如何提高高校會(huì)計(jì)檔案的利用效率

尹 允

（懷化職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 懷化 418000）

根據(jù)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)相關(guān)的法律法規(guī)規(guī)定，高校需要對會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿以及相關(guān)會(huì)計(jì)核算的資料建立檔案，并對其進(jìn)行妥善的保管。高校的會(huì)計(jì)檔案是對過去高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄，是將所有的原始數(shù)據(jù)以及原始檔案整合成為有效的數(shù)字電子檔案，為院校制定詳細(xì)的財(cái)務(wù)規(guī)劃、調(diào)查取證以及進(jìn)行財(cái)務(wù)決策提供重要依據(jù)。

1 會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作的重要性

在會(huì)計(jì)檔案管理中，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理的基礎(chǔ)工作才能順利進(jìn)行，高校會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的水平才能提高。如果領(lǐng)導(dǎo)對財(cái)務(wù)檔案工作高度重視，那么其檔案部門就會(huì)更加深刻地認(rèn)識(shí)到自己的責(zé)任，更清楚地看到檔案基礎(chǔ)工作的問題。高校的管理人員不僅要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身的檔案管理水平，還要采用多種管理方式對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，按照相關(guān)的規(guī)章制度開展工作，為檔案部門創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。

2 提高高校會(huì)計(jì)檔案利用效率的途徑探析

會(huì)計(jì)檔案是高校檔案的一個(gè)重要組成部分，如何有效地提高其利用效率對于高校檔案管理工作的效率提高來說至關(guān)重要。下面筆者將對如何提高高校會(huì)計(jì)檔案利用效率問題進(jìn)行探討。

2.1 建立健全高校會(huì)計(jì)檔案規(guī)章制度

只有健全高校檔案規(guī)章制度，才能做好會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)工作。高校的會(huì)計(jì)檔案管理部門需要按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行檔案的管理工作；同時(shí)，還需要結(jié)合本院校的實(shí)際情況，建立會(huì)計(jì)檔案管理制度，建立健全高校內(nèi)部控制制度，保證本院校的會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化與制度化。由此，各高校需要采取多種管理方法及措施，定期對會(huì)計(jì)檔案管理制度的落實(shí)情況進(jìn)行檢查和改進(jìn)，并對管理過程進(jìn)行監(jiān)督控制，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)加以解決，避免造成不必要的損失。

2.2 規(guī)范高校會(huì)計(jì)檔案管理工作

對會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行規(guī)范化管理是高校檔案管理工作的重要組成部分之一。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作一方面可以對相關(guān)的檔案進(jìn)行規(guī)范整理，方便使用并提高效率。另一方面，也可以提高工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，促進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。高校會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，有特定的要求。如裝訂憑證時(shí)，必須使用統(tǒng)一的會(huì)計(jì)憑證專用裝訂封皮；封粘裝訂線，并在封粘處加蓋相關(guān)的印章，會(huì)計(jì)憑證封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全；會(huì)計(jì)檔案的保管需要專業(yè)人員負(fù)責(zé)，要在檔案保管室內(nèi)配置檔案專用柜和必要的防火防盜設(shè)施，保證檔案存放的安全性；對檔案的建立需要制定權(quán)責(zé)制度，對沒有權(quán)限的員工禁止隨意對相關(guān)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行處理；相關(guān)檔案管理人員在職位變動(dòng)時(shí)，要做好交接工作。

2.3 提高會(huì)計(jì)檔案管理的信息化水平

按照檔案管理的相關(guān)要求，高校會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由專門的人員和場所保管，檔案室應(yīng)具有防磁、防塵、防潮等必備的硬件條件。目前，大多數(shù)檔案還是通過紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行記錄和保存的，由于紙質(zhì)檔案的字跡日久易消淡，在移交時(shí)容易出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，有些高校引入了局域網(wǎng)技術(shù)，將信息化融入到檔案管理工作中。

對于那些已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化會(huì)計(jì)檔案管理的高校，需要注意的就是相關(guān)設(shè)備的維護(hù)及使用。對于計(jì)算機(jī)來說，病毒無疑是威脅其安全的重要因素。為了防止病毒通過各種途徑傳播，檔案室的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)要定期查殺毒和更新升級(jí)系統(tǒng)。如需安裝相關(guān)軟件，要請專業(yè)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)人員來進(jìn)行。在信息化條件下，存放會(huì)計(jì)檔案的庫房一定要避開磁場，如果數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在軟盤里，則要防止其接觸永久磁鐵。一般情況下，檔案存儲(chǔ)室的適宜溫度要保持在15℃～30℃，相對濕度保持在45%～65%，庫房應(yīng)配有相關(guān)的測量儀器和空調(diào)器，定期檢查，要從根本上防范會(huì)計(jì)檔案信息化管理風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 提高高校會(huì)計(jì)檔案的利用水平

檔案的一個(gè)重要用途就是可以為各種研究提供有利的歷史依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案只有真正得到利用才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，才能體現(xiàn)檔案管理的意義。對于高校會(huì)計(jì)檔案管理工作來說，在考慮如何將檔案管理好的同時(shí)，也需要去思考如何實(shí)現(xiàn)這些檔案的價(jià)值。要通過推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源的共享，為會(huì)計(jì)檔案的利用創(chuàng)造平臺(tái)。

3 結(jié) 語

作為高校檔案管理的一個(gè)重要組成部分，會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率一方面體現(xiàn)了高校整體的管理水平，另一方面也影響到高校的良好發(fā)展。只有通過合理的途徑提高會(huì)計(jì)檔案管理的水平，才能實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。

[1]艾文國.會(huì)計(jì)電算化[M].北京:高等教育出版社,2003.

[2]高春雷.淺談財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范與水平的提高[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù),2011(12).