關(guān)于改進物流企業(yè)內(nèi)部控制的探討

張鐵芙

（三菱商事物流（上海）有限公司，上海 200120）

關(guān)于改進物流企業(yè)內(nèi)部控制的探討

張鐵芙

（三菱商事物流（上海）有限公司，上海 200120）

物流行業(yè)在經(jīng)過了叢林式的發(fā)展后逐步走向了個體的規(guī)范化，企業(yè)內(nèi)部控制制度改進的必要性逐漸凸顯出來。文章結(jié)合當(dāng)下物流企業(yè)的發(fā)展形式，從物流企業(yè)管理的整體角度、物流企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)容以及物流企業(yè)業(yè)務(wù)活動的過程分析如何優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制，不斷提高企業(yè)內(nèi)部管理質(zhì)量。

物流企業(yè)；內(nèi)部控制；控制內(nèi)容；業(yè)務(wù)流程

在移動互聯(lián)、4G信息通路的推動下，在電子商務(wù)高速發(fā)展的帶動下，在三維運輸空間迅速的建設(shè)下，2015年的物流業(yè)面臨著巨大的變化。菜鳥物流“大數(shù)據(jù)分析”解決爆倉、京東的“亞洲1號”逐漸趨于成熟、天貓的巨額交易等這些現(xiàn)象無不預(yù)示著物流產(chǎn)業(yè)的轉(zhuǎn)型升級。在這樣的大環(huán)境下，物流企業(yè)需要不斷提高內(nèi)部管理質(zhì)量，優(yōu)化內(nèi)部控制制度，嚴把物流服務(wù)的每一環(huán)節(jié)，為企業(yè)贏得更多的市場發(fā)展空間。

1　把握內(nèi)部控制制度與物流企業(yè)其他管理制度的協(xié)調(diào)性

企業(yè)的內(nèi)部管理制度需要具有體系性，各個管理制度之間是相輔相成的，否則管理將是混亂的。因此，內(nèi)部控制制度的優(yōu)化首先應(yīng)從其與其他管理制度的協(xié)調(diào)性著手。

1.1內(nèi)部控制制度應(yīng)與物流企業(yè)的財務(wù)管理制度相協(xié)調(diào)

物流企業(yè)的產(chǎn)權(quán)往往呈現(xiàn)出多元化的結(jié)構(gòu)，其財務(wù)管理活動涉及的范圍也較廣，需要巨大的數(shù)據(jù)予以支撐其預(yù)算管理、成本管理、內(nèi)部審計、風(fēng)險控制、投融資活動等，也需要強有力的約束機制來監(jiān)督這些財務(wù)管理活動的執(zhí)行，還需要一個健康的環(huán)境保證參與這些管理活動的人員能夠忠誠于企業(yè)。而內(nèi)部控制制度恰恰能夠從優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境、信息溝通以及內(nèi)部控制活動等這些內(nèi)容來滿足物流企業(yè)財務(wù)管理的這些需求。因此，在改進內(nèi)部控制制度時，物流企業(yè)應(yīng)當(dāng)從整體上關(guān)注該制度是否能夠與上述財務(wù)管理活動相融合，否則將不利于物流企業(yè)財務(wù)管理活動的開展。

1.2內(nèi)部控制制度應(yīng)與物流企業(yè)的各項業(yè)務(wù)管理制度相協(xié)調(diào)

物流企業(yè)的業(yè)務(wù)流程將運輸、儲存、裝卸、搬運、包裝、流通加工、配送以及信息處理等業(yè)務(wù)集為一體，每一個業(yè)務(wù)流程都有著自己的操作規(guī)范。那么，如何才能夠保證這些操作規(guī)范能夠真正落實呢？以配送為例，快遞員在配送過程中調(diào)包的現(xiàn)象屢見不鮮，如上海的“30萬黃金調(diào)包”案，就是由于快遞員沒有按照常規(guī)路線進行配送引起的。在這種情況下，如果內(nèi)部控制活動設(shè)置是合理的，與操作規(guī)范中的注意事項相銜接，那么就可以避免這些狀況的發(fā)生。比如，攝像頭的位置是否合適、分揀過程中是否需要兩個人經(jīng)手等等。

1.3內(nèi)部控制制度應(yīng)與物流企業(yè)的績效管理相協(xié)調(diào)

