關于利用信息化手段管理傳統檔案的思考

王 勇

（白山市靖宇縣赤松鎮文化站，吉林 白山 134300）

關于利用信息化手段管理傳統檔案的思考

王 勇

（白山市靖宇縣赤松鎮文化站，吉林 白山 134300）

隨著技術進展，網絡技術正被廣泛應用于社會各個領域。信息化路徑下的管控流程凸顯了其特有的優勢，便利了日常管理。傳統途徑的留存檔案、日常管理存在很多弊病，為此，有必要接納信息化技術手段，妥善留存和管理這些檔案。

信息化手段；傳統檔案；管理方式

企事業類單位、各個院校留存下來的檔案都和部門日常管理工作息息相關。檔案的儲存以及后續管理工作，都需要借助現代化的信息技術加以輔助，徹底打破老舊的管理模式。同時，信息化是借助于硬盤進行管理，不但能隨時對相關部分讀取，還降低了由于紙質資料損壞而帶來的損失，更直接降低了人員使用上面的浪費。

1　變更管理流程的必要價值

傳統情形下的檔案被留存為紙質文件。針對這類檔案，日常搜集整理、編排檔案目次、查驗及利用，都要借助于手動方式來完成。日常管理耗費了較多的手動勞動，服務總量偏大。檢索必備的流程落后，查驗方式很少，不便平日查閱。留存檔案必備的設備很簡易，傳輸速率慢，很難充分開發。由此可見，傳統路徑下的管理工作存在諸多弊端，必須及時加以改善。借助信息手段可收到如下效果。

1.1日常調閱頻率更高

信息化的發展，推動了各個行業的進步，隨時產生的市場競爭也變得更為激烈。因此，相關部門對于日常信息的查驗量也開始不斷增多，最后出現了信息變更速率被提快、決策時段被縮減的局面。針對于這一現狀，要求相關人員在進行檔案查驗時必須調用有關聯的一切材料，才可做出決策，以便全面解析。

1.2留存的總份數更多

伴隨微機的普及，辦公凸顯了自動化這一總傾向。從目前情況來看，手寫的文件被縮減，更多份數的文檔都要經由打印才可制備出來。有序留存文檔、調用這類文檔，成為了工作之中隨時都會出現的難題。電子類的、紙質類文檔顯出了并存的態勢，電子文檔占比明顯提升。

1.3變更紙質文件

歸檔留存下來的舊式文件，多屬于寫的某一規劃、總結類的、實施查驗類的文件。此外，紅頭文件也應被慎重留存。現今時段內的科學管理，要預設最為縝密的搜集流程、數據管控流程。決策被規范化，固有的歸檔文件數目遞增。在客觀形勢下，需要加強信息管理。

1.4創設電子文檔

電子文件被留存至某一數字設備，設定數碼形式。儲存的形式，既可以是光盤也可以是磁帶。借助于微機，相關的數據均可被查驗和使用，同時還能在網絡路徑下進行資源的共享，為后期相關工作的開展提供便利。從本質上看，電子文檔獨有的特性如下：經由微機生成，設置二進制特有的代碼，用代碼去表達，叫做數字文件。這種情形下，電子文件被區分于平日常見的多類文件。

電子文檔也被劃歸為文件，有著文件特性。從這一視角看，電子文件及舊式常用文件有著近似點。電子文檔整合了新穎的數字特性及傳統路徑下的文件特性，兩類特性融合，它含有新時期的信息特性。借助于計算機，電子文檔成為數字化文檔，借助于通信路徑、遠程傳遞，來達到信息共享的目的。當然還有一點需要注意，即電子文檔被設定成直觀特性的代碼，記錄于載體上，必須經由相關設備才可讀取。

各類檔案由于被需要的程度以及重要性等方面都具有特異性，在保存時間等方面也都會有所差別。因此，針對檔案保真、私密信息保留、日常的讀取等，都要擬定規程。當然，對于一些需要進行長久保存的檔案，由于中間間隔時間較長，后期信息能否被完整讀取，也是一大難題。

2　運用信息技術管理的側重點

2.1擬定清晰詳細的標準

信息檔案一旦缺失統一的規范和標準，那么其數值格式及更大范疇的體系架構都會出現偏差，造成異構狀態。例如，某些軟件沒能被通用、適用范疇并非很廣；微機附帶著的數碼相機、掃描設備自帶的型號都有著差異，層級水準也有差異，很難劃歸到同一硬件范疇。還有一種情況，就是分類留存的檔案沒能擬定明晰的編碼。想要有效解決以上問題，就必須有相同的標準，來保證信息方面的互通性。

2.2接納新穎手段

技術不斷變更，檔案平日內的管理應能接納新穎的途徑，借助新式技術。這類手段具備多種功能：查驗主體身份、增設智能檢索、隱蔽某一范疇的信息等等。此外，加蓋電子簽章、跟蹤設定的操作流程、增添水印及加密，都被劃歸至新穎技術的范疇。

2.3搭配必要的硬件

各類檔案的管理，其目的是實現日常信息的共享以及調用。因此，對于檔案配套管理環境的要求就更為嚴格。根據管理對象的不同，建立起來的環境可以分為內、外網兩種類別。很顯然，網絡環境是否良好與其配套設施有直接的作用，所以必須借助物理隔離，細分獨立網絡，強化日常范疇的網絡管控，保證初始開發流程的適宜性。

增設配套硬件，是信息化依托的根基。選購硬件時，要具備前瞻性，而不是一味的進行投入。充分運用金額，選購最適宜的配套硬件。便利日常情形下的網內檢索，多層分享及交流。優化調配資源，提升綜合管理的成效。

3　結 語

傳統檔案被留存為紙質的，容易損毀，且占據空間較大。借助信息手段，可把它們替換成電子文件，方便保存，節省空間。創設電子文件，把它們留存至預備好的磁盤以內，便于隨時查驗。憑借數字設備，即可生成更為完備的類別檔案。信息化的使用降低了勞動強度，對于保障檔案管理的完整性以及系統性意義重大。

主要參考文獻

［1］嚴銳.淺析利用信息化手段管理傳統檔案［J］.辦公室業務，2014（13）：157-158.

［2］楊帆，謝欣，蘭天.淺析利用信息化手段管理傳統檔案［J］.機電兵船檔案，2011（6）：52-53.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.132

G270.7

A

1673-0194（2015）20-0168-01

2015-08-11