ERP下物料管理的風(fēng)險(xiǎn)分析及內(nèi)部控制設(shè)計(jì)

唐穎倩，苗馨月，王 暢，韋 君

（哈爾濱理工大學(xué)管理學(xué)院，哈爾濱150080）

ERP下物料管理的風(fēng)險(xiǎn)分析及內(nèi)部控制設(shè)計(jì)

唐穎倩，苗馨月，王 暢，韋 君

（哈爾濱理工大學(xué)管理學(xué)院，哈爾濱150080）

對于企業(yè)來說，物料管理流程是企業(yè)運(yùn)營的重要組成部分，物料管理流程風(fēng)險(xiǎn)分析及應(yīng)對和內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的好壞直接影響著企業(yè)的經(jīng)營績效。現(xiàn)以D企業(yè)為例，借助ERP先進(jìn)的管理思想，并輔之一套完善的內(nèi)部控制管理制度，以實(shí)現(xiàn)對物料管理流程的有效管理。

ERP；物料管理；風(fēng)險(xiǎn)；內(nèi)部控制

D企業(yè)是從事航空發(fā)動(dòng)機(jī)零部件、汽車零部件生產(chǎn)和工業(yè)民用建筑開發(fā)施工的綜合性股份制企業(yè)，是省高新技術(shù)企業(yè)。公司成立于2002年，2006年改制為民營為主體的有限責(zé)任公司。公司經(jīng)營理念卓越、規(guī)范管理、誠信運(yùn)作，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息集成與共享，提升信息化管理水平，公司實(shí)施了ERP系統(tǒng)，采用了財(cái)務(wù)、成本控制、采購管理、庫存管理、銷售管理、生產(chǎn)制造等6個(gè)模塊，從而將企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理等有機(jī)的集成在一起，為企業(yè)經(jīng)營決策提供了很大的支持。本文以D企業(yè)為例，介紹其在ERP環(huán)境下物料管理流程的設(shè)計(jì)與控制。

一、ERP及企業(yè)內(nèi)部控制概述

ERP是Enterprise Resource Planning（企業(yè)資源計(jì)劃）的縮寫，是一個(gè)集合企業(yè)內(nèi)部的所有資源并進(jìn)行有效地計(jì)劃和控制以達(dá)到最大效益的系統(tǒng)，它以業(yè)務(wù)流程為中心來組織，根據(jù)物流、資金流、信息流的連續(xù)運(yùn)動(dòng)和反饋來設(shè)計(jì)，能跨越職能領(lǐng)域的界限，實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)信息的集成。[2]ERP系統(tǒng)的應(yīng)用在很大程度上改變了企業(yè)原來的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了從采購到付款、從材料入庫到投入使用的全面集成，可以對供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的集成管理，打破了原來職能部門的分割，實(shí)現(xiàn)了跨職能部門的業(yè)務(wù)處理。

內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)運(yùn)營的各個(gè)環(huán)節(jié)，是一系列為實(shí)現(xiàn)經(jīng)營管理目標(biāo)、組織內(nèi)部經(jīng)營活動(dòng)而建立的各職能部門之間對業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行組織、制約、考核和調(diào)節(jié)的程序和措施。其實(shí)施目的是為合理保證企業(yè)資產(chǎn)安全、合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、合理保證財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整、提高企業(yè)經(jīng)營效率效果、促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。[3]

在ERP環(huán)境下，內(nèi)部控制的整體目標(biāo)沒有改變，但是伴隨著業(yè)務(wù)流程的改變則增加了一些具體的目標(biāo)，如保證ERP系統(tǒng)的合法合規(guī)、保證ERP實(shí)施的安全保密、保證數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確度和效率等。ERP與內(nèi)部控制的結(jié)合，使以往的控制模式發(fā)生改變，出現(xiàn)了前所未有的機(jī)遇和風(fēng)險(xiǎn)。

