建筑施工企業(yè)工程檔案管理中存在的問題及對策

◎杜則良褚穎芳

?

建筑施工企業(yè)工程檔案管理中存在的問題及對策

◎杜則良1褚穎芳2

隨著社會科學的發(fā)展，各地建筑施工企業(yè)在工程檔案管理方面取得了突飛猛進的進步，但社會對于工程檔案的要求也是越來越高。本文從工程檔案的定義及管理現(xiàn)狀入手，分析了目前建筑施工企業(yè)工程檔案管理中存在的一些主要問題，并有針對性地提出了改進的建議。

工程檔案的定義及管理現(xiàn)狀

《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/ T50328-2014）指出，建設工程檔案是指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，簡稱工程檔案。

經過這么多年來的探索，許多地方城建檔案館都蓬勃發(fā)展，一系列建設工程檔案法規(guī)政策相繼出臺，全民檔案意識逐步普及，工程檔案的管理日漸走上了科學化、規(guī)范化的道路。但是，目前工程檔案的管理存在著參差不齊的情況，也出現(xiàn)了一些需要我們去認真思考和研究的問題，個別企業(yè)工程檔案的管理局面仍然混亂，迫切需要糾正和改進。

工程檔案管理實踐中存在的問題

多頭管理，收集網(wǎng)絡不健全。建設工程檔案包含建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位和工程準備、施工、竣工驗收階段等重要文件，牽涉的單位和環(huán)節(jié)比較多，有的單位在檔案管理過程中沒有統(tǒng)一的組織機構來統(tǒng)籌收集整理工作，各歸檔部門職責范圍不明確，推諉扯皮時有發(fā)生，材料收集口徑、文件整理標準不統(tǒng)一，常常出現(xiàn)檔案制作不標準、個別文件收集不全、工程變更文件更新不及時甚至缺失的現(xiàn)象，直接導致其完整性受損、準確性降低。

認識不足，保密管理不到位。工程檔案是重要的知識產權保護對象，同時，它所涉及到的設計、先進技術等屬于企業(yè)的機密，事關一個企業(yè)經營發(fā)展的未來。然而，個別企業(yè)和工程檔案管理人員缺乏對這一重要意義的認識，認為再重要的工程檔案也就是幾張圖紙、幾張照片的小事，管理上自然產生了松懈，保管期限和密級劃分不準確、文件材料隨手亂放、無手續(xù)隨意查借閱等情況大量存在，甚至有涉密文件被隨意拍照傳上網(wǎng)絡社交媒體等。

人員短缺，檔案編制水平差。一些檔案編制人員對建筑施工的流程和基本狀況不熟悉，閉門造車。還有的小型建筑企業(yè)為節(jié)約成本，聘用一些不具備專業(yè)知識的檔案人員或直接讓一線員工兼職編制檔案。這些人員缺乏相應的上崗培訓，對工程檔案的歸檔范圍、整理細則、編制立卷的質量要求了解不深入，從而降低了工程檔案編制的質量。加之項目建設工作量比較大、事務性工作比較多，經常出現(xiàn)檔案材料跟施工進度不同步、事后編制工程檔案的情況。

水平落后，現(xiàn)代化程度不夠。一些建筑企業(yè)對工程檔案管理的投入不夠，硬件設備相對落后，檔案庫房“八防”設施不齊全，有的企業(yè)還沒有專門的庫房，有的甚至還停留在“裝好袋子、鎖好柜子”的低水平運作上。隨著信息化、數(shù)字化潮流的到來，個別建筑企業(yè)已經開始逐步使用辦公自動化等信息化管理軟件，但多數(shù)僅僅是滿足于檔案目錄管理等，電子檔案的產生和收集欠缺，在具體信息查詢和資源使用效率等方面還有待繼續(xù)加強。

