高校檔案管理信息系統的設計與實現

王雅新

（內蒙古財經大學 資源與環境經濟學院，呼和浩特 010070）

高校檔案管理信息系統的設計與實現

王雅新

（內蒙古財經大學 資源與環境經濟學院，呼和浩特 010070）

我國高校不斷擴招，導致我國高校檔案管理的負擔不斷加大。傳統管理檔案模式，無法滿足檔案管理工作的需求，造成人力、財力和物力的大量浪費。要有效提高高校檔案管理水平，必須建立適合學校自身的檔案管理系統。

服務器；數據庫；客戶機；學生檔案；管理信息系統

隨著高校不斷地擴大招生，傳統的檔案管理方式無法滿足其發展需要。同時，教學改革不斷深入，采用管理信息系統對高校檔案進行管理是發展需要。管理信息系統可以提供充足的信息供用戶查詢，通過計算機管理學生信息，可以彌補傳統管理的不足，具有檢索較為快速、查詢操作方便準確、存儲量較大、保密性較高、使用壽命較長以及成本較低等優點，提高信息管理效率的同時，還可以體現出學校管理的科學化與正規化。

1　設計并實現檔案管理的信息系統

1.1數據庫與編程語言

1.1.1選擇SQL Server2003作為后臺的數據庫

SQL Server2003具有實現完整性的驗證、支持用戶較多、可以解決數據庫所擁有的安全訪問以及并發訪問控制的優點。

1.1.2選擇Visual Basic作為該系統的開發語言

其界面設計以及代碼的書寫方面都十分簡潔，并且具有開發速度較快、維護簡單的優點。系統中可采用ODBC管理器鏈接后臺數據。

1.2檔案管理系統具備的功能

1.2.1用戶登錄與管理模塊

系統運行需要用戶登錄，通過輸入用戶名以及密碼并提交系列操作，完成用戶登錄，若驗證成功則可以進入系統，反之則需要重新進行輸入。連續3次驗證不成功，則系統會給出相應提示，并關閉系統。

系統認可兩類用戶，分別是系統管理員和普通管理員。系統管理員擁有系統最高權限，擁有創建、刪除、編輯普通用戶的權利，例如可以對用戶密碼進行修改，普通管理員則只可以對自己的密碼進行修改。

1.2.2機構設置模塊

機構設置模塊主要是對學生所屬院系和班級進行管理。考慮到系統的通用性，默認學校由多個學院組成，學院由多個系組成，系由多個班級組成。

1.2.3學生管理模塊

該模塊主要是對學生的個人信息進行管理，主要包括學生的教育經歷、學生的基本信息和學生的照片信息3部分。

1.2.4學籍管理模塊

該模塊主要記錄學生的學習狀態，包括學生退學、休學、轉學和調班等信息的記錄。管理學籍的過程中，應該首先選擇年份，隨后選擇類型，這樣可以查看所選范圍的全部學生，對其進行添加、刪除和修改操作。

學生退學要記錄該生所屬班級與院系，將其在班級中的信息刪掉。學生休學則需要記錄該生所屬班級與院系，并記錄休學日期，將所在班級學生信息做好備注說明，待休學期滿后，再對該生信息進行修改。學生轉學要記錄該生所屬班級和院系，同時刪除該生在班級里的學生信息。學生調班應首先編輯該生院系以及班級信息，將該生插入到所調班級中去，最后再將其原班級中的學生信息刪除。

1.2.5獎懲與成績管理模塊

獎懲模塊主要對學生獎懲進行管理，包括對獎懲的錄入、編輯和查詢。

成績管理模塊主要對課程和成績進行管理，對于課程信息的管理，例如在新學期開學時，需要添加新課程的名稱、類型、授課教師和課時設計等相關信息。刪除過于陳舊的課程，并且還可以修改課程。

成績管理模塊就是管理學生成績，主要包括錄入、修改、刪除和查詢學生成績。在進行成績錄入時，首先要選擇課程，隨后選擇院系與班級，錄入班級學生的成績。

1.2.6報表輸出模塊

該模塊主要是將輸出學生的基本信息、成績信息、獎懲信息，以及學院的部門信息等打印出來。

學生信息表可以根據學生入學的先后順序打印所有學生名單；部門信息可以將學校中所有教學部門列出，然后將其進行打印；成績信息表以班級為依據，對學生成績信息進行打印；按照時間的先后順序將學生獎懲的信息打印出來。

2　特殊問題的解決

2.1不同權限的用戶

教務人員擁有檔案管理信息系統中所有功能的使用權限，教師可以使用系統成績管理模塊，而學生只能使用成績查詢模塊。在進行程序的設計時，可以通過用戶名來顯示其特定模塊的使用權限。

2.2教師錄入成績

教師進行成績錄入時只能錄入和修改自己所教課程與學生的成績。應在成績錄入期限內，授予任課教師錄入成績的權限，使其可以查看、錄入并修改所教課程。

2.3容錯

要保證系統安全，必須要充分考慮出錯提示信息設計，使管理信息與數據的安全性、可靠性得到保障。

3　結　語

采用高校檔案管理信息系統對學生檔案信息進行管理，不僅可以進一步提高工作效率，同時可以實現檔案的長久保存、統計和查詢，有利于發現學生檔案中有價值的信息，為正確決策提供有力數據支撐。該系統中的功能還不是十分完善，需要在今后使用過程中發現并改善存在問題，促進高校檔案管理工作水平的提高。

主要參考文獻

［1］張鯤.網絡環境下高校檔案管理系統的設計與實現［J］.大連海事大學學報，2012（6）：8-9.

［2］關理.淺談高校檔案管理信息系統的現狀及改進措施［J］.遼寧經濟職業技術學院學報，2013（15）：121-123.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.161

G270.7

A

1673-0194（2015）08-0211-01

2015-02-07