二、企業(yè)物料管理流程分析

物料管理落實(shí)到具體的業(yè)務(wù)時(shí)包括采購業(yè)務(wù)和存儲(chǔ)業(yè)務(wù)。D企業(yè)在進(jìn)行物料管理時(shí)涉及到5個(gè)部門：使用部門、采購部、價(jià)格室、財(cái)務(wù)部和倉儲(chǔ)部。使用部門檢查物料的剩余情況并報(bào)備給采購部，同時(shí)驗(yàn)收采購的物料是否合格合規(guī)；采購部利用電子平臺對采購信息和供應(yīng)商進(jìn)行管理，編制采購計(jì)劃；價(jià)格室掌握市場物料價(jià)格情況，負(fù)責(zé)審價(jià)；倉儲(chǔ)部負(fù)責(zé)物料的收發(fā)及盤點(diǎn)；財(cái)務(wù)部參與合同的訂立并錄入合同，對物料的收發(fā)進(jìn)行記賬，負(fù)責(zé)付款。具體的業(yè)務(wù)流程如下：請購→確定供應(yīng)商→確定采購價(jià)格→訂立采購合同→交貨驗(yàn)貨入庫→付款→物料保管與處置→物料出庫→物料清查。

（一）請購

使用部門根據(jù)實(shí)際需求提出申請，采購部結(jié)合實(shí)際情況對申請進(jìn)行初審并填制請購單。

（二）確定供應(yīng)商

采購部采用公開招標(biāo)的方式吸引供應(yīng)商，并對供應(yīng)商的產(chǎn)品、資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行調(diào)查評估，選擇合適的供應(yīng)商。供應(yīng)商確定后一般情況下不會(huì)更改，確需更改時(shí)經(jīng)客戶同意后重新選擇供應(yīng)商。

（三）確定采購價(jià)格

由采購人員上報(bào)采購價(jià)格給價(jià)格室，價(jià)格室根據(jù)掌握的價(jià)格數(shù)據(jù)及市場動(dòng)態(tài)確定采購價(jià)格是否合適。

（四）訂立采購合同

經(jīng)以上步驟選擇出合適的供應(yīng)商后，采購部與供應(yīng)商簽訂合同。財(cái)務(wù)人員將合同資料、訂購單錄入ERP，經(jīng)選定的供應(yīng)商信息、采購信息、付款信息等也同時(shí)由采購平臺轉(zhuǎn)入ERP系統(tǒng)。

（五）交貨驗(yàn)貨入庫

供應(yīng)商按照合同的規(guī)定價(jià)格時(shí)間地點(diǎn)供貨，采購部門采購人員填制入庫單，倉儲(chǔ)部門驗(yàn)收貨物并登記保管賬。

（六）付款

企業(yè)采用后付款方式，在會(huì)計(jì)人員進(jìn)行入庫報(bào)銷核算后，負(fù)責(zé)采購物料的采購部填制請款單，財(cái)務(wù)人員審核請款單、編制記賬憑證、登帳，并跟蹤款項(xiàng)。

（七）物料保管與處置

物料入庫后由倉儲(chǔ)部負(fù)責(zé)保管，并登記保管明細(xì)賬。在保管過程中發(fā)現(xiàn)的問題，查明原因后有相應(yīng)的部門、人員負(fù)責(zé)；需辦理退貨的，由原負(fù)責(zé)人辦理。

（八）物料出庫

根據(jù)生產(chǎn)或銷售的需要發(fā)生出庫業(yè)務(wù)時(shí)，由倉儲(chǔ)部負(fù)責(zé)辦理和記錄。

（九）物料清查

每隔一定期間對物料進(jìn)行清查，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)整個(gè)企業(yè)的資產(chǎn)清查，副部長制定盤點(diǎn)方案，財(cái)務(wù)副總審核合格后由財(cái)務(wù)部下發(fā)盤點(diǎn)通知給各部門，各部門依據(jù)方案進(jìn)行盤點(diǎn)，填寫盤點(diǎn)表上交會(huì)計(jì)審核，財(cái)務(wù)部匯總上報(bào)并編制清查報(bào)告、進(jìn)行賬務(wù)處理。

三、企業(yè)物料管理業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析

（一）請購

這是采購的第一環(huán)節(jié)，關(guān)系到整個(gè)物料管理模塊。然而在請購時(shí)卻可能發(fā)生因采購負(fù)責(zé)人及使用部門人員主觀或客觀的因素造成的請購信息不真實(shí)、不正確的情況。這將影響著ERP系統(tǒng)中對物料管理控制的實(shí)施，是這一環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）確定供應(yīng)商

