ERP下物料管理的風險分析及內部控制設計

唐穎倩，苗馨月，王 暢，韋 君

（哈爾濱理工大學管理學院，哈爾濱150080）

ERP下物料管理的風險分析及內部控制設計

唐穎倩，苗馨月，王 暢，韋 君

（哈爾濱理工大學管理學院，哈爾濱150080）

對于企業來說，物料管理流程是企業運營的重要組成部分，物料管理流程風險分析及應對和內部控制設計的好壞直接影響著企業的經營績效。現以D企業為例，借助ERP先進的管理思想，并輔之一套完善的內部控制管理制度，以實現對物料管理流程的有效管理。

ERP；物料管理；風險；內部控制

D企業是從事航空發動機零部件、汽車零部件生產和工業民用建筑開發施工的綜合性股份制企業，是省高新技術企業。公司成立于2002年，2006年改制為民營為主體的有限責任公司。公司經營理念卓越、規范管理、誠信運作，為實現企業信息集成與共享，提升信息化管理水平，公司實施了ERP系統，采用了財務、成本控制、采購管理、庫存管理、銷售管理、生產制造等6個模塊，從而將企業內部信息系統、供應鏈管理等有機的集成在一起，為企業經營決策提供了很大的支持。本文以D企業為例，介紹其在ERP環境下物料管理流程的設計與控制。

一、ERP及企業內部控制概述

ERP是Enterprise Resource Planning（企業資源計劃）的縮寫，是一個集合企業內部的所有資源并進行有效地計劃和控制以達到最大效益的系統，它以業務流程為中心來組織，根據物流、資金流、信息流的連續運動和反饋來設計，能跨越職能領域的界限，實現整個企業信息的集成。[2]ERP系統的應用在很大程度上改變了企業原來的業務流程，實現了從采購到付款、從材料入庫到投入使用的全面集成，可以對供應鏈上的所有環節進行有效的集成管理，打破了原來職能部門的分割，實現了跨職能部門的業務處理。

內部控制貫穿于企業運營的各個環節，是一系列為實現經營管理目標、組織內部經營活動而建立的各職能部門之間對業務活動進行組織、制約、考核和調節的程序和措施。其實施目的是為合理保證企業資產安全、合理保證企業經營管理合法合規、合理保證財務報告及相關信息真實完整、提高企業經營效率效果、促進企業實現發展戰略。[3]

在ERP環境下，內部控制的整體目標沒有改變，但是伴隨著業務流程的改變則增加了一些具體的目標，如保證ERP系統的合法合規、保證ERP實施的安全保密、保證數據處理的準確度和效率等。ERP與內部控制的結合，使以往的控制模式發生改變，出現了前所未有的機遇和風險。

二、企業物料管理流程分析

物料管理落實到具體的業務時包括采購業務和存儲業務。D企業在進行物料管理時涉及到5個部門：使用部門、采購部、價格室、財務部和倉儲部。使用部門檢查物料的剩余情況并報備給采購部，同時驗收采購的物料是否合格合規；采購部利用電子平臺對采購信息和供應商進行管理，編制采購計劃；價格室掌握市場物料價格情況，負責審價；倉儲部負責物料的收發及盤點；財務部參與合同的訂立并錄入合同，對物料的收發進行記賬，負責付款。具體的業務流程如下：請購→確定供應商→確定采購價格→訂立采購合同→交貨驗貨入庫→付款→物料保管與處置→物料出庫→物料清查。

（一）請購

使用部門根據實際需求提出申請，采購部結合實際情況對申請進行初審并填制請購單。

（二）確定供應商

采購部采用公開招標的方式吸引供應商，并對供應商的產品、資信、經營狀況等進行調查評估，選擇合適的供應商。供應商確定后一般情況下不會更改，確需更改時經客戶同意后重新選擇供應商。

（三）確定采購價格

由采購人員上報采購價格給價格室，價格室根據掌握的價格數據及市場動態確定采購價格是否合適。

（四）訂立采購合同

經以上步驟選擇出合適的供應商后，采購部與供應商簽訂合同。財務人員將合同資料、訂購單錄入ERP，經選定的供應商信息、采購信息、付款信息等也同時由采購平臺轉入ERP系統。

（五）交貨驗貨入庫

供應商按照合同的規定價格時間地點供貨，采購部門采購人員填制入庫單，倉儲部門驗收貨物并登記保管賬。

（六）付款

企業采用后付款方式，在會計人員進行入庫報銷核算后，負責采購物料的采購部填制請款單，財務人員審核請款單、編制記賬憑證、登帳，并跟蹤款項。

（七）物料保管與處置

物料入庫后由倉儲部負責保管，并登記保管明細賬。在保管過程中發現的問題，查明原因后有相應的部門、人員負責；需辦理退貨的，由原負責人辦理。

（八）物料出庫

根據生產或銷售的需要發生出庫業務時，由倉儲部負責辦理和記錄。

（九）物料清查

每隔一定期間對物料進行清查，由財務部負責整個企業的資產清查，副部長制定盤點方案，財務副總審核合格后由財務部下發盤點通知給各部門，各部門依據方案進行盤點，填寫盤點表上交會計審核，財務部匯總上報并編制清查報告、進行賬務處理。

