電子政務環(huán)境下高校電子文件歸檔管理之思考

陳佩馥

（遼寧稅務高等專科學校，遼寧 大連 116023）

隨著現(xiàn)代電子技術的不斷發(fā)展和使用，以及現(xiàn)代網(wǎng)絡技術不斷的更新，電子技術將成為辦公中必不可少的一項技術。因為電子技術的辦事效率高、使用方便快捷，所以被現(xiàn)代人所看好。如今高校檔案也將從傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)版轉(zhuǎn)化成為電子版檔案，這對于傳統(tǒng)的工作人員和工作程序都是一個很大的、新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)化紙質(zhì)版和現(xiàn)代化電子版相對比，電子版的檔案無論是查詢還是保管，都有很大的優(yōu)勢。

1 高校檔案受到電子政務的影響

電子政務是針對政府部門之外的各大企業(yè)和用戶的，針對的對象不同。電子政務的發(fā)展是順應了計算機的發(fā)展而發(fā)展的，是全球經(jīng)濟發(fā)展的必然產(chǎn)物，只有具備了網(wǎng)絡平臺，才能更好地發(fā)展電子政務。電子政務是與其他相關的技術相結(jié)合的，電子政務的辦事效率比較高，質(zhì)量也比傳統(tǒng)的檔案管理要高出很多，這都是電子政務的優(yōu)勢。當下運用電子政務就是為了提高政務部門的辦事效率，電子政務可以高速地傳輸信息資源。現(xiàn)在，怎樣開發(fā)資源、整合資源、優(yōu)化資源，以及發(fā)展信息相關產(chǎn)業(yè)，是電子政務發(fā)展的關鍵任務。電子政務的發(fā)展是一個長遠的目標，涉及到的范圍是比較廣泛的，可以涉及到社會當中的各個方面，特別是信息量比較多的地方。電子政務的發(fā)展，慢慢會從政府部門擴展到社會的各個層面上去。

如今，高校的人數(shù)和知識量都是非常密集的，所以電子政務在高校中的運動也是非常廣泛的，需要高校在平時的工作中大量地使用電子政務技術，以達到高校工作的優(yōu)質(zhì)化，從而減少工作用時，跨過很多物質(zhì)上的障礙，最終達到信息的精準、公開，權利也更加透徹，工作更加到位、周全、高效。

但是，伴隨著電子政務的不斷發(fā)展，現(xiàn)在電子文件的數(shù)量越來越多，這些電子文件對于高校來說是非常珍貴的資源，是需要謹慎保管的，不能丟失。如果一旦丟失對于高校和社會都是非常重大的損失，所以要慢慢地把電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案進行妥善地保存和管理。

電子檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的檔案相比，電子檔案有以下特征：①電子檔案在儲存和保存的方法上是紙質(zhì)版檔案做不到的，電子檔案主要用光碟、硬盤等工具進行保存。這樣看來，電子文件是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件沒辦法做到的；②電子文件的信息不會和制定的載體相聯(lián)系，相關聯(lián)的僅僅是一些特定的承載物體；③電子文件可以直接利用計算機技術進行快速地傳遞，并且在修改的過程中是沒有痕跡可尋找。

2 電子政務運用到高校檔案中的各種問題

2.1 電子文件的去處

雖然說電子檔案是一種比較集中的保存方式，是比較方便快捷的，但是電子文件有太多的信息需要建立和傳輸，而現(xiàn)在電子文件還沒有做到完全以電子檔案的形式進行保管，導致的后果就是，現(xiàn)在很多的文件有人處理，但是在處理完之后就沒人保管了，在傳輸之后做不到及時保存，處在無人監(jiān)管的狀態(tài)下。此外，現(xiàn)在要對電子文件進行管理是比較難的，因為現(xiàn)在的保管技術方面還不是非常完善，需要尋找新的方法。所以，現(xiàn)在很多的電子文件是沒辦法做到穩(wěn)妥保管的，目前迫切的任務就是建立完善的系統(tǒng)，對電子文件進行有效地整理保管。

2.2 電子文件的前期處理

傳統(tǒng)的檔案整理和管理是在處理完之后直接交給檔案管理人員就可以的，這份檔案從交給檔案管理部門開始就算被保管起來了。而如今的電子檔案管理擺脫了紙質(zhì)版的管理方式，進入到計算機的應用中來，實現(xiàn)了電子化自動管理的模式。從紙質(zhì)版的檔案管理到電子版的檔案管理是從被動轉(zhuǎn)為主動的過程，是一個很大的轉(zhuǎn)變過程。

2.3 檔案保管過程中的資源利用

電子檔案的管理和保管是需要借助軟硬件來實現(xiàn)的，可是對于現(xiàn)在的高校來說，具備相關的技術性的資源畢竟是有限的，在這樣資源有限的情況下，就需要檔案管理部門既要使用本部門的資源，也需要借助整個高校的技術資源，一起來完成這件事情，一起來解決這個問題。

2.4 電子檔案的定位

因為電子檔案本身的一些特征，導致對于電子檔案的定位出現(xiàn)了很大的難度，確定電子檔案的原始性是確保電子文件的重要環(huán)節(jié)。電子檔案的可變更性和消息的可分割性，導致電子檔案在產(chǎn)生或者傳送中有很被動的現(xiàn)象存在，還導致電子檔案的改變沒有跡象可尋找。修稿后的檔案是不是和原來的檔案一樣，也是很難區(qū)分的。所以，電子文件的定位是現(xiàn)在面臨的比較大的一個難題。

