高校資產管理員在固定資產生命周期中扮演的角色分析

李 茂

(燕山大學資產管理處 河北·秦皇島 066004)

一、前言

資產管理員在高校資產管理工作中起著至關重要的作用，由于資產管理意識的薄弱以及與高校教學與科研工作相比較被輕視等種種原因，資產管理員的工作性質及成果一直不被高校重視，且得到國內學者的研究較少，采用CNKI中國知網期刊全文數據庫對我國高校資產管理員或資產管理隊伍相關主題進行搜索分析研究可得，截至2015 年10 月發表相關期刊論文12 篇，僅占高校資產管理研究成果1982 篇期刊論文的0.61%。高校提高資產管理效率和固定資產的使用率必須提升資產管理員的地位，使之在資產的整個生命周期中發揮重要的作用。本文以儀器設備類固定資產作為研究對象，從角色分析的角度探討資產管理員如何在高校固定資產的采購、使用及處置等多方面做好本職工作，為高校資產管理工作的提升提供理論參考。

二、角色分析

（一）合理編制采購計劃，充分利用采購預算——分析員

編制采購計劃是固定資產生命孕育階段，計劃編制質量的高低直接影響到資產的使用效益，所謂“莊家長的好不好關鍵要看種”。資產管理員在本階段應遵循以下“十六字原則”：合理合法、科學民主、可靠可行、大小兼顧，即制定的采購計劃在原因上要合理，在原則上要合法，在計劃上要科學，在采納上要民主，在信息上要可靠，在實施上要可行，在視野上既要考慮學校全局的發展又要兼顧自身的需要。在編制步驟中，首先要做好調研工作，熟知國家、省市及學校在相關專業中的發展規劃和發展方向，了解本部門近幾年采購計劃的執行情況以及對下一年度采購工作帶來的影響，采用資產管理信息系統全方位掌握本部門資產的分布和使用效率，在共享機制條件下了解其他學院類似資產的使用情況，防止重復購置；其次掌握計劃購置資產的經濟信息和技術信息，實時掌握資產的最新動態和技術更新水平，經濟信息上做到經濟實惠，技術信息上做到高精尖；最后，依據國家及省直部門有關高校編制采購預算及政府采購法律法規等相關要求合理撰寫采購計劃報告，做好第一手材料。

（二）跟蹤采購進度，實時掌握信息——采購員

采購工作的執行是省主管部門和學校對編制計劃的肯定和支持，也代表資產管理員的工作從前期計劃向實施階段的轉變，在本階段，資產管理員首先要熟知政府采購法的相關法律法規，例如《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招標投標法》、《省政府采購管理辦法》以及學校制定的采購方面的管理制度，懂得公開招標、競爭性談判、單一來源以及詢價等基本術語；其次，目前高校都會設有負責統一采購的職能部門，資產管理員需協助采購職能部門的工作人員完成采購工作，例如技術參數的詳細制定、購貨合同的撰寫以及參加招投標會議等重要環節，以積極配合的態度完成采購任務；再次，在采購進行中需將重要信息和實施進展及時準確的反饋給上級領導，組織好部門與部門之間的溝通和協調工作，遇到問題時可以第一時間做出合理性的調整，使得采購工作能夠順利進行；最后，資產管理員在思想上要秉持“反腐倡廉”的職業操守，配合職能部門做到采購過程的公平、公開、公正，堅決杜絕為了一己私利謀求個人利益，損壞高校和個人名譽。

（三）嚴格組織到場鑒定、驗收——檢驗員

高校資產主要是依靠國家撥款和劃撥的形式購置，且使用過程中不計提折舊、不計盈虧，所以高校在固定資產購置中往往只注重采購而忽略驗收管理，到貨驗收作為高校內部控制制度中的重要環節常常被忽視，資產管理員作為部門資產直接管理者，在到貨驗收環節起著至關重要的作用。驗收流程基本設定為到貨外包裝驗收、開箱驗收和技術指標驗收，但由于資產種類的多樣性和差異性，資產管理員在驗收工作中很難做到面面俱到，這里可將資產按價值分為三類進行不同形式的驗收。第一類是低值耐用品（價值<1,000）的驗收，此類驗收可由具體購置人或領用人完成驗收即可，資產管理員作為驗收的審核人員對驗收結果進行審核，并將基本信息錄入到本部門資產管理信息系統用于日后的統計工作；第二類是一般類資產（1,000≤價值<100,000）的驗收，此類驗收由具體購置人或領用人組織，資產管理員參與驗收，并對驗收結果負責；第三類是大宗物資類（價值≥100,000）的驗收，此類驗收由資產管理員牽頭，組織學校資產管理、財務、監察審計等有關職能部門代表以及領域專家對資產進行規范驗收，保證驗收質量，并將驗收結果及時反饋給上級領導和職能部門，如遇到驗收不合格，要配合采購工作人員及時與供貨商聯系溝通，商討解決辦法。