提高工程檔案管理水平的一些建議

提高主觀認識，倍加關注工程檔案管理工作。正確認識工程檔案管理工作的意義是建筑施工企業(yè)做好工程檔案工作的前提。工程檔案為企業(yè)發(fā)展和社會進步提供重要的參考和憑證，是企業(yè)和國家的一筆巨大財富，建筑企業(yè)的管理者要給予其高度的重視，加強對工程檔案管理工作的宣傳，在全體員工中形成“檔案即財富”的共識，不斷提高檔案管理的意識和觀念，在企業(yè)中形成全體員工重視工程檔案、主動參與工程檔案管理工作的局面。

健全組織機構，統(tǒng)一構建工程檔案管理體系。科學合理的工程檔案管理體系是做好工程檔案管理工作的強力抓手。建筑施工企業(yè)要建立健全工程檔案管理機構，嚴格落實崗位責任制，企業(yè)負責人親自抓工程檔案建設，指派專人負責，通過制定和落實工作計劃，把工程檔案文件的編制和歸檔納入工程項目建設的每一個環(huán)節(jié)來管理，有條不紊地推進工程檔案管理工作的開展。同時，加強與建設、監(jiān)理等單位的聯(lián)系和協(xié)調，組成廣泛的收集網(wǎng)絡，依托層層把關、相互合作從而保證工程檔案質量。

建立完善制度，加強工程檔案保密管理工作。完善的檔案管理制度是加強工程檔案保密工作的重要保證。各建筑施工企業(yè)要根據(jù)《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》等規(guī)章標準，建立一套完善的工程檔案管理制度，規(guī)范工程檔案的形成、收集、立卷、歸檔、移交、利用等環(huán)節(jié)工作。對于帶密文件的管理要有專門的制度，明確案卷密級管理，嚴禁私自攜帶和復印拍照等。加強目標責任管理，發(fā)現(xiàn)泄密情況要及時查明原因，進行補救并開展責任倒查追究，切實保障帶密工程檔案的安全。

創(chuàng)新科學管理，提高工程檔案的現(xiàn)代化水平。創(chuàng)新管理手段是實現(xiàn)工程檔案現(xiàn)代化、信息化管理的基礎。建筑施工企業(yè)要轉變檔案管理理念，引進先進的硬件設備，積極改善庫房保管條件。安裝密集架和自動化電子控制系統(tǒng)，使用智能化的環(huán)境控制儀實時監(jiān)測庫房狀態(tài)，建立統(tǒng)一的電子數(shù)據(jù)格式標準，規(guī)范電子文件的收集歸檔、數(shù)據(jù)交換和資源共享等，在保證安全的前提下逐步實現(xiàn)工程檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡化管理。

加強隊伍建設，提升檔案管理人員素質能力。強有力的檔案管理隊伍是提高建筑施工企業(yè)工程檔案管理水平的智力保障。建筑施工企業(yè)要積極引進檔案管理專業(yè)技術人才，加大培訓力度，既要學習相關標準、規(guī)范和流程，提升檔案管理人員工程檔案業(yè)務技能，也要學習建設工程相關專業(yè)知識，努力塑造“又紅又專”的全能型人才。要提高工程檔案管理隊伍的持續(xù)性和穩(wěn)定性，開展“傳幫帶”活動，壯大專、兼職檔案管理隊伍，調動他們的工作積極性以及主觀能動性。

隨著城市建設的不斷發(fā)展，經濟社會對建設工程檔案的要求也越來越高，建筑施工企業(yè)只有充分重視工程檔案管理工作、建立健全工程檔案管理體系和保密管理等制度、提高現(xiàn)代化水平、加強人才隊伍建設，才能緊跟上時代的步伐。當然，各地的建筑企業(yè)在實際工作中遇到的情況不盡相同，但只要我們不斷總結經驗，充分發(fā)揮已有優(yōu)勢，及時研究和解決工作中遇到的實際困難，就一定能夠管理好工程檔案這一寶貴資源，充分發(fā)揮出工程檔案的參考和利用價值。

（1：杜則良身份證號320382198210233198；2：褚穎芳身份證號320902198212121043）