2.5 電子檔案的公開性

如今是一個信息時代，人們的生活是比較多元化的，這就需要更加準確的信息服務。電子檔案信息是政府部門開放的、主要的消息來源，政府部門的消息公開對于消息共享是很有好處的。政府部門是電子消息使用最多的部門，所以電子信息化應該從機關開始實施。同時，政府機關應該在消息開發(fā)使用上進一步完善，需要政府機關之間的消息溝通和群眾之間的信息交流，才能讓電子檔案發(fā)揮到極致。

3 高校電子檔案的電子政務化的想法

3.1 變更傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的管理方式

加速電子文件管理的更改，首先要做的事情其實不是技術方面的，而是工作人員想法上的改變，說白了就是需要先改變檔案工作人員的思想問題，讓傳統(tǒng)的檔案工作人員接受電子版的檔案管理方式，慢慢地適應電子檔案的工作方式，一步一步地從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化成電子版的檔案工作，從開始的重視文件的保管力度轉(zhuǎn)化成重視檔案的利用度。雖然說傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的檔案管理已經(jīng)有了成型的管理方式，但正是因為這樣，我們需要抓緊時間從紙質(zhì)版的形式轉(zhuǎn)化成電子版的形式，如果不先從工作人員的思想上進行改變的話，就很難做到體制的改變。

3.2 檔案管理部門對檔案需要統(tǒng)一管理

檔案的整理和歸檔是很重要的一個工作環(huán)節(jié)，目的就是能夠妥善地保管檔案，不出現(xiàn)丟失的情況。在進行電子檔案管理的時候，歸檔也是非常關鍵的一個部分，如果做不到嚴謹?shù)乇４鏅n案，將會有很多的檔案出現(xiàn)安全隱患。所以在具體工作中，需要各部門認清楚自己的職責和任務，做好自己的工作。檔案工作人員需要進一步深入到現(xiàn)有的檔案管理上面去，對于電子檔案的接件、處理和保存工作進行指揮，保管好電子檔案的原始資料，做到電子檔案的一致管理，提高檔案管理的質(zhì)量。

3.3 落實與電子檔案相符合的制度

要想做好電子檔案的建立和保管，是需要很多部門一起努力的，這不僅與文件保管部門相關，還需要與網(wǎng)絡技術部門相配合。檔案的管理無論是紙質(zhì)版還是電子版都應該嚴格地規(guī)范，避免不規(guī)范的現(xiàn)象出現(xiàn)。檔案保管的原則就是雙管齊下，制度和原則缺一不可，由國家統(tǒng)一管理。進行檔案電子化建設是一項很重大的事情，必須加入我國的信息建設中，共同發(fā)展。

3.4 增大人才團隊，加強人員素質(zhì)

在當前的環(huán)境下，電子檔案想要進一步發(fā)展，最緊迫的任務就是需要將檔案工作人員的水平提上去，需要有更加嚴格的要求，工作人員不僅僅需要學會檔案管理的正常工作，還需要學會計算機應用，掌握電子技術，并且要學會接收文件、整理、歸檔等工作，以及做好檔案管理時間內(nèi)的護理工作，這些都要求檔案工作人員多學習相關的知識，對于檔案工作人員要定期進行專業(yè)知識的培訓，讓工作人員掌握更多的知識，盡快地適應電子檔案的管理和維護，這樣才能真正地做好檔案管理工作。

電子檔案建設的最重要因素就是不能離開人才這個因素，要針對電子檔案的專業(yè)知識培養(yǎng)專業(yè)化的人才，學習計算機知識及電子檔案管理方面的知識，才能達到電子檔案建設的要求。高素質(zhì)的專業(yè)人才培訓是電子檔案建設的必要因素，由于電子檔案工作的特殊性質(zhì)，對于檔案工作人員的要求比較高，電子檔案的建立和相關技術知識是密不可分的，所以一定是需要專業(yè)的知識的。

4 電子檔案建設需要腳踏實地

要堅持科技是第一生產(chǎn)力，堅持科學的方式建立電子檔案工作，電子檔案工作是一項比較新穎的工作，這就更加需要嚴謹?shù)膽B(tài)度來對待。電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案相對比，電子檔案的保管需要更加謹慎和嚴格，而且現(xiàn)代科技是快速發(fā)展的，電子版檔案的管理方法要隨著時間的變化不斷地創(chuàng)新，這樣才能更好地發(fā)展下去，這就更加需要檔案管理人員團結(jié)作戰(zhàn)。電子檔案的建立過程也需要嚴格地遵守法律法規(guī)，讓電子檔案更加的合法化。還有，就是要把最先進的科技加入到電子檔案的管理中來，電子檔案隨著科技的不斷發(fā)展，正在迅速地發(fā)展和發(fā)揮著作用。當然，伴隨著快速地發(fā)展也將出現(xiàn)很多不同的問題，所以我們需要仔細地分析新問題，采取好的管理方式，處理好電子檔案保管的問題，讓電子版檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案都能有作用可以發(fā)揮。電子檔案轉(zhuǎn)變了我們舊的觀點，讓新的科技進入我們的生活中，是一件很好的事情。

5 結(jié)語

從本文中可以看出，電子檔案可以真實地記錄很多的信息，隨著科技的不斷發(fā)展，電子信息的數(shù)量也在不斷地增加，這其中出現(xiàn)的問題也是不可避免的。在當下的發(fā)展環(huán)境中，怎樣才能真正地管理和運用好電子檔案，發(fā)揮電子檔案的作用，是我們迫切需要解決的問題。對于電子檔案的特征，要求對紙質(zhì)版的檔案管理方式和觀念進行轉(zhuǎn)變，必須加入科學的觀念。檔案工作人員應該牢牢地把握機會，接受挑戰(zhàn)。

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