這是采購物料的必要環(huán)節(jié)，也是風(fēng)險(xiǎn)較大的一個(gè)環(huán)節(jié)，在此環(huán)節(jié)確定的供應(yīng)商將與企業(yè)購買物資、付款等存在直接的利益關(guān)系。供應(yīng)商的評估及選擇可以在ERP系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行，但是錄進(jìn)ERP的數(shù)據(jù)是人為的。在選擇供應(yīng)商時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)因供應(yīng)商和采購負(fù)責(zé)人的不當(dāng)關(guān)系而導(dǎo)致的供應(yīng)商信息不準(zhǔn)確及評估程序不恰當(dāng)而導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）確定采購價(jià)格及簽訂合同

價(jià)格的確定和合同的簽訂直接影響著企業(yè)的生產(chǎn)狀況和資金使用情況。因合同的控制不足可能會(huì)出現(xiàn)采購過量或不足、質(zhì)量不合格、價(jià)格不合理、品種規(guī)格不符、數(shù)量短缺等風(fēng)險(xiǎn)，價(jià)格控制的不足則會(huì)直接導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益損失。除此之外還會(huì)出現(xiàn)在控制完善的情況下因錄入ERP過程的疏忽而導(dǎo)致信息不一致或遺漏的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）交貨驗(yàn)貨入庫

整體來說這一環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)相對較小，但仍可能發(fā)生入庫物料在數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等方面不符合合同規(guī)定的情況。而入庫單填制可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤在ERP系統(tǒng)中會(huì)自動(dòng)檢查，保證誤差不超過其合理范圍。

（五）付款

在付款時(shí)，采購人員可能會(huì)利用職務(wù)之便通過虛報(bào)請款數(shù)額而將采購貨款占為己有，也可能會(huì)出現(xiàn)利用采購折扣，貪污折扣，而形成折扣風(fēng)險(xiǎn)。審批手續(xù)的不齊全也將導(dǎo)致付款的不合理。出納根據(jù)請款單上數(shù)額通過銀行票據(jù)系統(tǒng)開轉(zhuǎn)賬支票付款，所以還可能存在銀行票據(jù)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不一致的風(fēng)險(xiǎn)。

（六）物料保管與處置

物料保管過程中，可能會(huì)出現(xiàn)物料收發(fā)記錄混亂漏記的風(fēng)險(xiǎn)和物料保管不利導(dǎo)致物料損毀的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)意外出現(xiàn)進(jìn)行處置時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)職責(zé)分工不明確，授權(quán)混亂而無法確認(rèn)責(zé)任人的風(fēng)險(xiǎn)。

（七）物料出庫

材料的出庫應(yīng)是企業(yè)需要而正當(dāng)正事的出庫，而企業(yè)員工可能會(huì)因自己的原因去調(diào)用材料或變賣材料，導(dǎo)致物料隨意出庫企業(yè)資產(chǎn)流失。

（八）物料清查

在物料清查過程中，可能會(huì)出現(xiàn)組織、范圍、時(shí)間等因素不明確而造成的盤點(diǎn)延誤信息不符的風(fēng)險(xiǎn)，并且可能會(huì)因清查流程不規(guī)范而難以達(dá)到清查應(yīng)有的效果。

（九）ERP應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)

除以上業(yè)務(wù)流程中的風(fēng)險(xiǎn)外，ERP在給企業(yè)提供便利的同時(shí)也存在著自身的風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)據(jù)的所有權(quán)和訪問權(quán)如果沒有合理安全的權(quán)限限制，將會(huì)使一些重要數(shù)據(jù)變得透明化、公開化。在日常的業(yè)務(wù)操作中，因物料品種較多、工作人員的無意識錯(cuò)錄、漏錄數(shù)據(jù)和備份不當(dāng)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。同時(shí)還可能出現(xiàn)外部人員通過網(wǎng)絡(luò)侵入到系統(tǒng)內(nèi)，盜取企業(yè)數(shù)據(jù)資料的風(fēng)險(xiǎn)。

四、企業(yè)物料管理業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)

（一）建立完善的授權(quán)審批制度

企業(yè)應(yīng)建立合理的授權(quán)審批制度以保證業(yè)務(wù)的規(guī)范進(jìn)行。建立嚴(yán)格的采購、存貨分級、分類授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人員授權(quán)批準(zhǔn)流程、范圍、方式、權(quán)限、責(zé)任，使授權(quán)有據(jù)可依。審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理業(yè)務(wù)；對于審批人超越授權(quán)范圍的業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并應(yīng)及時(shí)向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報(bào)告。對于非常大宗、特殊的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行集體決策和審批或聯(lián)簽。當(dāng)采購業(yè)務(wù)比較重要或技術(shù)性較強(qiáng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批。對于重要存貨處置業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)實(shí)行集體決策和審批或聯(lián)簽。

