淺談會計電算化對實際財務的影響

吳振薇，王 燕

（佳木斯大學，黑龍江 佳木斯 154007）

經濟貿易全球化的今天，計算機技術在企業中的應用，極大地影響著企業的經濟環境和數據環境、經營、生產、管理等各個方面，毫無例外會計工作也深深地受其影響。尤其是近幾年來互聯網技術的飛速發展以及互聯網的普及，向人們提供了一種全新的聯系方式，包括經濟活動中交易和信息傳遞方式。會計電算化已成為當前會計工作的主要工具，是提高工作效率，運用計算機技術代替手工記賬的基本方式。市場經濟的高速發展，全球經濟貿易的復雜多變，客觀地分析了會計電算化在實際財務中面臨的問題，有針對性地提出解決問題的對策和措施，不僅對會計電算化工作，而且對整個會計系統，都具有十分重大的作用。那么會計電算化給企業的財務帶來怎樣的影響。

一、會計電算化給財務人員帶來的便捷

自從會計作為對一種經濟活動進行反應和監督的活動，從而近年來計算機技術在我國企業會計工作中已經得到了普遍的應用，大部分企業的會計部門都會運用會計軟件，大多數由會計人員來完成的核算工作現在財務人員只需要輸入數據，核算由計算機完成。會計處理工具由算盤、草稿紙轉變為高速運算的計算機，并且可以進行遠程計算和數據交換。在算盤和草紙時代，由于計算工具的落后，信息加工的成本過高，使得數據處理和信息生成數量受到成本過高的限制。計算機的使用使得這一狀況發生了巨大改變，數據處理速度、加工速度成千上萬倍的提高，不同人員、不同部門之間的數據相互交換、加工相互合作、信息共享不再受到空間范圍的限制。這種改變將會計人員從傳統的日常業務中解脫出來，會計人員不再為需要填寫大量的憑證和賬本而發愁。新興的會計電算化不僅便于人們查找憑證而且減輕了會計人員的負擔。

二、電算化系統和實際財務之間的聯系密切

目前，我國應用中的會計信息系統主要是對會計部門業務的自動化處理，包括記賬、轉賬、試算平衡、結賬、編制報表等工作。因此，這種自動化會計信息系統一般是從會計視角設置并與企業各部門職能相對應的核算子系統，例如，賬務處理子系統、應收賬款核算子系統、應付賬款子系統、存貨核算子系統、固定資產核算子系統、工資核算子系統、成本核算子系統、財務分析子系統、報表子系統等。在該系統中，只有經過會計部門的賬務處理，各個專門核算子系統的會計數據才能轉變為反應企業經營成果和財務狀況的會計報表信息。這樣來說，賬務處理子系統既是自動化系統數據處理的核心，有時連接其他各個子系統數據關系的橋梁。

企業自動化會計信息系統利用計算機技術完成會計核算工作，并在此基礎上向企業管理者提供財務信息，進行輔助決策。與手工環境下的會計信息系統相比，自動化會計信息系統的處理流程有以下的特點：會計因襲的處理方法和步驟沒有本質上的變化。會計工作的效率、會計信息的準確性和及時性得到極大的提高，實現了一定程度的數據共享。自動化系統在會計數據的采集、存儲、加工和報告等方面發生了較大變化。

首先，自動化系統的數據可能是手工錄入的，也可能是其他計算機系統錄入的；其次，計算機系統可以自動和集中地完成記賬、對賬、轉賬、結賬、輸出賬表等賬務處理工作，證、賬、表間的勾稽關系在數據處理過程中自動得到保證；最后，自動化系統的輸出可以采用多種輸出方式，包括打印輸出、屏幕瀏覽、磁盤輸出等。自動化會計信息系統的內部控制也發生了較大變化。原有的某些內部控制的重點發生了轉移，并且由于信息處理環境的變化又產生了一些新的控制問題。例如，各個部門之間或工作人員之間的相互牽制關系需要按照計算機信息處理的特點重新設立；手工環境的一些新的會計控制，如賬賬之間的勾稽關系（在信息技術環境中已經沒有意義），取而代之的自動化會計信息系統的輸入控制，處理中控制；計算機信息處理中的特有風險帶來了新的控制問題，例如，計算機系統的操作控制、數據處理控制等。賬務處理子系統完成全部記賬憑證的記賬、結賬、對賬和轉賬，生成日記賬、總賬以及除子系統生成的明細賬外的所有明細賬，編制和產生各類會計報表和財務分析報告。

