探討職業學校檔案信息資源數字化開發建設與利用

吳再美

（日照市廣播電視大學，山東 日照 276826）

探討職業學校檔案信息資源數字化開發建設與利用

吳再美

（日照市廣播電視大學，山東 日照 276826）

職業學校綜合辦學水平的一項重要指標就是學校檔案信息資源的開發和利用。本文對此展開探討，分析職業學校檔案信息資源數字化的開發建設情況，并深入研究其利用和發展現狀，以供參考。

職業學校；檔案信息；資源；數字化；建設

隨著科學技術的不斷發展，檔案信息的管理與利用已運用到各個領域，特別是在經濟建設、歷史研究和檔案管理等方面。由此可見，檔案信息資源數字化開發利用工作不可小覷，但就其現狀而言，我國職業學校檔案信息資源數字化開發建設工作還存在一些問題，引起了職業學校相關工作人員的高度重視。

1　職業學校檔案信息資源數字化開發建設中存在的問題

1.1認識不夠深入，資源利用率不高

導致職業學校的工作人員對檔案信息資源數字化開發建設工作認識不夠深入，對信息資源利用率不高的原因包括以下3個方面。首先是一些工作人員自我工作意識不高，一些年紀較大的工作者更習慣于傳統的檔案管理形式，沒能及時使用新技術。其次是學校缺乏宣傳，這導致信息資源在建設過程中出現重收藏保密，而缺乏開放利用的問題，降低信息資源的利用效率。最后是一些職業學校沒有做到對數字化信息資源的真正應用，很多只是停留在表面，數字化開發還無法取代紙質資源的效果，只建不用。

1.2觀念陳舊，作用功能的整合度較小

當前，我國職業學校檔案信息數字化資源的數量還比較少，質量也沒有達到要求，相關部門在建設實踐過程中所采用的數據庫類型、結構以及檔案管理軟件各不相同，導致部分開發的檔案信息無法實現聯網互通和信息共享，沒有達到跨系統、跨平臺的要求。而信息安全又是影響檔案信息化資源開發建設與利用最大的瓶頸，涉及個人信息安全，需要謹慎對待。

1.3建設成果共享性和互檢性較差

檔案信息管理工作的特殊性使其具有保密責任，而資料或文件如果不能達成共享，信息化資源建設工作就無從談起，這當中存在一個較大矛盾，因此各種問題層出不窮，比如信息化標準沒有統一，檢索功能無法實現共享，各部門之間缺乏應有的交流和溝通等，這些都將阻礙職業學校檔案信息資源數字化開發建設利用工作的進一步發展。

2　職業學校檔案信息資源數字化開發建設與利用的途徑

2.1配置專業的技術團隊

職業學校檔案信息資源數字化建設工作需要有一支強有力的專業技術團隊作為支撐，各學校可酌情而定，配置專職檔案管理人員，包括高級、中級、初級職稱的工作人員，保證這些工作人員參加的各種專業培訓達標，并在后續的各種業務學習中，不斷提升其專業技能和業務水平。另外，還要與其他軟件公司合作，進行新一輪新系統的培訓，保證專業團隊的每一個工作人員都能熟練操作使用新系統。

2.2構建新科技軟件和硬件平臺

檔案信息資源數字化開發建設離不開網絡，因此，要建立網絡化檔案工作平臺，充分利用網絡優勢搭建數字化信息平臺。首先是硬件平臺，作為最基本的保障，職業學校應配備基礎硬件設備，包括HP服務器、防火墻、路由器、計算機、復印機、多功能一體機以及掃描儀等。其次是軟件平臺，新的檔案管理軟件的操作會更加靈活，體系結構更加開放，后期的維護工作與擴充工作也將更為簡單，并能保障信息資源系統處于一種安全穩定的環境當中。功能方面包括檔案資料的采集、處理、歸檔、保存和利用等，全面提高了檔案管理工作的高效性、安全性以及便捷性。新的軟件系統還支持上傳格式的轉換，生成的文件可靈活運用于各種文檔之中，根據學校具體的情況對其進行準確配置，方便有效。

2.3提高認識，擴大檔案信息資源的利用范圍

職業學校要把檔案信息資源數字化開發建設工作作為學校工作的一項重要議事日程，除加大檔案數字化開發建設的宣傳工作外，還要轉變觀念，拓展檔案信息資源服務領域，加大檔案信息工作的服務創新力度。數字化建設首先就是紙質資源的數字化過程，要全面系統地清理和統計所有紙質信息資源，確保數字化工作的質量，并將檔案分類建庫，如一一核實館藏紙質案卷信息等，遷移各種數據，將其歸入對應的數據庫并錄入軟件系統，實現相關內容的數字化。其次要對新軟件系統的構建進行在線檢索與使用，將具有保密性質和隱私性質的檔案分類，通過校園內開放權限進行檢索服務。再次要利用檔案管理軟件平臺實現與學校的OA對接，從而實現對檔案的在線編研。最后，通過不同權限的設定并結合檔案管理軟件的安全機制確保學校檔案利用的安全性。

3　結 語

檔案信息資源是一種回溯性資源，本質屬性包括原始性和記錄性，因此其利用性和可用性非常重要。職業學校檔案信息資源數字化開發建設與利用工作的重點，就是在收集、建立檔案的前提下，優先開發與學校師生密切相關的檔案信息，提高檔案信息的開發效率和使用效率，為師生提供便捷的檢索工具，改善利用環境，減少查詢的不便與障礙，增強信息的可用性，并不斷完善利用政策，從而實現學校檔案信息資源社會化服務的目的。

主要參考文獻

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A

1673-0194（2015）16-0211-01

2015-06-17