（四）負責資產登記造冊，產權歸屬——登記員

資產登記（入賬）是資產納入高校日常管理的歸屬工作，由于呱呱墜地的新生兒辦理出生證明，辦理了資產登記（入賬），意味著資產的所有權歸學校所有，使用權歸部門所有。資產管理員在日常工作中對廣大教職工要加強宣傳有關資產產權的認知，明確產權意識，區分資產的所有權和使用權，按規定辦理資產登記（入賬）手續。按照上述驗收環節的有關規定，低值耐用品的登記需部門資產管理員利用資產管理信息系統操作錄入，納入本部門的日常管理范圍，在錄入資產基本信息要做到“快、全、準”，“快”是指熟悉資產管理信息系統的各個功能模塊，掌握錄入的基本操作步驟以及后臺處理方法，達到在有限的時間內完成數據的錄入工作；“全”是指資產信息錄入要全面，包括資產名稱、型號規格、單價、數量、總價、生產廠家、出廠日期、購置日期等等，盡量避免信息的缺失對數據的統計分析和資產清查工作帶來不便；“準”是指錄入的資產信息要準確規范，如通用設備需根據資產類別制定統一的資產名稱，型號規格盡量規范，區分生產廠家與供貨商的不同。大宗物資類的登記需由資產管理員到資產登記部門進行登記，并準備齊全如購置發票、采購合同及驗收報告等相關材料，必要時可協同設備領用人共同辦理。

（五）實時掌握資產狀況，提高利用效率——管理員

目前，部門高校的資產管理員的工作出發點仍以“因管而管”，有時還會出現“不得不管”的現象，這樣不利于高校的自身發展，必須樹立“提高使用效益（利用率）”管理意識，才能夠做好本職工作。根據筆者的工作經驗，做好以下五項工作方能提高資產使用效益（利用率）。一是提高管理意識，這里管理意識的提高包括高校領導、中層單位以及廣大教職工，資產管理員有責任和義務做好宣傳工作，資產管理工作復雜而繁重，靠一己之力無法完成，必須得到領導的支持以及廣大教職工的廣泛參與才能夠把這項工作穩步進行，真正實現“分級負責、責任到人”的管理體制；二是做好維護與維修，資產的正常使用離不開平時的維護保養和發現故障時的及時維修，資產管理員需牽頭組織各實驗室主任制定詳細的維護保養和維修工作制度，定期開展全面檢修維護，完善日志管理；三是定期資產清查，資產管理員作為二級單位資產管理的牽頭人，是單位資產清查的領導者，根據學校安排的資產清查具體任務，制定適合本單位的資產清查實施方案，做到賬實相符，及時反映資產的盈虧狀況，查缺補漏；四是實行資產效益評價，采用科學的計算方法對資產的使用效益進行核算，定期對資產的利用率進行總結，為下一階段教學和科研計劃提供理論依據，避免資產閑置；五是實現共享開放，資產的共享和有償使用是提高利用價值的主要體現之一，在不影響自身教學與科研的需求外，可以適當對固定資產實行共享和有償使用方式，這里資產管理員需按學校固定負責履行“非轉經”的審批手續，防止資產流失。

（六）資產處置，配合管理部門轉變資產利用價值——鑒定員

資產面臨處置，意味著資產的使用方向或利用價值將發生變化，意味著當前自身價值的結束，高校資產處置方式包括出售、轉讓、置換、對外捐贈、報廢以及貨幣性資產損失核銷等。經統計，對外捐贈和報廢在高校資產處置方式中占95%以上，由于這兩種方式均由學校職能部門負責處理，所以二級單位資產管理員在這兩種處置方式中需配合完成資產的鑒定工作。對外捐贈基本基于閑置資產上，報廢則基本基于已超過使用年限、無維修價值以及技術更新淘汰等三個方面，資產管理員需根據要求完成不同的鑒定工作，堅持“實事求是”的態度，必要時需組織專家小組對特定資產進行現場鑒定，撰寫鑒定報告，扮演鑒定員的角色。

三、結語

高校資產管理員的崗位要求思想覺悟、技術水準、認知領域、學習能力、專業水平均較高的人才任職，崗位特點是任務繁重、服務對象層次不齊、資產類別繁雜等，所以高校為了適應自身發展必須重視并且建立一支業務素質高、思想作風過硬、服務態度好的資產管理員隊伍。從管理意識、制度建設、體制改革、監督考核、獎懲待遇上均需提升和改善，只有堅持“以人為本”的管理理念，才能夠將高校資產管理工作不斷發展下去。

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