物流企業(yè)的管理層員工與基層員工在知識水平以及工作能力等方面有著較大的差別，因此在績效考核等方面也存在著差別，而對內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況也是績效考核中所應(yīng)當(dāng)關(guān)注的內(nèi)容，也是引起差別的因素之一。因此，績效考核指標的設(shè)置需要區(qū)分不同層級的員工，考慮到各層員工執(zhí)行內(nèi)部控制制度的效果。反過來，內(nèi)部控制制則在信息數(shù)據(jù)、內(nèi)部監(jiān)督等方面對績效管理的完善有著推動作用。

從以上分析可以看出，內(nèi)部控制制度的優(yōu)化需要從多方面考慮到物流企業(yè)的財務(wù)管理、業(yè)務(wù)活動管理以及績效管理等內(nèi)部管理活動。它所扮演的角色可能是某個管理制度的基礎(chǔ)，也可能是某個管理制度的內(nèi)容，但核心在于它應(yīng)當(dāng)與這些管理制度相協(xié)調(diào)。

2　優(yōu)化物流企業(yè)內(nèi)部控制活動的內(nèi)容

從目前物流企業(yè)所執(zhí)行的內(nèi)部控制模式來看，主要是按照美國COSO框架來構(gòu)建的，即包括內(nèi)部控制環(huán)境、風(fēng)險評估、內(nèi)部控制活動、信息溝通以及內(nèi)部控制監(jiān)督。

2.1優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

內(nèi)部控制環(huán)境的好壞決定了物流企業(yè)內(nèi)部控制制度的基調(diào)。從眾多國內(nèi)外大型集團物流企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)的案例來看，以“企業(yè)文化”的建設(shè)為著眼點是成果較為可觀的一種方式。以德邦物流為例，該企業(yè)在構(gòu)建企業(yè)文化時，有意識的為企業(yè)營造了一個很好的內(nèi)部控制環(huán)境。比如，在樹立“誠信”這一理念時，企業(yè)除了開展一系列的誠信活動以外，還向員工講述了績效管理制度對員工的考核、內(nèi)部控制活動對員工工作行為的監(jiān)督等內(nèi)容，客觀上使員工了解到其處于一個正規(guī)的工作環(huán)境當(dāng)中，避免出現(xiàn)不誠信的現(xiàn)象。

2.2重視風(fēng)險評估

結(jié)合實務(wù)工作來看，物流企業(yè)在構(gòu)建內(nèi)部控制活動時往往不注重所承接業(yè)務(wù)的風(fēng)險評估，最終導(dǎo)致企業(yè)卷入不必要的法律問題或者經(jīng)濟問題當(dāng)中。在完善風(fēng)險評估程序時，物流企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重風(fēng)險評估的全過程性。因為，物流企業(yè)往往集運輸、儲存、裝卸等業(yè)務(wù)活動于一體，每一環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤都將給客戶和企業(yè)帶來較大的損失，全過程的風(fēng)險評估可以使企業(yè)能夠事先洞察到該業(yè)務(wù)在某個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的問題。此外，也要注重風(fēng)險評估內(nèi)容的精細化，將可能存在的風(fēng)險控制在可容忍范圍之內(nèi)。

2.3合理設(shè)置內(nèi)部控制活動

物流企業(yè)的各項工作較為細化和繁瑣，因此內(nèi)部控制活動的設(shè)置較其他企業(yè)來說也會復(fù)雜一些。以某物流企業(yè)的接單環(huán)節(jié)為例，控制的關(guān)鍵點在于客服專員要主動接單。控制活動則主要從以下兩個方面去細化：根據(jù)公司現(xiàn)有的空閑車輛主動接單，改變原來的根據(jù)車源被動接單的行為；對于訂單不滿意的貨源，要積極主動溝通，盡可能增加訂單，實現(xiàn)車輛的滿裝滿載，節(jié)約成本。總之，在設(shè)置每一環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制活動時，要找好該環(huán)節(jié)控制的關(guān)鍵點在哪里，然后根據(jù)關(guān)鍵點去細化該環(huán)節(jié)操作過程中的內(nèi)部控制活動。

2.4完善信息化溝通平臺

物流企業(yè)不同于其他企業(yè)，其每天收貨、送貨、接單等數(shù)據(jù)量非常大，一旦信息化系統(tǒng)出現(xiàn)問題，那么整個物流企業(yè)甚至?xí)幱诎c瘓狀態(tài)，因此一定要完善其信息化溝通平臺。