（二）建立健全的不相容職務(wù)分離制度

不相容的職務(wù)如果由同一人擔(dān)任則串通舞弊或錯(cuò)誤的機(jī)率將會(huì)大大增加。建立不相容職務(wù)分離控制要明確有關(guān)機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置、崗位分工，明確規(guī)定職責(zé)權(quán)限；供應(yīng)商的選擇和評估分離，能避免在確定供應(yīng)商時(shí)徇私作假；詢價(jià)與采購的分離，可以防止采購價(jià)格的造假；物料的采購人員、保管人員、使用人員不同時(shí)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)記錄，能有效防止收發(fā)貨環(huán)節(jié)的舞弊；物料的保管人員不能擔(dān)任清查盤點(diǎn)工作，這樣能防止保管人員徇私舞弊虛報(bào)物料庫存；保管記賬與會(huì)計(jì)稽核分離等等。一般來說應(yīng)分離的不相容職務(wù)有：授權(quán)審批與業(yè)務(wù)經(jīng)辦、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與稽核、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與記錄、記錄與保管、保管與清查等。在貫徹不相容職務(wù)分離的前提下可以設(shè)計(jì)一人一崗、一人多崗、多人一崗。

（三）建立具體業(yè)務(wù)的控制機(jī)制

1.請購環(huán)節(jié)。為防止請購單內(nèi)容有誤，要設(shè)置專人審核請購單，同時(shí)要做到使用部門領(lǐng)導(dǎo)、倉儲(chǔ)部領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)、采購部領(lǐng)導(dǎo)審批請購單，這樣能保證請購客觀實(shí)際、符合企業(yè)需要。設(shè)置采購單修改權(quán)限，防止外部及未授權(quán)人員篡改數(shù)據(jù)。

2.供應(yīng)商確定環(huán)節(jié)。設(shè)置專門的供應(yīng)商審批人員，對供應(yīng)商的資格進(jìn)行嚴(yán)格的審查，保證新加入的供應(yīng)商在各方面都是可靠的。建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新供應(yīng)商的數(shù)據(jù)信息，并對供應(yīng)商進(jìn)行考核，在合理的評分基礎(chǔ)上對供應(yīng)商進(jìn)行評分存檔，以作為選擇供應(yīng)商時(shí)的參考和保證決策的質(zhì)量。

3.確定采購價(jià)格及簽訂合同環(huán)節(jié)。選擇供應(yīng)商的人員不得參與詢價(jià)，這一點(diǎn)D企業(yè)進(jìn)行了很好控制，設(shè)置了分離于財(cái)務(wù)部和采購部的價(jià)格室，專門進(jìn)行價(jià)格的管理，保證了價(jià)格的合理、避免了企業(yè)資金的損失。在簽訂合同時(shí)，財(cái)務(wù)部采購會(huì)計(jì)要對采購文件中的各因素進(jìn)行最后的把關(guān)審查，之后還應(yīng)將合同信息與采購部門采購信息核對一致后錄入ERP系統(tǒng)，并負(fù)責(zé)原始合同資料的分類與保管。

4.交貨驗(yàn)貨入庫環(huán)節(jié)。物料到貨后，倉儲(chǔ)部人員要根據(jù)請購單對采購物料的品種、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行檢查，以免缺貨或規(guī)格品種不合格，然后將物料編號錄入系統(tǒng)。在錄入系統(tǒng)這一環(huán)節(jié)，D企業(yè)做的并不是很到位，由于企業(yè)涉及的物料品種較多，申碼時(shí)間長，致使錄入工作不及時(shí)，以至于后來一部分物料批次不明確，影響賬務(wù)處理。在入庫之前，質(zhì)檢員要對收到的商品進(jìn)行質(zhì)量上的鑒定，以防質(zhì)量不達(dá)標(biāo)；對于不達(dá)標(biāo)的物料應(yīng)辦理退貨手續(xù)，這一步驟由原采購負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。

