接通過檢索數據庫回答問題。目前比較流行的虛擬咨詢信息服務形式主要是電子郵件、留言板、BBS論壇系統等等。

檔案信息資源定題服務模式。數字檔案館的定題服務，是廣大用戶通過局域網或廣域網范圍給出所需信息的主題，由檔案管理人員通過多種技術手段及方式將檔案信息提供給用戶的一種過程。這個過程體現了檔案信息的一站式服務程度，這項任務的主體是檔案管理人員，他們通過對用戶提出問題的分類、篩選進行信息檢索，最后通過RSS訂閱形式、電子郵件或者網頁式推送等方式將用戶所需信息“推送”到他們面前。

構建基于門戶網站的綜合服務平臺系統

檔案信息在線征集系統。主要是針對不能親自到學校檔案管理部門進行檔案歸檔的單位或者個人，通過在線征集系統，將有保管價值的檔案（包括電子照片，視頻，錄音，各類證書掃描件等）歸集到檔案館。

預約查檔服務系統。針對身處外地導致當日無法辦理完成所需檔案或者有特殊需求的用戶，可以通過預約查檔系統，登記個人相關信息，以及需要辦理的檔案服務內容（例如開具畢業證明、查詢相關論文信息、入學信息、錄檢表信息等），檔案館工作人員可以根據其需要辦理的內容，提前準備好檔案，這樣大大提高了檔案服務效率。

檔案成績翻譯系統。對已經畢業或者在校大學生，需要翻譯在校學習期間的各門成績，可以通過檔案館網站點擊成績翻譯系統鏈接，注冊并登錄，根據要求填寫個人信息，可以通過兩種方式進行成績翻譯，一種是由本人錄入各門課程成績通過系統提交，再由檔案館成績翻譯負責人審核無誤后通知其本人來檔案館拿取紙質成績翻譯證明。另一種是直接選擇由檔案工作人員進行成績翻譯，本人在規定工作日內直接到檔案館來取英文成績單。

檔案專題展示系統。根據高校自身發展、館藏信息資源、檔案數字化等情況將檔案信息資源內容進行深層次加工，形成專題匯編、文件匯編、聲像匯編等，通過檔案館網站開辟專題欄目進行網上對外開放和展示。

檔案信息服務在線反饋系統。反饋系統一方面能及時解答用戶在訪問檔案館網站過程中遇到的問題，使用戶被關注，從而提高用戶的體驗度和滿意度；另一方面，也使得網站管理員能及時了解用戶的需求、分析用戶需求并作出網站功能的調整，從而使網站內容更符合用戶的需求。例如，可以設置“檔案論壇”欄目，為用戶交流提供場所；設置“網上留言”、“在線QQ”“網站BBS”等欄目，安排專人負責，及時與網站登錄用戶進行溝通，解決用戶的需求。

搭建基于VPN技術的綜合檔案管理系統登錄平臺。使用計算機和計算機網絡可以在特定的權限和網絡范圍內對數字檔案隨時進行訪問，簡化了檔案的查閱流程，提高了檔案利用率。但是，由于檔案查閱及系統登錄服務往往局限至在一定的局域網范圍內，造成有權限登錄檔案系統卻由于不在規定的局域網范圍內而無法進行正常的檔案信息查閱，這對于數字化程度較高的一些檔案部門造成了一定的局限性。針對這種情況，可以通過鋪設專用的局域網來實現。而對于辦公地點分散不在同一城市、距離較遠的情況，如果鋪設專用網絡或者使用撥號進行訪問，網絡建造成本和通信費用都很高。而通過VPN(Virtual Private Networking，虛擬專用網絡)技術則不需要安裝專用的網絡，利用公共網絡基礎設施，就可以達到類似私有專網的效果。VPN采用隧道技術、身份驗證、密鑰管理技術和加解密技術等四個方面的技術保證了檔案系統通信的安全性,能確保信息在傳輸過程中不被偷看、篡改或復制，保證了不同的檔案用戶只要擁有校園或者檔案館VPN帳號就可以在任何地方、任何時間登錄檔案管理系統進行信息查詢。

加強基于門戶網站的數字檔案館知識服務構建的建議

建立檔案網站知識服務管理機制。檔案管理部門以門戶網站為依托開展知識服務不僅要以有效的知識管理作為保障，還要建立起嚴格的管理機制：一要基于檔案館管理職能構建一個穩定的基礎組織單元機制，以保證日常的檔案信息發布工作；二要完善相關的協調組織機制，以檔案學者、專家以及資深檔案工作者組建成檔案知識服務團隊，以延伸檔案網站知識服務內容的廣度和深度。

優化館藏，拓展服務內容。由于大部分檔案管理部門對門戶網站服務功能的關注度不夠，往往只從管理的高度加以規劃，而不是從被服務對象的角度出發，缺乏服務需要的考慮，造成了重形式、輕內容的局面，忽視了檔案網站的內容建設。在數字檔案館建設和檔案信息化程度較高的大背景下，檔案部門在加快館藏檔案信息資源數字化的同時，要對館藏檔案進行專題組織加工與開發，為用戶提供不同層次的知識服務。

構建檔案網站專題知識庫。檔案知識服務更關注的是服務內容的知識屬性，因而，需要構建基于門戶網站的檔案服務專題知識庫和檔案服務專家信息庫。檔案服務專題知識庫應該包括檔案工作基礎知識、檔案實踐知識、檔案信息資源專題匯編等。檔案服務專家知識庫的內容應該是由一批高校或檔案研究領域的學者、專家及檔案實踐工作者組成，利用他們的知識來解決用戶遇到的知識難題。建立檔案網站專題知識庫是實現檔案知識共享與創新的需要，也是檔案館網站開展知識服務的基礎之一。

構建基于門戶網站的知識服務技術平臺。檔案部門門戶網站對外提供的知識服務不僅需要豐富的知識內容，還需要建立在強大的技術平臺基礎之上，通過這種技術平臺能夠實現檔案資源由基礎信息向知識的演變，并通過相關的技術實現知識的積累、共享、挖掘與利用，從而實現基于實體館藏資源體系和虛擬知識館藏資源體系的檔案信息服務集成，最終達到以檔案用戶為中心的個性化、專業化和智能化檔案信息服務。

（作者單位：南京中醫藥大學檔案館）

2013年南京中醫藥大學校哲學社會科學基金項目（13XSK09）。