諸如中鐵快運、德邦物流、中國誠通集團、中國物資儲運總公司等這些大型物流公司在內(nèi)部物流配送、車輛調(diào)配等信息化方面都較為完善。這些公司多采用ERP系統(tǒng)來為內(nèi)部控制活動提供有效的信息，同時也為其他業(yè)務(wù)管理活動提供各種數(shù)據(jù)。此外，物流企業(yè)還需要建立日常工作的溝通平臺，便于內(nèi)部控制人員與其他各個業(yè)務(wù)部門之間就相關(guān)事項進行溝通。比如，一些物流企業(yè)所采用的內(nèi)部局域網(wǎng)、文件云端共享、網(wǎng)絡(luò)通信工具等。

2.5真正落實內(nèi)部監(jiān)督機制

物流業(yè)務(wù)的繁瑣決定了其內(nèi)部監(jiān)督機制同樣需要具有全面性。全面性在過程上體現(xiàn)為“全過程監(jiān)督”，既對所承接的物流業(yè)務(wù)不能在所有活動都結(jié)束以后再去考核內(nèi)部控制制度執(zhí)行的效果，而是應(yīng)當(dāng)從訂單承接開始就關(guān)注內(nèi)部控制制度的執(zhí)行狀況，及時發(fā)現(xiàn)錯誤并糾正錯誤，避免出現(xiàn)不必要的損失。此外，內(nèi)部監(jiān)督人員的獨立性也是需要強調(diào)的。一些物流企業(yè)的丟貨、調(diào)包等問題正是由于內(nèi)部監(jiān)督人員的職業(yè)素養(yǎng)不高或者受控于相關(guān)管理人員而造成的。

3　物流企業(yè)業(yè)務(wù)活動內(nèi)部控制優(yōu)化

物流企業(yè)業(yè)務(wù)活動內(nèi)部控制的優(yōu)化實際上是從精細化的角度來談內(nèi)部控制。以某物流企業(yè)的倉儲管理為例：

倉儲管理的效果直接關(guān)系著物流企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的連續(xù)性以及科學(xué)合理性，精細化的內(nèi)部控制制度可以大大提高倉儲管理中貨物、財務(wù)資金等的安全性，為后續(xù)管理打下良好的基礎(chǔ)。

該物流企業(yè)為了實現(xiàn)倉儲管理內(nèi)部控制管理的精細化，首先從內(nèi)部控制環(huán)境著手，努力提高全部門的內(nèi)部控制意識。比如，管理層通過各種通俗易懂的PPT、Flash動畫、展板等向部門員工展示內(nèi)部控制與員工自身到底有何關(guān)系，員工在內(nèi)部控制完善過程中所起到的關(guān)鍵作用，使員工真正明白該制度對于自身工作的意義何在。在這樣的大背景下，樹立部門“營業(yè)誠信、財務(wù)安全”的工作理念，為內(nèi)部控制制度的精細化實施營造良好的氛圍。

其次，將企業(yè)風(fēng)險評估體系與倉儲部門的內(nèi)部控制相結(jié)合，依次評估物資驗收入庫、物資保管保養(yǎng)、物資盤點及記錄、物資出庫發(fā)放、會計記錄等可能出現(xiàn)的風(fēng)險，根據(jù)這些風(fēng)險找出各個環(huán)節(jié)內(nèi)部控制活動的關(guān)鍵點，而后按照 “不相容崗位相分離”、“嚴格審批”等原則來設(shè)置各個環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制活動，盡可能將風(fēng)險控制在可容忍范圍之內(nèi)。比如，在貨物入庫時，可能會出現(xiàn)貨物名稱、規(guī)格等不正確的風(fēng)險；也可能出現(xiàn)驗貨入庫人員與送貨人員相串通私藏貨物的風(fēng)險等等。針對這些風(fēng)險，倉儲部門管理者則建立了精細化的貨物入庫流程，將哪些地方需要由管理層審批，哪些崗位需要由多人輪崗等內(nèi)容作為內(nèi)部控制活動設(shè)計的關(guān)鍵點。

最后，為了保障內(nèi)部控制制度的實施與完善，該部門還將內(nèi)部控制實施效果與員工績效考核相結(jié)合，從客觀制度上提高員工的責(zé)任感以及工作效率，保障企業(yè)貨物以及資金的安全性。

4　結(jié)論

在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的時代，物流企業(yè)需要不斷完善其內(nèi)部控制制度，提高內(nèi)部管理質(zhì)量。在這個過程中，企業(yè)需要從宏觀上把握內(nèi)部控制制度與整個企業(yè)管理制度的協(xié)調(diào)性，從微觀上把握內(nèi)部控制制度內(nèi)容的完善以及各環(huán)節(jié)控制活動的設(shè)置，為企業(yè)尋求市場空間打好堅實的基礎(chǔ)。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.21.005

F239.45

A

1673-0194（2015）21-0015-03

2015-09-01