在實際應用中，從靈活性和適用性上考慮，往往將報表編制和財務分析功能分離出來，形成相對獨立的通用報表子系統。這些子系統有應收賬款和應付賬款子系統來完成應收賬款和應付賬款的記錄、沖銷、報告及分析預測等工作。工資核算子系統完成工資的計算、工資費用的匯總和分配、計稅等工作。存貨核算子系統來完成存貨購進的核算、貨款的支付、存貨的入庫、存貨收發結存的核算，并自動編制材料費用分配轉賬憑證、計算和分配材料成本差異等。固定資產子系統完成固定資產卡片管理、固定資產增減變動核算、折舊計提和分配等工作。成本核算子系統完成各種費用的歸集和分配，計算產品的單位成本和總成本，并未成本管理和利潤核算提供相應的成本數據。會計電算化的發展對會計核算、會計組織、會計工作方式和手段以及會計人員的地位和作用都產生了深刻的影響。在會計核算會計記賬時難以取得數據發生時產生的紙質原始憑證，不能以同樣的速度在這些數據部門之間進行傳遞，有些電子交易甚至沒有產生紙質原始憑證。

三、企業選擇合理財務軟件，提高工作效率

會計電算化主要由人、計算機或者計算機網絡，以及運行在計算機或計算機網絡中的軟件系統三大部分共同組成。電算化會計信息系統交付使用的過程中，其可靠性是用戶關心的一個重要問題之一。可以想象到，一個漏洞百出的系統無法正確和完整地實現它的功能，甚至還是危險的。由于面對眾多軟件測試的復雜性，所以在軟件測試方面仍然存在相當多的問題。根據我國目前的實際情況，企業建立電算化會計信息系統時實現會計軟件的途徑大致有：企業自主研發會計軟件；企業與軟件公司聯合開發會計軟件；企業委托軟件公司開發會計軟件；企業購買商品化的會計軟件；企業購買部分商品化的軟件后進行二次開發；企業使用上級主管部門推廣應用的會計軟件。這幾種方法各有優缺點，主要取決于企業所處的環境和自身條件。怎樣選擇一個適合企業的電算化軟件呢？近年來，市場上出現了許多電算化軟件，價格相對便宜，配置和運行也相對容易，操作界面和功能上也基本能夠滿足中小企業的核算要求。由于會計軟件對企業開展會計電算化工作的重要性及其特殊性，選擇會計軟件不僅僅是選擇單一的會計軟件更是為企業選擇一個合作伙伴。因此，在選擇會計軟件時一定要謹慎小心。選購軟件的人員要認清企業的自身應用環境，明確會計處理數據要求，包括自己所需的各項運行環境指標、運行系統的硬軟件環境和其他平臺的接口、本企業的業務特點和數據量以及通信條件和網絡連接等。會計軟件的選擇要符合國家統一要求。會計工作應該遵循全國統一的會計準則和會計制度以及其他財經法規。對會計軟件的先進性、實用性進行評價也是非常必要的。除了考慮會計軟件是否滿足國家的要求外，還應考查和其他軟件相比是否先進，會計軟件是否適用于本企業。而且要設計一個時間表，使會計人員和其他管理人員比較深入的了解會計電算化的目的、性質，并且對新上崗的人員進行培訓。工作人員的培訓必須在系統的實施階段早期開始進行。這不僅是為了在建成之后可以立即投入使用，而且為了對硬件和軟件進行進一步完善和修改。

四、發展會計電算化，會計人員抓好機遇

會計電算化模型的構建是從簡單到復雜、從低級到高級，企業的管理基礎和技術基礎決定了企業能夠建立和應用什么樣的會計電算化系統，會計電算化的發展基礎應該與企業的管理基礎和技術基礎相適應，這就是會計電算化在實際財務中的發展規律。會計人員應該減少對電算化管理人員的依賴，利用信息系統在企業管理中發揮更大的作用。會計人員將在企業的戰略決策活動中起到先鋒隊的作用，會計人員需要分析和管理業務風險，此外，還要分析企業的發展機遇，并對要發展的業務進行成本。

雖然會計電算化在實際財務中的產生較好的影響，但是與國際水平還有一定的差距。我們要加大會計軟件的開發力度，廢除不合理的會計制度，適應會計電算化的發展。提高會計人員的整體工作水平，不斷總結，不斷進步。為會計電算化在財務中的規范與進步貢獻出自己的一份力量。