三、企業物料管理業務風險分析

（一）請購

這是采購的第一環節，關系到整個物料管理模塊。然而在請購時卻可能發生因采購負責人及使用部門人員主觀或客觀的因素造成的請購信息不真實、不正確的情況。這將影響著ERP系統中對物料管理控制的實施，是這一環節的風險。

（二）確定供應商

這是采購物料的必要環節，也是風險較大的一個環節，在此環節確定的供應商將與企業購買物資、付款等存在直接的利益關系。供應商的評估及選擇可以在ERP系統內進行，但是錄進ERP的數據是人為的。在選擇供應商時可能會出現因供應商和采購負責人的不當關系而導致的供應商信息不準確及評估程序不恰當而導致的風險。

（三）確定采購價格及簽訂合同

價格的確定和合同的簽訂直接影響著企業的生產狀況和資金使用情況。因合同的控制不足可能會出現采購過量或不足、質量不合格、價格不合理、品種規格不符、數量短缺等風險，價格控制的不足則會直接導致企業經濟利益損失。除此之外還會出現在控制完善的情況下因錄入ERP過程的疏忽而導致信息不一致或遺漏的風險。

（四）交貨驗貨入庫

整體來說這一環節的風險相對較小，但仍可能發生入庫物料在數量、質量、規格等方面不符合合同規定的情況。而入庫單填制可能出現的錯誤在ERP系統中會自動檢查，保證誤差不超過其合理范圍。

（五）付款

在付款時，采購人員可能會利用職務之便通過虛報請款數額而將采購貨款占為己有，也可能會出現利用采購折扣，貪污折扣，而形成折扣風險。審批手續的不齊全也將導致付款的不合理。出納根據請款單上數額通過銀行票據系統開轉賬支票付款，所以還可能存在銀行票據系統與ERP系統的數據不一致的風險。

（六）物料保管與處置

物料保管過程中，可能會出現物料收發記錄混亂漏記的風險和物料保管不利導致物料損毀的風險。當意外出現進行處置時，可能會出現職責分工不明確，授權混亂而無法確認責任人的風險。

（七）物料出庫

材料的出庫應是企業需要而正當正事的出庫，而企業員工可能會因自己的原因去調用材料或變賣材料，導致物料隨意出庫企業資產流失。

（八）物料清查

在物料清查過程中，可能會出現組織、范圍、時間等因素不明確而造成的盤點延誤信息不符的風險，并且可能會因清查流程不規范而難以達到清查應有的效果。

（九）ERP應用風險

除以上業務流程中的風險外，ERP在給企業提供便利的同時也存在著自身的風險。數據的所有權和訪問權如果沒有合理安全的權限限制，將會使一些重要數據變得透明化、公開化。在日常的業務操作中，因物料品種較多、工作人員的無意識錯錄、漏錄數據和備份不當導致數據的丟失。同時還可能出現外部人員通過網絡侵入到系統內，盜取企業數據資料的風險。

四、企業物料管理業務內部控制制度設計

（一）建立完善的授權審批制度

企業應建立合理的授權審批制度以保證業務的規范進行。建立嚴格的采購、存貨分級、分類授權批準制度，明確審批人員授權批準流程、范圍、方式、權限、責任，使授權有據可依。審批人應當根據授權批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。經辦人應當在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理業務；對于審批人超越授權范圍的業務，經辦人員有權拒絕辦理，并應及時向審批人的上級授權部門報告。對于非常大宗、特殊的采購業務，應當進行集體決策和審批或聯簽。當采購業務比較重要或技術性較強時，應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批。對于重要存貨處置業務，應當實行集體決策和審批或聯簽。

（二）建立健全的不相容職務分離制度

不相容的職務如果由同一人擔任則串通舞弊或錯誤的機率將會大大增加。建立不相容職務分離控制要明確有關機構和崗位設置、崗位分工，明確規定職責權限；供應商的選擇和評估分離，能避免在確定供應商時徇私作假；詢價與采購的分離，可以防止采購價格的造假；物料的采購人員、保管人員、使用人員不同時負責會計記錄，能有效防止收發貨環節的舞弊；物料的保管人員不能擔任清查盤點工作，這樣能防止保管人員徇私舞弊虛報物料庫存；保管記賬與會計稽核分離等等。一般來說應分離的不相容職務有：授權審批與業務經辦、業務經辦與稽核、業務經辦與記錄、記錄與保管、保管與清查等。在貫徹不相容職務分離的前提下可以設計一人一崗、一人多崗、多人一崗。

（三）建立具體業務的控制機制

1.請購環節。為防止請購單內容有誤，要設置專人審核請購單，同時要做到使用部門領導、倉儲部領導、財務部領導、采購部領導審批請購單，這樣能保證請購客觀實際、符合企業需要。設置采購單修改權限，防止外部及未授權人員篡改數據。

