電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理

覃艷宜

（大唐巖灘水力發(fā)電有限責任公司，廣西 河池 530001）

電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理

覃艷宜

（大唐巖灘水力發(fā)電有限責任公司，廣西 河池 530001）

當前科技迅猛發(fā)展，企業(yè)必須改變其傳統(tǒng)的管理經(jīng)營模式。在競爭激烈的社會發(fā)展中，涌現(xiàn)出更多的先進與科學管理方式，電力企業(yè)要在信息社會中立足，就必須在管理上做出改變。本文針對電力企業(yè)檔案管理中存在的問題進行分析，就電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理過程中應(yīng)注意的問題進行探討。

電力企業(yè)；檔案；數(shù)字化；管理

檔案管理在電力企業(yè)發(fā)展中起著重要作用。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，社會全面步入信息化時代，企業(yè)也對此予以高度重視，紛紛改變陳舊落后的管理經(jīng)營模式。電力企業(yè)想要贏得市場競爭的主動權(quán)，就必須重視改進檔案管理模式。本文就如何做好電力企業(yè)檔案信息化管理進行分析研究。

1　電力企業(yè)檔案管理中存在的問題概述

電力企業(yè)的檔案管理信息量極大，其中包括文字、圖像、聲音、影像等，涉及多個部門的方方面面，管理的內(nèi)容較為重要性。紙質(zhì)檔案管理是傳統(tǒng)的電力企業(yè)檔案管理模式。在這種陳舊落后的管理模式下，員工或單位的管理人員頻繁地借閱檔案，容易對檔案原件造成損害，影響檔案的長期保存，且檔案存放占用空間大，不利于企業(yè)管理人員的隨時閱覽。新形勢下，電力企業(yè)管理相關(guān)部門要足夠重視電力企業(yè)檔案的管理工作，積極推進檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)，提高檔案管理工作質(zhì)量和工作效率，促進電力企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

2　實現(xiàn)電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的必要性

電力企業(yè)檔案利用率越來越高，企業(yè)經(jīng)營者和管理人員對檔案的翻閱也越來越頻繁。電力企業(yè)檔案對于企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)有著十分重要的作用，受工作環(huán)境的限制，管理人員對檔案的管理受到限制，，無法實現(xiàn)快捷方便管理，不利于企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，在一定程度上對企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展造成了阻礙。此外，傳統(tǒng)電力檔案管理自動化水平低、收集整理不規(guī)范，紙質(zhì)形式在一定程度上限制了檔案管理的流動性。只有滿足企業(yè)管理人員對檔案方便、快捷、準確的需求，才能提高管理人員的工作效率，幫助企業(yè)更好更快地發(fā)展。在信息化現(xiàn)代，多媒體得到廣泛應(yīng)用。這就要求電力部門打破傳統(tǒng)檔案管理模式，適時抓住機遇，加快建設(shè)和完善檔案管理工作，實現(xiàn)公文信息快速運轉(zhuǎn)的檔案數(shù)字化管理，適應(yīng)現(xiàn)代社會市場的發(fā)展，保證電力企業(yè)經(jīng)濟的快速發(fā)展。

3　如何有效實現(xiàn)電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理

3.1提高電力企業(yè)數(shù)字化管理的重要性意識

數(shù)字化檔案管理不僅可以加強電力企業(yè)對檔案的管理力度，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在問題，及時采取有效措施進行改進，還可以進一步提高電力企業(yè)檔案管理水平。檔案管理是一項繁雜且重要的工作，由于信息量龐大，管理人員在對檔案進行分類、存檔時容易混淆，且需要進行防潮、防火、防蟲工作，占用存儲空間大，不易于收集和管理。而檔案數(shù)字化管理符合現(xiàn)代先進管理模式，提高了管理人員的工作效率，保證了部門管理的穩(wěn)定性與健全性。此外，數(shù)字化管理的替代可以延長紙質(zhì)檔案的壽命，還可以實現(xiàn)資源共享，適應(yīng)節(jié)約型社會的發(fā)展要求。一方面，跟進多媒體時代的步伐，滿足檔案管理人員的工作需求，另一方面，促進了電力企業(yè)在全球信息化時代的發(fā)展。

3.2建立健全電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫

數(shù)字化管理技術(shù)是采用數(shù)字化進行存儲的一種方法。數(shù)字化信息主要存儲在光盤、硬盤和軟盤上，這為因信息量大導致檔案庫房擁擠、保管困難的問題提供了很好的解決方法。檔案信息量的迅速增長與社會、經(jīng)濟和科技的迅猛發(fā)展有關(guān)，為了更好地統(tǒng)籌管理，建立健全的電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫是最佳選擇。首先，可先從建立良好的電力企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫開始，給電力企業(yè)檔案進行分門別類，標上“套”“冊”等分號，寫上相應(yīng)的檔案名稱，這樣在查找檔案時，只要在電腦的檔案目錄上輸入名稱或是具體的套、冊數(shù)，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立檔案時間數(shù)據(jù)庫，時間信息的錄入也可以幫助查找者快速搜索查閱。計算機網(wǎng)絡(luò)對錄入的時間及內(nèi)容進行保存，系統(tǒng)自行將信息收集傳輸?shù)綑n案時間數(shù)據(jù)庫，進行統(tǒng)計整理，方便管理人員對信息進行管理的同時，也能夠區(qū)分新舊檔案，便于提取信息。

3.3做好對企業(yè)檔案管理人員的全面培訓工作

電力企業(yè)領(lǐng)導應(yīng)重視檔案數(shù)字化管理工作。只有具備了檔案管理的意識，才能使企業(yè)產(chǎn)生更好的經(jīng)濟效益。為促進電力企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展，電力企業(yè)部門應(yīng)培養(yǎng)一支高素質(zhì)的專業(yè)管理隊伍。為提高各部門人員的檔案管理意識，貫徹檔案數(shù)字化管理知識，電力企業(yè)單位負責人可定期組織召開相關(guān)會議，使管理人員對數(shù)字化檔案管理認識更深刻，認識到數(shù)字化檔案管理的重要性，同時也有助于提高檔案工作人員的積極性和自覺性。此外，還要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，只有掌握業(yè)務(wù)工作流程、熟悉電子操作、具備良好道德素質(zhì)、責任心強的復合型人才從事檔案工作，才能更好地發(fā)揮電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的重要作用。

主要參考文獻

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［3］趙昕，張麗娟.論電力企業(yè)檔案管理中存在的問題及解決措施［J］.陜西檔案，2012（3）：35.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.046

F426.61

A

1673-0194（2015）08-0063-01

2015-02-13