5.付款環(huán)節(jié)。為防止不合理的付款致使企業(yè)資產(chǎn)流失，在付款之前應(yīng)由采購人員填制請款單，財(cái)務(wù)人員參照原始憑證對請款進(jìn)行審核，確保手續(xù)齊全、數(shù)額合理合規(guī)。之后財(cái)務(wù)人員進(jìn)行賬務(wù)處理，編制憑證登記入賬。除正常付款外，企業(yè)也應(yīng)建立賒購商品、預(yù)付賬款或定金管理制度，并由專人跟蹤、檢查往來款項(xiàng)，并與供應(yīng)商進(jìn)行函證核對。

6.物料保管與處置環(huán)節(jié)。物料在入庫時(shí)要進(jìn)行登記并分類保管，以保證記錄的連續(xù)性和管理的規(guī)范性。建立合理的保管制度，防止物料的非必要性損失。明確保管人員的責(zé)任，建立相應(yīng)的責(zé)任追究機(jī)制。在保管過程中出現(xiàn)的廢品，應(yīng)查明原因明確責(zé)任，與其余物料分開存放，直至處置。

7.物料出庫環(huán)節(jié)。為防止物料的不正當(dāng)出庫，應(yīng)建立物料出庫審核權(quán)限，保證物料領(lǐng)用的正確性。在出庫憑證齊全合規(guī)的情況下辦理出庫業(yè)務(wù)，并與受領(lǐng)人當(dāng)面核對、點(diǎn)清交付。

8.物料清查環(huán)節(jié)。為保證清查的順利進(jìn)行，應(yīng)建立清查制度，明確清查的組織、范圍、時(shí)間、方法、處理等措施，并組成不以保管人員為主的物料清查組，定期或不定期的對各類物料進(jìn)行清查，確保賬面余額與實(shí)際庫存相等。在清查時(shí)還應(yīng)檢查存貨的減值情況，向財(cái)務(wù)部門提供減值情況表以做賬務(wù)處理。

（四）建立信息安全和維護(hù)控制

在使用ERP的環(huán)境下，ERP內(nèi)的程序控制補(bǔ)充了制度控制，如系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行入庫單與采購訂單一致性的檢查。[4]但是對于ERP的使用也應(yīng)建立相應(yīng)的控制。要保證ERP在啟用模塊使用的全面性，避免比如D企業(yè)在系統(tǒng)內(nèi)錄入的數(shù)碼不全、次序混亂等問題。要建立嚴(yán)格的使用權(quán)限，來防止無授權(quán)人員亂入、篡改數(shù)據(jù)，并設(shè)置嚴(yán)格的上下級審核權(quán)限，這樣上級不僅能檢查業(yè)務(wù)的合理性，也能檢查其數(shù)據(jù)是否正確。成立專業(yè)的技術(shù)小組對ERP系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，防止外部人員侵入系統(tǒng)盜取數(shù)據(jù)，也能同步更新系統(tǒng)，保證系統(tǒng)運(yùn)行的先進(jìn)性。

五、結(jié)語

ERP的應(yīng)用方便了企業(yè)各個(gè)模塊的整體協(xié)調(diào)，使企業(yè)的運(yùn)作更加高效，為企業(yè)帶來了很大便利，但同時(shí)也給企業(yè)的經(jīng)營帶來很大的風(fēng)險(xiǎn)。在這把雙刃劍的麾下，企業(yè)的內(nèi)部控制也面臨著空前的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，同時(shí)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)及實(shí)施的質(zhì)量也衡量著ERP項(xiàng)目的成敗。雖然本文對企業(yè)物料管理業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度進(jìn)行了改進(jìn)，但是在以后的經(jīng)營活動(dòng)中，仍會(huì)有更多的問題需要去探索。因此，如何適應(yīng)ERP環(huán)境，建立與之適應(yīng)的內(nèi)部控制制度，仍將是企業(yè)管理活動(dòng)的焦點(diǎn)。

[1]常 靜.ERP環(huán)境下的采購流程與應(yīng)付賬款的核算及控制[J].西安財(cái)經(jīng)學(xué)院學(xué)報(bào)，2006(8)∶69.

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［責(zé)任編輯：紀(jì)姿含］

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1005-913X（2015）05-0218-02

2015-03-27

哈爾濱理工大學(xué)2013年大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計(jì)劃項(xiàng)目“基于ERP的物料管理業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)與優(yōu)化”作者簡介：唐穎倩(1994-)，女，河南駐馬店人，本科學(xué)生，研究方向：財(cái)務(wù)管理。