2.供應商確定環節。設置專門的供應商審批人員，對供應商的資格進行嚴格的審查，保證新加入的供應商在各方面都是可靠的。建立供應商數據庫，及時更新供應商的數據信息，并對供應商進行考核，在合理的評分基礎上對供應商進行評分存檔，以作為選擇供應商時的參考和保證決策的質量。

3.確定采購價格及簽訂合同環節。選擇供應商的人員不得參與詢價，這一點D企業進行了很好控制，設置了分離于財務部和采購部的價格室，專門進行價格的管理，保證了價格的合理、避免了企業資金的損失。在簽訂合同時，財務部采購會計要對采購文件中的各因素進行最后的把關審查，之后還應將合同信息與采購部門采購信息核對一致后錄入ERP系統，并負責原始合同資料的分類與保管。

4.交貨驗貨入庫環節。物料到貨后，倉儲部人員要根據請購單對采購物料的品種、數量、規格等進行檢查，以免缺貨或規格品種不合格，然后將物料編號錄入系統。在錄入系統這一環節，D企業做的并不是很到位，由于企業涉及的物料品種較多，申碼時間長，致使錄入工作不及時，以至于后來一部分物料批次不明確，影響賬務處理。在入庫之前，質檢員要對收到的商品進行質量上的鑒定，以防質量不達標；對于不達標的物料應辦理退貨手續，這一步驟由原采購負責人負責。

5.付款環節。為防止不合理的付款致使企業資產流失，在付款之前應由采購人員填制請款單，財務人員參照原始憑證對請款進行審核，確保手續齊全、數額合理合規。之后財務人員進行賬務處理，編制憑證登記入賬。除正常付款外，企業也應建立賒購商品、預付賬款或定金管理制度，并由專人跟蹤、檢查往來款項，并與供應商進行函證核對。

6.物料保管與處置環節。物料在入庫時要進行登記并分類保管，以保證記錄的連續性和管理的規范性。建立合理的保管制度，防止物料的非必要性損失。明確保管人員的責任，建立相應的責任追究機制。在保管過程中出現的廢品，應查明原因明確責任，與其余物料分開存放，直至處置。

7.物料出庫環節。為防止物料的不正當出庫，應建立物料出庫審核權限，保證物料領用的正確性。在出庫憑證齊全合規的情況下辦理出庫業務，并與受領人當面核對、點清交付。

8.物料清查環節。為保證清查的順利進行，應建立清查制度，明確清查的組織、范圍、時間、方法、處理等措施，并組成不以保管人員為主的物料清查組，定期或不定期的對各類物料進行清查，確保賬面余額與實際庫存相等。在清查時還應檢查存貨的減值情況，向財務部門提供減值情況表以做賬務處理。

（四）建立信息安全和維護控制

在使用ERP的環境下，ERP內的程序控制補充了制度控制，如系統會自動進行入庫單與采購訂單一致性的檢查。[4]但是對于ERP的使用也應建立相應的控制。要保證ERP在啟用模塊使用的全面性，避免比如D企業在系統內錄入的數碼不全、次序混亂等問題。要建立嚴格的使用權限，來防止無授權人員亂入、篡改數據，并設置嚴格的上下級審核權限，這樣上級不僅能檢查業務的合理性，也能檢查其數據是否正確。成立專業的技術小組對ERP系統進行維護和更新，防止外部人員侵入系統盜取數據，也能同步更新系統，保證系統運行的先進性。

五、結語

ERP的應用方便了企業各個模塊的整體協調，使企業的運作更加高效，為企業帶來了很大便利，但同時也給企業的經營帶來很大的風險。在這把雙刃劍的麾下，企業的內部控制也面臨著空前的機遇和挑戰，同時內部控制的設計及實施的質量也衡量著ERP項目的成敗。雖然本文對企業物料管理業務的內部控制制度進行了改進，但是在以后的經營活動中，仍會有更多的問題需要去探索。因此，如何適應ERP環境，建立與之適應的內部控制制度，仍將是企業管理活動的焦點。

[1]常 靜.ERP環境下的采購流程與應付賬款的核算及控制[J].西安財經學院學報，2006(8)∶69.

[2]方紅星，池國華.內部控制[M].東北財經大學出版社，2011.

[3] 王巧云.ERP環境下采購與付款的內部控制[J].河北建筑科技學院學報，2006(12)∶16.

[4]張來艷，劉錦芳.ERP系統環境下的采購與付款業務風險分析與內部控制設計[J].中國管理信息化.

［責任編輯：紀姿含］

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1005-913X（2015）05-0218-02

2015-03-27

哈爾濱理工大學2013年大學生創新創業訓練計劃項目“基于ERP的物料管理業務內部控制設計與優化”作者簡介：唐穎倩(1994-)，女，河南駐馬店人，本科學生，研究方向：財務管理。