基于云計算平臺的高校公文處理系統建設

鄒海燕

（江蘇科技大學，江蘇 鎮江 212000）

基于云計算平臺的高校公文處理系統建設

鄒海燕

（江蘇科技大學，江蘇 鎮江 212000）

云計算技術的發展推動高校公文處理系統的升級換代。本文主要分析傳統公文管理系統的不足，調查近幾年運用云計算平臺搭建公文處理系統的案例，并對高校進行云計算公文處理系統設計提出意見。選擇合適的云模式和云平臺架構，規范管理性標準和技術性標準，是構建高校安全公文處理系統的關鍵。

云計算；高校；公文處理；規范管理

隨著現代科學技術的發展，許多高校以迅猛發展的計算機技術為依托，進行校園信息化建設，其中包含公文系統的升級與改造。公文是學校日常活動的真實記錄，對加強學校管理有重要作用。但是，大部分高校在公文處理系統建設過程中存在諸多問題，如業務系統相對獨立、文檔分離、缺乏統一標準、資源難以共享、公文數量逐年遞增等。高效穩定地進行公文管理與相關服務已逐漸成為許多高校迫切需要解決的問題。

目前，大多數大學的公文管理系統采用紙電雙套制，在紙電兩套系統內進行文件擬稿、簽發，歸檔時以紙質為主、以電子方式為輔。但隨著高校不斷發展，傳統紙電雙套制已不能滿足公文管理系統的需要，主要體現在兩方面：①傳統OA辦公系統使用的紙本化程度太高；②紙電雙套系統在進行公文處理過程中基本完全重復，在一定程度上增加工作人員工作量。面對這些問題，開發新式公文管理系統迫在眉睫。云計算是近年來計算機領域開發出來的新工具，擁有資源池化、存儲能力強、成本低、虛擬化程度高、服務彈性強等優點，為高校公文處理系統的建設提供新途徑。

1　基于云計算的公文處理系統研究進展

近年來，學者對云計算背景下公文處理系統的進一步發展的研究不斷增多。冀汶莉 等基于云計算的軟件即服務（SaaS）的新思路來設計和實現OA系統。實際應用結果證明，云平臺有效提升OA系統的可靠性、增強數據的存儲安全性、降低運營和維護成本、實現硬件資源的動態調整與共享，為各類機構的業務擴展提供技術基礎。石峻峰 等在充分理解高校電子文件一體化管理內涵的基礎上，深入分析目前高校電子文件管理現狀，并且利用SWOT戰略分析法進行綜合評估，從而提出云環境下高校構建一體化電子文件管理系統的模型。朝樂門設計基于云計算的電子文件遷移模型，并針對模型中的三個關鍵問題（遷移要素、風險識別與管理、遷移過程管理）進行探討。

2　基于云計算的高校公文處理系統建設的設計

2.1頂層設計

高校公文系統管理具有涉及部門多、實施周期長、影響范圍廣的特點。因此，要重視頂層設計，從全局的高度，對各層次、各要素、各方面進行綜合設計。所謂的公文處理系統頂層設計，其內涵是指在文件生命周期理論指導下，利用電子文件的運動規律，分析高校內各個部分的業務流程，從而明確公文管理體系的整體框架，要求功能協調、資源共享、系統理念一致、結構統一完整、標準規范明確。

2.1.1云模式選擇

根據不同的目標用戶，云計算可分為四種組織模式，即公有云、私有云、混合云、行業云。四種模式各有其自身的優缺點。具體來說，公有云是當今的主流模式，其具有規模大、價格低、使用方式靈活的優點，此外，公有云也存在著信任不足、不支持遺留環境等問題；私有云是一種主要用于單位內部數據中心的模式；混合云將公有云和私有云結合，兼具兩者的優缺點；行業云是為特點行業專門設計的云模式?；旌显剖且话愀咝＿M行云平臺建設的優先選擇，因其既具有私有云的私密性，又可以享受公有云快速的接入速度、低成本和強大的計算能力。通常由高校信息化部門進行校內云計算中心的搭建與維護，并且負責將通用云服務接入公有云系統。

2.1.2云平臺架構

云計算服務根據面向對象和提供服務的具體內容可以分為三個層次：SaaS層、PaaS層和IaaS層。在SaaS層內，用戶通過云客戶端可以利用軟件進行一站式瀏覽與檢索；在PaaS層，通常是服務平臺的開發部署，包括編程語言的運行環境、Web 服務器、操作系統、數據庫等，用戶在PaaS層的平臺上可以控制自己的應用；IaaS層將存儲空間、負載均衡、物理機和虛擬機、網絡連接、防火墻等計算資源提供給用戶使用。電子文件的云端同步離不開PaaS層和IaaS層的有效協同和管理。

2.2規范化設計

云計算平臺的規范化設計包括數據中心、互操作可移植、安全管理等，制定業務系統與信息管理系統間的數據交換與服務互操作規范，形成服務全校信息的服務云。

2.2.1管理性標準

管理性標準的主要目的是對公文管理系統進行統一組織、協調、部署，防止各部門在信息系統建設過程中出現標準不一的情況。管理標準化內容包括兩個方面：①管理主體，規范公文處理系統管理人員的職責義務，建立各部門日常合作管理機制；②管理客體，如公文術語標準、公文元數據標準、公文存儲格式、公文鑒定標準、公文安全管理標準等。

2.2.2技術性標準

技術性標準包括網格計算的規范、電子遷移規范、軟件開發的規范、數據加密算法規范、資源管理接口的規范等。接口標準在所有技術標準中占據重要的位置，因為其直接影響云端數據的交換和訪問，接口標準不統一將會影響公文處理系統正常運行。

3　結 語

云計算作為近年來逐步發展起來的新技術，為高校公文管理系統的更新換代提供新機遇和挑戰。高校信息管理人員應充分利用云計算帶來的便利，強化公文管理系統頂層設計，重視規范化設計流程，保持電子公文的云端同步，實現一體化管理目標。

主要參考文獻

［1］熊俐嘉，李鵬.公文管理中OA系統的應用和展望［J］.辦公室業務，2012（16）：17-18.

［2］朝樂門.云計算環境下的電子文件遷移模型研究［J］.檔案學通訊，2013（1）：53-56.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.150

G647

A

1673-0194（2015）16-0207-01

2015-06-11