淺談新時期事業單位檔案的數字化管理

鄭 勇

（四平市鐵西區平西鄉衛生院，吉林 四平 136000）

我國當前檔案管理的現狀存在較多的問題，例如：檔案的容量大，并且文字較多，保管人員缺乏保管的安全意識，查找的效率也較低。隨著信息化的發展，我國檔案管理也發生較大的變化。因此，行政事業單位也應該順應時代的發展，結合自身的管理需求，將單位的檔案實行數字化的管理，促使事業單位的檔案管理更加有效率。

1 檔案的數字化管理的作用

1.1 提高事業單位的經濟效益

在伴隨著我國社會主義市場經濟的大好發展形勢下，一般事業單位的信息存儲量也變得越來越大，但是落后的辦公和管理方式，給這些信息量的管理和存儲帶來了比較多的麻煩。傳統的檔案管理采用的是紙質形式，其一般都是粗放式的，如果想要提高檔案管理的效率，就需要花費較多的辦公費和增加相關的管理人員，這樣給行政事業單位增加了較大的成本。而新時期事業單位檔案管理較傳統的檔案管理相比較，有著較多的優點，當前采用的是機讀檔案，這樣不僅僅為事業單位節省了較多的管理費用，減少了很大一部分的空間位置，而且在查閱時更加便利。如果有部門或者有關人員需要使用檔案，也不再需要復印檔案資料，還可以減少單位的紙張，這些都是可以提高事業單位的經濟效益。

1.2 不斷提高檔案的利用率

在傳統的檔案管理模式中，絕大多數都是利用紙質來管理和保存，將檔案記錄在紙質上面，進而保存在檔案保管室中，這樣的保存方式，在一定程度上也實現了檔案的保存。但是，這種傳統的檔案管理模式突出的問題比較多，而且在現實保存的過程中，由于檔案數量的多，在遇到緊急情況需要查找的時候，很難精確的找到，在查找效率上很低，進而耽誤很多的時間。而最新的數字化管理事業單位的檔案，由于采用了數字化的高效管理，不僅節省了查找的時間，而且還為事業單位節省了很多空間，為單位在檔案管理的時間和空間上得到解放，這樣大大提高了檔案的利用率。

1.3 提高單位的辦公效率

檔案實行數字化管理，可以在較短時間內將檔案資料進行歸納，并且在需要的時候能夠及時提供。就我國行政事業單位來講，企業人員流動性比較大，員工的入職、辭職、退休、調動等等隨時發生，只有將檔案管理依照以往的管理模式，將檔案歸納好并且存入檔案，才能對以上的動態信息進行隨時的了解，而且還能做好確切的統計。而當前，檔案實現數字化管理，不僅能夠對所有的檔案信息進行動態的了解，而且還能查找具體的信息，這樣大大縮短了查找的時間，在查找的效率上也有了顯著的提升。檔案里面所包含的信息，跟其他的來說，具有超出時間，超出空間的特點，所以在實現數字化管理的同時，將大大改變以往單純的信息保存，新時期其可以提供查詢人員所需要的信息，大大提高了行政事業單位的辦公效率。

2 檔案實現數字化管理的有效措施

2.1 具備檔案數字化管理的意識

隨著時代的發展，要求行政事業單位的管理者應該緊跟步伐，順應時代的發展，需要不斷提升自己的自身素質，對自己的專業技能不斷提升，改觀以往的檔案管理模式，改善檔案管理的觀念，采用最新型的管理手段，用數字化的手段來管理檔案。在現實的工作過程中，要善于利用和展現自身的專業技能，將自己的本職工作做好，最大程度的提升檔案管理的工作效率。

2.2 加強檔案信息的安全保管

行政事業單位不同于一般的工作單位，其檔案中保存的信息對于其工作人員以及整個單位都是十分緊要的。實現檔案管理的數字化，檔案管理人員要對重要的電腦檔案和重要數據實現多個角度，多個方位的保存，包括對電腦軟件的殺毒和更新、以及對防火墻的設置等等工作，盡最大的努力防止意外的發生。

2.3 制定檔案管理相關的制度

要根據行政事業單位自身的特點，從實際情況出發，建立符合事業單位實際需求的檔案管理制度。所以，這就對檔案管理人員提出比較高的要求，要對檔案的保密制度、檔案工作相關的制度、檔案的使用制度、檔案的安全制度等進行詳細的了解，并且還要將這些聯系起來，不能單獨分開，這樣有利于建立一個可行的、科學的檔案管理制度。

2.4 實現檔案文書的數字化管理

在事業單位的日常工作中，需要對很多電子文件進行處理，在收文件或者發文件的過程都需要借助一定的網絡，能極大縮短文書歸檔時間，大大地減輕人員工作量。

3 結語

綜上所述，在計算機盛行的大背景下，行政事業單位也應該順應時代的發展，將網絡信息技術應用到本單位的檔案管理中，利用信息化的網絡平臺，逐漸實現事業單位的檔案數字化的管理，來取代傳統的紙質檔案管理，這樣可以不斷提高檔案的作用和價值，也將不斷提高事業單位檔案的數字化管理水平。